會議接待的各項工作

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【一】前期工作

1、會場預(yù)約

專人協(xié)助您的實地考察工作。吃、住、行、游、購、娛。根據(jù)要求預(yù)定酒店，會議（會展）場地。車輛等。我們將根據(jù)您的需要，為您具體分析各種情況做出最完美的策劃；我們將根據(jù)會議的級別，為您選擇會議舉辦地；我們將根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點，我們將根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前為您預(yù)約。

2、負(fù)責(zé)會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試

我們將根據(jù)會議的具體情況，為您設(shè)計并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計好所有的細(xì)節(jié)；我們將根據(jù)您的需要，為你你提供會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，確保會議的順利進行。

3、印刷材料的設(shè)計制作

我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設(shè)計、生產(chǎn)一條龍服務(wù)；我們將根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷；我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。

4、準(zhǔn)備會務(wù)用品：

代表證、會徽、紀(jì)念品等。

5、提供公關(guān)禮儀、文秘、翻譯服務(wù)，代租會務(wù)所需設(shè)備。

6、及時準(zhǔn)確提供機票、火車票、酒店信息。

7、代訂會議所需的音響、燈光、攝影等設(shè)備。

8、提供平面立體、vi設(shè)計。

【二】會前準(zhǔn)備

1、接站：

我們將根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備的車輛每個座位都有保險。

a、提供優(yōu)秀導(dǎo)游協(xié)助會務(wù)組舉牌機場接站。

b、提供接、送機（站）時所需的各類型豪華空調(diào)車。

2、營造氣氛

a、酒店大堂內(nèi)歡迎水牌，門外或會場橫幅等；會議（會展）場所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設(shè)備測試等。

b、彩旗、氫氣造型氣球、歌舞表演等。

3、報道

a、酒店大堂內(nèi)免費提供簽到臺（桌）及提示牌；

b、專職人員協(xié)助會務(wù)組負(fù)責(zé)簽到、分房、等有關(guān)事宜；安客戶需要安排接送與會賓客，協(xié)助會務(wù)組辦理賓客簽到等工作。

4、會場服務(wù)

a、根據(jù)會務(wù)組要求，策劃、制作會場背景；

b、根據(jù)會務(wù)組要求，專職人員負(fù)責(zé)會場的桌、椅擺放，負(fù)責(zé)與酒店方協(xié)調(diào)會場茶水、紙、筆供應(yīng)及燈光、音響設(shè)備調(diào)試情況等。

5、禮品制作

向會務(wù)組人員介紹黑龍江的特色紀(jì)念品，并陪同選購或根據(jù)會務(wù)組要求制作會議紀(jì)念品。

6、返程票務(wù)

a、會議報道期間提供專職票務(wù)人員負(fù)責(zé)返程票務(wù)登記；

b、代訂哈爾濱飛往全國各地的最優(yōu)惠折扣機票。

【三】會中服務(wù)

1、提供專業(yè)外語翻譯，攝像、禮儀公關(guān)和文秘服務(wù)。

2、免費提供經(jīng)驗豐富的接待人員全天協(xié)助會務(wù)工作。

3、會議期間可為vip客人提供特殊照顧和服務(wù)。

4、向參會人員提供全市范圍內(nèi)機場、火車站接送服務(wù)。

5、提供會議期間以及后勤保障工作和外圍的協(xié)調(diào)服務(wù)。

6、參會者的餐飲：我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您預(yù)定各種形式的參會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；我們將根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻飯店的地點，為您推薦不同的用餐地點。

【四】會后旅游考察服務(wù)

一次成功的旅行考察在整個會議中的效果又豈止點睛之筆，除了跟您和您的朋友一個放松和調(diào)節(jié)的時間，而在這良好和熱烈的氛圍下，有怎能不再結(jié)識多一些朋友、給您的事業(yè)創(chuàng)造新的機遇和意想不到的驚喜呢。只要您提出，我們就為您貼身打造合適的線路和報價。景點景區(qū)、旅游空調(diào)用車、旅游保險、優(yōu)秀會議導(dǎo)游服務(wù)，一應(yīng)俱全。

【五】會后總結(jié)

1、對參會代表的會后旅游考察工作進行合理安排。

2、協(xié)助會議人員處理會后事宜，進行會議期間的工作總結(jié)。

【六】會議及會展的預(yù)算

1、交通費用

交通費用可以細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌?、會所到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、會議室/廳費用

具體可細(xì)分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

(2)、會議設(shè)施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費用

住宿的費用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費用。

(3)、酒水及服務(wù)費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會/舞會

事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時間確認(rèn)。

5、視聽設(shè)備

除非在室外進行，否則視聽設(shè)備的費用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

●設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算

●設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務(wù)商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

c、演員及節(jié)目

通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。

d、其他——點心、水果及調(diào)制色酒

6、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)А⑴R時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通?？梢栽跁?wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機動處理。

那么，展覽的預(yù)算與會議預(yù)算相比有什么不同呢？

展覽預(yù)算與會議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方——

相同的地方：住宿費、餐飲費、商務(wù)考察費用(如果有考察計劃的話)。

不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。

展覽場地租賃：