營(yíng)銷服務(wù)部會(huì)議管理制度

營(yíng)銷服務(wù)部會(huì)議管理制度第一章總則

一、為加強(qiáng)營(yíng)銷服務(wù)部會(huì)議管理，提高工作效率，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性、規(guī)范性和有效性，根據(jù)公司相關(guān)制度，特制定本制度。

二、本制度適用于營(yíng)銷服務(wù)部所有層級(jí)、類型的會(huì)議，包括但不限于部門例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、市場(chǎng)分析會(huì)等。

三、會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡(jiǎn)高效：會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格控制時(shí)間，議題明確，減少無關(guān)議題討論，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

2.議事公開：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)保持透明，涉及公司機(jī)密事項(xiàng)的，應(yīng)按照公司保密規(guī)定執(zhí)行。

3.認(rèn)真準(zhǔn)備：參會(huì)人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好相關(guān)材料，確保會(huì)議討論的深入和務(wù)實(shí)。

4.積極參與：參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，發(fā)表建設(shè)性意見，提高會(huì)議質(zhì)量。

四、會(huì)議的組織、召開、記錄、跟蹤等工作由專人負(fù)責(zé)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

五、會(huì)議管理制度應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，以適應(yīng)部門發(fā)展和工作需要。

六、本制度的解釋權(quán)歸營(yíng)銷服務(wù)部所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。如有與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)部門工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰。

2.擬定會(huì)議議程：列出會(huì)議主要議題，預(yù)計(jì)討論時(shí)間，明確主持人、報(bào)告人和參會(huì)人員。

3.發(fā)送會(huì)議通知：提前將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息通知參會(huì)人員，并要求回復(fù)確認(rèn)。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集與會(huì)議議題相關(guān)的資料，整理成會(huì)議材料，提前分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，報(bào)告人針對(duì)議題進(jìn)行匯報(bào)，參會(huì)人員充分發(fā)表意見。

4.會(huì)議主持人對(duì)討論進(jìn)行總結(jié)，形成決策或結(jié)論。

三、會(huì)議記錄

1.指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.記錄內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決策或結(jié)論等。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并以書面形式發(fā)送給參會(huì)人員。

四、會(huì)議決策執(zhí)行

1.根據(jù)會(huì)議決策，明確責(zé)任人和完成時(shí)間，確保決策落實(shí)。

2.責(zé)任人按照會(huì)議決策要求，制定具體實(shí)施方案，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.執(zhí)行過程中，責(zé)任人應(yīng)定期匯報(bào)進(jìn)展情況，如有問題及時(shí)溝通解決。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，評(píng)價(jià)會(huì)議效果，提出改進(jìn)措施。

2.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)包括會(huì)議總結(jié)內(nèi)容，以便對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)。

六、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，將會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要等資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行保存，確保信息安全。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議討論情況、決策結(jié)果及行動(dòng)計(jì)劃。

2.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，需經(jīng)會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)，方可發(fā)布。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成編制，并在48小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任落實(shí)

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，分解為具體的行動(dòng)計(jì)劃，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)對(duì)照行動(dòng)計(jì)劃，制定詳細(xì)的執(zhí)行方案，并確保按計(jì)劃推進(jìn)。

3.對(duì)于涉及多部門或跨團(tuán)隊(duì)的決策，應(yīng)指定協(xié)調(diào)人負(fù)責(zé)監(jiān)督整體執(zhí)行情況。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.設(shè)立專門的跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.跟蹤過程中，責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)匯報(bào)進(jìn)展，對(duì)于存在的問題和困難，及時(shí)提出并尋求解決方案。

3.會(huì)議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，并向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

四、會(huì)議紀(jì)要的閉環(huán)管理

1.對(duì)于已完成的決策事項(xiàng)，責(zé)任人應(yīng)提供相應(yīng)的完成證明材料，由會(huì)議紀(jì)要負(fù)責(zé)人進(jìn)行核實(shí)。

2.會(huì)議紀(jì)要負(fù)責(zé)人根據(jù)執(zhí)行情況，對(duì)已完成的決策事項(xiàng)進(jìn)行閉環(huán)，并在會(huì)議紀(jì)要中予以標(biāo)注。

3.對(duì)于未按計(jì)劃完成的決策事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并在下次會(huì)議中進(jìn)行通報(bào)。

五、會(huì)議紀(jì)要的查閱與歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)設(shè)置為可查閱狀態(tài)，便于部門內(nèi)部員工了解會(huì)議決策內(nèi)容。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)符合公司規(guī)定，確保資料的完整性和可追溯性。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂時(shí)應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.預(yù)訂途徑為公司內(nèi)部管理系統(tǒng)或向行政部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

3.若會(huì)議室已被預(yù)訂，需協(xié)調(diào)其他時(shí)間段或選擇其他會(huì)議室。

二、會(huì)議室設(shè)施與布置

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的設(shè)施，如投影儀、白板、音響設(shè)備等。

2.根據(jù)會(huì)議類型和需求，提前布置會(huì)議室，確保座位、設(shè)備等符合要求。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)食，確保設(shè)施完好。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議開始前，參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)入場(chǎng)，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)。

2.會(huì)議期間，應(yīng)保持安靜，不隨意離場(chǎng)，如有緊急事項(xiàng)需離場(chǎng)，應(yīng)向主持人說明。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)整理個(gè)人物品，關(guān)閉會(huì)議室設(shè)施，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保門窗關(guān)閉，防止外界干擾。

2.會(huì)議室內(nèi)禁止談?wù)撋婕肮緳C(jī)密內(nèi)容，如有需要，應(yīng)在會(huì)議開始前明確保密要求。

3.會(huì)議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)檢查會(huì)議室，確保無遺漏的保密文件或物品。

五、會(huì)議室維護(hù)與報(bào)修

1.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如發(fā)現(xiàn)會(huì)議室設(shè)施損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)修，以免影響會(huì)議進(jìn)行。

3.對(duì)于會(huì)議室內(nèi)設(shè)施的非正常損壞，責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

六、會(huì)議室資源合理利用

1.提倡合理使用會(huì)議室資源，避免長(zhǎng)時(shí)間占用會(huì)議室，提高會(huì)議室使用效率。

2.鼓勵(lì)利用閑置會(huì)議室時(shí)段，開展培訓(xùn)、研討等活動(dòng)，促進(jìn)部門間的交流與合作。

3.定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為會(huì)議室管理提供依據(jù)。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸營(yíng)銷服務(wù)