第二章-建立業(yè)務聯(lián)系(教案)

第二章建立業(yè)務聯(lián)系學習目標：1、掌握撰寫英文函電的基本格式；2、掌握英文函電的書寫原則；3、掌握撰寫國際貿易建交函的一般方法。英文函電的基本格式一、商務信函格式種類1、縮行式（IndentedStyle）縮行式的基本特點是：信頭、日期、結束語和簽名放在右手邊；段落開始行，都從左邊空白邊緣往右縮進4－6個字母。2、平頭式（BlockStyle）一般來說平頭式又分為兩種，即完全平頭式和改良平頭式。完全平頭式的特點是：每一行字，包括日期、信內地址、標題和結尾謙稱，都是從左邊的空白邊緣打起。改良平頭式的特點是除日期、結尾謙稱和簽署部分以外，其余部分從左邊空白邊緣打起。3、混合式（Semi-blockStylewithIndentedParagraphs）混合式兼平頭式和縮行式的特點，即除信函的正文采用縮行式，其他部分均采用平頭式（包括封內及其他需要分行的部分）。（1）平頭信函格式Merriam,Webster&CompanySpringfieldOurref:645/99Yourref:March5,2002TheUniversalTradingCorp.150WindStreetLondonU.K.Attention:Mr.DanielCooperGentlemen:BLOCKFORMLETTERYoursfaithfully,(Signature)NM/HJEncl.C.C.P.S.（2）改良平頭式信函格式(混合式)Merriam,Webter&CompanySpringfieldOurref:654/99Yourref:March5,2002TheUniversalTradingCorp.150WindStreetLondonE.C.3U.KAttention:Mr.DanielCooperGentlemen:MODIEFFEDBLOCKFROMLETTERYoursfaithfully,(Signature)AP/jsEncl.C.C.P.S.二、商務信函內容總體上由以下幾個部分組成：letterhead信頭referenceanddate日期和編號insidenameandaddress信內地址和姓名attentionline注意事項salutation稱呼subjectline事由body信文complimentaryclose結尾敬語signature簽署enclosure附件carboncopynotation抄送postscript附言一、信頭（Letterhead）信頭往往是印制在信箋正上方或右上方，一般包括：公司名稱、公司地址、號碼、號、、E－MAIL等。為了吸引人許多公司花了許多心思設計信頭，這是公司形象的一部分。但是內容是標準化的，公司名稱、街道名稱、城市名稱、國家名稱、郵政編碼。英文地址按由小往大的順序寫，及中文的順序正好相反。二、編號和日期（referenceanddate）給信函編號是為了便于存盤和查閱，一般用YourRef.(回信)，或者OurRef.(寫信)。因此寫信時如果注明OurRef.NJ/JMCF2，在回信時，由于來函有一個存盤號，因此應該打上兩個：我方存盤號：OurRed.NJ/JMCF2(寄出的信)你方存盤號：YourRef.DB/lih(收到的信)信函的編號通常在日期的上方或日期平齊靠左的位置，包括以下內容：寫信人的姓名縮寫(用大寫字母)，如DB；秘書的姓名縮寫(大小寫均可)，如如果相關的話，某一特定的文件的號碼在所有情況下回信時存盤都應加以引用。日期包括日、月、年。日和年要用數字來寫。日期一般寫在信頭的正面比較醒目的地方。日期可以有兩種寫法，如果日期是1999年1月4日，可以寫成：January4,1999，注意在日和年之間要加上逗號，以免弄混；還可以寫成：4January1999，中間就不必加標點了。注意日期最好不用下列形式：October3rd,1999，即日期不要用序數詞，或Oct.3,1999，月份不要用縮寫。三、信內地址和姓名（InsideNameandAddress）信內地址指收信人名稱和地址，收信人地址和姓名很重要。因為這不但可以確保信會到達收信人手里，還便于合適地存盤。這部分應當包括：收信人姓名、收信人頭銜、單位名稱、街道和門牌號、城市名稱、國家名稱、郵政編碼。收信人的名字(或公司名)和地址，應及信封上內容相同。其順序如下：1、Nameofpersonaddressed收信人姓名2、Titleofpersonaddressed收信人職位、頭銜3、Nameoforganization單位名稱4、Streetnumberandname門牌號碼、街道名稱5、City,stateandpostalcode城市、州、6、Countryofdestination(ifnecessary)所達國家名稱注意人名前要加上頭銜或稱呼，如：別忘了他們的頭銜或職位都要寫上。如果頭銜和職位一樣就可以省略一個。一般在信頭左下方位置。例：Dr.LasterJameson,DirectorMedicalResearchDepartment3134NorthCiceroClinicsChicago若發(fā)信人指名要求某人注意或某人親自閱讀此信時，可在信內地址之下或稱呼行的右側注明“Attention”(Attn.)一詞。例如：XXXX信頭XXXXXXXX信頭XXXXXXXX信頭XXXXXXXX信內地址XXXXXXXX信內地址XXXXXXXX信內地址XXXXAttn:MrxxxDearSirormadam:或：Attn:MrxxxDearSirormadam:四、稱謂（Salutation）稱謂部分應注意兩點：1、應及信內地址對齊并相距兩行；2、美國、加拿大一般用Gentlemen:(復數，后接冒號)，英國一般用DearSirsDearMr.xx,(后接逗號)。五、事由項（Subject）事由項即本信的內容要旨，便于繁忙的收信人對來信內容一目了然。例如：DearSirs,Subject:SalesofxxMachine或Gentlemen:Subject:SalesofxxMachine另：可以用Reference代替Subject，也可有二者的縮寫Ref.,Subj.六、正文（Text）根據本次函電的目的撰寫。正文是信函的主體。這部分給收信人提供寫信人的想傳遞的詳細信息，表達寫信人的具體愿望、要求和看法等，緊接在開頭語的下邊。