金華市華麗制造有限公司采購與付款內部控制制度優(yōu)化設計

目錄

1公司簡介..........................................................1

2公司采購與付款內部控制制度現狀....................................1

3公司采購與付款內部控制制度存在的問題..............................2

3.1采購計劃和采購量不合理........................................2

3.2采購合同簽訂與管理問題........................................2

3.3采購驗收不嚴謹................................................3

3.4采購付款審批不合理............................................3

4公司采購與付款內部控制制度優(yōu)化設計................................3

4.1采購計劃和采購量不合理優(yōu)化設計................................3

4.1.1采購計劃優(yōu)化設計..........................................3

4.1.2實行安全庫存與最低庫存考核制度............................4

4.2采購合同簽訂和管理優(yōu)化設計....................................4

4.2.1優(yōu)化合同簽訂及審批流程....................................4

4.2.2建立合同信息化管理系統(tǒng)....................................5

4.3采購驗收環(huán)節(jié)優(yōu)化設計..........................................5

4.3.1加強對供應商的管理和考核..................................5

4.3.2建立第三方驗收和抽驗機制..................................6

4.4采購付款審批流程優(yōu)化設計......................................6

4.4.1優(yōu)化付款審批流程..........................................6

4.4.2優(yōu)化企業(yè)對賬機制..........................................7

5設計效果及小結....................................................7

參考資料............................................................8

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

金華市華麗制造有限公司采購與付款內部控制制度

優(yōu)化設計

1公司簡介

金華市華麗制造有限公司創(chuàng)立于1999年，注冊資本5000萬元人民幣，是

一家集創(chuàng)新、制造和銷售為一體的大規(guī)模電動工具生產企業(yè)。當前擁有角磨

機、云石機、電鉆、鋼材機、電錘、電鎬、電圓鋸、鋸鋁機等八大主產品及園

林，鋰電系產品，形成了國內業(yè)務銷售的WOLLY華麗、新牌、雷威三大品牌和

國際業(yè)務銷售的KANO品牌。公司自2019年起每年投入資金3000萬元以上，截

止2021年累計持續(xù)投入1.2億以上用于企業(yè)研發(fā)和重大技改投入；在2019年

通過浙江制造驗收，開展卓越績效管理模式，年產能突破600萬臺；2021年產

能突破800萬臺。公司的組織結構如圖1所示

總經理

總經理助理

市場營銷部財務部技術部采購部物資部人力行政部生產部

銷售部生產車間

客戶服務部金工車間

圖1公司組織結構

2公司采購與付款內部控制制度現狀

公司的采購與付款內部控制制度，是根據其自身的發(fā)展制定的，將公司采

購業(yè)務流程規(guī)范化。到目前，公司運行的《內控制度守則》中一共包含了九項

管理制度，其中有物資采購管理制度（見表1）。

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表1公司現有采購與付款制度

制度名稱內容概述起草部門

《物資采購管理準則》規(guī)定了物資采購的大章及程序。物資部

《存貨管理方案》概括了存貨采購的流程及管理細則。物資部

《產品集中購買管理方案》規(guī)定了產品實際購買工作的要求。采購部

《物資購買問價比價管理方案》規(guī)定了公司問價比價采購的管理方法。物資部

《物資采購清正廉潔從業(yè)要求》規(guī)定了物資采購人員的管理責任和的物資部

廉政從業(yè)要求。

《采購管理方法》規(guī)定了采購相關要求。采購部

《規(guī)格型號物資供應商治理方規(guī)定了規(guī)格型號物資供應商治理方面物資部

法》的要求和程序。

《生產重要物資集中購買準則》規(guī)定了生產重要物資采購工作的步驟物資部

和要求。

《采購成本核算》規(guī)定了物資采購成本的核算方法及流財務部

程要求。

3公司采購與付款內部控制制度存在的問題

3.1采購計劃和采購量不合理

物資采購計劃的制定與完善，牽扯到企業(yè)生產過程中的各個方面，它是通

過對本企業(yè)所有部門過去生產經營所需物資數據的匯總整理，并結合企業(yè)當前

的庫存情況，來制定的本企業(yè)的物資采購計劃。在采購計劃的制定過程中可能

存在物資采購計劃缺乏準確性和真實性以及物資使用審批機制缺失和計劃不合

理的問題。

公司采購物資的數量主要依賴于采購員和倉庫管理員的經驗判斷，沒有做

具體的采購計劃，超采就會導致庫存積壓。而且在備貨時，采購員沒有考慮到

車間的完工程度和一般領用周期，僅僅是為了減少采購頻次，降低裝卸費用等

考慮。有時候備貨量甚至超過了一年的用量，這就造成了實際領用量遠遠小于

采購量，導致庫存量過高。

3.2采購合同簽訂與管理問題

根據公司的采購合同訂立與審批制度可知，采購合同的訂立需要許多部門

的配合，審批流程比較復雜。在實際執(zhí)行過程中，金華市華麗電器制造有限公

司存在多個部門相互推責的現象，大大降低了工作效率。

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其次，合同的歸檔比較混亂。公司并沒有專門人員對合同進行歸檔管理，

