工程檔案管理

工程檔案管理方法1目的和范疇1.1為加公司工程檔案歸檔管理工作，統(tǒng)一工程檔案的驗(yàn)收原則，建立完整的工程檔案制訂本管理方法。1.2本規(guī)定合用于公司工程文獻(xiàn)的歸檔整頓以及工程檔案的驗(yàn)收。2術(shù)語2.1工程檔案在工程建設(shè)活動中直接形成的含有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、照片等多個(gè)形式的歷史統(tǒng)計(jì)。2.2單位工程含有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文獻(xiàn)，竣工后能夠獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項(xiàng)目的構(gòu)成部分。2.3分部工程單位工程中能夠獨(dú)立組織施工的工程。2.4立卷按照一定的原則和辦法，將保存價(jià)值的文獻(xiàn)分門別類整頓成案卷。2.5歸檔文獻(xiàn)形成單位完畢其工作任務(wù)后，將形成的文獻(xiàn)整頓立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)。3歸檔職責(zé)3.1項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目在建設(shè)活動中形成的工程文獻(xiàn)的收集、整頓、立卷、及時(shí)歸檔工作，并及時(shí)向檔案室歸檔。3.2工程管理部3.2.1負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查工程施工及交工階段中所形成文獻(xiàn)的積累、整頓、立卷的進(jìn)展?fàn)顩r。3.2.2負(fù)責(zé)審核歸檔工程文獻(xiàn)（竣工資料）內(nèi)容的及時(shí)性、真實(shí)性、精確性、完整性，并負(fù)責(zé)工程業(yè)績、獲獎文獻(xiàn)、證書等其它資料的歸檔工作。3.3檔案室3.3.1負(fù)責(zé)公司承建項(xiàng)目工程檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、使用工作；對項(xiàng)目工程文獻(xiàn)的立卷指導(dǎo)及案卷質(zhì)量的驗(yàn)收工作。3.3.2負(fù)責(zé)本部門承建項(xiàng)目的工程檔案收集、保管、借閱工作。4工程文獻(xiàn)的歸檔范疇及質(zhì)量規(guī)定4.1工程文獻(xiàn)的歸檔范疇4.1.1對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)重要過程和現(xiàn)狀、含有保存價(jià)值的多個(gè)載體的文獻(xiàn)，均應(yīng)收集齊全，整頓立卷后歸檔。4.2工程文獻(xiàn)的質(zhì)量規(guī)定4.2.1歸檔的工程文獻(xiàn)應(yīng)為原件或者復(fù)印件加蓋公章。4.2.2工程文獻(xiàn)的內(nèi)容必須真實(shí)、精確地反映工程建設(shè)活動和工程實(shí)際狀況。4.2.3工程文獻(xiàn)應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm）。4.2.4工程文獻(xiàn)應(yīng)筆跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。5工程文獻(xiàn)的立卷5.1立卷的原則和辦法5.1.1工程文獻(xiàn)立卷要遵照文獻(xiàn)的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文獻(xiàn)的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，立卷合理，法律性文獻(xiàn)手續(xù)齊備，符合檔案管理規(guī)定，便于工程檔案的保管和運(yùn)用。5.1.2一種工程由多個(gè)單位工程構(gòu)成時(shí)，工程文獻(xiàn)應(yīng)按單位工程組卷。5.1.3工程文獻(xiàn)以單位工程為基本單位后，按分部工程、專業(yè)、階段等組卷。5.1.4案卷不適宜過厚，普通不超出40mm。5.1.5案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文獻(xiàn)；不同載體的文獻(xiàn)普通應(yīng)分別組卷。5.2卷內(nèi)文獻(xiàn)排列5.2.1管理性文獻(xiàn)按問題、時(shí)間或重要程度排列。5.2.2施工文獻(xiàn)按管理、根據(jù)、建筑、安裝、檢測實(shí)驗(yàn)統(tǒng)計(jì)、評定、驗(yàn)收排列。5.2.3卷內(nèi)文獻(xiàn)排列普通文字在前，圖樣在后；批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后。5.2.4卷內(nèi)是同一類材料普通準(zhǔn)時(shí)間先后排列。5.3案卷封面的編制5.3.1案卷封面的內(nèi)容涉及:檔號、案卷題名、編制單位、起止日期。5.3.2檔號由檔案保管單位填寫。5.3.3案卷題名應(yīng)簡要、精確地提示卷內(nèi)文獻(xiàn)的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)涉及工程名稱、參見單位名稱、卷內(nèi)文獻(xiàn)的內(nèi)容。