（高清版）GBT 41473-2022 設(shè)施管理 辦公場(chǎng)所空間管理指南VIP

設(shè)施管理辦公場(chǎng)所空間管理指南2022-04-15發(fā)布I前言 2規(guī)范性引用文件 13術(shù)語(yǔ)和定義 4總則 24.1空間管理目標(biāo) 24.2基本管理方法 24.3空間管理流程 25策劃 35.1空間規(guī)劃概述 35.2戰(zhàn)略性長(zhǎng)期計(jì)劃 35.3戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃 45.4運(yùn)作性短期計(jì)劃 45.5適應(yīng)組織業(yè)務(wù)目標(biāo)的變化 55.6各個(gè)階段的利益相關(guān)方 5 66.1制定需求側(cè)的空間需求 66.2收集供給側(cè)的空間庫(kù)存和占用數(shù)據(jù) 66.3評(píng)估空間的匹配數(shù)據(jù) 76.4制定空間分配方案 76.5實(shí)施選定的分配方案 96.6空間的庫(kù)存管理 97檢查和評(píng)價(jià) 7.1占用水平和使用水平 7.2檢查和評(píng)價(jià)方法 7.3收集并更新空間分配數(shù)據(jù) 7.4評(píng)估空間使用率 7.5評(píng)估并建立空間基準(zhǔn) 8.1對(duì)空間規(guī)劃的優(yōu)化 8.2對(duì)空間分配模式的改進(jìn) 附錄A(資料性)空間管理信息化實(shí)施案例 A.1空間管理系統(tǒng)的價(jià)值 A.2空間管理系統(tǒng)的功能 ⅡA.3空間管理系統(tǒng)的實(shí)施 參考文獻(xiàn) 圖1空間管理流程 圖2空間規(guī)劃的三個(gè)階段及其特征 圖3空間匹配分析的基本流程 表1每個(gè)規(guī)劃階段對(duì)應(yīng)不同粒度級(jí)別的需求側(cè)需求 Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由中國(guó)機(jī)械工業(yè)聯(lián)合會(huì)提出。本文件由全國(guó)設(shè)施管理標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)(SAC/TC581)歸口。本文件起草單位：上海費(fèi)哲設(shè)施管理咨詢有限公司、蘇州市東吳物業(yè)管理有限公司、中機(jī)生產(chǎn)力促進(jìn)中心、沃爾沃(中國(guó))投資有限公司、微軟(中國(guó))有限公司、北京博綠信遠(yuǎn)設(shè)施管理有限公司、華晨寶馬汽車有限公司、沈陽(yáng)高新技術(shù)生產(chǎn)力促進(jìn)中心有限公司、中國(guó)計(jì)量大學(xué)。設(shè)施管理在我國(guó)剛剛起步，但其在國(guó)外先進(jìn)國(guó)家已經(jīng)成為組織的基本職能。設(shè)施管理涉及對(duì)人員、場(chǎng)所和過(guò)程的整合，而基于場(chǎng)所的空間管理則是整合中的核心工作。對(duì)于開始關(guān)注并啟動(dòng)空間管理的國(guó)內(nèi)組織來(lái)說(shuō)，如何利用先進(jìn)的理念和方法并結(jié)合自身的實(shí)際情況建立并不斷完善自己的空間管理是一個(gè)難點(diǎn)?？臻g管理是一個(gè)系統(tǒng)性過(guò)程，既是空間的需求側(cè)與供應(yīng)側(cè)的平衡，也是空間成本效率與組織業(yè)務(wù)彈性的平衡。本文件遵循“策劃—實(shí)施一檢查—處置”(PDCA)方法，對(duì)組織開展辦公場(chǎng)所空間管理活動(dòng)有重要指導(dǎo)意義。ISO41001:2018《設(shè)施管理管理體系要求及使用指南》作為ISO41000系列標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，已在全世界開始實(shí)施和認(rèn)證。本文件將作為ISO41001的重要支撐標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)設(shè)施管理的專業(yè)特點(diǎn)給予更深入具體的辦公場(chǎng)所空間管理指南，有助于ISO41001管理體系的落地實(shí)施。1設(shè)施管理辦公場(chǎng)所空間管理指南1范圍本文件給出了組織在辦公場(chǎng)所實(shí)施空間管理的總體原則，并對(duì)策劃、實(shí)施、檢查和評(píng)價(jià)以及改進(jìn)過(guò)程給出了指南。本文件適用于組織在辦公場(chǎng)所的空間管理活動(dòng)。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于GB/T36688設(shè)施管理術(shù)語(yǔ)GB/T36688界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。設(shè)施管理facilitymanagement;facilitiesmanagement;FM在建筑環(huán)境內(nèi)整合人員、場(chǎng)所、過(guò)程，并以改善人們生活質(zhì)量、提高核心業(yè)務(wù)生產(chǎn)力為目的的組織將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的一組活動(dòng)。促成可交付成果完成的一項(xiàng)或多項(xiàng)任務(wù)。工作場(chǎng)所內(nèi)從事具體業(yè)務(wù)活動(dòng)的場(chǎng)地單元。2包含家具和配套設(shè)施(包括電話、IT、電源接線)在內(nèi)的、專門設(shè)計(jì)的或適用于工作相關(guān)活動(dòng)的、適合長(zhǎng)久使用的場(chǎng)地。4總則4.1空間管理目標(biāo)4.1.1辦公場(chǎng)所空間管理(以下簡(jiǎn)稱為“空間管理”),傳統(tǒng)意義上是指通過(guò)管理組織的物理空間資產(chǎn)，包括準(zhǔn)確跟蹤和管理組織空間，管理占用信息，以協(xié)助用戶解決空間問(wèn)題，提高空間利用效率，并預(yù)測(cè)未來(lái)的空間需求。4.1.2為使組織的空間資產(chǎn)分配適應(yīng)組織業(yè)務(wù)的發(fā)展，空間管理宜：——體現(xiàn)組織特定的文化；——提供滿足組織業(yè)務(wù)活動(dòng)需求的恰當(dāng)?shù)目臻g分配比例；——合理地保持和監(jiān)控組織的空間資產(chǎn)；——功能上適合空間的預(yù)期目的；——制定有效的機(jī)制用于跟蹤空間分配和實(shí)際使用之間的差異，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候調(diào)整分配方案，避免空間的浪費(fèi)；——最大化地利用空間，這有助于最大限度地減少能源消耗，以及其他維護(hù)和運(yùn)營(yíng)成本；——能夠很好地平衡功能性需求和可持續(xù)性(能源消耗)需求。4.2基本管理方法4.2.1空間管理的第一步是明確組織的短期和中長(zhǎng)期目標(biāo)，宜考慮：——組織的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)是什么;——戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)如何分解為空間管理目標(biāo)；——實(shí)現(xiàn)空間管理目標(biāo)的真正需求。4.2.2當(dāng)確定了空間管理目標(biāo)后，就要著手進(jìn)行空間分配及使用信息的收集和整理，宜考慮：——分析目前收集的數(shù)據(jù)是否足夠支持空間管理目標(biāo)；——還需要收集哪些數(shù)據(jù)才能進(jìn)行持續(xù)的準(zhǔn)確分析；——不同類別的信息之間的關(guān)聯(lián)性，如資產(chǎn)清單與組織結(jié)構(gòu)的關(guān)聯(lián)，出勤率與空間利用率的關(guān)聯(lián)等；——根據(jù)組織的特點(diǎn)確定適合的信息搜集及分析方法。4.2.3小型組織可以用簡(jiǎn)單辦公工具來(lái)統(tǒng)計(jì)空間信息，但對(duì)于大型組織的空間管理，宜使用空間管理系統(tǒng)?？