正文可以是一段或幾段，最好一段表達一個意思。需兩頁或更多信紙時，應在續(xù)頁上注明收信人名稱、頁數、日期。續(xù)頁寫法如下：(1)Mr.JohnSmithPage2June3,2001(2)Page2June3,2001信的正文部分所用的英語應該清楚簡明、段落清晰、標點正確。段落劃分：在信中要表達不同的內容，因此可能一段只有一句話；但是短小的段落太多會破壞整體外觀。小標題：如果內容可以有效地劃分成幾個部分，則請大膽地使用小標題。列表：如果一個段落包括一些想法，可以有效地列表表現出來，并通過項目編號和符號加以突出。間距：幾乎所有的商務書信都采用單位行距。但是一些對于非常短的信函(如10行)愿意采用雙倍行距或更寬的行距。收信人的地址、寄信人的地址，如果不是用印制好的，一般都采用單位行距。結尾：信的結尾可以再重復一下剛說的事情，或發(fā)信人要做或希望收信人做的事，包括可以說套話，位置在正文結之后，另起一段。如：Wishtohearfromyousoon.希望不久收到你的消息。Ifourneedfurtherinformation,pleasetellus.如果需要更多信息，請告知我們。七、結尾謙稱（ComplimentaryClose）撰寫結尾謙稱時，第一個字母必須大寫，最后用逗號例如：Yourstruly(faithfully,sincerely),或Sincerely(faithfully,truly)yours,注意：只有第一個字母大寫，結束語打印在內容下面空一行處。八、簽署（Signature）一般應在結尾謙稱和打印簽名之間留出幾行間隔的空間供寄信人親筆簽名。僅有打印名字而無親筆簽名的信函不但不禮貌，而且也無法判定其真?zhèn)?。打印簽名應包括三個部分：1、撰寫信頭的公司名稱；2、打印簽名。如果及對方是初次函電往來，還應寫明自己的性別以便于對方回信。3、發(fā)信人所在部門名稱或職位。如：營銷部(Marketingdepartment)、營銷部經理(Managerofmarketingdepartment)等。例如：Sincerelyyours,xxxxxxxxxx親筆簽名xxxxxABCDECo.,Ltd(打印的公司名稱)XYZ(Mr./Miss/Mrs.)(便于對方回信)(打印的簽名)MMNNDivision(Department)(打印的部門名稱或職位)如果簽名的人和打印信函的人不是同一個人，要在信中表示出來。通常在簽名正面直接寫上定信人和打印信函人名字的首字母縮寫。一般來講，秘書簽上寫信的名字后，要加上他們的首字母縮寫。如果簽字的人是JohnBrooks，打字的或起草信的人是MaryLee，則簽字正面的首字母縮寫就是：JB/mL九、附件（Enclosure）有時信文內容提到隨附XX文件或東西(例如：樣品、報價單等)，為提醒對方注意，在簽署下面附加一行：Encles:a/s(意為Encles:asstated附件如信文所示)十、附言（Postscript）例如：P.SXXXXXXX全信范例如下：XXXX信頭XXXXXXXX信頭XXXX信頭(也可在偏右)XXXX信頭XXXXMarch1,2006時間XXXX信內地址XXXXXXXX信內地址XXXXXXXX信內地址XXXXAttn:MrxxxDearSirormadam:Subject:XXXXX正文Sincerelyyours,(結尾謙稱)XXXXXXX(打印的公司名稱)xxxxx(手簽)XXXXXXX(打印的簽名)XXXXX(打印簽名人所在的部門名稱或職位)Encles:a/s(附件)Postscript：XXXXXX(附言)第二節(jié)英文函電的書寫原則一、禮貌語言要有禮貌且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現。Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.二、體諒寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身，語氣上更尊重對方。Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash..Wewillsendyouthebrochurenextmonth.要比Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon’tbeabletosendyouthebrochuretillnextmonth.好。三、完整一封商業(yè)信函應概括各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等，切忌寄出含糊不清的信件。四、清楚意思表達清楚明確，應注意：1、避免用詞錯誤AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.此處Bimonthly有歧義，可以理解為twiceamonth，也可以理解為oncetwomonth，故讀者就容易感到迷惑?？梢愿臑椋?）WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.2）WehavesemimonthlydirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.3）WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.2、注意詞語所放的位置1)Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.2)Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.前者有兩者以上的商品的含義。3、注意句子的結構1)Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyouletterofMay20byair.2)Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20yesterday.