某商貿(mào)公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)

優(yōu)通商貿(mào)嘀限公司文件文件編號(hào)：UD-HG-06-New06

憂迪版本：1.0

生效日期:

/1/1-71-44--44-ArVvninn2006年11月30口

某商貿(mào)公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)

優(yōu)迪商貿(mào)有限公司

UEEDYTrade.,Ltd

分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)

Subsidiaryoperationalstandardizationmanagemanual

持有部門：優(yōu)迪各分公司

文件編號(hào)：UD-HG-06-New06版本：1.0

生效日期：2006年11月20日頁數(shù):

審批：日期：

受控印章

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使用說明

這是一本參照iso基本要素，在原《廣東優(yōu)迪規(guī)范管理手冊(cè)》的基礎(chǔ)

上編寫的一部工具書。

本手冊(cè)分為三大部分。

第一部分寫分公司的組織與人事架構(gòu)與崗位職責(zé)。

第二部分寫分公司文件管理、分公司目標(biāo)管理、商品運(yùn)做管理程序、

倉(cāng)儲(chǔ)與物流配送管理、市場(chǎng)與營(yíng)銷策劃管理、業(yè)務(wù)開發(fā)與推廣管理、訂單

受理與客戶服務(wù)管理等程序與直接應(yīng)用于操作的作業(yè)指導(dǎo)書。

第三部分是根據(jù)第二部分程序內(nèi)容延伸出來的各個(gè)質(zhì)量記錄。

本書在寫作過程中，注意到了各流程與SAP系統(tǒng)的接口情名，做到

盡量能夠納入SAP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線管理。但是，有些在SAP系統(tǒng)中暫時(shí)

還不具備，這部分使用普通的電子表格或者印刷表格代理。

由于分公司具體情況不一致，比如,山東優(yōu)迪把多個(gè)部門壓縮在一起,

在使用過程中，則應(yīng)將一個(gè)程序拆開使用，關(guān)于一些非主體部分能夠適當(dāng)

的省略。

本手冊(cè)之后，還將推出優(yōu)迪本部的規(guī)范化管理手冊(cè)，另外，人力資源、

財(cái)務(wù)與資訊因內(nèi)容繁蕪也推出了單行本，請(qǐng)各分公司注意與之結(jié)合使用。

這是一公試行本，因此，可能會(huì)存在一些與現(xiàn)實(shí)工作不相習(xí)慣的地方，

請(qǐng)各同事及時(shí)給予指出，以利于下次修正。

文一-紅葉集團(tuán)企劃部

2006年11月28日

口皮?"優(yōu)通商噴嘀限公司文件文件編號(hào)：UD-HG-06-Ncw06

Wi由版本：1.0

生效H期：2006年11月30H

分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)

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目錄

第一部分：組織架構(gòu)..............................

（一）集團(tuán)新組織架構(gòu)..............................

（二）優(yōu)迪（全國(guó)）組織與人事架構(gòu).................

（三）優(yōu)迪分公司組織與人事架構(gòu)...................

（四）分公司部門職能..............................

（五）分公司崗位職責(zé)..............................

第二部分：操作程序..............................

（一）文件管理程序.................................

（二）分公司目標(biāo)管理程序..........................

（三）商品運(yùn)做管理程序............................

（四）倉(cāng)儲(chǔ)與物流配送管理程序.....................

（五）市場(chǎng)與營(yíng)銷策劃管理程序......................

（六）業(yè)務(wù)開發(fā)與推廣管理程序.....................

（七）訂單受理與客戶服務(wù)管理程序.................

第三部分：質(zhì)量記錄..............................

