高校教職工人事檔案保管制度

高校教職工人事檔案保管制度第一章總則為加強高校教職工人事檔案的管理，確保檔案的安全性和有效性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及學校內(nèi)部管理規(guī)定，制定本制度。教職工人事檔案是記錄教職工個人經(jīng)歷、思想、能力與表現(xiàn)的重要文件，合理的檔案管理為學校人事工作的決策和實施提供了重要支持。第二章適用范圍本制度適用于本校所有教職工的人事檔案管理，包括全職教職工、兼職教職工及臨時聘用人員。檔案管理的內(nèi)容涵蓋教職工的入職、在職期間的各類信息及離職后的相關(guān)資料。第三章檔案的收集與歸檔教職工人事檔案的收集和歸檔由人事處負責，具體工作包括：1.入職時，教職工需提交個人簡歷、身份證復印件、學歷證明、職稱證書、勞動合同等材料。2.在職期間，需定期更新考核材料、獎勵懲罰記錄、繼續(xù)教育證明、崗位變更及其他與工作相關(guān)的文件。3.離職時，應(yīng)收集和整理離職證明、工作總結(jié)、社保轉(zhuǎn)移手續(xù)等資料。所有檔案材料需確保完整、真實、有效，且由專人負責審核，確保歸檔材料的準確性與規(guī)范性。第四章檔案的保管人事檔案應(yīng)由人事處專人負責保管，檔案存放應(yīng)符合以下要求：1.檔案應(yīng)存放在專用檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防盜的安全措施。2.對于重要檔案資料，應(yīng)采取加密存儲或復印備份的方式，以防止信息丟失。3.檔案室應(yīng)設(shè)有出入管理制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得隨意進入檔案室。4.每年定期對檔案進行清理和核對，確保檔案的完整性和有效性。第五章檔案的查閱與借用教職工或相關(guān)人員需查閱或借用檔案時，應(yīng)遵循以下程序：1.提出查閱或借用申請，并填寫相關(guān)登記表。2.經(jīng)人事處審核同意后方可查閱或借用，借用檔案的人員需提供有效身份證明。3.借用檔案的時間不超過一個月，逾期未歸還的需說明原因。4.查閱檔案時，需遵守保密制度，嚴禁對檔案內(nèi)容進行涂改、圈劃或拆換。5.檔案查閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還，相關(guān)人員需在登記表上簽字確認。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞檔案轉(zhuǎn)遞工作應(yīng)遵循以下流程：1.教職工調(diào)動或離職時，檔案需隨人轉(zhuǎn)遞，確保檔案的完整性與連續(xù)性。2.人事處應(yīng)負責檔案的密封和轉(zhuǎn)遞工作，禁止個人隨意攜帶檔案。3.轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并通過機要途徑進行安全轉(zhuǎn)遞。4.對于轉(zhuǎn)入的檔案，需及時核對無誤，并辦理通知單回執(zhí)，以確保檔案信息的準確接收。第七章檔案的銷毀與保留對不再使用的檔案進行銷毀時，應(yīng)遵循以下規(guī)定：1.按照法律法規(guī)規(guī)定的保存年限，超過年限的檔案可進行銷毀。2.銷毀檔案前，需進行審核確認，確保不再使用的檔案無誤。3.銷毀工作應(yīng)由專人負責，需制定銷毀記錄，確保銷毀過程的可追溯性。4.重要檔案需采取安全的方式進行銷毀，防止信息泄露。第八章監(jiān)督與評估機制為確保檔案管理制度的落實，設(shè)立監(jiān)督與評估機制，具體措施包括：1.定期對檔案管理進行自查與評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.建立反饋機制，鼓勵教職工對檔案管理提出意見和建議。3.加強對檔案管理人員的培訓，提高其專業(yè)素養(yǎng)和管理能力。4.制定年度報告，總結(jié)檔案管理工作，提出改進措施。附則本制度由人事處負責解釋，自頒布之日起實施