五、簡潔避免廢話連篇1)Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter,可以改為weappreciateyourletter2)Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof,可以改為weenclosetwocopiesof2、避免不必要的重復3、短句、單詞的運用應合理Enclosedherewith(enclosed)Atthistime(now)Duetothefacethat(because)Adraftintheamountof$1000(adraftfor$1000)六、具體七、正確第三節(jié)建交函的撰寫一、建交函的內容1、函電開頭的部分（1）信息來源：介紹得知對方情況的途徑：從何處得悉公司名稱、地址和經營范圍通過客戶在不同媒體上所做廣告得知的；通過駐外商務參贊、進出口商會和一些貿易組織、貿易伙伴介紹得知；通過互聯(lián)網獲得；在國際交易會、展銷會、博覽會上結識等。（2）寫信的目的：希望建立業(yè)務關系等2、函電的介紹部分（3）自我介紹或公司概況（4）要求寄送有關資料或產品介紹3、結尾部分（5）表達愿望或是激勵性結尾二、常用句型句型1：信息來源：我們從……處得知……通過……，我們了解到……(1)Welearn/know/note(yourcompany)fromtheInternetthatyouareoneoftheleadingmanufacturesinthisline.我們從網上了解到你公司是這個行業(yè)的主要生產商之一。(2)WeownyournameandaddresstotheCommercialCounselor′sOffice.我們從商務參贊處得知你公司名稱和地址。(3)Havinghad/obtainedthenameandaddressofyourcompanyfromABCTradingCompany,weknowthatyoudealintextiles.通過ABC貿易公司的介紹，我們得知你公司的名稱和地址，并獲悉貴公司經營紡織品。(4)OurmarketsurveyshowedthatyouarethelargestimporterofcasesandbagsinEgypt.(5)WelearnfromthecommercialCounselor′sOfficeofourembassyinyourcountrythatyouareinterestedinChinesehandicraft.句型2：寫信目的：建立業(yè)務關系(1)Wearewritingyouandhopingtointobusinessrelationswithyou.我們今去函你方，希望及你方建立業(yè)務關系。(2)Wearewritingyouandwillingtoopenupbusinessrelationswithyou.我們寫信及你聯(lián)系，以期及你方建立業(yè)務關系。(3)Wewouldliketotakethisopportunitytoestablishbusinessrelationwithyou.我們愿借此機會及你公司建立關系。句型3：自我介紹(公司經營范圍)(1)Weareanimporter/exporteroftextilesformanyyears.Ourproductshaveenjoyedahighreputationintheworldfortheirgoodqualityandreasonableprice.我公司作為紡織品進口商/出口商已經多年了。我們的產品因質量好、價格合理，在世界上享有極高的聲譽。(2)WearewritingtointroduceourselvesasoneoftheimportantexportersofhomeappliancesintheUnitedStates.Wehavebeenexportingthecommodityofhighqualityandhaveenjoyedmoreandmoremarketsintheworld.我公司是美國主要家電產品出口商之一，我們出口的商品的品質優(yōu)越，并且在全世界越來越多的市場享有聲譽。(3)Weareastate-ownedenterprisespecializedintheexportofGarments.WehaveourfirmsinmanycountriesinEurope,andarekeepingacloseconnectionwithmanywholesalersandretailersthere.我公司是一家國有企業(yè)，專營服裝的出口。我們在歐洲許多國家都有商號，并且及當地的批發(fā)商和零售商關系密切。(4)Weareleadingcompanywithmanyyears′experienceinmachineryexportbusiness.我公司在機械產品出口方面有很多年的經驗，并且在行業(yè)內有一定的影響力。(5)Acrediblesalesnetworkhasbeensetupandwehaveourregularclientsfromover100countriesandregionsworldwide.我們已經在100多個國家和地區(qū)建議了世界性的營銷網絡，有穩(wěn)定的客源。句型4：要求寄送有關資料(1)Pleasesendusyourcataloguesandquotations.請給我們寄你公司的商品目錄和價目單。(2)Weshallappreciateyourcataloguesandquotations.如能寄公司的商品目錄和價目單。(3)We′llbepleasedtohaveyourcataloguesandquotations.如能收到你公司的商品目錄和價目單，我們將非常高興。句型5：激勵性結尾(1)Wearelookingforwardtoyourspecificinquiries.我們期待著你們的訂貨。(2)Yourcommentsonourproductsoranyinformationonyourmarketdemandwillbereallyappreciated.歡迎對我們的產品提出意見和建議，或是提供有關你方商品需求的信息。三、商務建交信函的實例DearMr.Leeds,WehaveobtainedyouraddressfromafriendofmineinSanFranciscoandarenowwritingyouforth