鉆魚肉噴晴限公司丈件文件編號(hào):UD-HG-06-New06

版本：L0

生效日期：2006年11月30日

分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)

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第一部分：組織架構(gòu)部分

（一）集團(tuán)新組織架構(gòu)

文一實(shí)業(yè)優(yōu)迪商貿(mào)紅葉文具味力食品朝陽藥業(yè)文一商住城

有限公司有限公司有限公司有限公司有限公司開發(fā)有限公競(jìng)

文

一

快

海

上

修

事

葉

紅

業(yè)

窗

部

企劃部

人力

資源部

商學(xué)院

財(cái)務(wù)

中心

資訊部

集團(tuán)服

務(wù)公司

產(chǎn)品中心

物流中心

匕事"鉆通商貿(mào)有限公司文伴文件編號(hào):UD-HG-06-Ncw06

版本：1.0

生效H期：2006年11月30H

分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)

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（二）優(yōu)迪（全國(guó)）組織與人事架構(gòu)

總

財(cái)

物

銷

服

經(jīng)

務(wù)

流

務(wù)

相l(xiāng)ii

場(chǎng)

辦

部

部

部

中

管

心

理

部

（三）優(yōu)迪分公司組織與人事架構(gòu)

說明：1、當(dāng)分公司月銷售額在100萬下列時(shí)，總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部設(shè)專員編制；

2、送貨任務(wù)頻繁的，能夠?qū)⑽锪鞑坎鸱譃閭}(cāng)儲(chǔ)部、物流部，設(shè)主管級(jí)別,

分公司總經(jīng)理直轄；

3、可適當(dāng)增減下屬部門。

匕事"鉆通商貿(mào)有限公司文伴文件編號(hào):UD-HG-06-Ncw06

版本：1.0

生效H期：2006年11月30H

分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)

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（四）分公司部門職能

1總經(jīng)辦

略。詳見《人力資源規(guī)范管理手冊(cè)》。

2商品計(jì)劃部

2.1負(fù)責(zé)就直銷目錄商品向集團(tuán)產(chǎn)品中心進(jìn)行申配。

2.2負(fù)責(zé)大客戶個(gè)性化商品、特殊訂購(gòu)商品、急貨商品等非標(biāo)準(zhǔn)配置商品的采購(gòu)工

作。

2.3負(fù)責(zé)非直銷目錄產(chǎn)品采購(gòu)的供應(yīng)商開發(fā)工作.

2.3負(fù)責(zé)與集團(tuán)產(chǎn)品中心的溝通與協(xié)調(diào)工作。

3物流部

3.1做好配送的車輛、人員管理。

3.2負(fù)責(zé)分類整理各類訂單。

3.3負(fù)責(zé)所有有效訂單的配送工作。

3.4負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)的管理、理配貨、收發(fā)貨工作。

3.5負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)的日常盤點(diǎn)、報(bào)損等工作。

4財(cái)務(wù)部

4.1負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理體系的檢討與完善。

4.2負(fù)責(zé)預(yù)算體系的建立與年度、月度預(yù)算的匯編、操縱及執(zhí)行結(jié)果的分析與報(bào)告。

4.3負(fù)責(zé)資金的籌措與調(diào)度，與各項(xiàng)財(cái)務(wù)支出的監(jiān)控。

4.4負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)賬務(wù)的查核與資產(chǎn)的盤查。

4.5負(fù)責(zé)應(yīng)收帳款的催收與管理工作。

4.6負(fù)責(zé)公司信息管理系統(tǒng)的日常保護(hù)工作。

5市場(chǎng)部

5.1負(fù)責(zé)地方市場(chǎng)的調(diào)研。

5.2負(fù)責(zé)制訂營(yíng)銷策劃方案與制訂品牌在當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的推廣方案。

5.3負(fù)責(zé)分公司營(yíng)銷體系的調(diào)整策劃。

5.4負(fù)責(zé)DM與其他促銷商品傳單的設(shè)計(jì)制作的聯(lián)絡(luò)溝通。

5.5負(fù)責(zé)直銷產(chǎn)品目錄、DM在本區(qū)域的推廣與郵寄。

6銷售管理部

6.1負(fù)責(zé)直銷辦事處的設(shè)立及業(yè)務(wù)區(qū)域的劃分。

6.2負(fù)責(zé)直銷辦事處的人員管理及其它日常管理工作。

6.3負(fù)責(zé)直銷辦事處的人員培訓(xùn)。

鉆通高貿(mào)哺限公司女伴文件編號(hào)：UD-HG-06-New06

版本：1.0

生效日期：2006年11月30日

分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)頁碼：/

6.4負(fù)責(zé)直銷辦事處的督導(dǎo)。

6.5負(fù)責(zé)所有客戶信息收集、整理、分類、分析、客戶管理、客戶信用評(píng)估、信用

管理與客戶風(fēng)險(xiǎn)操縱工作.