5.3.4編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文獻(xiàn)的形成單位或重要責(zé)任者。5.3.5起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文獻(xiàn)形成的起止日期。5.3.6保管期限分為永久、長久、短期三種期限，同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文獻(xiàn)，該案卷保管期限應(yīng)從長。5.3.7密級分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文獻(xiàn)，應(yīng)以高密級為本卷密級。5.4案卷裝訂5.4.1案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂?，F(xiàn)有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用膠裝法，要整潔、牢固、便于保管和運(yùn)用。5.5卷盒5.5.1案卷裝具普通采用卷盒，應(yīng)采用無酸紙制作的卷盒。5.5.2卷盒脊背應(yīng)填寫案卷題名。6工程文獻(xiàn)的歸檔工程文獻(xiàn)應(yīng)由項(xiàng)目法人在工程通過竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)向檔案室歸檔，工程管理部歸檔同時(shí)將該工程對應(yīng)的文獻(xiàn)材料向檔案室歸檔。移交工程文獻(xiàn)時(shí)，應(yīng)將整頓好的案卷填寫文獻(xiàn)移交清單，由工程管理部審核簽字后，移交檔案室。文獻(xiàn)移交清單一式三份，三方在移交清單上簽字、蓋章后交接。一份由工程管理部留存，一份由項(xiàng)目法人留存,一份由檔案室存檔。7考核7.1工程檔案歸檔工作納入公司工程管理考核制度及項(xiàng)目法人考核中，明確工程檔案歸檔職責(zé)考核。7.2未準(zhǔn)時(shí)間節(jié)點(diǎn)向檔案室歸檔及歸檔內(nèi)容不真實(shí)、不精確、不完整的，按公司有關(guān)考核制度進(jìn)行處分；反之，若及時(shí)有效的按照檔案管理流程執(zhí)行到位，應(yīng)予以項(xiàng)目法人對應(yīng)的考核獎勵。8附件附件1：工程檔案歸檔管理流程圖附件2：工程檔案歸檔范疇及保管期限表附件3：工程檔案案卷封皮附件4：卷內(nèi)目錄附件5：文獻(xiàn)移交清單附件1：工程檔案歸檔管理流程圖檔案室整編工程檔案檔案室整編工程檔案案卷分類案卷排列案卷編號計(jì)算機(jī)錄入入案卷編目N檔案室工程檔案保管檔案室工程檔案提供運(yùn)用鑒定存毀N檔案室驗(yàn)收工程文獻(xiàn)Y入庫工程管理部及職能部門在工程訂立合同之日起開始收集有關(guān)工程資料職能部門文獻(xiàn)立卷工程管理部負(fù)責(zé)人審核簽字工程管理部文獻(xiàn)立卷工程管理部及職能部門在工程通過驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)向檔案室移交工程文獻(xiàn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字合約成本部審核YYN檔案室工程檔案統(tǒng)計(jì)YN銷毀附件2：工程檔案歸檔范疇及保管期限表工程檔案歸檔范疇及保管期限表序號歸檔內(nèi)容保管期限備注工程準(zhǔn)備階段文獻(xiàn)1發(fā)改委批文長久2規(guī)劃許可證長久3土地有關(guān)手續(xù)資料長久4施工許可證長久5中標(biāo)文獻(xiàn)長久6合同(施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)計(jì)合同）長久施工文獻(xiàn)一建筑安裝工程（一）土建（建筑與構(gòu)造）工程1施工技術(shù)準(zhǔn)備文獻(xiàn)①施工組織設(shè)計(jì)（方案）及報(bào)批文獻(xiàn)長久②技術(shù)交底長久③圖紙會審統(tǒng)計(jì)長久④施工預(yù)算的編制和審查短期⑤施工日志短期2施工現(xiàn)場準(zhǔn)備①控制網(wǎng)設(shè)立資料長久②工程定位測量資料長久③基槽開挖線測量資料長久④施工安全方法短期⑤施工環(huán)保方法短期3地基解決統(tǒng)計(jì)①地基釬探統(tǒng)計(jì)和釬探平面布點(diǎn)圖長久②驗(yàn)槽統(tǒng)計(jì)和地基解決統(tǒng)計(jì)長久③樁基施工統(tǒng)計(jì)長久④試樁統(tǒng)計(jì)長久4工程圖紙變更統(tǒng)計(jì)①設(shè)計(jì)會議會審統(tǒng)計(jì)長久②設(shè)計(jì)變更統(tǒng)計(jì)長久③工程洽商統(tǒng)計(jì)長久5隱蔽工程檢查統(tǒng)計(jì)①基礎(chǔ)和主體構(gòu)造鋼筋工程長久②防水工程長久③高控工程長久6施工統(tǒng)計(jì)①工程定位測量檢查統(tǒng)計(jì)長久②工程竣工測量長久③新型建筑材料長久④施工新技術(shù)長久7工程質(zhì)量檢查統(tǒng)計(jì)①檢查批質