辦公自動化第4章

第四章

辦公中的表格與圖表處置4.1電子表格與數(shù)據(jù)圖表的相關(guān)知識

4.1.1電子表格的類型劃分和軟件選取類型詳細(xì)分類舉例文字表格規(guī)則的文字表格課程表、作息時間表、值班表等復(fù)雜的文字表格個人簡歷表、項目申報表等數(shù)字表格數(shù)字不參與運算出貨單、發(fā)貨單等數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表產(chǎn)品出庫統(tǒng)計表、損益表等數(shù)據(jù)庫格式表格學(xué)生成績表、公司銷售表等數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格由各個月份數(shù)據(jù)表格組成的年度考勤表電子表格制造的軟件選取原那么1．規(guī)那么的文字表格用Word中的“插入表格〞方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，利用Word的“繪制表格〞方法制造。3．外形雖然很不規(guī)那么，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制造，大的單元格可經(jīng)過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中〞來實現(xiàn)。4．包含大量數(shù)字并且需求進展公式、函數(shù)運算的表格最好運用Excel制造。5．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)庫表格適宜運用Excel制造。4.1.2數(shù)據(jù)圖表的類型劃分

和軟件選取運用較多的圖表有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點圖。4.2利用Word制造文字表格4.2.1規(guī)那么表格的制造用“插入表格〞方法。以制造“日程安排表〞為例。創(chuàng)建表格填充內(nèi)容制造斜線表頭創(chuàng)建表格創(chuàng)建表格的方法表格中的各種標(biāo)志表格中常用的選定方法：選定表格、行、列、單元格。在表格中增刪行、列格式設(shè)置：表格屬性——表格大小、對齊方式；行高，跨頁斷行，標(biāo)題行反復(fù)；列寬；單元格。4.2.2復(fù)雜表格的制造需求運用“繪制表格〞、“擦除〞、“合并單元格〞和“拆分單元格〞等工具手動進展繪制。以“報名表〞為例。繪制“報名表〞框架(1)繪制“報名表〞表格(2)添加行——拆分單元格(3)處置跨行的單元格——合并單元格(4)添加列2.對表格進展準(zhǔn)確調(diào)整運用“表格屬性〞。〔1〕對整個表格：居中。〔2〕行的設(shè)置：行高。〔3〕單元格的設(shè)置：對齊、順應(yīng)文字、方向。〔4〕邊框設(shè)置。4.3利用Excel制造數(shù)字表格和圖表以“上半年銷售統(tǒng)計〞為例。1.數(shù)據(jù)表格的創(chuàng)建2.用函數(shù)計算數(shù)據(jù)SUM,AVERAGE,MAX,MIN.單元格的三種援用方式：〔1〕相對援用：B3,代表參數(shù)的單元格需求變化〔2〕絕對援用：$B$3，不需求變化〔3〕混合援用：B$3，$B3，只需列或行變化3.表格的格式化設(shè)置4.制造圖表〔1〕制造嵌入式圖表〔柱形圖〕〔2〕制造單獨的三維柱狀圖表〔3〕制造不延續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域的圖表4.4制造Excel關(guān)聯(lián)表格Excel的關(guān)聯(lián)表格，是指在一個或多個任務(wù)簿中有一定關(guān)聯(lián)關(guān)系的任務(wù)表的總稱。在辦公中制造表格時，有些數(shù)據(jù)的存放和計算需求運用多個任務(wù)表，并且相互之間需求援用和參照。這就需求運用Excel的關(guān)聯(lián)表格操作來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的處置。以“歌手大獎賽計分〞為例計分規(guī)那么:每一個參與決賽選手的得分總分值為100分，包括以下三大部分：歌唱得分、素質(zhì)得分、聲樂得分以上三項分?jǐn)?shù)之和為該選手的總得分，按照該成果的名次確定最終的獲獎等級。參與決賽的選手共20人，競賽前經(jīng)過抽簽確定出場順序，競賽終了需求確定綜合成果一等獎1人，二等獎3人，三等獎5人，其他為優(yōu)秀獎。如今需求制造一套用來計算選手分?jǐn)?shù)的表格，以便在競賽現(xiàn)場可以很快算出分?jǐn)?shù)。根本步驟任務(wù)表的添加和更名“主界面〞任務(wù)表的制造:網(wǎng)格線：工具—選項—視圖超鏈接：右鍵—超鏈接—本文檔中的位置“計分規(guī)那么〞任務(wù)表的制造重點：大塊文字在Excel中的輸入——文本框。4.“選手情況〞任務(wù)表的制造5.“歌唱得分〞、“素質(zhì)得分〞、“聲樂得分〞、“綜合得分〞、“評獎結(jié)果〞任務(wù)表的制造：重點：函數(shù)的運用。函數(shù)的運用垂直查找函數(shù)VLOOKUPVLOOKUP〔需求在數(shù)據(jù)表第一列查找的值，要在其中查找的數(shù)據(jù)區(qū)域，待前往的匹配值的列序號〕VLOOKUP〔C3,選手情況！$A$3:$B$18,2〕跨任務(wù)表、跨任務(wù)簿的單元格援用?？缛蝿?wù)表:任務(wù)表名!單元格地址跨任務(wù)簿:[任務(wù)簿名]任務(wù)表名!單元格地址如:[計算機成果.xls]上機成果！B4利用IF函數(shù)防止“＃N／A〞錯誤。錯誤提示信息:####：輸入單元格的數(shù)值太長；#N/A：函數(shù)或公式中沒有可用的數(shù)值；#REF!：單元格援用無效．IF(條件，表達式１，表達式２〕IF〔C3=“〞,“〞,VLOOKUP〔C3,選手情況！$A$3: