公文格式與公文處理

公文寫作要領(lǐng)及公文處理技巧《黨政機關(guān)公文處理工作條例》

《黨政機關(guān)公文格式》解讀

依據(jù)：

1、中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關(guān)于印發(fā)〈黨政機關(guān)公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）；

2、中華人民共和國國家標準《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012），2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日實施。

公文，公務文書的簡稱。是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位以及其他社會組織實施領(lǐng)導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。公文是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，指示和答復問題，報告和交流情況等的重要工具。一、公文的含義二、公文種類

公文種類主要有（15種）：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。與原《條例》和原《辦法》的不同注重繼承保留，文種數(shù)量相對減少。原《黨的機關(guān)公文處理條例》和原《國家行政機關(guān)公文處理辦法》共18個文種；最終《條例》確定黨政機關(guān)公文主要有15個文種，去掉了“指示”、“條例”、“規(guī)定”。原則上不區(qū)分黨政機關(guān)文種適用對象。只有命令（令）、議案兩個文種例外。（適用于行政機關(guān)）15個文種適用范圍表述的變化。對決議、決定、命令（令）、公報、通告、通知、通報、報告、紀要等9個文種適用范圍作出修改。

（一）區(qū)分公文種類的功用

體現(xiàn)公文性質(zhì)反映行文方向表達行文目的揭示公文特點

決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實施重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。

（二）公文種類

公報：適用于公布重要決定或者重大事項。公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知事項。意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（二）公文種類通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。

（二）公文種類

請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準事項。批復：適用于答復下級機關(guān)請示事項。

（二）公文種類議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。

（二）公文種類（三）近似文種異同辨析決議與決定：主要區(qū)別在于是否經(jīng)過會議集體討論并表決通過。決定與命令：使用權(quán)限、使用范圍和表達上有區(qū)別。公告與公報：公告多用于宣布重大消息，內(nèi)容簡要，公報較具體。公告與通告：使用者、發(fā)布內(nèi)容、公布范圍上有區(qū)別。通知與通告：適用對象有區(qū)別。通知與通報：內(nèi)容的側(cè)重點不同。意見與報告：行文方向和內(nèi)容有區(qū)別。意見與請示：行為方向和內(nèi)容上有區(qū)別。（三）近似文種異同辨析請示與報告：對上級要求、行文時間、文種性質(zhì)和行文目的不同。請示與函：行文時間、方向、功能、結(jié)果上有區(qū)別。紀要與決定：適用對象、表達等方面有區(qū)別。決定、命令（令）、通報：適用范圍和程度不同。（三）近似文種異同辨析

請示和報告的區(qū)別1、適用范圍不同。報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問；請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準等；2、性質(zhì)不同。報告屬于陳述性公文、呈報性公文，請示是請求性公文、呈請性公文；3、行文時間不同。請示必須在事前行文；報告則在工作進行的各個階段均可行文；

請示和報告的區(qū)別：4、內(nèi)容不同。請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項；報告可以一文數(shù)事，請示必須一文一事。5、目的不同。報告以陳述情況為主，不要求上級批復；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復。1、缺少文種

2、使用非法定文種

3、文種重疊（關(guān)于××××的請示報告）

4、文種混用

5、同類公文使用不同文種

6、錯用文種

（四）文種選用常見問題公文的結(jié)構(gòu)，總的來看包括以下兩個部分：公文的外部形式：

——格式，即國家標準規(guī)定的固定格式。公文的內(nèi)部組織：

——內(nèi)容，即公文的主體部分。三、公文格式

（一）公文格式要素版頭:公文首頁紅色分隔線以上的部分。包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線

（一）公文格式要素主體：首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件

（一）公文格式要素版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。版記中的分隔線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼。

（1）份號如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字。如“№000015”。頂格編排在版心左上角第一行。1.版頭部分（2）密級和保密期限如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。絕密★30年，機密★20年，秘密★10年。1.版頭部分（3）緊急程度

一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角，密級和保密期限下方。緊急公文標注特急、加急。1.版頭部分（4）發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。1.版頭部分（4）發(fā)文機關(guān)標志聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。1.版頭部分例如：