臻g管理系統(tǒng)可準(zhǔn)確地提供不同維度的空間使用率，獲得不間斷的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，從而幫助組織避免空間浪費(fèi)并識(shí)別需求趨勢(shì)，為提高空間利用效率、持續(xù)改善空間管理提供幫助。實(shí)踐中，組織的空間管理軟件可與人力資源管理或資產(chǎn)管理等其他管理軟件相結(jié)合，提供進(jìn)一步地深入分析。關(guān)于空間管理信息化實(shí)施案例見附錄A。4.3空間管理流程遵循“策劃—實(shí)施—檢查—處置”(PDCA)方法，空間管理流程包括了策劃、實(shí)施、檢查等內(nèi)容，如圖1所示。3戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃■2年~5年■戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃■2年~5年■單一場(chǎng)地/園區(qū)級(jí)決策■組織微觀需求預(yù)測(cè)■區(qū)域/事業(yè)部級(jí)分配■辦公場(chǎng)所設(shè)計(jì)規(guī)劃■整體搬遷計(jì)劃運(yùn)作性短期計(jì)劃■0年~2年■辦公場(chǎng)所近期改造■滿足業(yè)務(wù)部門需要■部門級(jí)分配■空間占用統(tǒng)籌■空間庫(kù)存/利用管理■員工人數(shù)近期變化實(shí)施實(shí)施■制定需求側(cè)的空間需求■收集供給側(cè)的空間庫(kù)存和占用數(shù)據(jù)■評(píng)估空間匹配數(shù)據(jù)■實(shí)施既定分配方案■空間的庫(kù)存管理檢查和評(píng)價(jià)■評(píng)估空間的占用水平和使用水平■監(jiān)測(cè)空間使用數(shù)據(jù)■收集和更新空間分配數(shù)據(jù)■評(píng)估空間使用率■建立評(píng)估空間基準(zhǔn)策劃■戰(zhàn)略性長(zhǎng)期計(jì)劃■戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃■運(yùn)作性短期計(jì)劃■適應(yīng)組織業(yè)務(wù)日標(biāo)的變化■考慮各個(gè)階段的利益相關(guān)方改進(jìn)■基于空間使用數(shù)據(jù)對(duì)空間優(yōu)化的改進(jìn)■基丁空問(wèn)使用數(shù)據(jù)對(duì)空間分配模式的改進(jìn)圖1空間管理流程5策劃5.1空間規(guī)劃概述5.1.1通?？臻g規(guī)劃可分以下三個(gè)階段：a)戰(zhàn)略性長(zhǎng)期計(jì)劃(5年或以上)階段；b)戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃(2年～5年)階段；c)運(yùn)作性短期計(jì)劃(0年～2年)階段。5.1.2每個(gè)階段具有不同的特征，如圖2所示。戰(zhàn)略性長(zhǎng)期計(jì)劃戰(zhàn)略性長(zhǎng)期計(jì)劃■構(gòu)建/購(gòu)買/租賃決策■組織宏觀需求預(yù)測(cè)■不動(dòng)產(chǎn)投資組合■國(guó)家/公司級(jí)分配■員工人數(shù)長(zhǎng)期計(jì)劃圖2空間規(guī)劃的三個(gè)階段及其特征5.1.3各個(gè)階段的特征變化可能受到以下因素的驅(qū)動(dòng)：——不動(dòng)產(chǎn)規(guī)模；——組織不動(dòng)產(chǎn)計(jì)劃和業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的協(xié)調(diào)程度；——宏觀經(jīng)濟(jì)和微觀經(jīng)濟(jì)條件的變化率；——組織采用的決策模型。5.1.4三個(gè)階段是相互關(guān)聯(lián)的。長(zhǎng)期計(jì)劃為中期計(jì)劃確定了背景和方向，而中期計(jì)劃又為短期計(jì)劃提供了實(shí)施框架。另外，在某些情況下不同的階段可以進(jìn)行合并。5.2戰(zhàn)略性長(zhǎng)期計(jì)劃5.2.1戰(zhàn)略性長(zhǎng)期計(jì)劃展示了組織如何統(tǒng)籌空間資源以支持其業(yè)務(wù)目標(biāo)，概述了未來(lái)5年或更長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)業(yè)務(wù)將在何處擴(kuò)展、收縮或保持穩(wěn)定，包括國(guó)家或區(qū)域的宏觀經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)、與組織戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)相符的宏觀及微觀商業(yè)環(huán)境、房地產(chǎn)市場(chǎng)信息、可持續(xù)發(fā)展前景、可獲得的人力資源便利性、員工數(shù)量的趨勢(shì)、4產(chǎn)品和資本預(yù)算計(jì)劃等。5.2.2戰(zhàn)略性空間規(guī)劃宜考慮到具體項(xiàng)目的空間分配計(jì)劃對(duì)組織范圍的空間分配、利用、容量標(biāo)準(zhǔn)和其他因素的影響。5.2.3戰(zhàn)略性空間規(guī)劃可以被定義為明確具有特定組織文化的空間管理理念和愿景、確定滿足長(zhǎng)期空間資產(chǎn)需求的一個(gè)或多個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)，決定租/買/建的優(yōu)先級(jí)，以及制定組織統(tǒng)一的空間管理標(biāo)準(zhǔn)，從而確?？臻g規(guī)劃與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致。5.2.4組織在戰(zhàn)略性長(zhǎng)期計(jì)劃中需要考慮重大的、影響深遠(yuǎn)的決定，例如是否延長(zhǎng)或終止租約、是否在擁有的土地上新建或在新的地理區(qū)域購(gòu)置空間資產(chǎn)。戰(zhàn)略性空間規(guī)劃的輸出是一個(gè)高層次的“假設(shè)”場(chǎng)景，顯示了按區(qū)域劃分的大量空間分配，同時(shí)對(duì)長(zhǎng)期計(jì)劃如何轉(zhuǎn)變?yōu)榭臻g組合遠(yuǎn)景進(jìn)行預(yù)測(cè)分析。評(píng)估空間組合遠(yuǎn)景與業(yè)務(wù)目標(biāo)的一致性，并開發(fā)一個(gè)計(jì)劃來(lái)幫助該地區(qū)的業(yè)務(wù)增長(zhǎng)。簡(jiǎn)而言之，長(zhǎng)期計(jì)劃將不動(dòng)產(chǎn)投資組合決策和空間占用分配與戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)保持一致。5.2.5總體來(lái)說(shuō)，設(shè)施管理部門的戰(zhàn)略性空間規(guī)劃對(duì)組織的價(jià)值表現(xiàn)在：——有助于識(shí)別不動(dòng)產(chǎn)投資組合中的不足或過(guò)剩，幫助確定規(guī)劃過(guò)程中的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)；——為決策提供一個(gè)結(jié)構(gòu)化和有紀(jì)律的框架，并對(duì)組織和業(yè)務(wù)中的變革做好準(zhǔn)備；——通過(guò)設(shè)定增長(zhǎng)的方向，或者需要調(diào)整空間存量的項(xiàng)目，來(lái)減少不確定性；——清晰地反映組織投資計(jì)劃，尤其是關(guān)于空間獲取計(jì)劃的變更，比如提前終止租賃；——戰(zhàn)略性空間規(guī)劃傳達(dá)了組織在何處以及如何定位資產(chǎn)以幫助實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)。5.3戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃5.3.1戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃是從目前的位置進(jìn)展到長(zhǎng)期設(shè)想目標(biāo)的2年～5年的計(jì)劃。投資組合和配置場(chǎng)景是根據(jù)已知的或預(yù)期的來(lái)開發(fā)和評(píng)估。場(chǎng)景是圍繞基于已知條件和可接受的假設(shè)選項(xiàng)創(chuàng)建的。目的是將組織業(yè)務(wù)、運(yùn)營(yíng)和文化等目標(biāo)轉(zhuǎn)化為辦公場(chǎng)所策略。5.3.2中期階段的規(guī)劃具有特殊的戰(zhàn)術(shù)性價(jià)值，不像長(zhǎng)期計(jì)劃那樣的寬泛，設(shè)施管理部門宜著重于所做的計(jì)劃和決策對(duì)組織有真正的影響，提供的內(nèi)容包括辦公場(chǎng)所功能方案、空間分配預(yù)案、整體搬遷計(jì)劃等。示例：給定一個(gè)員工人數(shù)預(yù)測(cè)，當(dāng)空間匹配結(jié)果顯示將出現(xiàn)空間短缺時(shí)，中期規(guī)劃要評(píng)估如何解決空間短缺問(wèn)題的 方案。中期規(guī)劃需創(chuàng)建兩個(gè)方案：方案1不需要任何額外空間的擴(kuò)展，方案2需要通過(guò)不動(dòng)產(chǎn)投資組合增加額外空間，這兩個(gè)方案都要滿足支持容納預(yù)測(cè)的人員總數(shù)和組織需求。5.3.3因?yàn)榭臻g的交付可能具有時(shí)滯性，所以在設(shè)計(jì)建設(shè)、租約管理、出租轉(zhuǎn)自用等方面宜做好空間儲(chǔ)備管理，以適時(shí)地滿足組織需求。5.3.4設(shè)施管理部門根據(jù)組織現(xiàn)有環(huán)境或條件，可規(guī)劃相應(yīng)空間以匹配服務(wù)性需求，典型如餐廳、健身5.4運(yùn)作性短期計(jì)劃5.4.1運(yùn)作性短期計(jì)劃著眼于未來(lái)2年的項(xiàng)目和運(yùn)營(yíng)管理，短期的時(shí)間框架允許空間規(guī)劃項(xiàng)目的開發(fā)、實(shí)施和管理，以及建筑物的可持續(xù)功能。隨著預(yù)測(cè)的實(shí)現(xiàn)，短期計(jì)劃可能會(huì)按季度執(zhí)行。根據(jù)中期計(jì)劃的方向和分析，空間分配在既定區(qū)域內(nèi)進(jìn)行。5.4.2在運(yùn)作層面考慮更多的是交付和治理。例如，中期計(jì)劃中的搬遷項(xiàng)目可在短期計(jì)劃中細(xì)化為詳細(xì)的遷移列表，顯示各個(gè)遷移部門和人員的需求。5.4.3關(guān)于空間庫(kù)存、利用率、績(jī)效報(bào)告等的詳細(xì)信息也是運(yùn)作性短期計(jì)劃中需要明確的。中期計(jì)劃的分配計(jì)劃指導(dǎo)部門或職能組一級(jí)的戰(zhàn)術(shù)戰(zhàn)略和決策。從本質(zhì)上說(shuō)，短期計(jì)劃驗(yàn)證了長(zhǎng)期和中期計(jì)劃中使用的輸入變量。55.5適應(yīng)組織業(yè)務(wù)目標(biāo)的變化5.5.1如果業(yè)務(wù)需求與先前的假設(shè)不同，則根據(jù)需要對(duì)長(zhǎng)期和中期計(jì)劃進(jìn)行評(píng)審和修訂。因?yàn)榻M織的業(yè)務(wù)周期是動(dòng)態(tài)的，所以至少在早期，所有級(jí)別的規(guī)劃都不可能一成不變，與其創(chuàng)建一個(gè)單一的計(jì)劃，不如創(chuàng)建一個(gè)規(guī)劃框架來(lái)更好地服務(wù)于計(jì)劃制定者，該框架確定業(yè)務(wù)需求的變更將如何以及由誰(shuí)來(lái)反映在演進(jìn)的計(jì)劃中。5.5.2當(dāng)發(fā)生更改時(shí)，宜相應(yīng)地添加、刪除或修改變量。隨著業(yè)務(wù)方向的轉(zhuǎn)變和優(yōu)先級(jí)的調(diào)整，空間規(guī)劃人員可審查和修訂當(dāng)前的計(jì)劃和戰(zhàn)略?？臻g規(guī)劃在所有級(jí)別(階段)都要?jiǎng)討B(tài)調(diào)整，以響應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)優(yōu)先級(jí)。隨著假設(shè)變得更加清晰，預(yù)測(cè)成為現(xiàn)實(shí)，該規(guī)劃將得到驗(yàn)證或修訂。5.6各個(gè)階段的利益相關(guān)方5.6.1空間規(guī)劃對(duì)于設(shè)施管理部門來(lái)說(shuō)是高度組織化的過(guò)程，其涉及組織各個(gè)層面的利益相關(guān)方，并且每個(gè)階段都會(huì)涉及不同層次的利益相關(guān)方。一些空間規(guī)劃人員為規(guī)劃過(guò)程提供投入，而另一些人則可能積極參與發(fā)展空間分配方案，還有一些人可能執(zhí)行分析，并根據(jù)提交給計(jì)劃團(tuán)隊(duì)的選項(xiàng)做出決策。5.6.2不同階段有不同的利益相關(guān)方的介入才能讓空間管理的規(guī)劃更加符合組織業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，這是至關(guān)重要的。各個(gè)階段的利益相關(guān)方如下。a)戰(zhàn)略性長(zhǎng)期計(jì)劃階段的利益相關(guān)方包括但不限于：●不動(dòng)產(chǎn)負(fù)責(zé)人；●人力資源負(fù)責(zé)人；●核心業(yè)務(wù)板塊的最高負(fù)責(zé)人；●設(shè)施管理部門負(fù)責(zé)人。b)戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃階段的利益相關(guān)方包括但不限于：●核心業(yè)務(wù)板塊的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人；●核心業(yè)務(wù)板塊的運(yùn)營(yíng)負(fù)責(zé)人；●核心業(yè)務(wù)板塊的人力資源負(fù)責(zé)人；●不動(dòng)產(chǎn)投資組合經(jīng)理；●各個(gè)辦公場(chǎng)所主管。c)運(yùn)作性短期計(jì)劃階段的利益相關(guān)方包括但不限于：●屬地的核心業(yè)務(wù)板塊負(fù)責(zé)人；●屬地的核心業(yè)務(wù)板塊部門負(fù)責(zé)人；●辦公場(chǎng)所規(guī)劃主管；●屬地的裝修及采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。5.6.3整個(gè)規(guī)劃團(tuán)隊(duì)對(duì)每個(gè)計(jì)劃階段的具體目標(biāo)的了解是十分必要的。在制定長(zhǎng)期計(jì)劃階段，組織高級(jí)管理人員向團(tuán)隊(duì)成員傳播組織的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)，團(tuán)隊(duì)成員吸收這些信息并將其輸入到計(jì)劃中。在制定中期計(jì)劃階段，部門財(cái)務(wù)經(jīng)理對(duì)長(zhǎng)期計(jì)劃有清楚的了解，能夠更好地為長(zhǎng)期計(jì)劃中只屬于該部門的部分制定分配方案。在制定短期計(jì)劃階段，屬地辦公場(chǎng)所規(guī)劃人員和設(shè)施管理人員從中期階段計(jì)劃中吸收信息，能夠根據(jù)個(gè)別部門和項(xiàng)目小組的具體需要調(diào)整分配的空間。當(dāng)計(jì)劃信息的吸收和傳播被很好地執(zhí)行時(shí)，每個(gè)階段的空間規(guī)劃利益相關(guān)方都能很好地在預(yù)算之內(nèi)按期實(shí)現(xiàn)其階段目標(biāo)。6GB/T41473—20226實(shí)施6.1制定需求側(cè)的空間需求6.1.1為特定空間規(guī)劃活動(dòng)制定的所有需求都被歸類為需求側(cè)需求。需求側(cè)需求是接下來(lái)兩個(gè)關(guān)鍵步驟的基本輸入，這兩個(gè)關(guān)鍵步驟是分析空間匹配和創(chuàng)建場(chǎng)景選項(xiàng)。6.1.2需求側(cè)需求在每個(gè)計(jì)劃階段都宜被制定出來(lái)，各個(gè)階段有不同的粒度級(jí)別。表1列出了需求側(cè)需求的例子，以及每個(gè)計(jì)劃階段的粒度級(jí)別?？臻g管理規(guī)劃團(tuán)隊(duì)的所有成員都有必要很好地掌握其所參與階段相關(guān)的空間需求。此外，涉及空間匹配分析和空間場(chǎng)景策劃的相關(guān)人員都要有詳細(xì)的、文檔化的需求規(guī)格說(shuō)明，以便有效地協(xié)同工作。表1每個(gè)規(guī)劃階段對(duì)應(yīng)不同粒度級(jí)別的需求側(cè)需求需求側(cè)的需求戰(zhàn)略性長(zhǎng)期計(jì)劃戰(zhàn)術(shù)性中期計(jì)劃運(yùn)作性短期計(jì)劃空間規(guī)劃的出發(fā)點(diǎn)營(yíng)收預(yù)測(cè)，兼并，收購(gòu)，新業(yè)務(wù)計(jì)劃遠(yuǎn)景規(guī)劃中期計(jì)劃選址的顆粒度國(guó)家，省，市辦公場(chǎng)所，園區(qū)選址的考慮因數(shù)宏觀和微觀因素，適合的目的宏觀和微觀因素，適合的目的適合的目的空間分配的級(jí)別業(yè)務(wù)板塊業(yè)務(wù)板塊下的一級(jí)部門二級(jí)部門和職能組空間協(xié)同的級(jí)別業(yè)務(wù)板塊間的協(xié)同業(yè)務(wù)板塊下的一級(jí)部門協(xié)同二級(jí)部門和職能組協(xié)同人員總數(shù)預(yù)測(cè)的級(jí)別業(yè)務(wù)板塊業(yè)務(wù)板塊下的一級(jí)部門二級(jí)部門和職能組占用面積分配標(biāo)準(zhǔn)的級(jí)別國(guó)家、省或城市空間標(biāo)準(zhǔn)城市和區(qū)域空間標(biāo)準(zhǔn)針對(duì)特定業(yè)務(wù)功能的行業(yè)空間標(biāo)準(zhǔn)6.2收集供給側(cè)的空間庫(kù)存和占用數(shù)據(jù)6.2.1與需求側(cè)需求的情況類似，分析空間匹配和創(chuàng)建場(chǎng)景選項(xiàng)的利益相關(guān)方宜擁有詳細(xì)的、文檔化的供給側(cè)空間庫(kù)存和占用數(shù)據(jù)集合，以創(chuàng)建并向規(guī)劃團(tuán)隊(duì)提供最佳的可能場(chǎng)景選項(xiàng)。供給側(cè)信息的集合可能是巨大的，因?yàn)橛性S多關(guān)聯(lián)和依賴關(guān)系決定了它可能演化成不同的場(chǎng)景。6.2.2常用的供給側(cè)空間庫(kù)存和占用數(shù)據(jù)包括：——在不同粒度級(jí)別(辦公場(chǎng)所、建筑物、樓層)上的當(dāng)前空間容量、分配面積和分配率；——即將增加和移除的房地產(chǎn)投資組合；——辦公場(chǎng)所、建筑和樓層容納能力和服務(wù)設(shè)施；——當(dāng)前分配給業(yè)務(wù)板塊、部門、職能組、項(xiàng)目組的空間；——過(guò)去分配給業(yè)務(wù)板塊、部門、職能組、項(xiàng)目組的空間；——當(dāng)前不同維度的員工總?cè)藬?shù)；——租賃設(shè)施/自持設(shè)施的總數(shù)及比例；——租賃開始和結(jié)束日期；——即將投入使用的新建設(shè)施的建筑面積和使用面積；——基于既往數(shù)據(jù)的空間占用預(yù)估；——不同維度的單位面積成本；——人均占用面積及成本。7GB/T41473—20226.3評(píng)估空間的匹配數(shù)據(jù)6.3.1空間匹配分析為空間規(guī)劃人員提供了需求側(cè)空間需求和供給側(cè)空間庫(kù)存之間的匹配評(píng)估。分析可以在圖形化的時(shí)間尺度上進(jìn)行，顯示總空間容量、分配的空間百分比和分配的總面積的變化。6.3.2空間規(guī)劃人員可在規(guī)劃過(guò)程的不同階段進(jìn)行空間匹配分析，包括：——以項(xiàng)目中所考慮的區(qū)域、城市、園區(qū)或建筑創(chuàng)建由現(xiàn)有供應(yīng)側(cè)空間庫(kù)存和需求側(cè)需求清單組成的基線場(chǎng)景之后的比較；——對(duì)現(xiàn)有場(chǎng)景進(jìn)行測(cè)試優(yōu)化，以找到滿足需求側(cè)需求的最佳分配選項(xiàng)；——在為項(xiàng)目創(chuàng)建備選方案后，評(píng)估每個(gè)方案的空間差異，以及將花費(fèi)哪些成本和資源來(lái)填補(bǔ)每個(gè)方案的空間差異。6.3.3空間匹配分析在任何規(guī)劃階段都非常有用?！谥朴嗛L(zhǎng)期計(jì)劃時(shí)，空間匹配分析可快速揭示出開發(fā)所需辦公場(chǎng)所時(shí)所面臨的挑戰(zhàn)。例如，一個(gè)匹配分析顯示，在一個(gè)租賃率較高的城市中，可用的自有空間較少，這有助于規(guī)劃團(tuán)隊(duì)理解，在該城市新增辦公場(chǎng)所需要增加投資。 在中期計(jì)劃階段進(jìn)行到一半時(shí)，預(yù)測(cè)人數(shù)的意外增加可能導(dǎo)致空間匹配的意外增加?？臻g匹配分析立即提醒空間規(guī)劃人員，現(xiàn)在可以預(yù)期供應(yīng)庫(kù)存的減少?！诙唐谟?jì)劃階段，空間匹配分析有助于空間規(guī)劃人員對(duì)園區(qū)、建筑或樓層的空間分配做出較小但必要的調(diào)整。6.3.4關(guān)于空間匹配分析的基本流程如圖3所示。空間匹配分析可以迭代進(jìn)行空間匹配分析可以迭代進(jìn)行制定設(shè)計(jì)方空間要求建立空間分配多種預(yù)案收集供給側(cè)空間庫(kù)存及占用數(shù)據(jù)是否滿足組織的業(yè)務(wù)日標(biāo)以組織的業(yè)務(wù)日標(biāo)為導(dǎo)向?qū)嵤┻x定的空間分配預(yù)案空問(wèn)匹配分析圖3空間匹配分析的基本流程6.4制定空間分配方案6.4.1空間分配考慮的因素空間分配宜考慮下列因素。——空間所有權(quán)歸屬于組織：空間是一種高度寶貴的資源，將被有效地用于促進(jìn)組織的發(fā)展使命。因此，組織有時(shí)可能直接或間接地改變辦公場(chǎng)所的空間。組織根據(jù)需要分配空間，并經(jīng)常審查業(yè)務(wù)部門如何利用目前分配的空間。 空間分配指定專門部門：通常指定設(shè)施管理部門負(fù)責(zé)空間的規(guī)劃和分配，并對(duì)空間的分配和再分配具有最終決定權(quán)。8——空間被高效地使用：對(duì)于已分配到部門的空間，占用人宜決定如何最好地利用空間支持他們的工作，并尋求創(chuàng)造靈活的、有效率的空間使用，并鼓勵(lì)合作和共用空間，以提高空間的使用效率和降低成本。 空間占用宜定期審查：宜定期審查空間占用和利用情況，并可能重新分配空間，以求最大限度地利用和滿足組織發(fā)展的優(yōu)先事項(xiàng)。——空間宜是共享資源：為避免重復(fù)使用空間、設(shè)備和服務(wù)，宜根據(jù)實(shí)際情況考慮共享空間。如有必要，可在多方使用同一空間時(shí)制定使用規(guī)則?！臻g分配決策宜透明：盡可能公開地討論空間分配要求，溝通包括所有相關(guān)各方?？臻g分配決策盡可能滿足相關(guān)各方的需求，但不是必須的。6.4.2空間分配基本步驟空間分配宜按照如下步驟：a)定義房間或工位；b)定義部門和員工；c)指定空間類別和類型；d)指定房間或工位標(biāo)準(zhǔn)；e)分配一級(jí)部門和二級(jí)部門；f)更新占用面積或工位。6.4.3空間分配數(shù)據(jù)報(bào)告宜明確下列內(nèi)容：——空間分配使用明細(xì)表：展示所有空間的明細(xì)數(shù)據(jù)，含空間基本信息、分配部門和使用人信息等；——工位分配使用統(tǒng)計(jì)表：支持按照地理位置、樓、樓層、部門等統(tǒng)計(jì)工位分配和實(shí)際使用情況；——員工工位信息表：展示所有員工綁定工位明細(xì)數(shù)據(jù)，包括是否綁定工位、綁定工位明細(xì)信息等。6.4.4空間分配的內(nèi)部結(jié)算無(wú)論一個(gè)組織自持或是租用空間，空間占用成本通常都是運(yùn)營(yíng)預(yù)算中最大的部分。為確保空間的高效使用，大部分組織選擇內(nèi)部記賬、部門分?jǐn)偪臻g占用成本的方式(公共空間分?jǐn)?。當(dāng)業(yè)務(wù)部門主管需要對(duì)自己所占用的空間收費(fèi)時(shí)，其就會(huì)傾向于提高空間的利用率。通過(guò)整個(gè)組織各個(gè)部門空間利用率的提高，總的空間利用率也隨之提高，從而降低了運(yùn)營(yíng)成本。數(shù)據(jù)和報(bào)表是內(nèi)部結(jié)算的基礎(chǔ)，如：房間級(jí)別的詳細(xì)分析、部門級(jí)別的財(cái)務(wù)報(bào)表。此外，可能對(duì)共享辦公場(chǎng)所進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算的定義和計(jì)算，例如多個(gè)業(yè)務(wù)部門共享同一個(gè)房間，在不同時(shí)間段內(nèi)對(duì)房間里的辦公區(qū)域占用這種情況的計(jì)算。通過(guò)空間成本分?jǐn)倲?shù)據(jù)可獲得以下價(jià)值：——空間管理人員將能夠訪問(wèn)所有的空間計(jì)費(fèi)報(bào)告，幫助他們與他人共享關(guān)鍵的成本信息，做出戰(zhàn)略性決策，例如跨部門合并業(yè)務(wù)，并為未來(lái)的需求制定計(jì)劃；——業(yè)務(wù)部門主管能夠訪問(wèn)他們部門的內(nèi)部結(jié)算報(bào)表，幫助他們分析關(guān)鍵的成本信息，做出戰(zhàn)略決策，如合并他們的業(yè)務(wù)，并為未來(lái)的需求計(jì)劃；——財(cái)務(wù)主管能夠通過(guò)內(nèi)部結(jié)算報(bào)表向各個(gè)空間使用部門分配空間成本，并能夠在預(yù)算和決策中考慮空間成本；——業(yè)務(wù)流程所有者能夠通過(guò)內(nèi)部結(jié)算報(bào)表定義空間公共區(qū)域和成本，并創(chuàng)建個(gè)性化的報(bào)告，顯示特定用途所需的空間信息。9某企業(yè)行政工位費(fèi)的分?jǐn)傄?guī)則1)明確支持部門工位費(fèi)由需求部門承擔(dān)；2)獨(dú)立辦公室折合工位(5個(gè)/10個(gè)兩檔)進(jìn)行分?jǐn)偅?)項(xiàng)目費(fèi)用由需求部門承擔(dān)或者按照工位需求進(jìn)行分?jǐn)?，誰(shuí)受益誰(shuí)分?jǐn)傇瓌t；4)入住之前的房租裝修攤銷費(fèi)用折算到入住后的剩余合同期工位費(fèi)中，使工位費(fèi)更合理；5)長(zhǎng)期占用會(huì)議室按照一定標(biāo)準(zhǔn)(10人以內(nèi)4萬(wàn)/(月·間),以10人為計(jì)量單位標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)升級(jí))進(jìn)行收取，以便資源合理利用。歸總分類費(fèi)用明細(xì)分?jǐn)偰Ｊ接?jì)算方法行政費(fèi)用工位費(fèi)房租每工位面積房租=每平方米每天房租×天數(shù)×每工位面積×工位數(shù)×12每平方米房租裝修每平方米裝修裝修=每平方米裝修×每工位面積×工位數(shù)×12每平方米家具每平方米其他費(fèi)用保安保潔保安保潔人數(shù)保安保潔=每平方米保安保潔×每工位面積×工位數(shù)×12每平方米保安保潔水電及維護(hù)每平方米水電空調(diào)水電及維護(hù)=每平方米水電及維護(hù)×每工位面積×工位數(shù)×12每平方米維修費(fèi)用每平方米空氣治理辦公室供應(yīng)每工位低值易耗品辦公室供應(yīng)=每工位辦公室供應(yīng)×工位數(shù)每工位衛(wèi)生費(fèi)每工位飲用水每工位綠植每工位辦公家具租賃一次性費(fèi)用房租/裝修攤銷/行政項(xiàng)目一次性費(fèi)用=入住之前房租+裝修攤銷+行政項(xiàng)目日常費(fèi)用辦公用品人均領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)辦公用品=領(lǐng)用人數(shù)×人均領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)快遞費(fèi)用每件標(biāo)準(zhǔn)快遞費(fèi)=郵遞件數(shù)×每件標(biāo)準(zhǔn)打印費(fèi)用人均打印標(biāo)準(zhǔn)打印費(fèi)用=打印人數(shù)×人均打印標(biāo)準(zhǔn)6.5實(shí)施選定的分配方案當(dāng)空間分配方案被跨職能的規(guī)劃團(tuán)隊(duì)批準(zhǔn)之后，接下來(lái)就是實(shí)施團(tuán)隊(duì)的介入。這在所有規(guī)劃階段中都會(huì)有這樣的實(shí)施工作，包括長(zhǎng)期計(jì)劃階段、中期計(jì)劃階段和短期計(jì)劃階段。例如，長(zhǎng)期計(jì)劃團(tuán)隊(duì)將商定的長(zhǎng)期計(jì)劃交給區(qū)域主管執(zhí)行，然后區(qū)域主管將從長(zhǎng)期計(jì)劃中得出的更詳細(xì)的中期計(jì)劃交給場(chǎng)地主管和空間規(guī)劃人員執(zhí)行。本地規(guī)劃團(tuán)隊(duì)根據(jù)中期計(jì)劃的基于時(shí)間的階段性戰(zhàn)術(shù)執(zhí)行計(jì)劃，由本地利益相關(guān)團(tuán)隊(duì)按照該計(jì)劃在園區(qū)、大樓和樓層更全面地實(shí)施。6.6空間的庫(kù)存管理6.6.1空間的庫(kù)存管理包括創(chuàng)建空間庫(kù)存、維護(hù)空間庫(kù)存和統(tǒng)計(jì)空間庫(kù)存報(bào)表等三個(gè)方面的工作，這三個(gè)方面的工作可以協(xié)助管理者對(duì)組織當(dāng)前和未來(lái)的空間需求做出有效規(guī)劃，并通過(guò)業(yè)務(wù)板塊及部門的空間規(guī)劃提升工作效率。6.6.2空間庫(kù)存通常由組織的不動(dòng)產(chǎn)或設(shè)施管理部門負(fù)責(zé)，然后與組織其他部門分享信息。財(cái)務(wù)部門可以使用空間庫(kù)存數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)各個(gè)部門所占用的空間，以及使用的公共區(qū)域；人力資源部門需要一個(gè)基于空間占用庫(kù)存的計(jì)劃；戰(zhàn)略管理者通過(guò)空間庫(kù)存的趨勢(shì)決策長(zhǎng)期規(guī)劃等。6.6.3精準(zhǔn)的空間庫(kù)存可便于管理者掌握和跟蹤空間的規(guī)劃以及空間的使用狀況，例如：從空間庫(kù)存報(bào)表中可以對(duì)比各個(gè)樓層的垂直穿透型區(qū)域、部門間的協(xié)同狀況和公共空間的分布。對(duì)空間庫(kù)存的掌握可以幫助組織高效利用現(xiàn)有的空間，做出合理的空間管理決定，從而實(shí)現(xiàn)組織運(yùn)營(yíng)預(yù)算的降低。最終，空間庫(kù)存也可以指出部門利用空間的狀況對(duì)比，甚至能對(duì)每個(gè)員工的空間占用做出分析。6.6.4統(tǒng)計(jì)空間庫(kù)存報(bào)表，組織或業(yè)務(wù)部門管理者需要對(duì)本部門的空間庫(kù)存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，無(wú)論是樓宇的房間還是樓層上各個(gè)部門占用狀況。6.6.5空間的庫(kù)存管理人員包括空間管理員、業(yè)務(wù)部門主管和業(yè)務(wù)流程管理者等?！臻g管理員可以獲取所有需要的空間庫(kù)存報(bào)表，幫助他們和決策者分享重要的空間信息。——業(yè)務(wù)部門主管可以獲取到本部門相關(guān)的空間報(bào)表，了解自己部門分配到的房間，達(dá)到高效利用現(xiàn)有的房間、同時(shí)維持業(yè)務(wù)生產(chǎn)力的目的?！獦I(yè)務(wù)流程管理者可以更好地定義空間庫(kù)存，設(shè)置房間類型類別，更合理地劃分組別。6.6.6基于樓宇空間的效率評(píng)估對(duì)于管理者在租和購(gòu)買一個(gè)樓宇的情況下是非常關(guān)鍵的判斷因素，同時(shí)也可以對(duì)已有的樓宇空間做評(píng)估。