字節(jié)跳動會議管理制度

字節(jié)跳動會議管理制度字節(jié)跳動會議管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范字節(jié)跳動公司（以下簡稱“公司”）會議的組織、召開和管理工作，確保會議高效、有序進行，提高決策效能。

第二條本制度適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、項目協(xié)調會等。

第三條會議管理制度遵循以下原則：

（一）明確會議目的和議題，確保會議的必要性和實效性；

（二）合理安排會議時間、地點，減少對正常工作的影響；

（三）會前充分準備，會中高效討論，會后及時落實；

（四）加強會議保密工作，確保會議內容的安全；

（五）充分利用現(xiàn)代信息技術，提高會議效率。

第四條各級管理人員及員工應嚴格遵守本制度，積極參與會議，充分發(fā)揮會議作用，為公司發(fā)展提供有力支持。

第五條公司設立會議管理部門，負責會議的組織、協(xié)調、監(jiān)督和評估工作。

第六條本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由會議管理部門負責解釋和修訂。各部門可根據(jù)本制度制定實施細則，報會議管理部門批準后執(zhí)行。

（以下第四章、第五章內容略）

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議發(fā)起人需明確會議的主題，確保會議議題具有針對性和必要性。

2.擬定會議議程：會議議程應包括會議主題、時間、地點、參會人員、各議題討論順序及預計時長等。

3.發(fā)送會議通知：會議管理部門負責將會議通知發(fā)送給參會人員，通知應包含會議主題、時間、地點、議程等詳細信息。

4.會議資料準備：會議發(fā)起人應提前準備會議所需的各類資料，包括但不限于報告、方案、數(shù)據(jù)等，并于會前分發(fā)至參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議管理部門負責組織簽到，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人：會議主持人負責引導會議進程，確保會議按照議程進行。

3.會議討論：各議題負責人對議題進行匯報，參會人員圍繞議題展開討論，提出建議和意見。

4.會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，組織參會人員進行決策，明確責任人和完成時間。

三、會議記錄

1.會議記錄人：會議管理部門指定專人擔任會議記錄人，負責記錄會議內容、參會人員發(fā)言及決策結果。

2.會議記錄要求：會議記錄應真實、準確、完整，明確記錄各議題的討論過程、決策結果及責任人。

3.會議記錄整理：會議結束后，會議記錄人需在24小時內完成會議記錄的整理，并發(fā)送給會議發(fā)起人和參會人員。

四、會議總結與反饋

1.會議總結：會議發(fā)起人應在會議結束后對會議成果進行總結，梳理決策事項和行動計劃。

2.反饋機制：會議管理部門建立反饋機制，收集參會人員對會議效果、組織等方面的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

五、會議落實

1.跟蹤執(zhí)行：會議管理部門負責對會議決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保決策落到實處。

2.進度報告：責任人在規(guī)定時間內向會議發(fā)起人報告議題執(zhí)行進度，會議發(fā)起人可根據(jù)實際情況調整計劃。

（以下第三章、第四章、第五章內容略）

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要編制：會議結束后，會議記錄人應根據(jù)會議內容和討論結果，編制詳細的會議紀要，包括會議主題、時間、地點、參會人員、各議題討論情況、決策結果及責任人等。

2.會議紀要審核：會議紀要編制完成后，由會議發(fā)起人進行審核，確保紀要內容準確無誤。

3.發(fā)布會議紀要：審核通過后，會議管理部門應及時將會議紀要發(fā)布給所有參會人員，并確保相關人員收到并閱讀。

二、會議決策事項的跟蹤

1.任務分配：會議紀要中明確的決策事項應分配給相應的責任人，并明確完成標準和時限。

2.跟蹤機制：建立會議決策事項跟蹤表，記錄每一項決策的執(zhí)行情況，包括開始執(zhí)行時間、進度、遇到的問題及解決方案等。

3.定期檢查：會議管理部門應定期檢查決策事項的執(zhí)行情況，對未按期完成的任務進行催辦。

三、會議紀要的執(zhí)行反饋

1.責任人反饋：責任人在執(zhí)行會議決策事項過程中，應定期向會議發(fā)起人報告執(zhí)行進度和存在的問題。

2.會議發(fā)起人評估：會議發(fā)起人根據(jù)責任人的反饋，對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，必要時調整執(zhí)行計劃。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.歸檔管理：會議紀要應按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.查閱權限：會議紀要的查閱權限應根據(jù)公司保密制度進行設置，確保信息安全。

3.便捷查閱：提供便捷的查閱方式，便于參會人員隨時查閱會議紀要，了解會議決策和執(zhí)行情況。

五、會議紀要的落實評估

1.定期評估：會議管理部門應定期對會議紀要的落實情況進行評估，分析存在的問題，提出改進措施。

2.改進措施：針對評估結果，會議管理部門應制定相應的改進措施，優(yōu)化會議紀要的跟蹤落實流程。

（以下第四章、第五章內容略）

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.預訂流程：員工需提前通過公司指定的會議室預訂系統(tǒng)提交會議室申請，填寫會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。

2.審批權限：會議室預訂需經(jīng)過直接上級或相關部門負責人的審批，確保會議室使用的合理性和優(yōu)先級。

3.預訂確認：審批通過后，預訂系統(tǒng)將自動向預訂人和參會人員發(fā)送確認信息。

二、會議室配置

1.基礎設施：會議室應配備必要的基礎設施，如會議桌椅、投影儀、白板、音響設備等。

2.網(wǎng)絡連接：確保會議室具備穩(wěn)定的網(wǎng)絡連接，滿足遠程會議和資料共享的需求。

3.環(huán)境布置：會議室應保持整潔、安靜、舒適，適宜召開各類會議。

三、會議室使用

1.使用規(guī)范：會議室內應遵守公司規(guī)章制度，保持安靜，不在會議室內吸煙、進食。

2.準時使用：預訂人應確保按時開始和結束會議，不得提前占用或延遲退場。

3.資料歸位：會議結束后，參會人員應將使用的設備、資料等歸位，保持會議室原狀。

四、會議室維護

1.定期檢查：會議管理部門應定期對會議室的設施進行檢查和維護，確保設備正常運行。

2.報修機制：建立會議室設施報修機制，發(fā)現(xiàn)問題時及時報修，減少對會議的影響。

3.節(jié)能環(huán)保：合理使用會議室資源，遵循節(jié)能環(huán)保原則，降低能源消耗。

五、會議室安全管理

1.保密措施：會議室內應采取相應的保密措施，確保會議內容的安全。

2.出入管理：會議期間，非參會人員未經(jīng)許可不得擅自進入會議室。

3.緊急疏散：了解會議室的緊急疏散路線，確保會議期間的安全。

（以下第五章內容略）

第五章附則

1.本制度的解釋權歸公司會議管理部門所