導致采購合同歸置雜亂，當有關人員需要借用合同時，由于部門人員的不重

視，出現了隨意出借并沒有登記在冊的情形。

3.3采購驗收不嚴謹

由于公司的采購具有一定的局限性，相關人員只有在生產過程中缺少供給

時，才會緊急地進行供應商的選擇，所以經常會因為資金、時間問題找不到適

當的供應商。由于供應商管理雜亂，導致采購的物資在出品率、缺陷率、及時

性方面會出現問題，給企業(yè)生產造成不良影響。

采購驗收過程中也容易遇到公司材料驗收入庫把關不嚴格的問題。公司的

采購與付款相關內部控制制度中，沒有明確在驗收過程中相關負責人的責任，

導致收到貨物不能及時驗收；有事訂單與驗收數量不符合時，沒有及時上報；

原材料驗收入庫時抽檢比較敷衍。

3.4采購付款審批不合理

采購員將發(fā)票交付財務部門后，財務在入賬的時候只能在系統(tǒng)里面檢查到

倉庫是否有貨，對于收貨數量以及單位能否和發(fā)票相符合，甚至對材料的使用

狀況、實際施工時是否有不符合標準的材料出現，財務都是沒有辦法核實并且

跟蹤的，而生產部門以及庫管員也未能及時匯報，基本都會直接付款，倘若發(fā)

生了材料不符合標準從而延誤加工進程，將會產生很多不必要的損失。

財務部門未能與供應商定期去核對貨款，很容易出現重復付款、到了賬期

未付款等問題。基本上只有在事務所審計的時候，才會和供應商核對往來款

項，但是絕大多數時候對財務并沒有足夠重視。存在一些供應商，采購合同付

款周期、付款方設定不合理，在公司資金沒有完全回籠時可能就要支付采購貨

款，這些情況都有可能影響公司的合理運營。

4公司采購與付款內部控制制度優(yōu)化設計

4.1采購計劃和采購量不合理優(yōu)化設計

4.1.1采購計劃優(yōu)化設計

采購計劃作為采購管理中的第一個步驟，它的準確性直接影響著采購工作

的進行，為了保障采購部能夠正常進行采購活動，必須制定良好的采購計劃。

采購人員在制定采購計劃時要考慮計劃的合理性，既要避免大量采購造成庫存

積壓帶來的資源浪費，也要防止漏采影響公司的正常生產運營。為了改善這個

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問題，對公司編制采購計劃的流程進行了優(yōu)化，主要是需求部門分析采購需求

并按實際需要上報采購量，庫管員對現有庫存進行分析為采購員編制采購計劃

提供依據，采購計劃按照嚴格的授權審批程序才得以執(zhí)行。優(yōu)化后的流程圖如

下圖2所示：

需求部門編

采購部門匯總

制請購計劃采購計劃審批采購計劃執(zhí)行

編制采購計劃

表

圖2采購計劃審批流程圖

公司可以將采購計劃作為各個部門績效評定的參考依據。每月月初對上月

采購計劃，實際入庫量，各個部門領用量的全過程進行監(jiān)測評價，對采購計劃

是否虛高、物資采購員是否經驗性多采，供應商交貨期過長，實際領用出庫不

足等等進行分析評價，建立采購領用指標，納入部門考核，實行制度化約束。

4.1.2實行安全庫存與最低庫存考核制度

安全庫存是為了保障日常工作的運行和搶險搶修以及常規(guī)類工程的正常開

展，防止停工這種情況的出現，以免給公司運行帶來不必要的麻煩。最低庫存

是指存貨在公司倉庫中應該保存的最小數量，低于此數量就有可能形成物資短

缺，影響企業(yè)正常生產。對于安全庫存的管理一定不能靜態(tài)化，公司可以使訂

貨數量大概符合需求數量，縮短訂貨期，降低供應的不確定性和改善需求預測

來實行有效的安全庫存。最低庫存管理是各業(yè)務部門充分分析，根據每月的消

耗領用情況，對各個生產車間等下屬部門設置最低庫存限額以此來保障企業(yè)的

正常運行。

4.2采購合同簽訂和管理優(yōu)化設計

4.2.1優(yōu)化合同簽訂及審批流程

金華市華麗制造有限公司應從合同的簽訂到審批進行相應的優(yōu)化，以避免

執(zhí)行過程中出現漏洞和控制不到位的情況。采購合同從制定到定稿，應由公司

不同業(yè)務部門簽字和審核，首先需要合同申請人在發(fā)起部門起草合同然后進行

會簽，達成一致意見時確定合同初稿并送到財務部進行審核，工作人員審核無

誤后有關職能部門進行打印、蓋章等，最后拿去檔案管理部門歸檔，具體優(yōu)化

流程如下圖3所示：

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發(fā)起會簽確認法務審批歸檔

申請形成統(tǒng)

會簽審核

人起一意見審批

部門相關歸檔

草合合同定蓋章

評審條款

同稿

圖3合同簽訂審批流程

4.2.2建立合同信息化管理系統(tǒng)