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)長久序號歸檔內(nèi)容保管期限備注②分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)長久③基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)長久④幕墻工程驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)長久⑤分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)長久（二）電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工程、設(shè)備安裝工程1普通施工統(tǒng)計(jì)①施工組織設(shè)計(jì)（方案）及報(bào)批文獻(xiàn)長久②技術(shù)交底長久③施工日志短期2圖紙變更統(tǒng)計(jì)①圖紙會審②設(shè)計(jì)變更長久③工程洽商長久3設(shè)備安裝統(tǒng)計(jì)長久4隱蔽工程檢查統(tǒng)計(jì)長久5質(zhì)量事故解決統(tǒng)計(jì)長久6工程質(zhì)量檢查統(tǒng)計(jì)①檢查批質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)長久②分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)長久③分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)長久二市政基礎(chǔ)設(shè)施工程（一）施工技術(shù)準(zhǔn)備文獻(xiàn)1施工組織設(shè)計(jì)（方案）及報(bào)批文獻(xiàn)長久2技術(shù)交底長久3圖紙會審統(tǒng)計(jì)長久4施工預(yù)算的編制和審查短期（二）施工現(xiàn)場準(zhǔn)備1工程定位測量資料長久2工程定位測量復(fù)核統(tǒng)計(jì)長久3導(dǎo)線點(diǎn)、水準(zhǔn)點(diǎn)測量復(fù)核統(tǒng)計(jì)長久4工程軸線、定位樁、高程測量復(fù)核統(tǒng)計(jì)長久5施工安全方法短期6施工環(huán)保方法短期（三）設(shè)計(jì)變更、洽商統(tǒng)計(jì)1設(shè)計(jì)變更告知單長久2洽商統(tǒng)計(jì)長久（四）施工統(tǒng)計(jì)1地基與基槽驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)長久①地基釬探統(tǒng)計(jì)和釬探平面布點(diǎn)圖長久②地基與基槽驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)長久③地基解決統(tǒng)計(jì)2樁基施工統(tǒng)計(jì)①樁基位置平面示意圖長久②打樁統(tǒng)計(jì)長久序號歸檔內(nèi)容保管期限備注③鉆孔樁鉆進(jìn)統(tǒng)計(jì)及成孔質(zhì)量檢查統(tǒng)計(jì)長久④鉆孔（挖孔）樁混凝土澆灌統(tǒng)計(jì)長久3構(gòu)件設(shè)備安裝和調(diào)試統(tǒng)計(jì)①鋼筋混凝土大型預(yù)制構(gòu)件、鋼構(gòu)造等吊裝統(tǒng)計(jì)長久②廠（場）、站工程大型設(shè)備安裝調(diào)試統(tǒng)計(jì)長久(五)隱蔽工程檢查統(tǒng)計(jì)長久(六)工程質(zhì)量檢查評定統(tǒng)計(jì)1工序工程質(zhì)量評定統(tǒng)計(jì)長久2部位工程質(zhì)量評定統(tǒng)計(jì)長久3分部工程質(zhì)量評定統(tǒng)計(jì)長久(七)質(zhì)量事故解決統(tǒng)計(jì)1工程質(zhì)量事故報(bào)告長久2工程質(zhì)量事故解決統(tǒng)計(jì)長久(八)竣工測量資料1建筑物、構(gòu)筑物竣工測量統(tǒng)計(jì)及測量示意圖長久2地下管線工程竣工測量統(tǒng)計(jì)長久竣工驗(yàn)收文獻(xiàn)一工程竣工總結(jié)1工程概況表永久2工程竣工總結(jié)永久二竣工驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)（一）建筑安裝工程1單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)長久2竣工驗(yàn)收證明書長久3竣工驗(yàn)收報(bào)告長久4工程質(zhì)量保修書長久（二）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程1單位工程質(zhì)量評定表及報(bào)驗(yàn)單長久2竣工驗(yàn)收證明書長久3竣工驗(yàn)收報(bào)告長久4竣工驗(yàn)收備案表（涉及各項(xiàng)驗(yàn)收承認(rèn)文獻(xiàn)）長久5工程質(zhì)量保修書長久三交付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表長久四工程照片、錄音錄像材料、電子光盤、U盤長久五審計(jì)單位所需要和出具的其它文獻(xiàn)長久附件3：工程檔案案卷封皮檔號檔案館（室）號案卷題名編制單位編制日期保管期限密級