甘肅省教育廳文件甘肅省委宣傳部（5）發(fā)文字號

由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。標注于版頭下方居中或左下方（上行文時居左空一字編排）。文字采用3號仿宋_GB2312，發(fā)文年度、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字書寫排印，發(fā)文年度（年份）應標公元全稱，用中文六角括號“〔〕”括起；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位，即1不編01，在阿拉伯數(shù)字后加號字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。1.版頭部分基本格式是：“××發(fā)〔201×〕××號”，黨政機關(guān)下行文常用，如“國發(fā)〔2000〕23號”，表示國務院在2000年度內(nèi)發(fā)的第23號文；

函一般在發(fā)文機關(guān)代字之后加函字，如“國函〔2000〕5號”。標注發(fā)文字號的注意事項：（1）發(fā)文年份和發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標識，年份應寫公元全稱，用六角括號括入，序號不編虛位。（3）發(fā)文順序號自每年同一文種第一件起，按照發(fā)出時間順序排列。（3）幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。如中共中央組織部、中共中央宣傳部、教育部針對改進高等學校黨的建設和思想政治工作聯(lián)合發(fā)文，教育部是主辦機關(guān)，發(fā)文字號是“教政發(fā)〔2000〕12號”。（4）如果一個機關(guān)的發(fā)文數(shù)量較大，還可以在發(fā)文字號中加上一個類別標志，以反映文件的業(yè)務內(nèi)容的類別或歸屬。例如：“甘教政發(fā)〔2002〕24號”表示甘肅省教育廳在內(nèi)容為思想政治工作方面的發(fā)文。

（6）簽發(fā)人

上報公文應在發(fā)文字號右側(cè)標注簽發(fā)人（居右空一字編排），“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人后面標注姓名，文字采用3號楷體字。聯(lián)合上報的公文，應同時標注各聯(lián)署機關(guān)的簽發(fā)人。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。1.版頭部分份號：頂格標注在版心左上角第一行。密級：用3號黑體，頂格標注在版心左上角第二行（份號下方），兩字之間空1個字。緊急程度：用3號黑體，標注于公文首頁左上角，密級下方。發(fā)文字號：用3號仿宋_GB2312。簽發(fā)人：只有上行文才需注明簽發(fā)人，“簽發(fā)人”用3號仿宋。發(fā)文字號居左空一字。簽發(fā)人姓名使用3號楷體。××部文件No000001

秘密★10年特急x部發(fā)〔2012〕x號簽發(fā)人：xxx1.版頭部分

黨政機關(guān)公文格式

黨政機關(guān)公文格式現(xiàn)在的規(guī)定：

公文的主體，是公文最主要的部分。包括：標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、印章和成文日期等要素。2.主體部分（7）標題

一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種構(gòu)成。位于紅色分隔線下空二行位置。標題字體為2號小標宋體字，多行標題回行時做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。多個發(fā)文機關(guān)名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。2.主體部分梯形標題公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三部分組成，常用介詞“關(guān)于”將三者連接起來，由此三要素構(gòu)成的標題叫做“規(guī)范式”或“完全式”標題，如《國務院關(guān)于加強安全生產(chǎn)工作的通知》。還有三種省略形式：一是省去發(fā)文機關(guān)的“事由加文種式”，如《關(guān)于實行專業(yè)技術(shù)職務聘任制度的報告》；二是省去事由的“發(fā)文機關(guān)加文種式”，如《中華人民共和國全國人民代表大會公告》；三是只有文種的形式，如《通知》、《通告》、《公告》等。2.主體部分公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號?；匦袝r要作到詞意完整、排列對稱、間距恰當；較長的標題，不要將結(jié)構(gòu)緊密的詞語拆開跨行排列，應保持詞語結(jié)構(gòu)完整。2.主體部分(8)主送機關(guān)

主要受理公文的機關(guān)。主送機關(guān)名稱應用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文主送機關(guān)名稱應規(guī)范、穩(wěn)定。主送機關(guān)名稱位于正文左上方，與正文標題空一行，頂格排印，用3號仿宋_GB2312，回行時仍頂格。