6.6協(xié)調(diào)各直銷辦事處與有關(guān)單位的關(guān)系，為各辦事處提供各類支持。

7客戶服務(wù)中心

7.1負(fù)責(zé)呼叫中心電話接聽、客戶咨詢與電話訂單受理工作。

7.2負(fù)責(zé)電子商務(wù)客戶咨詢回復(fù)、訂單處理工作。

7.3負(fù)責(zé)電話拜訪，建立客情關(guān)系。

7.4負(fù)責(zé)大客戶管理與服務(wù)支持工作。

7.5負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心客戶信息收集、整理、分類、分析、客戶管理、客戶信用評(píng)

估、信用管理與客戶風(fēng)險(xiǎn)操縱工作。

（五）分公司崗位職責(zé)

1分公司總經(jīng)理崗位職責(zé)：

1.1職位名稱：總經(jīng)理

1.2直接上級(jí)：優(yōu)迪（本部）總經(jīng)理

1.3直接下級(jí)：總經(jīng)辦主任、商品計(jì)劃部經(jīng)理、物流部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、市場(chǎng)部

經(jīng)理、銷售管理部經(jīng)理、客戶服務(wù)中心經(jīng)理

1.4基本要求：

男女不限，30~45周歲，擁有經(jīng)濟(jì)、行政管理、工商管理等有關(guān)專業(yè)本科以上學(xué)歷。

國(guó)語流利。五官端正，身體健壯，形象良好。五年以上同等職位經(jīng)驗(yàn)。有駕駛執(zhí)照。

1.5技能要求：

熟練操作各類office軟件。綜合組織協(xié)調(diào)能力強(qiáng)，擅長(zhǎng)營(yíng)銷管理、客戶管理與團(tuán)隊(duì)

激勵(lì)，有豐富的企業(yè)管理策劃、銷售策劃經(jīng)驗(yàn)，關(guān)于商貿(mào)管理有特殊的遠(yuǎn)見卓識(shí)，擅開

拓，重創(chuàng)意，洞察內(nèi)部細(xì)微動(dòng)向，能獨(dú)立設(shè)計(jì)商貿(mào)連鎖企業(yè)產(chǎn)品、物流、營(yíng)銷、拓展、

財(cái)務(wù)等項(xiàng)管理通路。熟悉當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)，熟悉當(dāng)?shù)卣k事流程。

1.6素養(yǎng)要求：

為人正直果斷、處世穩(wěn)重有魄力，個(gè)人魅力四射。

1.7服務(wù)要求：

5年以上在本企業(yè)工作服務(wù)意向，并愿意簽署合同。具有任職資格擔(dān)保。

1.8直接職責(zé)：

1.8.1負(fù)責(zé)分公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃的設(shè)計(jì)、培訓(xùn)與分解落實(shí)。負(fù)責(zé)分公司組織人事架

構(gòu)的審核、簽署、編制的把關(guān)，與各部門負(fù)責(zé)人的獵頭與考核。

鉆通商貿(mào)有限公司文伴文件編號(hào):UD-HG-06-Ncw06

版本：1.0

生效H期：2006年11月30H

分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)

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1.8.2負(fù)責(zé)科學(xué)分配各項(xiàng)資源，關(guān)于分公司激勵(lì)體系進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)與分解實(shí)施，確

保分公司各項(xiàng)運(yùn)行效率最佳化。

1.8.3負(fù)責(zé)分公司各部門的目標(biāo)設(shè)計(jì)及考核，圍繞工作目標(biāo)組織管理層培訓(xùn)，并進(jìn)

行督導(dǎo)。

1.8.4協(xié)同集團(tuán)總部共同建立完善分公司利潤(rùn)執(zhí)行體系，不斷優(yōu)化運(yùn)行環(huán)境，提高

利潤(rùn)體系運(yùn)行效率，實(shí)現(xiàn)營(yíng)業(yè)額與利潤(rùn)的最大化。

1.8.5協(xié)同集團(tuán)總部建立完善分公司行政體系與企業(yè)文化體系。

1.8.6建立完善分公司產(chǎn)品供給體系。

187建立完善分公司物流體系，不斷降低物流成本。

1.8.8協(xié)同集團(tuán)總部建立完善分公司財(cái)務(wù)管理體系，提高財(cái)務(wù)核算、融資、投資、

費(fèi)用操縱的質(zhì)量，使分公司資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)最優(yōu)化，資產(chǎn)結(jié)構(gòu)合理化，投入產(chǎn)出最佳化，有效

