會(huì)計(jì)檔案管理要求

會(huì)計(jì)檔案管理要求第六節(jié)會(huì)計(jì)檔案管理一、會(huì)計(jì)檔案是本行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)記錄和重要史料。本行會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料。二、會(huì)計(jì)檔案在形式上可分為紙制檔案和電子檔案。紙制檔案是以紙為介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，電子檔案指以磁、光盤、硬盤等電子信息載體為介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料，應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。三、會(huì)計(jì)檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件，電子檔案保管應(yīng)具備防磁條件。按規(guī)定需雙備份的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)異地分別存放。四、會(huì)計(jì)檔案由生成、編制部門負(fù)責(zé)整理、立卷、保管，定期移送管轄行庫(kù)房封存保管。五、銀行會(huì)計(jì)檔案的保管期分為3年、5年、15年和永久保管。會(huì)計(jì)檔案保管期限從會(huì)計(jì)檔案形成的次年1月1日算起，如果有必要，可以延長(zhǎng)，但不能縮短。本制度規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期若與外部或本行其他檔案管理辦法中規(guī)定的保管期不一致時(shí)，按從長(zhǎng)原則執(zhí)行。同一介質(zhì)上有不同保管期限會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按最長(zhǎng)期限保管。同一會(huì)計(jì)檔案采用不同介質(zhì)保存的，至少應(yīng)有一種介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案滿足保管期限的要求。（一）永久保管的會(huì)計(jì)檔案1.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（決算主、附報(bào)表）；2.資本金、股金及股權(quán)明細(xì)；3.掛失登記及補(bǔ)發(fā)憑單收據(jù)；4.會(huì)計(jì)檔案保管及銷毀清冊(cè)；5.開銷戶記錄；6.機(jī)構(gòu)變動(dòng)交接清冊(cè)；7.有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、止付、凍結(jié)及扣劃書及相關(guān)資料；8.賬銷案存記錄；9.機(jī)構(gòu)合并、分設(shè)、裁撤、資產(chǎn)評(píng)估時(shí)的資產(chǎn)負(fù)債表、損益報(bào)表、財(cái)產(chǎn)清單、資本清單和往來賬款登記清單，久懸未取轉(zhuǎn)入營(yíng)業(yè)外收入款項(xiàng)的清單；10.本行認(rèn)為應(yīng)永久保管的其他會(huì)計(jì)資料。（二）保管15年的會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證及附件；2.總賬及明細(xì)核算資料（總賬、分戶賬、單位客戶的賬戶余額積數(shù)表、固定資產(chǎn)卡片賬、其他輔助賬/卡）；3.重要單證（含空白重要憑證）和重要印章的領(lǐng)發(fā)、保管和繳銷記錄；4.人員及會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)（或工作交接登記簿）、會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿；5.各分行本身及匯總所轄會(huì)計(jì)報(bào)表；6.本行在其他行存款的對(duì)賬單；7.已銷戶的賬戶資料；8.銀行認(rèn)為應(yīng)保管15年的其他會(huì)計(jì)資料。（三）保管5年的會(huì)計(jì)檔案1.下級(jí)行上報(bào)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表及決算說明書；2.聯(lián)行往來核算資料；3.密押表使用、保管記錄；4.對(duì)賬單回執(zhí)；5.已處置固定資產(chǎn)卡片；6.事后監(jiān)督日志；7.終止后的各類合作方協(xié)議、代收或代付費(fèi)用合同書；8.各類業(yè)務(wù)登記簿（另有規(guī)定的除外）；9.銀行認(rèn)為應(yīng)保管5年的其他會(huì)計(jì)資料（四）保管3年的會(huì)計(jì)檔案1.日計(jì)表2.流水賬3.不定期報(bào)表4.計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行日志；5.會(huì)計(jì)主管及分管領(lǐng)導(dǎo)工作指引等業(yè)務(wù)管理記錄；6.除永久保管、定期保管15年、5年以外的各類登記簿、清單（冊(cè)）以及十二、會(huì)計(jì)檔案的查閱：會(huì)計(jì)檔案查閱均須在檔案保管所在地或指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由會(huì)計(jì)主管指派專人在場(chǎng)陪同，防止丟失和泄密。辦理查閱時(shí)，應(yīng)登記會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿（見附件14-3）。公安、檢察、法院、稅務(wù)、海關(guān)、紀(jì)檢、行政監(jiān)察等執(zhí)法部門處理案件需要查閱會(huì)計(jì)檔案，必須持縣以上（含縣）主管部門的正式公文、查詢通知書及執(zhí)行公務(wù)證，并經(jīng)會(huì)計(jì)主管批準(zhǔn)。查閱人所需要的證據(jù)和有關(guān)資料，經(jīng)網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人同意后，可以抄錄、照相或復(fù)制，但不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封會(huì)計(jì)檔案和將原件抽出帶走。查閱檔案的介紹信或其他證明材料應(yīng)由經(jīng)辦員簽章，專夾保管（永久保管）。監(jiān)管部門按照規(guī)定查閱會(huì)計(jì)檔案，按有關(guān)規(guī)定受理，內(nèi)部程序按照上述要求辦理。內(nèi)部查閱會(huì)計(jì)檔案和本行聘請(qǐng)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所等中介機(jī)構(gòu)查閱會(huì)計(jì)檔案，經(jīng)會(huì)計(jì)主管批準(zhǔn)并登記會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿后進(jìn)行查閱。單位客戶因補(bǔ)制憑證等事項(xiàng)通過本行會(huì)計(jì)人員查閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管批準(zhǔn)并登記會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿后進(jìn)行查閱。上級(jí)部門因查賬需要查閱檔案，應(yīng)持介紹信、檢查通知或有關(guān)文件等證明，經(jīng)會(huì)計(jì)主管批準(zhǔn)并登記會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿后進(jìn)行查閱。對(duì)使用光盤保存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的，下級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)向上級(jí)機(jī)構(gòu)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)主管批準(zhǔn)后辦理查閱。十三、會(huì)計(jì)檔案丟失確實(shí)無法找回，凡能重制的，應(yīng)重制；凡留有復(fù)印件的，由經(jīng)辦員、復(fù)核員、會(huì)計(jì)主管簽章證明，應(yīng)以復(fù)印件代替；凡不能重制或未留有復(fù)印件的，應(yīng)以其他檔案資料為依據(jù)辦理補(bǔ)制，并由經(jīng)辦員、復(fù)核員、會(huì)計(jì)主管簽章證明后代替。重制、補(bǔ)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注明“重制”或“補(bǔ)制”字樣。十四、會(huì)計(jì)檔案的銷毀：銷毀定期保管的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按《招商銀行檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行。銷毀時(shí)須經(jīng)本級(jí)檔案鑒定