有多個主送機關(guān)的，各機關(guān)名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多，導致公文首頁不能顯示正文時，將主送機關(guān)名稱移至版記，標注方法見抄送。寫作注意事項：1、上行公文，一般只有一個主送機關(guān)，如果需要同時報送其他上級機關(guān)，或其他機關(guān)需要掌握有關(guān)情況，應在文尾用抄送的形式發(fā)送公文，其排列順序，應該按機關(guān)性質(zhì)、職權(quán)、隸屬關(guān)系等順序排列，具體為：黨的機關(guān)在前，行政機關(guān)在后，職權(quán)大的在前，職權(quán)小的在后，有隸屬關(guān)系的在前，無隸屬關(guān)系的在后。

2、請示只有一個主送機關(guān)。3、對于主送機關(guān)的全稱概念、特稱概念、單稱概念要使用統(tǒng)一的文字表達形式。省政府下行文件的全稱概念為：各市、州人民政府，省政府各直屬單位；特稱概念為：各有關(guān)市、州人民政府，省政府各有關(guān)直屬單位；單稱概念為：××市人民政府，××州人民政府，省政府××直屬單位。再如：各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構(gòu)。

（9）正文

公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標題或主送機關(guān)下方。正文一般用3號仿宋體字。

2.主體部分主體部分第一層“一、”（黑體）（作為小標題時句尾無標點）；第二層“（一）”（楷體）（作為小標題時句尾標點可有可無）；工作情況。存在的問題。第三層“1.”（仿宋）（無論是否作為小標題，要有標點）；第四層“（1）”（仿宋）（必須有標點）。正文中的層次序數(shù)正文一般可以分為開頭、主體、結(jié)尾三個部分。

開頭也稱之為引言、導言?！伴_門見山，簡明扼要”是公文正文開頭寫作的基本原則。開頭一起筆就要直接點明公文主旨，觸及公文主旨或為展示公文主旨開路。

開頭的方法多種多樣?；蛑苯又该鞴闹行?、點出公文主旨、闡述中心問題的意義；或概述有關(guān)工作或事件情況，為下文的詳敘、引申張本；或以“根據(jù)”、“依據(jù)”、“遵循”、“按照”之類的介詞組成介詞結(jié)構(gòu)發(fā)端，交代制文目的；或以“由于”、“鑒于”之類的介詞組成介詞結(jié)構(gòu)發(fā)端，說明制文的原因，等等。根據(jù)……為了……

主體部分的根本作用在于體現(xiàn)制文意圖，達到制文目的。主體部分的寫作核心是結(jié)構(gòu)問題，其結(jié)構(gòu)應力求單純、簡捷，層次分明，條理清晰，重點突出，詳略得當，嚴謹自然。常見的結(jié)構(gòu)類型有：因果式：“因”包括根據(jù)、目的、原因、背景、意義等內(nèi)容；“果”包括由“因”而生的實施路線、方針、政策、原則、方法、措施、步驟以及命令、決定的具體事項等?！耙颉?、“果”兩方面內(nèi)容在公文內(nèi)部按照邏輯關(guān)系連接起來，即為因果式結(jié)構(gòu)。

總分式：“總”是指在公文中提出可統(tǒng)領(lǐng)全文的總觀點、大原則、大前提，或?qū)θ牡膬?nèi)容作出扼要的概括，或?qū)θ膬?nèi)容作出總的提示、劃分總的范圍等；“分”是指在公文中將主要內(nèi)容逐一加以具體表述，或分別作出具體的規(guī)定，或分別加以深入、具體的闡述，或分別說明有關(guān)具體情況。

綜合式：這種結(jié)構(gòu)，在整體上并非單一的因果式或總分式，而是將二者結(jié)合、交織使用。

結(jié)尾：行文簡潔、收束有力×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××

××××××××××2.×××××××

×××××2012年×月×日

（10）附件說明

附件說明分別與正文和發(fā)文機關(guān)署名之間空一行，字體字號用3號仿宋_GB2312?！案郊骸鼻翱?個字，后接排附件名稱，名稱后不加標點符號，附件序號用阿拉伯數(shù)字，每行位置對齊，如“附件：1.×××”?；匦袝r與上一個附件名稱首字對齊。有兩個以上附件時，應注明順序并分別標注于各附件首頁的左上方。2.主體部分