杜絕財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

1.8.9協(xié)同集團(tuán)總部建立完善分公司電子資訊系統(tǒng)，通過運(yùn)做ERP系統(tǒng)與

CALLCENTER系統(tǒng)提高分公司內(nèi)部運(yùn)做效率。

1.8.10負(fù)責(zé)分公司公共關(guān)系的保護(hù)，樹立企業(yè)的社會(huì)責(zé)任形象。

1.8.11定期向董事會(huì)述職。完成董事會(huì)要求的其它事項(xiàng)。

1.9管理責(zé)任：

1.9.1對(duì)分公司工作目標(biāo)與利潤(rùn)目標(biāo)的完成負(fù)責(zé)。

1.9.2對(duì)所屬下級(jí)的紀(jì)律行為、工作秩序、整體精神面貌負(fù)責(zé)。

1.9.3對(duì)分公司擁有的財(cái)、物及各項(xiàng)預(yù)算開支的合理性負(fù)責(zé)。

1.9.4對(duì)分公司的健康、與諧與可持續(xù)進(jìn)展負(fù)責(zé)。

1.9.5對(duì)特殊業(yè)務(wù)的開展因把關(guān)不嚴(yán)給分公司造成的缺失負(fù)責(zé)。

1.9.6對(duì)掌握的分公司秘密負(fù)責(zé)。

1.10崗位權(quán)力：

1.10.1對(duì)分公司的各項(xiàng)資源有部分的分配使用與調(diào)配權(quán)。

1.10.2對(duì)分公司所有員工日常工作安排有調(diào)配權(quán)。對(duì)經(jīng)理級(jí)下列人員的聘用、提升、

降級(jí)、獎(jiǎng)懲、辭退有決定權(quán)。涉及任免及人員工資、激勵(lì)方案需經(jīng)集團(tuán)人力資源部、總

部總經(jīng)理審批才能執(zhí)行。

1.10.3對(duì)分公司各級(jí)員工的工作有監(jiān)督、檢查與考核權(quán)。

1.10.4對(duì)分公司各級(jí)員工的工作爭(zhēng)議有裁決權(quán)。

1.10.5對(duì)分公司發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用支出有審核權(quán)，對(duì)限額資金有使用的批準(zhǔn)權(quán)。

1.10.6對(duì)分公司范圍內(nèi)通常違規(guī)事件有調(diào)查權(quán)、處罰的審批權(quán)與違紀(jì)的裁戾權(quán)，涉

及到分公司總經(jīng)理個(gè)人的，或者者影響重大的，由集團(tuán)內(nèi)控部、人力資源部調(diào)查與裁決。

1.10.7對(duì)分公司各部門各項(xiàng)工作有監(jiān)控與指導(dǎo)權(quán)。

鉆僦商貿(mào)嘀限公司文件文件編號(hào)：UD-HG-06-New06

版本：1.0

牛.效日期：2006年11R30日

分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)

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2總經(jīng)辦主任

3人事專員文員

4商品計(jì)劃部經(jīng)理

5采購(gòu)助理

6物流部經(jīng)理

7倉(cāng)管員

8打單文員

9送貨員

10財(cái)務(wù)部經(jīng)理

11會(huì)計(jì)

12出納

13市場(chǎng)部經(jīng)理

14策劃專員

15銷售管理部經(jīng)理

16督導(dǎo)專員

17業(yè)務(wù)員

18客戶服務(wù)中心經(jīng)理

19客戶助理

鉆魚肉噴晴限公司丈件文件編號(hào):UD-HG-06-New06

版本：L0

生效日期：2006年11月30日

分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)

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第二部分：管理程序

（一）文件管理程序

1目的

規(guī)范分公司文件與資料管理，方便溝通，防止泄密。

2范圍

本程序在優(yōu)迪各分公司內(nèi)適用。

3職責(zé)