6.6.7空間的未來(lái)規(guī)劃是基于當(dāng)前的空間庫(kù)存和已規(guī)劃的未來(lái)增長(zhǎng)，精確的空間庫(kù)存對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)的決辦公工位四合院辦公待用單間部門特需會(huì)議室工位其他辦公開放區(qū)工位一一會(huì)務(wù)會(huì)議室培訓(xùn)教室項(xiàng)目室報(bào)告廳部門會(huì)議室辦公支持茶水間檔案室儲(chǔ)藏間服務(wù)臺(tái)吸煙室孕婦休息室備奶室衛(wèi)生間前廳展廳親友接待室政府接待室投訴接待室其他辦公支持文印室休閑吧———一7檢查和評(píng)價(jià)7.1占用水平和使用水平7.1.1占用水平是指建筑物中存在的占用人數(shù)，通常用一個(gè)工作周來(lái)呈現(xiàn)峰值或平均百分比，也可以是指定時(shí)間段。7.1.2使用水平是指建筑物的平均使用時(shí)間，可以針對(duì)建筑物內(nèi)不同類型的空間或樓層進(jìn)行計(jì)算，也可以按不同部門或級(jí)別的人員如何使用這些空間進(jìn)行細(xì)分。7.1.3占用水平提供了建筑物各個(gè)部門總體占用的情況，而使用水平是指建筑物不同區(qū)域的時(shí)間和空間使用情況，因此通常比占用水平提供了更為精細(xì)的具體使用信息。示例：提供一處可容納100名員工但只有80人定期使用的辦公場(chǎng)所，其占用率將達(dá)到80%;如果所有80個(gè)人在辦公桌上度過(guò)整個(gè)工作周，則辦公桌利用率將達(dá)到80%。但是，很可能其中部分員工將在一周中的某個(gè)時(shí)間不在辦公桌旁，而在開會(huì)或在其他地方工作，因此辦公桌使用率可能會(huì)低于80%。7.2檢查和評(píng)價(jià)方法7.2.1常用的評(píng)價(jià)指標(biāo)實(shí)現(xiàn)空間管理檢查和評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)是對(duì)量化指標(biāo)的測(cè)量，空間管理最根本的方法是通過(guò)提升空間使用效率來(lái)降低空間占用成本。常用的評(píng)價(jià)指標(biāo)包括：——容量：可以占用的辦公室或工位數(shù)量；——人均面積：平均到每個(gè)人的面積；——空置率：空置的工位與工位總數(shù)之比；——占用率：已經(jīng)分配的工位與工位總數(shù)之比；——使用率：實(shí)際使用工位的時(shí)間與總的工作時(shí)長(zhǎng)之比；——空間密度：通過(guò)將總面積除以人數(shù)或容量來(lái)計(jì)算效率的度量。詳細(xì)的占用指標(biāo)可讓組織快速了解部門如何利用空間以及投資組合的效率。通過(guò)相關(guān)指標(biāo)的監(jiān)測(cè)，組織的房地產(chǎn)部門可以為如何使用當(dāng)前空間制定明確的指導(dǎo)方針，以及符合未來(lái)空間規(guī)劃的目標(biāo)。通過(guò)基準(zhǔn)比較，占用指標(biāo)還允許組織將自己與其行業(yè)、地區(qū)或其他類別中的其他人進(jìn)行對(duì)比，最終揭示改進(jìn)的機(jī)會(huì)。7.2.2空間使用監(jiān)測(cè)方法監(jiān)測(cè)空間使用率是實(shí)現(xiàn)空間管理價(jià)值的重要一步，即能夠從專注于空置工位提供的機(jī)會(huì)，到尋找隱藏在未充分利用空間背后的真正空缺。監(jiān)測(cè)空間使用率的基本步驟如下：a)考慮為什么需要收集利用率數(shù)據(jù)，如何收集數(shù)據(jù)以及能夠負(fù)擔(dān)得起的數(shù)據(jù)；b)確定對(duì)組織最有意義的辦公場(chǎng)所利用率監(jiān)控級(jí)別；c)使解決方案的范圍與組織的需求相匹配；d)評(píng)估所需要的工具的復(fù)雜程度。使用率跟蹤方法主要有兩類：——視覺(jué)觀察：每天多次穿行工作區(qū)以跟蹤員工的進(jìn)/出/在位和其他行為觀察；——自動(dòng)化數(shù)據(jù)收集：包括刷卡/旋轉(zhuǎn)門數(shù)據(jù)、人員計(jì)數(shù)器、IP監(jiān)測(cè)、傳感器系統(tǒng)等。7.3收集并更新空間分配數(shù)據(jù)7.3.1收集和更新空間分配數(shù)據(jù)涉及對(duì)已分配空間的盤點(diǎn)。此管理過(guò)程的輸入是為組織中每個(gè)部門和/或員工分配的空間列表，輸出是組織中所有已分配空間的清單，以及可生成的空間報(bào)告列表，以報(bào)告組織當(dāng)前和將來(lái)的空間需求。7.3.2過(guò)程可分為三個(gè)部分。a)標(biāo)識(shí)分配的空間：標(biāo)識(shí)和收集特定建筑物所在的分配空間的數(shù)據(jù)。該數(shù)據(jù)構(gòu)成設(shè)施資產(chǎn)的重要組成部分，資產(chǎn)登記冊(cè)中標(biāo)識(shí)的其他數(shù)據(jù)項(xiàng)可能包括資產(chǎn)名稱、標(biāo)識(shí)符和位置。b)記錄分配空間的區(qū)域：此數(shù)據(jù)用于記錄分配空間的區(qū)域。分配空間的區(qū)域可以包括房間的區(qū)域以及公共空間的區(qū)域。公共空間為組織內(nèi)的幾個(gè)或所有部門服務(wù)，這些公共空間通常是由不受任何人特別管理或控制來(lái)標(biāo)識(shí)的。GB/T41473—2022c)記錄分配空間：此數(shù)據(jù)用于記錄分配空間的數(shù)據(jù)。該數(shù)據(jù)用于編制分配給組織中每個(gè)部門和/或職員的各種空間數(shù)量和功能的表格，以準(zhǔn)備有關(guān)空間利用的行政報(bào)告。7.4評(píng)估空間使用率7.4.1實(shí)現(xiàn)更高效的辦公場(chǎng)所，首先要了解員工目前如何使用他們的空間。然后，設(shè)施管理團(tuán)隊(duì)可以確定需要改進(jìn)的領(lǐng)域，并采取措施提高使用率。7.4.2空間利用的相關(guān)概念如下。——使用：空間占用的時(shí)間量。辦公場(chǎng)所分析師可以使用各種高科技和低技術(shù)方法來(lái)評(píng)估指定(工位/辦公室)和未指定(會(huì)議室和會(huì)議室)空間?！褂寐剩赫加脗€(gè)別空間(包括辦公室/管理和技術(shù)空間)的時(shí)間百分比?！褂寐矢櫍菏褂眉夹g(shù)或人工觀察來(lái)測(cè)量建筑物內(nèi)各個(gè)空間被占用的時(shí)間百分比。7.4.3評(píng)估空間使用率有很大意義，組織可以預(yù)見到以下潛在的結(jié)果：——通過(guò)更好地利用現(xiàn)有設(shè)施改善用戶體驗(yàn)；——消除過(guò)度擁擠或未充分利用空間的風(fēng)險(xiǎn)和對(duì)消費(fèi)者體驗(yàn)產(chǎn)生負(fù)面影響；——通過(guò)確定合理空間投資的真實(shí)使用率，提供辦公場(chǎng)所的投資回報(bào)；——指出變更管理實(shí)踐是否通過(guò)分析空間與團(tuán)隊(duì)行為之間的一致有效；——通過(guò)了解建筑物或樓層的未使用容量來(lái)降低超額成本。7.5評(píng)估并建立空間基準(zhǔn)7.5.1建立空間基準(zhǔn)的目的是制定統(tǒng)一的空間分配規(guī)則?？臻g基準(zhǔn)是指用于度量或分配空間數(shù)量或質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，是最大化空間利用率的基礎(chǔ)?？臻g基準(zhǔn)可以理解為分配給組織中作為工作區(qū)的每個(gè)員工的平方米數(shù)，其中考慮了辦公桌、椅子和工作區(qū)所需的空間量。示例：總裁辦公室規(guī)格為35m2,副總裁辦公室規(guī)格為25m2~30m2,總監(jiān)辦公室規(guī)格為20m2等。7.5.2這項(xiàng)工作的先決條件是對(duì)組織中進(jìn)行的特定工作流程進(jìn)行詳細(xì)分析，因?yàn)檫@將使空間經(jīng)理能夠以更有效和更具成本效益的方式計(jì)劃和分配空間。7.5.3空間基準(zhǔn)通常涉及以下三個(gè)方面：a)空間規(guī)格：組織用來(lái)建立和實(shí)施有效和公平的空間使用基準(zhǔn)，這將決定特定工作區(qū)的分配，以及分配給適合的工作人員；b)空間功能：空間的一般用途類別，通常包括諸如工作空間、設(shè)備、會(huì)議、餐飲服務(wù)等；c)空間類型：通常空間函數(shù)下的詳細(xì)類別包括臺(tái)式座椅、標(biāo)準(zhǔn)工作站、視頻會(huì)議室、團(tuán)隊(duì)會(huì)議室和儲(chǔ)藏室等。