附件說明：附件是公文主件的附屬材料，是對主件起補充說明、印證參考等輔助作用的書面材料或其他資料，如隨文轉(zhuǎn)發(fā)或報送的文件、隨文頒發(fā)的規(guī)章制度、調(diào)查材料、統(tǒng)計表格、人員名單、圖片等。附件不能加在主件之中，而應附在主件之后，其名稱及件數(shù)標注在正文之下空一行，靠左側(cè)空兩個字用3號仿宋體字標識附件的順序和名稱。附件與主件共同構(gòu)成一份完整的公文。

（11）發(fā)文機關(guān)署名

應用全稱或規(guī)范化簡稱，字體字號用3號仿宋_GB2312，位于正文的右下方（與正文或附件說明空一行），居右排，后空2個字。兩個以上機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機關(guān)名稱上下并排，等距撐開，長度相同。2.主體部分（12）成文日期成文日期應寫明年、月、日，位于發(fā)文機關(guān)署名右下方，字體字號用3號仿宋_GB2312，成文日期一般右空四字編排，即首字比發(fā)文機關(guān)首字右移2個字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。2.主體部分成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

一般署會議通過日期或領(lǐng)導同志簽發(fā)日期。兩位以上領(lǐng)導人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導同志的簽發(fā)日期。領(lǐng)導同志簽發(fā)后，因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定或由發(fā)文機關(guān)秘書部門提出意見報領(lǐng)導確定。法規(guī)性公文以批準的時間為發(fā)文時間。成文日期的確定×××××

××××××××××××××。

XXXXXXXXX2012年X月X日

（13）印章

除會議紀要和印有版頭的向下普發(fā)的公文外，公文應加蓋發(fā)文機關(guān)印章。用印頁（發(fā)文機關(guān)署名頁）至少應有二行正文，不能采用頁首加圓括號標注“此頁無正文”字樣。2.主體部分加蓋印章的公文：

成文日期一般右空四字編排。單一機關(guān)行文時，在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名。印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。2.主體部分

加蓋印章的公文：

聯(lián)合行文時，將發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，將印章一一對應，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名。最后一個印章下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。印章之間排列整齊，互不相交或相切，兩端不得超出版心。首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。2.主體部分不規(guī)范的印章

不規(guī)范的印章

不加蓋印章的公文：

單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字。如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應當使用成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。2.主體部分當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

（14）附注一般用于向下普發(fā)的公文，對印發(fā)、傳達范圍作說明，加圓括號標注于成文日期左下方。字體字號用3號仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2個字，用小括號括起。如果表述中重復出現(xiàn)括號時，用中文六角括號套小括號。2.主體部分需要在附注下面用括號注明“此件發(fā)至××級”之類的字樣。（此件發(fā)至縣團級）（此件不得翻?。ù思鬟_至全體黨員）

2.主體部分附注↓（15）附件附件正文部分，應當另面編排，用3號黑體在左上角頂格注明“附件”，有序號時應加序號，序號后不再加標點符號。2.主體部分附件序號和附件標題應與附件說明表述一致，附件標題居中編排在版心第三行。附件應排在版記之前，與正文一起裝訂。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

抄送：××××××××××，××××××，

×××××××××××。

××××辦公室2012年X月X日印發(fā)附件1XX市文件清退制度XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

黨政機關(guān)公文格式附件之后才是版記，不能在前。空2行標題同正文一樣要求黑體字（包括數(shù)字）

版記中的分隔線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。

3.版記

16.抄送機關(guān)指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機關(guān)。抄送機關(guān)名稱標注于印制版記上方，字體字號用4號仿宋_GB2312。（三）文尾部分

“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，抄送機關(guān)間用頓號或逗號隔開，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。

抄送機關(guān)按上級機關(guān)、同級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)、下級機關(guān)的順序排列，同一級別的機關(guān)按黨、政、軍、群的順序排列。

（17）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期組成。一般在公文末頁下部印兩條橫線，印發(fā)機關(guān)居左排，前空一字，印發(fā)日期居右排，后空一字，字體字號用4號仿宋_GB2312，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位后加“印發(fā)”二字。3.版記翻印的文件，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期下標注翻印機關(guān)和翻印日期，格式相同。3.版記（18）頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。3.版記單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。3.版記

