辦公室管理制度(試行)

辦公室管理制度（試行）制作/日期：審核/日期：批準(zhǔn)/日期：目的為加強(qiáng)公司辦公室的管理，創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境和企業(yè)文化氛圍，特制定本制度。范圍2.1適用范圍：適用于**投資(集團(tuán))有限公司及下屬各分子公司、各項(xiàng)目辦公場(chǎng)所2.2發(fā)布范圍：**投資(集團(tuán))有限公司及下屬各分子公司、項(xiàng)目3.紀(jì)律規(guī)定3.1員工穿著須大方得體，男員工夏季禁止穿拖鞋、背心、短褲等奇裝異服，頭發(fā)不能過(guò)耳；女員工夏天禁止穿吊帶裝、低胸衫、超短褲、涼拖或有礙觀瞻的奇裝異服，頭發(fā)需梳理整齊；3.2私人會(huì)客應(yīng)安排在接待區(qū)域，時(shí)間不得超過(guò)10分鐘；3.3非公司人員禁止進(jìn)入辦公區(qū)內(nèi)，接收物品、快遞、餐飲必須在前臺(tái)區(qū)域；3.4工作時(shí)間禁止吃東西、大聲喧嘩、打鬧，禁止利用計(jì)算機(jī)、CD等播放器影響他人工作，談?wù)摴ぷ魇乱艘圆挥绊懼車罗k公的聲調(diào)為宜；3.5禁止將危險(xiǎn)品帶入辦公區(qū)域或在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、亂扔雜物、隨地吐痰，下班前須自行整理辦公桌，保持桌面的整潔，下班座椅歸位；3.6工作時(shí)應(yīng)注意提高工作效率，盡量減少私人電話及聊天，嚴(yán)禁看與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的書(shū)報(bào)雜志、玩游戲、看電影電視或?yàn)g覽、下載與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容等。3.7員工應(yīng)注意環(huán)保和節(jié)約，盡量不使用一次性杯子，非對(duì)外文件的紙張建議雙面使用，不能再重復(fù)利用的廢紙統(tǒng)一歸放到指定的回收處；3.8電話、燈光、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、電腦及其它電器應(yīng)按規(guī)定使用，下班前每位員工均須關(guān)閉電腦（含顯示屏、排插電源開(kāi)關(guān)）后方可離開(kāi)，最后離開(kāi)公司的員工應(yīng)確保門、窗、燈均關(guān)閉并對(duì)辦公室大門進(jìn)行上鎖；3.9開(kāi)會(huì)時(shí)，各參會(huì)人員須關(guān)閉手機(jī)或設(shè)置靜音狀態(tài)，禁止隨意接聽(tīng)電話，以免影響會(huì)議的進(jìn)行，如確需接聽(tīng)須向會(huì)議主持者申請(qǐng)；3.10對(duì)于有預(yù)約的客人或供應(yīng)商，在確認(rèn)了公司名稱姓氏之后，引領(lǐng)至?xí)?jiàn)室；如所約見(jiàn)人不在，應(yīng)告知來(lái)客詳細(xì)原因，請(qǐng)他（她）等候或留言；如約見(jiàn)人此刻正開(kāi)會(huì)，應(yīng)及時(shí)告知，并請(qǐng)客人等候；3.11對(duì)于沒(méi)有預(yù)約的客人或供應(yīng)商，應(yīng)先確認(rèn)公司名稱、來(lái)客姓名、職務(wù)及來(lái)意，根據(jù)實(shí)際情況請(qǐng)有關(guān)人員接待或請(qǐng)其再約時(shí)間；3.12多位客人或供應(yīng)商同時(shí)到來