公司外部信息管理制度

公司外部信息管理制度1.前言該制度是為了規(guī)范和管理公司員工在處理公司外部信息時的行為，確保公司的商業(yè)機密、客戶隱私和敏感信息得到保護。本制度適用于全部公司員工，包含全職員工、兼職員工和外包人員。2.目的該制度的目的是：—保護公司的商業(yè)機密，包含商業(yè)計劃、產(chǎn)品設計、營銷策略和其他內(nèi)部信息；—保護客戶隱私和敏感信息，包含客戶身份、聯(lián)系方式、交易記錄等；—規(guī)范員工在處理公司外部信息時的行為，提高信息的有效性和可靠性；—防止未經(jīng)授權(quán)的信息披露和濫用。3.定義在本制度中，以下術(shù)語具有以下定義：—外部信息：指公司取得自外部的、與公司業(yè)務相關(guān)的信息，包含但不限于行業(yè)動態(tài)、市場情報、競爭對手信息等；—商業(yè)機密：指公司的商業(yè)信息、技術(shù)信息、產(chǎn)品信息、客戶信息等，未經(jīng)授權(quán)不得外泄，披露或使用；—客戶隱私和敏感信息：指客戶的個人身份信息、聯(lián)系方式、交易記錄等，未經(jīng)客戶同意不得外泄、披露或使用；—員工：指全部受雇于公司的全職員工、兼職員工和外包人員。4.外部信息取得與管理4.1員工在取得外部信息時，應遵守以下規(guī)定：—只能使用正當合法的途徑取得外部信息；—不得使用虛假身份或進行誑騙行為取得外部信息；—不得向未經(jīng)授權(quán)的人員披露外部信息。4.2外部信息的管理要求如下：—外部信息應以書面或電子形式進行記錄和歸檔；—外部信息的存儲和傳輸應采取合理的安全措施，防止信息泄露；—外部信息的傳閱和使用應遵守最小限度原則，確保僅授權(quán)人員才略訪問和使用相關(guān)信息。4.3公司應建立外部信息管理系統(tǒng)，包含但不限于以下內(nèi)容：—指定負責人負責外部信息的管理和監(jiān)督；—訂立標準化的外部信息記錄和歸檔流程；—配備合適的信息存儲設備和安全措施；—對員工進行外部信息管理的培訓和考核；—建立審查機制，定期審查外部信息的存儲和使用情況。5.商業(yè)機密和客戶隱私信息保護5.1員工應保護商業(yè)機密和客戶隱私信息，遵從以下規(guī)定：—不得將商業(yè)機密和客戶隱私信息外泄或披露給未經(jīng)授權(quán)的人員；—未經(jīng)授權(quán)不得利用商業(yè)機密和客戶隱私信息謀取個人利益；—在處理商業(yè)機密和客戶隱私信息時，應采取合理的安全措施，包含但不限于加密、權(quán)限掌控、身份驗證等。5.2公司應建立商業(yè)機密和客戶隱私信息保護機制，包含但不限于以下內(nèi)容：—確定商業(yè)機密和客戶隱私信息的范圍和分類；—訂立商業(yè)機密和客戶隱私信息的使用和披露政策；—采取合理的技術(shù)手段和措施保護商業(yè)機密和客戶隱私信息的安全；—對員工進行商業(yè)機密和客戶隱私信息保護意識的培訓和教育。6.違規(guī)處理和懲罰6.1對于違反本制度的員工，將進行相應的違規(guī)處理，包含但不限于以下措施：—口頭警告；—書面警告；—暫時停止相關(guān)權(quán)限和職責；—停止雇傭關(guān)系；—追究法律責任。6.2在必需的情況下，公司將采取法律手段對違法行為進行追究和制裁。7.監(jiān)督和改進公司將定期對外部信息管理制度進行績效評估和改進。員工有責任向上級匯報違規(guī)行為和存在的問題，并提出改進建議。公司將對舉報行為進行保密保護，并及時采取措施解決問題。8.附則8.1通過簽署相關(guān)授權(quán)協(xié)議，員工應自動保護公司利益，遵守保密義務。8.2本制度的修改和解釋權(quán)歸公司管理負責人。8.3本制度自發(fā)布之日起生效，并替換之前的任何相關(guān)規(guī)定。以上為公司外部信息管理制度的內(nèi)容，全部員工都有責任遵守和執(zhí)行。依據(jù)實際情況，公司管理負責人有權(quán)對該制度進行修訂和解