附件：1·××××××××××2·×××××××××××××2012年X月X日（聯(lián)系人：×××聯(lián)系電話：×××

）

抄送：××××××××××，××××××，

×××××××××××。

××××辦公室2012年X月X日印發(fā)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××。××××××標題擬制中常見錯誤：1．標題不合格例1：╳╳市人民政府決定例2：╳╳鋼鐵公司授予王╳╳同志“鋼鐵戰(zhàn)士”榮譽稱號

公文格式標注常見錯誤例析2．標題不準確例3：╳╳縣人民政府關(guān)于請求解決安全生產(chǎn)項目建設（所需）資金的請示例4：╳╳市公安局關(guān)于擬購置5輛摩托車的請示

公文格式標注常見錯誤例析3．標題不簡要（1）事由概括的不簡要例5：關(guān)于╳╳同志參加由╳╳組織的╳╳代表團赴╳╳國進行考察的請示例6：

╳╳大學關(guān)于認真貫徹中央紀律檢查委員會關(guān)于不準干擾大學畢業(yè)生分配工作的通報精神，做好我校應屆畢業(yè)生分配工作的幾點意見

公文格式標注常見錯誤例析（2）轉(zhuǎn)發(fā)性文件標題不簡要例7：

╳╳區(qū)財委轉(zhuǎn)發(fā)市財委轉(zhuǎn)發(fā)市人民政府關(guān)于在全市商業(yè)系統(tǒng)開展文明服務爭先創(chuàng)優(yōu)活動的通知的通知的通知公文格式標注常見錯誤例析（3）批轉(zhuǎn)會議文件時標題不簡要例8：中共╳╳區(qū)委、╳╳區(qū)人民政府批轉(zhuǎn)╳╳同志在全區(qū)第二次外貿(mào)工作會議上的總結(jié)發(fā)言及區(qū)委財貿(mào)部、區(qū)外貿(mào)委關(guān)于第二次外貿(mào)工作會議的情況報告和╳╳同志關(guān)于加強我區(qū)外貿(mào)工作的幾點意見的報告的通知公文格式標注常見錯誤例析4．標題不清楚例9：╳╳建筑公司關(guān)于水泥的請示例10：關(guān)于╳╳河流改造的請示

5．標題中標點使用不當。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文格式標注常見錯誤例析6．標題排列不當（一個詞不能拆分兩行，虛詞不能放行首，不能應句讀不明產(chǎn)生歧義）例11：中國對美襲擊

伊拉克深表不滿例12：蘇州局限時裝電話說到做到

公文格式標注常見錯誤例析1．稱謂過簡。如稱省人民政府為“省府”，省檢察院為“省院”。2．稱謂過繁。如╳╳油田公司黨委寫給上級組織——╳╳石油管理總局黨委的報告稱“中國共產(chǎn)黨╳╳石油管理局委員會”就不必要，寫“總局黨委”即可。3．稱謂不明確。如稱“五講四美三熱愛辦公室”為“五四三辦公室”，“清理三亂辦公室”為“三亂辦”。稱謂4．稱謂不統(tǒng)一。如對政法部門的稱呼有：政法單位、政法機關(guān)、政法各部門、公檢法司、政法治安管理部門、政法公安機關(guān)等。5．稱謂過時。如禮拜幾、社隊企業(yè)、洋灰、洋火、南朝鮮。公文格式標注常見錯誤例析聯(lián)合行文常見病誤1．聯(lián)合行文單位級別不對等。例1：省勞動廳培訓處省統(tǒng)計局關(guān)于新任統(tǒng)計員崗前培訓的通知2．聯(lián)合行文的單位過多過濫公文格式標注常見錯誤例析3．各格式要素標志不規(guī)范（1）聯(lián)辦單位排列次序不當；（2）發(fā)文字號標識不規(guī)范；（3）用印不規(guī)范；（4）成文日期標識不規(guī)范。公文格式標注常見錯誤例析

公文的字體、用紙、制版、裝訂、眉首、式樣等各項設置均有相關(guān)規(guī)定。從2012年1月1日起，采用國際標準A4紙型，同時對文件版型作出調(diào)整。依據(jù)：中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關(guān)于印發(fā)〈黨政機關(guān)公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）；《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）。四、公文版面及裝訂要求

