公司檔案庫管理制度

公司檔案庫管理制度簡介公司檔案庫是用于存放公司相關(guān)文件和資料的地方，是公司的重要財產(chǎn)，對于保證公司的正常運轉(zhuǎn)具有重要意義。為保證公司檔案庫的安全和有序管理，以及給以后的管理工作留有余地，本公司制定了一系列管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。檔案的種類公司存放在檔案庫里的資料種類繁多。本公司將這些資料分為以下類別：人事檔案合同檔案資金檔案審批檔案政府文件資料其他檔案檔案的保存期限為了方便管理和使用，本公司的檔案保存期限如下：檔案類別保存年限人事檔案30年合同檔案15年資金檔案10年審批檔案5年政府文件按照規(guī)定其他檔案按照需求檔案的管理為保證檔案的安全和有序管理，本公司對其檔案管理的主要措施如下：檔案的整理將檔案統(tǒng)一存放，分類歸檔，采用標(biāo)準(zhǔn)的文件分類與編碼系統(tǒng)，建立檔案目錄和檔案整理表。采用電子文檔管理系統(tǒng)，降低整理、管理檔案人員的量。檔案的借閱檔案借閱須經(jīng)本人或上級主管簽署申請批準(zhǔn)表方可進(jìn)行。檔案借閱人員應(yīng)當(dāng)攜帶有效證件。未按規(guī)定手續(xù)借閱、串檔、帶出未歸等情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。借閱時只可閱覽，不得涂抹、拆剪、污損、移動檔案等，發(fā)現(xiàn)有這些情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，責(zé)任自負(fù)。檔案的保管檔案柜、檔案資料應(yīng)定期檢查或定期清點，保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性。禁止煙火進(jìn)入檔案室，避免火災(zāi)事故的發(fā)生，保證檔案資料的安全性。檔案資料應(yīng)具有防火、防水、防滲、防蟲的功能。檔案的歸檔所有有關(guān)文件和資料都要按照借出后與領(lǐng)回、歸還后與借出的做法及時歸檔。對于有關(guān)類別不同的文件和資料，應(yīng)分門別類地進(jìn)行歸檔、標(biāo)注歸檔日期及編目號碼等，資料應(yīng)分類放置保管，以方便查找。檔案的銷毀按照本公司相關(guān)檔案保管制度，對于過時、報廢、無用或因業(yè)務(wù)調(diào)整而不再需要的檔案資料應(yīng)當(dāng)及時予以銷毀。銷毀程序：銷毀申請–銷毀審批–銷毀實施。檔案的備份公司檔案是公司的重要財產(chǎn)，必須對它做好備份工作。為保證檔案的資料的安全性和及時性，本公司采取如下措施：每月對公司的所有檔案進(jìn)行一次備份。將檔案備份存放在本公司安全的網(wǎng)絡(luò)云盤里，保證檔案資料的可恢復(fù)性和安全性。檔案的安保本公司檔案庫是公司的重要財產(chǎn)，必須加強(qiáng)安全控制措施，以免檔案遭到損壞，泄漏甚至丟失。為此，本公司采取如下措施：建立現(xiàn)場安全保衛(wèi)隊伍，24小時值班巡邏全天候監(jiān)管檔案庫。安裝所有門禁系統(tǒng)，僅準(zhǔn)許授權(quán)人員進(jìn)入檔案庫區(qū)域。嚴(yán)格檢查檔案庫人員進(jìn)出次數(shù)，制定進(jìn)出檔案庫的準(zhǔn)入制度。對外來人員進(jìn)入檔案庫的訪問需進(jìn)行登記。對檔案庫內(nèi)的文件和資料采取智能運用手段，用密碼鎖和接近報警器保證檔案資料的安全性。管理制度的實施任何員工都必須嚴(yán)格遵守公司檔案庫管理制度。對于不遵守規(guī)定的人員，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將立即進(jìn)行批評、教育或作出相應(yīng)的處理，對于造成了無法挽回的損失的，會將其追究責(zé)任。結(jié)束語公司檔案庫