3.1本程序由優(yōu)迪（本部）總經(jīng)理審批，集團(tuán)企劃部擬訂、修訂、解釋、授權(quán)公布。

3.2各分公司總經(jīng)理是本程序的第一推行者，分公司各部門負(fù)責(zé)具體執(zhí)行本程序有

關(guān)規(guī)定。分公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)按照本程序開展文件管理的稽核。

3.3集團(tuán)督導(dǎo)組到分公司督導(dǎo)時(shí)，本程序?yàn)楹瞬楸夭轫?xiàng)目。就核查發(fā)現(xiàn)的問題，能

夠?qū)Ψ止究偨?jīng)理提出處罰措施。

4文件分類

4.1分公司文件按格式分為ISO（國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)）格式、GB（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)）格式

及普通資料格式。

4.2ISO格式用于頒布正規(guī)的《質(zhì)量手冊(cè)》、各類程序、規(guī)程、質(zhì)量記錄、工作規(guī)劃，

等。本程序即為ISO格式文件。

4.2.1ISO格式的封面

《質(zhì)量手冊(cè)》、《規(guī)范管理手冊(cè)》等大型ISO文件通常應(yīng)制作封面。封面由公司

LOGO、標(biāo)準(zhǔn)公司中英文名稱、文件中英文標(biāo)題、文件持有部門、文件編號(hào)、文件版本、

生效日期、文件頁數(shù)、擬訂人、審核人、批準(zhǔn)人、受控印章。

4.2.1.1LOGO：高1.79CM,寬4.76CM。居中。

4.2.1.2標(biāo)準(zhǔn)中文名稱：一號(hào)黑體“優(yōu)迪商貿(mào)有限公司”。標(biāo)準(zhǔn)英文名稱：TimesNew

Roman字體三號(hào)字"UEEDYTrade.,Ltd”。居中。

4.2.1.3文件中文標(biāo)題：一號(hào)華文中宋。文件英文標(biāo)題：三號(hào)TimesNewRoman字

體。居中。

4.2.1.4文件持有部門：五號(hào)仿宋字體。居中。

鉆魚肉噴晴限公司丈件文件編號(hào):UD-HG-06-New06

版本：L0

生效日期：2006年11月30日

分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)

頁碼：/

4.2.1.5文件編號(hào)：文件版本、生效日期、文件頁數(shù)：小四號(hào)仿宋字體。居中。

4.2.1.6擬訂人、審核人、批準(zhǔn)人：四號(hào)仿宋字體。居中。

421.7受控印章：四號(hào)仿宋字體，居中。

4.2.2ISO格式的內(nèi)文

使用WORD的表格與邊框工具，設(shè)置內(nèi)頁文件頭、文件正文框。

4.221文件頭:LOGO高0.83CM,寬2.22CM。華文行楷字體四號(hào)縮放140%“優(yōu)