1.用紙:

采用60g/㎡—80g/㎡膠版紙或復印紙，紙張白度在80-90%。

2.開本國際標準A4型，成品尺寸為297mm×210mm，允許誤差為±2mm。特殊形式的公文用紙幅面根據(jù)實際需要確定。

3.版心版心尺寸為225mm×156mm（不含頁碼），每頁22行，每行28個字，行間距用固定值28.8磅，版面上空約37毫米，下空約33毫米。為方便印制，每頁行數(shù)可視情增加或減少1至2行。增減行數(shù)時適當調(diào)整行間距，保持版心高度不變。

四、公文版面及裝訂要求A4型公文用紙頁邊及版心尺寸

4.頁碼

用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，置于版心下邊緣之下一行，左右各放一條4號一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左。

5.標點

采用規(guī)范全身標點，注意符合中文排版規(guī)范。

6.裝訂

左側(cè)裝訂，采用騎馬訂，無法用騎馬訂時采用平訂。四、公文版面及裝訂要求

五、行文規(guī)則

行文關(guān)系是各級黨政機關(guān)、各個部門和單位之間的組織關(guān)系和業(yè)務關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)。一般可分為相互隸屬關(guān)系，平行關(guān)系，不相隸屬關(guān)系。上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，如決定、公告、通告、通知、通報等。平行文指同級機關(guān)或不同隸屬機關(guān)之間的行文，如函等。

（一）行文總規(guī)則

1.行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被超過的機關(guān)。

3.一般不得越級行文。

越級行文的特殊情況：一是遇有重大突發(fā)事件，包括重大自然災害、重大事故災難、重大公共衛(wèi)生事件和社會治安事件等，主要是為了搶時間，不誤事。二是直接的上級機關(guān)亂作為，或者違法違紀的，對處分決定不服的，可以越級行文。

（二）向上級機關(guān)行文的規(guī)則1.原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。

2.黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門。

3.下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。

二、向上級機關(guān)行文的規(guī)則4.請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

5.除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。

6.受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。（三）向下級機關(guān)行文的規(guī)則1.主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。

2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。

（三）向下級機關(guān)行文的規(guī)則3.黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。

4.涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關(guān)應當責令其糾正或者撤銷。

5.上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。

（四）其他行文的規(guī)則

1.同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。

（1）各聯(lián)署機關(guān)行政層級應相當。層級指同一管理層級，如國家層面、省級層面為同一層級。（2）有共同管理的事項或者有關(guān)聯(lián)的事項。（3）聯(lián)合行文應當確有必要，聯(lián)署單位不宜過多。（4）聯(lián)合行文應當明確主辦機關(guān)。（5）聯(lián)合行文，主辦機關(guān)一般排列在前。

（四）其他行文的規(guī)則2.屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。

3.黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。

過去只有政府的部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文。這樣體現(xiàn)了實事求是原則。4.部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。六、公文擬制

公文擬制包括公文起草、公文審核、公文簽發(fā)等程序。

1.內(nèi)容要求符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。文種正確，格式規(guī)范。

（一）公文起草

2.文風要求：

內(nèi)容簡潔主題突出觀點鮮明結(jié)構(gòu)嚴謹表述準確文字精煉

（一）公文起草

3.方法要求深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。機關(guān)負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

（一）公文起草

審核重點：

1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

2.內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

（二）公文審核

4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

（二）公文審核

1.請示件、報告件沒有標簽發(fā)人姓名或沒有簽署單位公章的；

2.請示件中所請示事項屬政府職權(quán)范圍內(nèi)的工作的；

3.請示件沒有以黨組（黨委）名義上報的；

4.請示件多頭報送的；

5.報告件中夾帶請示事項的；

6.正式文件無特殊原因送給領(lǐng)導個人的；

7.文件內(nèi)容有明顯錯誤的。校核把關(guān)退文制度

公文應當經(jīng)本機關(guān)負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負責人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由授權(quán)機關(guān)主要負責人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。

（三）公文簽發(fā)

七、公文辦理公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔，公文傳遞傳輸也是公文辦理的重要環(huán)節(jié)。做好公文辦理工作，一定要牢固樹立程序、時效、跟蹤、回復、主動服務、嚴謹細致、記錄備忘、原則性與靈活性相結(jié)合的理念?！稐l例》主要從運轉(zhuǎn)角度，以流程為主線闡述公文辦理相關(guān)內(nèi)容。（一）收文辦理收文可分為閱知性公文(以下簡稱閱件)和批辦性公文(以下簡稱辦件)兩大類。收文辦理主要程序包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復。

（各機關(guān)對辦理環(huán)節(jié)的概括、流程不一致。還應注意研究公文辦理體制機制等問題，以有利于分工協(xié)作，提升效率）1.簽收注意兩點：一是要清點信封或文件包數(shù)量，檢查密封是否完好，核對信件實際件數(shù)、信封編號與簽收單上的記載是否相符。二是要逐份清點核對所收文件的編號、份數(shù)與簽收單上的記載是否相符。核對無誤后，要簽名或蓋收文章收件。（一）收文辦理2.登記公文登記的內(nèi)容主要包括：編號、收文時間、來文單位、來文號、標題、密級、緊急程度、主送單位等。要詳細記載收文的經(jīng)辦過程，便于工作中查詢。登記不是一次完成。邊辦邊登。多環(huán)節(jié)登記。（一）收文辦理3.初審是否應當由本機關(guān)辦理。是否符合行文規(guī)則。常見問題有：請示中一文多事，報告中夾帶請示事項，將下級機關(guān)的請示事項原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)，黨委、政府辦公廳(室)之外的業(yè)務部門擅自向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文。（一）收文辦理文種、格式是否符合要求

常見問題有：該用“請示”的用了“報告”；主送、抄送機關(guān)標注不規(guī)范；上行文未標注“簽發(fā)人”；主附件分離，附件不全；缺頁、錯頁、中間有空白頁；印制歪斜，等等。（一）收文辦理涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽。

常見問題有：未經(jīng)協(xié)商就報文；已協(xié)商未達成一致意見且沒有說明情況就報文；多個機關(guān)聯(lián)合行文未會簽完畢就報文等。（一）收文辦理是否符合公文起草的其他要求。

初審不符合規(guī)定的公文，要及時退回來文單位并說明理由，可以在退文時附退文單注明退文原因，或者將退文原因電話告知來文單位。初審合格的公文，進入承辦程序。

（一）收文辦理4.承辦承辦閱件。閱件應合理確定分送范圍并分送。在分送范圍的確定上，以充分滿足工作需要、發(fā)揮文件最大效用、符合保密要求為原則。（一）收文辦理承辦辦件。辦件應提出擬辦意見報本機關(guān)負責人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。轉(zhuǎn)辦適用于黨委、政府辦公廳(室)根據(jù)有關(guān)規(guī)定有明確的授權(quán)，或請示事項明確在業(yè)務部門職權(quán)范圍內(nèi)的情況。擬辦是文秘人員在對辦件認真分析研究后，提出書面辦理意見報機關(guān)負責人審核決策。

（一）收文辦理寫擬辦意見要注重以下幾個方面：

掌握文件內(nèi)容，搞清請示事項。把握政策規(guī)定，領(lǐng)會有關(guān)意圖。查找檔案資料，對照先例比較。尊重部門意見，注意協(xié)商協(xié)調(diào)。立論有根有據(jù)，建議完整準確。用語規(guī)范簡潔，答復簡明得體。

5.傳閱（運轉(zhuǎn)、送批、送閱）按順序傳批。適用于只有一份文件且需多人閱批的公文傳閱。

(1)正傳。按閱批人排序由前往后依次傳閱，一般多用于閱知類公文。

(2)倒傳。按閱批人排序由后往前依次傳閱，一般多用于請示類公文。（一）收文辦理

分傳對于保密要求特別嚴格的公文，可以采用專傳的方式，即指定專人負責將公文在規(guī)定時間內(nèi)送機關(guān)有關(guān)負責人閱批完畢。（一）收文辦理

