學院會議制度管理制度

學院會議制度管理制度第一章總則

為了加強學院會議的管理，提高會議效率，確保會議決策的科學化、民主化和規(guī)范化，特制定本制度。

一、會議宗旨

1.會議是學院決策、協(xié)調(diào)、溝通的重要形式，是推進學院工作的重要手段。

2.會議應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚民主，保證參會人員充分發(fā)表意見，確保決策的科學性和正確性。

二、會議類別

1.學院會議分為：院務(wù)會議、院長辦公會議、專題會議、學術(shù)會議等。

2.各類會議應(yīng)根據(jù)需要定期或不定期召開，院務(wù)會議原則上每學期至少召開一次。

三、參會人員

1.院務(wù)會議由全院教職工參加，院長辦公會議由院領(lǐng)導、各部門負責人參加，專題會議和學術(shù)會議由相關(guān)領(lǐng)域的專家學者、有關(guān)部門人員參加。

2.參會人員應(yīng)按時參加會議，因故不能參加的，應(yīng)提前向會議主持人請假。

四、會議紀律

1.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會場安靜。

2.會議期間，不得無故離場，確需離場的，應(yīng)向會議主持人請假。

3.會議內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，參會人員應(yīng)嚴格保密。

五、會議決策

1.會議決策應(yīng)充分聽取各方面意見，確保決策的科學性、民主性和合法性。

2.會議決策事項應(yīng)形成書面記錄，并由會議主持人簽署。

六、本制度的解釋權(quán)歸學院所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)學院工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、參會人員、議程等內(nèi)容。

3.發(fā)送會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點等信息。

4.準備會議材料：收集與會議主題相關(guān)的資料，整理會議議程，確保會議材料齊全。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務(wù)人員負責簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.各部門負責人或?qū)＜覍W者按照議程發(fā)言，匯報工作、研究問題、提出建議。

4.參會人員就會議議題展開討論，充分發(fā)表意見。

三、會議決策

1.會議主持人對討論情況進行總結(jié)，梳理各方意見。

2.針對會議議題，形成決策方案。

3.會議主持人組織參會人員對決策方案進行表決，表決通過后形成會議決策。

四、會議記錄

1.會議記錄人負責記錄會議過程、討論意見和決策結(jié)果。

2.會議記錄應(yīng)真實、完整、準確，確保重要信息不遺漏。

3.會議結(jié)束后，會議記錄需由參會人員簽字確認。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議進行總結(jié)，強調(diào)會議決策的執(zhí)行和落實。

2.分管領(lǐng)導或相關(guān)部門負責人對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤督促。

六、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對參會人員表示感謝。

2.會務(wù)人員負責整理會場，收集會議材料，確保會場整潔。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范學院會議流程，確保會議高效、有序進行。參會人員應(yīng)嚴格遵守會議流程，共同維護會議秩序。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要由會議記錄人在會議結(jié)束后及時編制，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論要點、決策結(jié)果等。

2.會議紀要需經(jīng)會議主持人審核批準后，及時發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

3.會議紀要應(yīng)準確反映會議內(nèi)容，確保文字表述清晰、邏輯嚴謹。

二、會議決策的分解與責任分配

1.根據(jù)會議紀要，將會議決策分解為具體的行動計劃，明確責任部門和個人。

2.對于涉及多個部門或跨領(lǐng)域的決策，應(yīng)明確牽頭部門和協(xié)作部門，確保各部門之間的溝通與協(xié)作。

三、會議決策的執(zhí)行跟蹤

1.各責任部門和個人應(yīng)根據(jù)會議紀要中的行動計劃，制定執(zhí)行時間表，并按計劃推進。

2.院領(lǐng)導或指定專人負責對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，確保決策落到實處。

3.對執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應(yīng)及時向會議主持人或相關(guān)部門反饋，尋求解決方案。

四、會議決策結(jié)果的評估與反饋

1.對于已完成的會議決策，責任部門應(yīng)進行效果評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓。

2.評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給會議主持人和相關(guān)部門，為后續(xù)決策提供參考。

3.對于未按計劃執(zhí)行的決策，應(yīng)分析原因，制定改進措施，并在下一次會議中進行匯報。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應(yīng)作為重要文件進行歸檔，以便于今后的查閱和追溯。

2.會議紀要的查閱權(quán)限應(yīng)適當開放，確保學院教職工在需要時能夠查閱相關(guān)內(nèi)容。

本章旨在確保會議紀要的跟蹤落實，強化會議決策的執(zhí)行力，提高學院工作的執(zhí)行效率和管理水平。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由學院辦公室統(tǒng)一管理。

2.需使用會議室的部門或個人應(yīng)提前向?qū)W院辦公室提交會議室申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.學院辦公室根據(jù)會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室的使用。

二、會議室使用

1.會議室使用應(yīng)嚴格按照預(yù)訂時間進行，不得隨意占用或提前結(jié)束。

2.使用會議室時，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，愛護會議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備。

3.會議室內(nèi)嚴禁吸煙、進食，不得亂丟雜物。

4.會議室內(nèi)音量應(yīng)適中，避免影響其他會議室或辦公區(qū)域。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由學院辦公室負責維護和管理。

2.使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得擅自拆卸、更改設(shè)備設(shè)置。

3.若設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時向?qū)W院辦公室報告，以便及時維修。

四、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由學院辦公室指定專人負責保管。

2.需要使用會議室的部門或個人，在使用前到學院辦公室領(lǐng)取鑰匙，并在使用完畢后及時歸還。

3.鑰匙保管人應(yīng)做好鑰匙的領(lǐng)取和歸還記錄，確保鑰匙的安全和有序管理。

五、會議室安全與消防

1.會議室應(yīng)定期進行安全檢查，排除安全隱患。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并定期檢查，確保其正常使用。

3.參會人員應(yīng)了解會議室的安全通道和消防設(shè)施位置，確保在緊急情況下能迅速疏散。

本章旨在規(guī)范會議室的管理，保障會議室的高效使用，為學院各類會議提供良好的會議環(huán)境。各部門和個人應(yīng)嚴格遵守會議室管理規(guī)定，共同維護會議室的秩序和設(shè)施。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸學院所有，如