迪商貿(mào)有限公司文件”。文件標(biāo)題華文中宋小四號(hào)字體。

右上方分別列舉文件編號(hào)、版本、生效日期、頁碼，為宋體字五號(hào)字體。

(1)文件編號(hào)：UD-SH-0x-xx,含義為優(yōu)迪-上海分公司-2006年-第06號(hào)。

(2)版本：1.0,含義為第一版，沒有修改過。修改過一次為1.1版。在此基礎(chǔ)上

重新擬訂為2.0版。

(3)生效日期：含義為本文件的自x年x月x日開始具有法律效力。

(4)頁碼：xx/xx,含義為總共為xx頁中間的第xx頁。

422.2為宋體字小四號(hào)，行距為18磅。標(biāo)題使月黑體與華文中宋。字號(hào)適當(dāng)放大。

4.3GB格式適用于通知、規(guī)定、聯(lián)絡(luò)函等文體。

431GB格式文件頭：優(yōu)迪商貿(mào)(xx)有限公司文件，一號(hào)華文中宋字體。居中。

4.3.2GB格式文件編號(hào)：xx優(yōu)迪規(guī)字2006第xx號(hào)。五號(hào)仿宋字體。居中。

433紅色橫杠。寬4磅。居中。

4.3.4標(biāo)題：二號(hào)華文中宋。居中。

4.3.5正文：小四號(hào)宋體字，行距18磅，居左。

4.3.6功能區(qū)：

4.3.6.1主題辭：為便于電腦查閱，選擇出標(biāo)題詞組羅列上去。有效期，要注明文件

的有效期。

436.2抄報(bào):報(bào)給誰。

4.363發(fā)送：文件要素是發(fā)給誰的。

4.364抄送：文件還要讓誰明白一下。

4.365擬訂人、審核人、簽發(fā)人。

4.366印刷、發(fā)行單位，發(fā)行日期，發(fā)行份數(shù)。

4.4普通資料格式適用于內(nèi)部培訓(xùn)資料等。

4.4.1頁眉：務(wù)必具有優(yōu)迪商貿(mào)LOGO、文件標(biāo)題。字號(hào)適中，居右。

4.4.2頁腳：務(wù)必有頁碼。

5文件擬訂與審批

5.1承擔(dān)具體工作的人員負(fù)責(zé)擬訂關(guān)于本項(xiàng)的文件。

5.2部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核文件。

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分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè)

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5.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)簽署文件。簽署后的文件被視為分公司持有的合法文件。

部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為應(yīng)該使用文件的形式，

6文件發(fā)放

6.1文控中心

分公司總經(jīng)辦即為分公司的文控中心，負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、回收與銷毀工作。

6.2文件發(fā)放

6.2.1文控中心只發(fā)放合法文件與受控資料。

6.2.2文件簽署后，交給總經(jīng)辦文控文員（由人事文員/專員兼任）復(fù)印、裝訂，在

封面與內(nèi)頁加蓋“受控文件”印章，在《文件發(fā)放記錄表》上全面登記。

6.2.3將文件發(fā)放給有關(guān)部門的收文人員，由收文人員在《文件發(fā)放記錄表》上簽

字。

7文件的傳閱

收文單位務(wù)必組織文件傳達(dá)對(duì)象人員學(xué)習(xí)或者傳閱文件。傳閱后在文件背后簽署自

己的名字，否則，視為沒有看過，每次罰款10元。

8文件的保管

8.1分公司總經(jīng)辦（文控中心）負(fù)責(zé)保管整個(gè)分公司的文件，承擔(dān)責(zé)任后果。分公

司各部門分別保管發(fā)放給自己部門的文件，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任后果。

8.2各辦事處負(fù)責(zé)人為辦事處文件保管的責(zé)任人。

8.3文件傳閱后，務(wù)必在3天內(nèi)放進(jìn)快勞保管起來。保管時(shí)務(wù)必將來文分門別類，

依文號(hào)存放整齊，保證文件的完整性。密級(jí)文件，單獨(dú)保管?？靹诟袷接杉瘓F(tuán)公司企劃

部統(tǒng)一制訂。

8.4任何文件嚴(yán)禁帶離公司，且不得復(fù)印、摘抄與外傳。特殊情況需復(fù)印、摘抄與

外傳文件，須由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9文件密級(jí)劃分

9.1文件分為秘密、機(jī)密、絕密三級(jí)。

9.2秘密文件是指公司通常秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益受到損害的文字資料與電子

文本，包含公司人事檔案、各類合同、協(xié)議、職員工資收入、尚未進(jìn)入的市場(chǎng)、編訂成

冊(cè)的質(zhì)量手冊(cè)、管理手冊(cè)、公司尚未對(duì)外公開的各類信息資料。

9.3機(jī)密文件是指包含公司重要秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益受到非常嚴(yán)重?fù)p害的文

字資料與電子文本，包含公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目與經(jīng)營(yíng)決策、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資

料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況、商品采購(gòu)資料、客戶資料等。

9.3絕密級(jí)文件是指公司董事會(huì)、股東會(huì)的重大決策、公司已經(jīng)確定但尚未正式實(shí)

施的公司進(jìn)展戰(zhàn)略、長(zhǎng)期規(guī)劃與經(jīng)營(yíng)方向等。

10文件回收與銷毀

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10.1總經(jīng)辦承擔(dān)文件回收與銷毀的責(zé)任。通常是一個(gè)季度清理一次文件。