傳閱工作中的注意事項：一要隨時掌握公文傳閱去向和進度。二要控制公文傳閱周期（時間）。三要嚴格公文傳閱范圍。四要減輕機關(guān)負責人閱文負擔（先摘編）。五要確保傳閱安全保密。六要適時將已傳閱完畢的文件收回歸檔。6.催辦區(qū)分情況適時催辦，跟蹤催辦，重點催辦，定期催辦。7.答復辦件辦理完畢后，應將辦理結(jié)果及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。（一）收文辦理

書面答復

1.制發(fā)答復公文。

2.印送批件;將機關(guān)負責人在辦件上的批示復印或抄清后交來文單位和相關(guān)單位。

3.發(fā)《辦文通知》。口頭答復：電話答復、面談答復（一）收文辦理

發(fā)文辦理主要程序包括復核、登記、印制和核發(fā)。（二）發(fā)文辦理

1.復核

已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責人簽批的公文，印發(fā)前應當進行復核。

(一)是否經(jīng)過發(fā)文機關(guān)辦公室審核。

(二)公文審批手續(xù)是否完備。審批手續(xù)包括2個方面：一是審批權(quán)限是否準確。二是審批的機關(guān)負責人有無遺漏。

(三)內(nèi)容、文種、格式是否準確規(guī)范。（二）發(fā)文辦理

2.登記基本要求：復核后的公文，應在發(fā)文登記本或計算機系統(tǒng)中認真詳細記載發(fā)文登記的內(nèi)容，包括發(fā)文字號、標題、密級、緊急程度、簽發(fā)人、主送單位、成文日期、分送范圍、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。（二）發(fā)文辦理3.印制

(一)確保質(zhì)量。公文印制必須以經(jīng)過機關(guān)負責人簽發(fā)的定稿為依據(jù)。

(二)確保時效。尤其是對于標注特急或要求限時發(fā)出的公文，要嚴格按照時限印制完畢，不得延誤。

(三)確保安全保密。涉密公文應當在具有國家秘密載體印制資質(zhì)的單位或機關(guān)內(nèi)部非經(jīng)營性印刷廠、文印中心印制。（二）發(fā)文辦理4.核發(fā)

(一)認真檢查成品文件質(zhì)量。

(二)準確及時分發(fā)成品文件。（二）發(fā)文辦理

《條例》規(guī)定：“需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔”。（三）公文整理歸檔

收集范圍材料歸檔范圍是：(1)反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌，對本機關(guān)工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的公文材料。(2)機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的公文材料。(3)本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的公文材料，下級機關(guān)報送的重要公文材料。(4)其他對本機關(guān)工作具有查考價值的公文材料。（三）公文整理歸檔在準確掌握歸檔范圍的同時，還要準確掌握不需要歸檔的范圍?！皟蓚€以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復制件。機關(guān)負責人兼任其他機關(guān)職務的，在履行所兼任職務過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔”。（三）公文整理歸檔

系統(tǒng)整理整理方法（1）裝訂（2）分類（3）排列（4）編號（5）編目（6）裝盒。移交歸檔在移交之前，擬移交案卷的質(zhì)量要經(jīng)過檔案部門檢查驗收。完成了移交工作，公文就正式轉(zhuǎn)化為檔案。（三）公文整理歸檔

公文管理是指以安全保密和充分發(fā)揮公文效用為目標，在公文形成、傳遞、運轉(zhuǎn)、存儲、利用、整理歸檔、清退銷毀等環(huán)節(jié)中所進行的規(guī)劃、組織、控制、監(jiān)督、保管、整理、統(tǒng)計、提供服務的職能活動。公文管理貫穿于公文處理工作全過程，是公文處理工作的重要保障。八、公文管理一是有利于確保國家秘密安全。二是有利于充分發(fā)揮公文效用。三是為公文運轉(zhuǎn)提供保障。（一）公文管理的作用1.統(tǒng)一管理統(tǒng)一管理要求公文由文秘部門或者專人管理。主要表現(xiàn)在收文發(fā)文歸口管理、統(tǒng)一公文處理制度規(guī)范、統(tǒng)一公文運轉(zhuǎn)程序、統(tǒng)一審核用印、統(tǒng)一整理歸檔、統(tǒng)一清退銷毀等方面。（二）公文管理基本要求

2.安全保密

《條例》規(guī)定，設立黨委（黨組）的