DB3401T 232-2021 物業(yè)服務檔案管理規(guī)范

3401I本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定1物業(yè)服務檔案管理規(guī)范物業(yè)服務活動中形成的具有查考價值的各種文字、圖像、聲4基本要求——規(guī)范化：應建立健全統(tǒng)一的檔案管理制度，設置檔案管理的專兼職人員，明確檔案管理人員——信息化:應運用計算機為主的智能化工具——專業(yè)化：在對物業(yè)服務檔案的類別劃分、保存期限、層級管理和制度建設方面，應與物業(yè)服4.2應具有滿足檔案管理所需要的設施設備和工具，包括但不限于：2——濕度計；——去濕機；4.3應確保檔案實體安全和信息安全，根據檔案載體的不同要求對檔案進——應做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防——檔案管理機構應當定期組織人員對檔案數(shù)量進行清點、對保管狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應當4.4應建立檔案借閱、使用登記等制度，完善使用檔案相關審批手續(xù)，建立健全檔案使用臺賬，對檔——應按照歸檔內容的規(guī)定進行收集；——應核實材料的真實性、原始性，對于檔案管理中規(guī)定為復印件材料的，接受時應與原始6.1.2物業(yè)服務單位應收集的物業(yè)檔案包括但6.2.1應根據物業(yè)服務檔案內容和性質對物業(yè)服務檔案進行編碼，檔案6.2.3應編制統(tǒng)一的檔案總目錄，并在關聯(lián)檔案36.3.1.1物業(yè)服務檔案宜實行電子檔案和紙質檔案歸檔雙軌制，共享的電子檔案應落實權限管理和網6.3.1.2物業(yè)紙質檔案可通過掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備進行數(shù)據加工，轉化成數(shù)字圖像和數(shù)字文6.3.2.2檔案應根據裝具的檔號、案卷碼、類別等的層級順序排列存6.4.1.1應做好檔案登記工作，統(tǒng)一登記格式，規(guī)范登記的時6.4.1.2物業(yè)服務檔案信息應定期匯總整理，根據實際情況和工作需要，宜以每月為周期，最長不超6.4.1.3物業(yè)服務檔案登記工作包括但不——其他應予登記的事項。借閱檔案應履行規(guī)定的登記手續(xù)，使用后應按照規(guī)定及時6.5.1.2檔案統(tǒng)計內容、指標、計量單位應46.6.2.1應定期對檔案進行全面檢查，宜采用抽查的方式，檢查時應采用逐卷進行，應詳細記錄?！獧n案是否在有效期內；6.6.3.2檔案的修復包括但不限于：去污、去酸、加固、檔案——對于重要設施設備的檔案資料，應現(xiàn)場進行核對確保一致；——對于實際檔案與目錄不一致、實物與檔案不致的情況，應如實做好書面記錄，明確責任負責檔案工作的人員崗位變動時應按檔案管理要求進行檔案交接，宜6.7.3.2物業(yè)服務企業(yè)與建設單位的檔案交接應符合國家有關法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定，做到文件材料6.7.3.3物業(yè)服務企業(yè)退出時，應將物業(yè)服務檔案資料整理完畢后編制移交清冊，在規(guī)定的時間，同業(yè)主單位或業(yè)主委員會、進駐物業(yè)服務企業(yè)做好交接，并在交接記錄和協(xié)議上簽字。6.7.3.4服務外包單位更迭時，交接雙方應在規(guī)定時間做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊5678編碼結構形式宜采用五段制，編碼由左到右排列，案卷碼為字母，其余各段均用阿拉伯數(shù)字表示，各段之間用“—”隔開。其結構為：“案卷碼”—“一級類目代碼”—“二級類目代碼”—“年度碼” 94.物業(yè)收費許可證、物業(yè)業(yè)管理費用公示、6.房屋勘丈平面圖、租金計算表、計算公式、匯3.供水、供電、供氣、供熱、通信、消防、網絡3.維護公共秩序中遇到各類事件應急處理