8改進(jìn)8.1對(duì)空間規(guī)劃的優(yōu)化8.1.1從小型獨(dú)立的聯(lián)合辦公空間到大型組織，越來(lái)越多各種類型的辦公空間，都在通過(guò)各種途徑收集可以用來(lái)貫穿空間規(guī)劃決策過(guò)程的數(shù)據(jù)，并從這些原始數(shù)據(jù)中提煉出透視分析，最終用于空間規(guī)劃和利用的決策?？臻g使用過(guò)程中的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)往往可以用來(lái)審視空間規(guī)劃設(shè)計(jì)的不足和改進(jìn)的地方，通過(guò)使用率識(shí)別使用不足的空間，同時(shí)也促進(jìn)組織制定或優(yōu)化空間規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)。8.1.2在最佳的工作環(huán)境中，使用者能在其工作時(shí)間匹配到最合適的工作空間，組織需要考慮將空間資格和功能準(zhǔn)則應(yīng)用于辦公室、工位、會(huì)議室和移動(dòng)工作環(huán)境，以確保合適的工作人員能夠并且確實(shí)利用最有利于他們工作的空間。當(dāng)組織努力用更少的資源做更多的事情時(shí)，編纂這些標(biāo)準(zhǔn)可以支持組合優(yōu)化，同時(shí)提高辦公場(chǎng)所的生產(chǎn)力。GB/T41473—20228.1.3該管理過(guò)程涉及對(duì)現(xiàn)有空間的當(dāng)前利用率水平進(jìn)行評(píng)估。在此過(guò)程中，空間管理員旨在確保使用正確的空間種類和數(shù)量?？臻g評(píng)估是一種占用后評(píng)估，可用于調(diào)查建筑物的物理狀況。占用后評(píng)估可以為參與設(shè)施規(guī)劃、設(shè)計(jì)和運(yùn)營(yíng)的空間規(guī)劃人員、設(shè)計(jì)專業(yè)人員和設(shè)施經(jīng)理提供有價(jià)值的反饋。它是系統(tǒng)性地評(píng)估設(shè)施空間在被占用的時(shí)間內(nèi)，能夠滿足組織目標(biāo)和用戶需求的程度的過(guò)程。對(duì)于空間管理者而言，占用后評(píng)估也是一個(gè)使能過(guò)程，可用于持續(xù)改善為組織的部門和/或員工提供的空間的質(zhì)量。示例：某企業(yè)通過(guò)收集和分析工位占用數(shù)據(jù)來(lái)驅(qū)動(dòng)辦公空間的優(yōu)化：工位利用最人化工位利用最人化空間規(guī)劃數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)運(yùn)營(yíng)用了多少(使用率)空問(wèn)優(yōu)化運(yùn)營(yíng)持續(xù)改進(jìn)滿足需求，降低成木8.2對(duì)空間分配模式的改進(jìn)8.2.1組織宜采用綜合方法來(lái)衡量利用率研究結(jié)果，將測(cè)量技術(shù)解決方案、占用規(guī)劃數(shù)據(jù)分析和辦公場(chǎng)所戰(zhàn)略結(jié)合起來(lái)，以實(shí)施正確的解決方案組合。8.2.2組織宜提供更靈活的環(huán)境，以配合員工的工作習(xí)慣，并培養(yǎng)員工的工作能力和創(chuàng)新文化，使員工能夠更自由地在辦公室內(nèi)和遠(yuǎn)程工作。全面的移動(dòng)辦公策略可以增強(qiáng)這種能力，讓員工在最高效的地方工作，同時(shí)幫助減少未充分利用的空間，適應(yīng)增長(zhǎng)和降低整體房地產(chǎn)成本。8.2.3組織選擇移動(dòng)辦公策略通常有三個(gè)主要原因：a)創(chuàng)造更靈活的工作文化，同時(shí)提供更多協(xié)作，創(chuàng)新的空間；b)減少經(jīng)營(yíng)費(fèi)用和房產(chǎn)成本，這通常是大多數(shù)組織的第二大支出費(fèi)用；c)優(yōu)化現(xiàn)有房產(chǎn)并更有效地利用空間。8.2.4移動(dòng)辦公策略主要包含以下幾個(gè)方面。a)移動(dòng)計(jì)劃：將特定的員工群體標(biāo)識(shí)為不需要指定工作空間的計(jì)劃，辦公場(chǎng)所的一部分工作空間被指定為“移動(dòng)/免費(fèi)”,員工可以在一天中以先到先得的方式使用這些空間。b)移動(dòng)員工：移動(dòng)計(jì)劃將定義哪些員工符合條件，通常是每周使用工作空間不超過(guò)三天或在家工作的員工被特定為“移動(dòng)”員工。c)移動(dòng)目標(biāo)：用于衡量移動(dòng)計(jì)劃績(jī)效基準(zhǔn)的指標(biāo)，通常顯示為工位與人員的比率。這通常計(jì)算為空間中的員工人數(shù)或?qū)Ｓ糜谝苿?dòng)計(jì)劃的總面積/平方米。例如，移動(dòng)目標(biāo)可能是2:1(2人共享1個(gè)工位)或人均5m2。d)移動(dòng)工位：已經(jīng)分配給團(tuán)隊(duì)或部門，但未分配到具體員工的工位，員工都可以先到先用。e)項(xiàng)目區(qū)：指定給部門、小組、工作任務(wù)或團(tuán)隊(duì)的工作區(qū)的定義區(qū)域，項(xiàng)目區(qū)也可以包括指定的辦公設(shè)施和支持空間，如會(huì)議室、洽談室、電話亭等。f)開放式協(xié)作區(qū)：?jiǎn)T工在開放式辦公環(huán)境中開會(huì)的墻壁或隔板內(nèi)未封閉的會(huì)議空間。開放式協(xié)作空間具有各種家具配置，包括但不限于軟座椅(沙發(fā)和椅子)、會(huì)議桌和可升降辦公桌。(資料性)空間管理信息化實(shí)施案例A.1空間管理系統(tǒng)的價(jià)值A(chǔ).1.1概述A.1.1.1空間管理是組織占用物理空間的管理、控制和監(jiān)督，它包括國(guó)家級(jí)、地區(qū)級(jí)和城市級(jí)，又包括建筑物以及建筑物中的層和房間?？臻g管理是一個(gè)需要數(shù)據(jù)收集、分析、預(yù)測(cè)和制定戰(zhàn)略的多步驟過(guò)程。在實(shí)踐中，它涉及創(chuàng)建一個(gè)空間管理系統(tǒng)，用于識(shí)別整個(gè)組織的地區(qū)和城市級(jí)的分布，以及建筑的樓層布局和占用者。A.1.1.2空間管理系統(tǒng)是一種技術(shù)解決方案，組織可以使用它來(lái)跟蹤和管理其房地產(chǎn)資產(chǎn)和空間利用率。空間管理系統(tǒng)包括跟蹤和維護(hù)組織的空間和占用信息，利用空間管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：a)輕松管理變革：組織的不動(dòng)產(chǎn)、空間和占用信息在不斷變化的狀態(tài)，為保持這種持續(xù)變革，組織需要一個(gè)強(qiáng)大、靈活的空間管理系統(tǒng)能夠查看和管理數(shù)據(jù)，并通過(guò)批量編輯更改數(shù)據(jù)。b)可視化展現(xiàn)數(shù)據(jù)：空間管理系統(tǒng)可以是組織不動(dòng)產(chǎn)資產(chǎn)布局的可視化平臺(tái)，提供最新的可視化數(shù)據(jù)規(guī)劃，從而能夠快速、輕松地瀏覽各種場(chǎng)景，創(chuàng)建堆疊圖，并輕松地訪問(wèn)每個(gè)房間的詳細(xì)信息。c)設(shè)施資源集成平臺(tái)：如果空間分布在不同城市的不同大樓里，那么管理空間就變得很重要，而且更加復(fù)雜，如果沒(méi)有合適的信息化系統(tǒng)，試圖計(jì)劃將多個(gè)部門搬遷到多個(gè)地點(diǎn)/建筑幾乎是不可能的?？臻g管理系統(tǒng)宜是相關(guān)設(shè)施資源的集成平臺(tái)，需要和其他關(guān)鍵的管理系統(tǒng)對(duì)接，如人力資源管理系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)，從中提取數(shù)據(jù)或信息反饋給其他系統(tǒng)，如移動(dòng)管理、資產(chǎn)管理、設(shè)施維護(hù)、會(huì)議室預(yù)訂等，進(jìn)一步增強(qiáng)決策過(guò)程。