學(xué)校辦公室管理細(xì)則

學(xué)校辦公室管理細(xì)則一、前言為提升學(xué)校辦公室管理水平，促進(jìn)工作效率，特制定此辦公室管理細(xì)則，旨在規(guī)范學(xué)校辦公室工作流程，優(yōu)化管理模式。二、組織架構(gòu)學(xué)校辦公室設(shè)置主任一名，秘書若干名，負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)絡(luò)及學(xué)校內(nèi)部各部門間協(xié)作。在保證管理協(xié)調(diào)的前提下，實(shí)際工作中可以酌情增減。三、崗位職責(zé)1.辦公室主任1）協(xié)調(diào)各部門開展工作，保證學(xué)校行政管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。2）制定辦公室工作計(jì)劃，組織實(shí)施，并進(jìn)行進(jìn)度監(jiān)控。3）做好信息收集和整理工作，確保領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解重要信息。4）處理突發(fā)事件和事項(xiàng)，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策。5）組織辦公室例會(huì)，傳遞工作相關(guān)信息，統(tǒng)籌安排工作重點(diǎn)。2.辦公室秘書1）接待來(lái)訪人員，負(fù)責(zé)電話及郵件的答復(fù)、轉(zhuǎn)辦、處理工作。2）負(fù)責(zé)接收、分發(fā)、傳閱文件、資料、公文，保證辦公室信息的流轉(zhuǎn)及保存。3）統(tǒng)計(jì)各部門匯報(bào)的數(shù)據(jù)、材料等，進(jìn)行匯編整理，協(xié)助主任制定匯報(bào)材料。4）協(xié)調(diào)部門之間的協(xié)作，指導(dǎo)和協(xié)助各部門開展工作。3.辦公室文秘1）負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，整理并傳達(dá)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議資料統(tǒng)計(jì)和歸檔，保證會(huì)議決策的實(shí)施。2）負(fù)責(zé)辦公室收發(fā)文檔的管理工作，對(duì)各類公文進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔。3）配合主任對(duì)學(xué)校相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，并協(xié)助完成書面報(bào)告和匯報(bào)，如工作總結(jié)、月報(bào)、年終總結(jié)等文稿。4）出具證明文件，如實(shí)習(xí)證明、畢業(yè)證明等。四、工作流程來(lái)訪接待：（1）來(lái)賓到達(dá)后，由辦公室秘書接待，了解來(lái)訪目的，協(xié)調(diào)資源，預(yù)約會(huì)見時(shí)間和地點(diǎn)；（2）來(lái)訪者辦理完手續(xù)后，由秘書引領(lǐng)到適當(dāng)?shù)臅?huì)議室開展工作。文件管理：（1）文件接收：辦公室秘書接收文件，進(jìn)行編號(hào)、分類、登記，并由主任分配具體處理人員；（2）文件處理：責(zé)任人接受到文件后，及時(shí)辦理或轉(zhuǎn)發(fā)，并反饋操作結(jié)果，進(jìn)行歸檔。（3）文件傳遞：由秘書負(fù)責(zé)文件的傳閱和傳遞，保證文件流轉(zhuǎn)暢通。會(huì)議管理：（1）會(huì)議前的準(zhǔn)備：由秘書協(xié)助主任制定議程、安排會(huì)議地點(diǎn)、整理會(huì)議室設(shè)備等；（2）會(huì)議記錄：由文秘?fù)?dān)任記錄員，對(duì)重要的會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行全程記錄；（3）會(huì)議后的整理：由文秘整理會(huì)議記錄，制定會(huì)議紀(jì)要及議事錄，報(bào)送相關(guān)部門。五、工作待遇辦公室主任、秘書、文秘三個(gè)崗位均為正式工作，并享有附加福利，如帶薪年假、生育補(bǔ)貼、醫(yī)療保險(xiǎn)、住房?jī)?yōu)惠等，詳見學(xué)校工作待遇政策。六、裁決條款本細(xì)則未能覆蓋的給相關(guān)工作問(wèn)題，需由辦公室主任協(xié)調(diào)處理。對(duì)此細(xì)則的覆蓋范圍和適用解釋，由學(xué)校行政辦公室負(fù)責(zé)解釋和定奪。七、結(jié)語(yǔ)本細(xì)則的實(shí)施，可以為學(xué)校辦公室工作規(guī)范化、高效化