公文中字體字號與數字的正確用法

公文中字體字號與數字的對的使用方法第一，公文寫作對字體字號的規(guī)定：我國現行黨政機關公文所使用的字體字號，總的規(guī)定是要做到統(tǒng)一規(guī)范，無論是正文部分還是構成公文的其他構成要素，其對字體字號的使用都具有很強的規(guī)定性和約定俗成性?！饵h政機關公文格式》中對行政公文的字體字號使用問題做出了十分明確詳細的規(guī)定。其總的原則是“如無特殊闡明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定狀況可以作合適調整?！庇刑厥怅U明的包括：公文標題使用2號小標宋體字；發(fā)文機關標志推薦使用小標宋體字，字號由發(fā)文機關以醒目、美觀、莊嚴為原則酌定；份號用3號阿拉伯數字；密級和緊急程度用3號黑體字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名；抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期用4號仿宋體字。第二，數字的對的使用方法：一，公文中構造層次序數的規(guī)范性規(guī)定：構造層次序數往往見于內容復雜、篇幅較長的公文。它的使用與否規(guī)范、對的，直接關系到公文的條理與否清晰，外在構造與否合理。有關這一問題，《黨政機關公文格式》中作了明確規(guī)定：“文中構造層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1．”“(1)”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注?！边@種構造層次序數標識措施，可以使人清晰地看出一篇公文大的層次及里面所包括的小層次，便于把握公文的脈絡，從而為精確地理解和辦理公文打好基礎。在詳細使用時，需要注意把握如下幾點：(1)要精確，不要寫錯。第一層次“一”之后應是頓號，第二層“（一）”之后不加任何標點符號，第三層“1”之后應是下點號即小圓點，第四層“(1)”之后也不加任何標點符號。實踐中常見的諸如“（一）、”“1、”“(1)、”之類的寫法都是不符合規(guī)范的，應分別改為“（一）”“1．”“(1)”。(2)要適度，不要過細。公文中使用的構造層次序數一般不超過四層，法規(guī)中所規(guī)定的四個層次，一般而言即已夠用。因此，應當盡量地控制在四層以內。實踐中有些公文所使用的諸如“①”、“1）”，甚至A、B、C、D之類的層次序數均為不妥。公文中使用的構造層次序數過細過多，往往會給人以散亂、零碎之感，顯得很不緊湊。(3)要有序，不要越級。公文中的構造層次序數，一定要按照法規(guī)中規(guī)定的層級次序使用，一般而言不能越級套用。因此，實踐中所見的諸如“（一）、(1)”之類的表述，是不合規(guī)范的。但假如一篇公文的構造層次只有兩層，則第一層用“一、”，第二層既可以使用“（一）”，也可以使用“1．”。(4)要合格，不要旁騖。是指對于構造層次序數的使用，應當采用序數顯示的形式，盡量地不用諸如“首先”、“另一方面”、“再次”，“第一”、“第二”、“第三”，“此其一”、“此其二”、“此其三”之類的構造層次序數表達法。二，表達比例關系的數字的對的體現：公文中要常常波及對有關比例關系的表述問題，撰寫時要注意講求規(guī)范。例如減少到過去的70%，是指過去為100，目前為70;提高到過去的130%，是指過去為100，目前為130，目前比過去提高了30;比過去提高了80010，是指過去為100，目前為180;比過去減少80%，是指過去為100，目前為20;由過去的60%提高到80%，是指過去和目前兩者的基數均為100，過去為60，目前為80;由過去的80%減少到60%，是指過去和目前的基數均為100，過去為80，目前為60。三，“零”和“點”的規(guī)范體現：“零”和“點”在公文中常常用于表達事物的數量。應當注意的是，凡用中文并加位數詞的數字，除年份可用“零”外，其他應一律用“零”。如“”；但“二百零三公里”，不能寫成“二百零三公里”?！包c”僅用于中文數字，阿拉伯數字不用。例如“零點六”或“0.6”，不能寫作“零．6”或“0點6”。四，公文寫作中必須使用小寫中文數字的情形：重要包括：一是前兩層構造層次序數。二是在詞語中作為詞素的數字，如一律、星期二、三三兩兩、五湖四海、七上八下、三六九等、小九九、三下五除二、不管三七二十一、春打六九頭。三是由相鄰兩個數字并列連用表達概數，此時兩數字間不用頓號“、”隔開。如二三天、四五個月、六七個人、一千七八百元、略知一二、十之八九。四是用帶有“幾”字的數字表達約數。如幾十天、幾千年、幾萬分之一。五是中國干支紀年、夏歷月日、清及其此前的歷史紀年、各民族的非公歷紀年。如甲子年九月八日、正月初二、清道光二十年（公元1840年）。六是用日月簡稱表達節(jié)日、事件等內容的詞組。假如月份是一月、十一月、十二月，應當用間隔號“．”把月與日隔開，并外加引號，以免產生歧義。其他詞組，著名度高的不必在月日之外加引號；否則則需使用引號。如五一國際勞動節(jié)、五四運動、七七事變、“一二·九”運動、“九一三”事件。五，公文寫作中必須使用阿拉伯數字的情形：重要包括：一是保密期限中的年份。二是發(fā)文字號中的數字。三是印發(fā)日期中的數字。四是正文中的公歷紀年的世紀、年代、月、日。如20世紀90年代、1997年7月1日。五是正文中表達時間的時、分、秒。如19時30分。六是多位整數與小數。七是其他應使用阿拉伯數字的地方。至于公文標題中的數字用何種形式標注，可根據標題字數的多少及版面美觀大方的需要來靈活決定。六，公文寫作中計量單位的規(guī)范使用方法：《黨政機關公文處理工作條例》第十一條規(guī)定：“公文使用的中文、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國標和規(guī)定執(zhí)行?！币话愣?，公文中常用的法定計量單位有：(1)質量（重量）單位：公斤或公斤(kg)、噸(t)、克(g)、毫克(mg)，不能用斤、市斤、兩、錢。(2)長度單位：千米或公里(km)、米(m)、厘米(cm)、毫米(mm)，不用里、尺寸、公分。(3)功率單位：千瓦(kW)、瓦(W)，不用馬力。(4)功、熱單位：焦耳，不用卡、千卡。(5)體積（容量）單位：升(1)，毫升(ml)，