10.2銷毀使用碎紙機(jī)銷毀，假如是太多，能夠送到紙漿廠，在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷毀。銷毀

時(shí)，分公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理在場(chǎng)監(jiān)督。

11執(zhí)行

本程序自公布之日起執(zhí)行，其它有與本程序相抵觸的，以本程序?yàn)闇?zhǔn)。

12支持文件

12.1ISO標(biāo)準(zhǔn)文本格式（略，見本手冊(cè)）

12.2ISO作業(yè)指導(dǎo)書格式

12.3GB文件格式

12.4GB《聯(lián)絡(luò)函》格式

12.5快勞插條模版

13質(zhì)量記錄

《文件發(fā)放記錄表》

文件編號(hào)：UD-HG-06-New06

"磐優(yōu)漁商貿(mào)嘀限公司文件

Wi2由"版本：1.0

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(二)分公司目標(biāo)管理程序

1目的

明確目標(biāo)，分解目標(biāo)，保證目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

2范圍

本程序在優(yōu)迪本部及各分公司范圍適用。

3職責(zé)

3.1本程序由優(yōu)迪(本部)總經(jīng)理審批，集團(tuán)企劃部擬訂、修訂、解釋、授權(quán)公布。

3.2各分公司總經(jīng)理是本程序的第一推行者，分公司各部門負(fù)責(zé)人執(zhí)行與分解分公

司下達(dá)的目標(biāo)。分公司總經(jīng)辦承擔(dān)稽核的責(zé)任。

3.3分公司總經(jīng)理及各部門分別檢查自屬范圍的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況，結(jié)合《分公司人力

資源管理手冊(cè)》規(guī)定的內(nèi)容評(píng)估員工的績(jī)效。

3.4集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)評(píng)估分公司目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況。

4分公司運(yùn)作目標(biāo)概定

4.1優(yōu)迪分公司目標(biāo)包含：績(jī)效目標(biāo)(量化目標(biāo))、職能目標(biāo)(定性目標(biāo))。

4.1.1量化目標(biāo)包含：

(1)銷售額。

(2)毛利率。

(3)資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率。

(4)回款率。

(5)客戶開發(fā)家數(shù)。

(6)客單額。

(7)商品滿足率。

(8)費(fèi)用比例。

4.1.2職能目標(biāo)包含：

(1)優(yōu)迪統(tǒng)一銷售平臺(tái)在本區(qū)域的客戶認(rèn)同度.

(2)直銷目錄產(chǎn)品在本區(qū)域市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力。

(3)客戶對(duì)分公司服務(wù)的滿意度。

(4)內(nèi)部規(guī)范管理與員工素養(yǎng)提升。

5分公司目標(biāo)達(dá)成措施

5.1解決賣給誰的問題

5.1.1由市場(chǎng)部牽頭，調(diào)查清晰分公司轄區(qū)市場(chǎng)客戶數(shù)量，客戶性質(zhì)。

5.1.2由市場(chǎng)部牽頭，理清晰什么是優(yōu)迪分公司的目標(biāo)客戶。

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5.1.3建立規(guī)范的客戶檔案。

5.2解決賣什么的問題

5.2.1商品計(jì)劃部牽頭，調(diào)查清晰分公司轄區(qū)市場(chǎng)行銷產(chǎn)品情況。

5.2.2商品計(jì)劃部牽頭，以《直銷目錄》為藍(lán)本，擬訂區(qū)域市場(chǎng)產(chǎn)品目錄，分公司

總經(jīng)理審批。

5.2.3跟文一?紅葉集團(tuán)商務(wù)部訂貨或者在當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)采購(gòu)，確保備貨充足。

5.3解決怎么賣的問題

5.3.1以目錄銷售為主，DM促銷為輔；以郵寄、電話拜訪為主，登門拜訪為輔。

5.3.2分公司辦事處、客戶服務(wù)中心（CALLCENTER）、（大客戶部），承擔(dān)銷售任

務(wù)。

5.3.3分公司市場(chǎng)部承擔(dān)營(yíng)銷策劃與營(yíng)銷措施跟進(jìn)任務(wù)。

5.3.4客戶服務(wù)中心受理客戶訂單。

5.3.5分公司物流部倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)配貨，物流部送貨員負(fù)責(zé)送貨。