在簽訂合同后，合同原件要交由專業(yè)人員統(tǒng)一保管，合同主管部門留存，

有關職員對合同做好記錄工作，堅決不能隨意外借合同以防合同的丟失，追蹤

采購合同的后續(xù)工作也要做好。利用互聯(lián)網信息管理系統(tǒng)，對合同管理進行統(tǒng)

一在線注冊，形成"采購合同臺賬"。如果有關人員要翻閱合同，要嚴格執(zhí)行合

同審批程序，按照所持權限進行網上查閱。實時追蹤合同履行情況，包括合同

開始和截止日期、購買數量、型號規(guī)格、支付方式、到貨日期等。如果發(fā)現任

何異常，要及時向部門負責人報告，詳細記錄，保證可以追蹤。最后，各部門

負責人要做好對相關員工的監(jiān)督工作，在簽訂合同中因為員工過失造成的損

失，要采取批評或扣除提成等相應的處罰措施。

4.3采購驗收環(huán)節(jié)優(yōu)化設計

4.3.1加強對供應商的管理和考核

隨著經濟全球化進程的加快，傳統(tǒng)供應商管理模式正在發(fā)生變化：供應商

考核和評價正成為集團公司管理中的重要一環(huán)。完善的供應商管理質量體系是

供應商管理質量保證的基礎，只有加強供應商的管理和考核，質量才有根本的

保障。如何加強對供應商的質量控制、管理與考核，建立互利共贏的合作關系

已經成為企業(yè)必須認真面對的問題。為了確保供應商選擇、評價和再評價的公

正性、科學性、客觀性，要加強對供應商的管理與評估，使其提供的產品質量

及服務符合我司要求，促進我司的產品質量和服務穩(wěn)步提高。按供應商提供的

產品對公司的重要程度，可將供應商分為Ⅰ類供應商、Ⅱ類供應商、Ⅲ類供應

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商。如下表2所示：

表2供應商分類表

供應商類別分類標準

Ⅰ類供應商指提供對我公司產品的安全性、穩(wěn)定性有重要影響的供應商（即提

供重要零部件和重要存貨的供應商）

Ⅱ類供應商指提供對我公司產品性能和結構有重要影響的供應商（即提供高壓

緊固件、傳送機等生產工具的供應商）

Ⅲ類供應商指除Ⅰ、Ⅱ類供應商以外的普通供應商

實行供應商分類的目的是確保他們可以給公司提供最優(yōu)質的服務和及時的

貨源，以最低的成本獲得最好的產品。對于不同類別的供應商，在選擇時，要

把管理資源放在回報最高的地方，應遵循低價格、重合同、高質量、守信用、

就近原則。對重要供應商，可以投入大量的時間進行管理，這類供應商提供的

產品是企業(yè)的主要物資。另外，采購部門和其他相關部門必須保證每個零部件

都應具有兩家及兩家以上的穩(wěn)定供應商，以保證長遠穩(wěn)定的供貨。

4.3.2建立第三方驗收和抽驗機制

對于重要的貨物可以委托質監(jiān)檢驗所進行檢查、核驗、綜合評價,并公正

地做出采購驗收結論，對于驗收不合格的產品予以退回?；蛘咭部晌械谌?/p>

有信譽、有實力、有威望的中介去履約驗收,以中介做出的采購驗收結論作為

驗收的依據。此做法已在個別地區(qū)開展,采購驗收質量取得了明顯提升,保證

了采購的質量。

對于一定額度之下的貨物類別項目,由采購人親自組織驗收,可以每年確

定一定的比例委托第三方機構進行抽查核驗，監(jiān)管部門再對第三方機構定期考

核查驗。

4.4采購付款審批流程優(yōu)化設計

4.4.1優(yōu)化付款審批流程

金華市華麗制造有限公司應優(yōu)化采購付款審批流程，避免因審批環(huán)節(jié)的不

嚴謹造成資金損失或是影響與供應商的關系。首先，對經常不審、審批慢的環(huán)

節(jié)，考慮取消，對串行流程考慮并行。按不同審批內容、金額分類，比如某些

特定的內容、高于特定金額才需要高層審批。設置窗口期，集中申報、集中審

批，解決流程散發(fā)，審批過于低頻的問題。針對優(yōu)化后的付款環(huán)節(jié)流程，公司

可以按照表3執(zhí)行該流程。

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表3采購付款審批流程表

流程步驟工作內容流程責任人

1.付款申請采購員收到發(fā)票之后，先與供應商對賬核對金額，采購員

再核對發(fā)票內容，核對無誤后提交付款申請單。

2.付款審批首先由采購部主任進行審批，然后由財務相關人員采購部主任、財務相

核對完該往來，核實物料實際情況，再由財務部主關人員、財務部主任、

任、主管領導審批，最后由總經理審批（以上任意財務部主管、總經理

環(huán)節(jié)出現問題則返回給采購員修改）

3.執(zhí)行付款審批流程結束后，由財務核對相關原始單據再次核財務