信息要達(dá)到實(shí)時(shí)采集，從而消除手工數(shù)據(jù)處理、冗余和不一致。d)增強(qiáng)移動(dòng)協(xié)作：任何時(shí)刻，員工和客戶可能都在不斷地奔波，這使得在當(dāng)今的商業(yè)世界中，移動(dòng)性成為一種必要?？臻g管理系統(tǒng)可讓被授權(quán)用戶隨時(shí)隨地地對(duì)數(shù)據(jù)、報(bào)告和樓層平面圖進(jìn)行安全訪問(wèn)。e)指標(biāo)報(bào)告：數(shù)據(jù)分析和報(bào)告是空間管理的基礎(chǔ)，對(duì)于如何確定空間的使用效率、確定趨勢(shì)、規(guī)劃未來(lái)和調(diào)整預(yù)算支出等問(wèn)題，空間管理系統(tǒng)能夠在空間報(bào)告和分析方面實(shí)時(shí)便捷，并能夠從各個(gè)角度可視化使用情況?？梢暬瘓D形能夠顯示實(shí)時(shí)空間占用數(shù)據(jù)，包括總占用率、逐層分析、內(nèi)部結(jié)算和分配等，這將是有助于一目了然地做出明智決策的高效工具。A.1.2識(shí)別空間和降低組合成本的能力A.1.2.1人員和不動(dòng)產(chǎn)是組織最大的兩個(gè)費(fèi)用，有效的空間管理對(duì)兩個(gè)成本中心都有直接影響，使其成為可以直接影響業(yè)務(wù)底線的關(guān)鍵組成部分。A.1.2.2在理想的情況下，每個(gè)組織都會(huì)將其每一寸空間用于預(yù)期目的，無(wú)論是會(huì)議室、存儲(chǔ)空間、實(shí)驗(yàn)室、辦公桌還是用餐空間。使用空間管理系統(tǒng)可提供準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)，以查看是否可以更有效地使用空間來(lái)降低成本。這意味著組織可以重新分配未充分利用的空間以便更合適地使用，甚至可以根據(jù)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)來(lái)支持或反對(duì)擴(kuò)展需求。擁有空間團(tuán)隊(duì)并配備實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的組織可以做出更好的決策，從而大幅降低投資組合成本。A.1.3基于空間使用數(shù)據(jù)改進(jìn)工作環(huán)境A.1.3.1空間管理的重點(diǎn)正在從僅僅減少空間成本轉(zhuǎn)向創(chuàng)造有助于吸引人的工作環(huán)境并留住有才能的員工，這并不意味著在設(shè)施和空間管理人員的優(yōu)先清單上降低空間成本不再重要，但找到適當(dāng)?shù)钠胶庹兊迷絹?lái)越重要。A.1.3.2為讓員工滿意和參與，設(shè)施和空間經(jīng)理需要為員工提供滿足其需求的工作空間。這意味著提供足夠的物理空間，以便能夠以舒適有效的方式完成日常任務(wù)，但并不意味著組織為不需要的空間付費(fèi)。空間管理人員已經(jīng)開始探索如何為不同目的提供不同類型的空間，例如，為需要不被打擾的員工提供安靜的房間，或者提供舒適的椅子，在不太正式的環(huán)境中，創(chuàng)設(shè)一個(gè)鼓勵(lì)員工進(jìn)行頭腦風(fēng)暴、創(chuàng)新及與他人協(xié)作的創(chuàng)意空間。A.1.3.3空間管理系統(tǒng)提供有關(guān)空間占用和空間利用的清晰見解，這些數(shù)據(jù)可以幫助空間管理團(tuán)隊(duì)得出更好的結(jié)論，并識(shí)別他們提供的空間趨勢(shì)，開展?jié)M足實(shí)際員工需求的計(jì)劃。當(dāng)數(shù)據(jù)顯示某些空間被連續(xù)占用并因此經(jīng)常使用時(shí)，這可能是一個(gè)改進(jìn)點(diǎn)，與其他類型相比，是否更需要這些類型的空間。鑒于開放式辦公室的入住率非常高，可能會(huì)讓員工感到局促，因此可能需要采取行動(dòng)來(lái)改善這一點(diǎn)。這些只是一些示例，但是當(dāng)空間管理團(tuán)隊(duì)擁有更好的數(shù)據(jù)時(shí)，其可以提供更好的見解并更快地研究潛在的問(wèn)題或解決方案。A.1.4生成報(bào)告以制定戰(zhàn)略空間計(jì)劃A.1.4.1如果沒(méi)有用于空間管理的信息化工具，則運(yùn)行關(guān)于實(shí)時(shí)和準(zhǔn)確空間數(shù)據(jù)的報(bào)告將會(huì)變得困難且耗時(shí)，因?yàn)閿?shù)據(jù)不是集中在一個(gè)系統(tǒng)中。此外，當(dāng)空間數(shù)據(jù)分散并存儲(chǔ)在不同位置時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)冗余，使得更難以了解哪個(gè)數(shù)據(jù)集更新。將所有空間相關(guān)數(shù)據(jù)集中到一個(gè)系統(tǒng)中，實(shí)時(shí)自動(dòng)收集，設(shè)施和空間管理人員可以通過(guò)分析如占用數(shù)據(jù)等報(bào)告，及使用方案規(guī)劃來(lái)進(jìn)行未來(lái)的空間分配。根據(jù)這些報(bào)告，設(shè)施和空間管理人員能夠監(jiān)測(cè)和分析其空間管理數(shù)據(jù)并規(guī)劃未來(lái)的改進(jìn)。A.1.4.2空間管理系統(tǒng)還可以提高管理的透明度，利益相關(guān)方都可以通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)獲得數(shù)據(jù)，讓每個(gè)人都能看到準(zhǔn)確和最新的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以幫助所有參與部門做出決策。A.2空間管理系統(tǒng)的功能A.2.1不動(dòng)產(chǎn)管理建立基于地圖可視化的組織不動(dòng)產(chǎn)分布的臺(tái)賬信息庫(kù)，隨時(shí)準(zhǔn)確了解組織內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)使用情況、收益、成本及租賃情況，判斷影響不動(dòng)產(chǎn)財(cái)務(wù)狀況的周期性變化及發(fā)展趨勢(shì)，評(píng)估和優(yōu)化空間資產(chǎn)的使用，結(jié)合業(yè)務(wù)規(guī)劃調(diào)整不動(dòng)產(chǎn)計(jì)劃。A.2.2租賃管理提供準(zhǔn)確計(jì)劃、跟蹤、管理和維護(hù)組織不動(dòng)產(chǎn)租賃組合所需的功能和工具，自動(dòng)將其所有區(qū)域、建筑物、樓層、空間和資產(chǎn)映射到租約、付款和報(bào)告中，跟蹤租賃合同的所有關(guān)鍵日期，自動(dòng)提醒并聯(lián)動(dòng)工單管理觸發(fā)相應(yīng)的工作計(jì)劃。通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)圖樣可視化的方式確定最佳的空間規(guī)劃方案，測(cè)量空間效率并快速識(shí)別空置和未充分利用的空間，這些空間可用于整合機(jī)會(huì)或新員工的入職，并根據(jù)預(yù)測(cè)的未來(lái)需求(組織未來(lái)可能需要的空間類型和數(shù)量)映射空間可用性(包括位置、條件、利用率、功能、屬性和相關(guān)資產(chǎn))等。A.2.4工位管理工位是辦公場(chǎng)所管理中最重要的基本單位，建立工位類別、工位庫(kù)存、工位分配和工位記賬的全閉環(huán)管理流程，依托CAD可視化技術(shù)可以方便迅捷地線上編輯和操作，跟蹤工位的使用人和部門，自動(dòng)按部門及按樓宇統(tǒng)計(jì)工位占用情況，確定工位的最優(yōu)化使用以與組織的業(yè)務(wù)需求相一致。A.2.5預(yù)定管理預(yù)定管理可有效地管理空間和資源的預(yù)定使用，包括便捷地查詢、設(shè)定和取消預(yù)訂時(shí)間，用戶在預(yù)定空間的同時(shí)還可以預(yù)定配套的設(shè)備、餐飲和其他特定服務(wù)，并且自動(dòng)鏈接相關(guān)的內(nèi)部或外部服務(wù)供應(yīng)商，以工單流程完成設(shè)備及服務(wù)的準(zhǔn)備