(lái)時(shí)，原則上公平地按到達(dá)的先后順序來(lái)受理，對(duì)預(yù)約時(shí)間較前的客人或供應(yīng)商安排見(jiàn)面，對(duì)其他客人或供應(yīng)商講清情況；3.13接待來(lái)訪客人原則上不允許進(jìn)入辦公區(qū)域；3.14接聽(tīng)電話應(yīng)首先說(shuō)："您好，**投資集團(tuán)"（外線）或"您好，XX部"（內(nèi)線）；如所找人未在辦公室，距電話最近者應(yīng)代接電話，并禮貌地詢問(wèn)對(duì)方姓名、單位、電話、事宜，并做書(shū)面記錄以便轉(zhuǎn)達(dá)；3.15避免工作期間使用公司的電話撥打與工作無(wú)關(guān)的私話、聊天，如確有要事，應(yīng)使用自己的通訊工具離開(kāi)工作區(qū)域進(jìn)行長(zhǎng)話短說(shuō)，控制通話時(shí)間在10分鐘內(nèi)；辦公電話除特殊原因外不可使用免提功能，以免影響其他工作人員；3.16工作時(shí)間應(yīng)堅(jiān)守崗位，不能擅離職守，有事外出，應(yīng)事先告知部門負(fù)責(zé)人并征得同意，并在外出登記表上進(jìn)行登記，否則視為脫崗；3.17員工須保管好自己的辦公設(shè)施，損壞或丟失需照價(jià)賠償，未經(jīng)許可不得將公司物品攜帶出公司，公司各類物品的使用只限于公司業(yè)務(wù)活動(dòng)，禁止以個(gè)人使用為目的進(jìn)行破壞或?qū)⒐镎紴橐延?、私自調(diào)配；3.18各部門辦公室的衛(wèi)生由各部門每天安排值日人員負(fù)責(zé)清潔，個(gè)人辦公區(qū)域范圍內(nèi)的衛(wèi)生由員工個(gè)人負(fù)責(zé)清潔，公共區(qū)域的衛(wèi)生由外聘保潔員負(fù)責(zé)清潔，人力行政部將于每周五下午17：00后進(jìn)行抽查并于每月組織一次大掃除；3.19各部門的工作文件作廢時(shí)，應(yīng)使用碎紙機(jī)進(jìn)行銷毀處理，辦公電腦及重要電子文檔需設(shè)置密碼，部門文件做好保密工作；3.20公司名片統(tǒng)一按固定格式印制，任何部門或個(gè)人不得擅自印刷或使用未經(jīng)批準(zhǔn)印刷的名片。4.監(jiān)督管理4.1全體員工應(yīng)遵照上述規(guī)定執(zhí)行，由公司人力行政部和督察部定期或不定期進(jìn)行檢查，或由其他部門、同事發(fā)現(xiàn)違反者向人力行政部進(jìn)行舉報(bào)；4.2違反3.1至3.15項(xiàng)的員工，每人捐贈(zèng)員工活動(dòng)基金20元/次，累計(jì)超過(guò)三次，從第四次起每人捐贈(zèng)員工活動(dòng)基金50元/次，情節(jié)嚴(yán)重者除需承擔(dān)相應(yīng)的損失外，還將扣除當(dāng)月全額績(jī)效考核工資或予以開(kāi)除處分；4.3違反3.16至3.20項(xiàng)的員工，每人捐贈(zèng)員工活動(dòng)基金50元/次，累計(jì)超過(guò)三次，從第四次起每人捐贈(zèng)員工活動(dòng)基金100元/次，情節(jié)嚴(yán)重者除需承擔(dān)相應(yīng)的損失外，還將扣除當(dāng)月全額績(jī)效考核工資或予以開(kāi)除處分。5.其它5.1上述所繳納的員工活動(dòng)基金作為專項(xiàng)用款，僅用于公司組織的各類員工活動(dòng)支出，日常管理由人力行政部行政專員負(fù)責(zé)，每月月中清點(diǎn)一次，并交由上級(jí)審閱；5.2員工活動(dòng)基金的收入和支出需定期向員工公布，而支出需按費(fèi)用申