電視電話會議管理制度

電視電話會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為了提高電視電話會議效率，確保會議的嚴肅性、規(guī)范性和效果性，制定本管理制度。電視電話會議應遵循高效、節(jié)儉、務實、有序的原則。

二、適用范圍

本管理制度適用于公司內(nèi)部舉辦的各類電視電話會議，包括但不限于經(jīng)營分析會、項目協(xié)調(diào)會、培訓會等。

三、會議類別

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期舉辦的會議；

2.臨時會議：因工作需要臨時召開的會議；

3.緊急會議：針對突發(fā)事件或緊急工作召開的會議。

四、會議組織

1.會議的召開應由會議發(fā)起人提前向會議主持人提出申請，明確會議主題、議程、參會人員等；

2.會議主持人負責組織、安排會議，確保會議的順利進行；

3.各參會部門應按時參加電視電話會議，確因特殊情況不能參加的，需提前向會議主持人請假。

五、保密規(guī)定

1.會議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定；

2.會議紀要、資料等應妥善保管，不得隨意泄露；

3.違反保密規(guī)定造成的損失和影響，由當事人承擔相應責任。

六、會議紀律

1.會議期間，各參會人員應保持會場安靜，關閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)；

2.會議發(fā)言應簡潔明了，不發(fā)表與會議主題無關的言論；

3.會議期間，不得隨意離場，確需離開的，應向會議主持人請假。

本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由公司會議管理部門負責解釋。各部門應認真貫徹執(zhí)行，共同維護電視電話會議的秩序和效果。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議發(fā)起人應根據(jù)工作需要，提前向會議主持人提出會議申請，填寫會議申請表，明確會議主題、目的、議程、擬邀請參會人員、預計時長等內(nèi)容；

2.會議主持人審批會議申請，確認會議議程和參會人員，并在會議召開前至少3個工作日通知各參會部門；

3.會議籌備組應根據(jù)會議議程和參會人員名單，提前做好會議資料準備、會場布置、設備調(diào)試等工作。

二、會議通知

1.會議主持人或會議籌備組應以書面形式（如郵件、短信等）向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等；

2.會議通知應確保在會議召開前至少3個工作日發(fā)送，以便參會人員做好時間安排。

三、會議召開

1.會議主持人應按照會議議程主持會議，確保會議有序進行；

2.會議期間，各參會人員應按照會議議程發(fā)言，嚴格控制發(fā)言時間，避免偏離主題；

3.會議主持人可針對會議議題進行討論、提問，引導參會人員深入交流，形成共識。

四、會議記錄

1.會議應指定專人負責記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、參會人員、主要發(fā)言、討論結(jié)果等；

2.會議記錄應真實、完整、準確，并在會議結(jié)束后及時整理成會議紀要；

3.會議紀要由會議主持人審核，并在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給各參會人員。

五、會議總結(jié)與反饋

1.會議主持人應根據(jù)會議紀要，對會議成果進行總結(jié)，明確責任人和完成時限；

2.各參會部門應根據(jù)會議決議，及時反饋工作進展和問題，確保會議決策的落實；

3.會議主持人應對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤、督促，確保會議目標的實現(xiàn)。

六、會議評估

1.會議結(jié)束后，會議籌備組應組織對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議；

2.根據(jù)評估結(jié)果，會議籌備組應不斷優(yōu)化會議流程、提高會議效果，為后續(xù)會議提供改進方向。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議目標的實現(xiàn)。各參會人員應認真履行職責，共同維護會議的嚴肅性和規(guī)范性。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應立即根據(jù)會議內(nèi)容整理會議紀要，確保紀要內(nèi)容詳實、準確、清晰；

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、主要議題、討論結(jié)果、決策事項、責任人和完成時限等；

3.會議主持人應在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成會議紀要的審核，并通過公司內(nèi)部通信系統(tǒng)或郵件等形式向所有參會人員及相關部門發(fā)布。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各參會部門應認真閱讀會議紀要，明確本部門的任務和責任，按照決策事項的要求及時開展工作；

2.責任人應定期向會議主持人或指定負責人匯報工作進展，確保會議決策的落實；

3.會議主持人或指定負責人應對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，及時協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

三、會議紀要的跟蹤與評估

1.會議籌備組應建立會議紀要跟蹤機制，定期對會議決策的執(zhí)行情況進行檢查和評估；

2.對于未按期完成的任務，應分析原因，提出整改措施，并督促相關部門盡快完成；

3.會議籌備組應定期向公司領導層報告會議紀要的跟蹤落實情況，以便領導層及時了解工作動態(tài)和決策執(zhí)行情況。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要整理完畢后，應按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，便于日后查閱；

2.各參會人員如有需要查閱會議紀要，可向會議籌備組提出申請，經(jīng)審批后予以提供；

3.會議紀要的歸檔和查閱應嚴格遵守公司保密規(guī)定，確保信息安全。

本章內(nèi)容旨在強化會議紀要的跟蹤落實，確保會議決策得以有效執(zhí)行，提高公司工作效率。各相關部門和人員應認真履行職責，共同推進會議決策的落實。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用前，需通過公司內(nèi)部預訂系統(tǒng)進行預訂，填寫預訂申請表，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等；

2.預訂成功后，預訂人需在會議前與會議室管理員確認預訂信息，確保會議室按時提供；

3.如需取消或變更會議室預訂，預訂人應提前通知會議室管理員，以免造成資源浪費。

二、會議室使用

1.會議期間，參會人員應愛護會議室設施，遵守會議室使用規(guī)定；

2.會議室使用期間，不得在室內(nèi)吸煙、進食，保持室內(nèi)整潔；

3.會議結(jié)束后，預訂人應確保會議室恢復原狀，關閉電源、投影儀等設備，并將垃圾帶走。

三、會議室設備管理

1.會議室管理員負責定期檢查和維護會議室設備，確保設備正常運行；

2.如會議過程中出現(xiàn)設備故障，預訂人應及時聯(lián)系會議室管理員或技術人員進行維修；

3.會議結(jié)束后，預訂人應確保設備使用后歸還至原位，如有損壞，需及時報告并承擔相應責任。

四、會議室安全與保密

1.會議室應設置在易于管理、相對封閉的區(qū)域，確保會議安全；

2.會議室管理員應定期對會議室進行安全檢查，排除安全隱患；

3.會議室內(nèi)外應張貼保密標識，提醒參會人員注意保密，防止會議內(nèi)容泄露。

五、會議室服務

1.會議室管理員應提供專業(yè)的會議服務，包括但不限于會場布置、設備調(diào)試、會議引導等；

2.針對重要會議，會議室管理員可根據(jù)需求提供額外的服務，如茶水、資料發(fā)放等；

3.會議室管理員應收集參會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議室服務，提升會議體驗。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會議室的管理和使用，為各類會議提供良好的環(huán)境和服務。各部門和人員應嚴格遵守會議室管理規(guī)定，共同維護會議室的正常秩序。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事