5.4解決貨款回收的問題

5.4.1分公司辦事處、銷售管理部負(fù)責(zé)鑒定客戶資信，分公司總經(jīng)理審批。

5.4.2分公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)客戶資信的把關(guān)。

5.4.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)帳、催款。

5.4.4財(cái)務(wù)部收款員負(fù)責(zé)將貨款收回來。

6分公司目標(biāo)制訂與分解

6.1每年12月份，優(yōu)迪（本部）召開優(yōu)迪系統(tǒng)目標(biāo)研討會(huì)，參加人員分公司總經(jīng)理、

集團(tuán)財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人、集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)人、集團(tuán)企劃部負(fù)責(zé)人，確定優(yōu)迪系年度目

標(biāo)，與分解給各分公司的年度目標(biāo)。優(yōu)迪本部目標(biāo)在《優(yōu)迪年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中表達(dá)，下

達(dá)給分公司的目標(biāo)使用表格表達(dá)，見附表《分公司年度目標(biāo)沆

6.2每月下旬，分公司配合集團(tuán)人力資源部，將分公司下月目標(biāo)擬訂成KPI文件，

優(yōu)迪（本部）總經(jīng)理審批，下發(fā)給各分公司。（參見《分公司人力資源管理手冊(cè)》）

6.3分公司總經(jīng)辦協(xié)助總經(jīng)理分解目標(biāo)，擬訂成分公司的KPI文件，分解給分公司

各部門。（參見《分公司人力資源管理手冊(cè)》）

6.4各部門將KPI指標(biāo)分解到每個(gè)員工。不能使用的KPI的，使用CPI分解技術(shù)。

7分公司目標(biāo)修訂

7.1評(píng)估運(yùn)營(yíng)指標(biāo)陽性的或者陰性的，能夠根據(jù)年度目標(biāo)上浮或者下浮分公司目標(biāo)。

修訂目標(biāo)通常每季度進(jìn)行一次。

7.2各分公司能夠向（本部）總經(jīng)理提出修訂目標(biāo)的申請(qǐng)。（本部）總經(jīng)理通過評(píng)估

認(rèn)為分公司應(yīng)該調(diào)整目標(biāo)的，可直接調(diào)整分公司目標(biāo)。

8執(zhí)行

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本程序自公布之日起執(zhí)行。其它文件有與之相違背的，以本程序?yàn)闇?zhǔn)。

9支持文件

9.1《優(yōu)迪年度戰(zhàn)略規(guī)劃》

9.2《分公司人力資源管理手冊(cè)》

10質(zhì)量記錄

《分公司年度目標(biāo)》

鉆魚肉噴晴限公司丈件文件編號(hào):UD-HG-06-New06

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(三)商品運(yùn)做管理程序

1目的

規(guī)范分公司商品運(yùn)做，提升商品競(jìng)爭(zhēng)力。

2范圍

本程序在優(yōu)迪各分公司內(nèi)適用。

3職責(zé)

3.1本程序由優(yōu)迪(本部)總經(jīng)理審批，集團(tuán)企劃部擬訂、修訂、解釋、授權(quán)公布。

3.2分公司商品計(jì)劃部負(fù)責(zé)具體執(zhí)行本程序。

3.3分公司市場(chǎng)部、銷售管理部、客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)協(xié)助本程序的執(zhí)行。

3.4集團(tuán)產(chǎn)品中心負(fù)責(zé)提供公共商品及上游資源。

4商品定義

本程序中，將分公司銷售的商品分為優(yōu)迪系公共商品，與區(qū)域性商品。

4.1優(yōu)迪系公共商品

是指在優(yōu)迪各分公司銷售的上《直銷商品目錄》冊(cè)的商品，與集團(tuán)產(chǎn)品中心開發(fā)的

自有品牌性質(zhì)的商品。

4.2區(qū)域性商品

是指為滿足分公司客戶需要，《直銷商品目錄》冊(cè)上沒有的，分公司商品計(jì)劃部在

當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)專項(xiàng)采購(gòu)的商品。

5商品市場(chǎng)調(diào)查與分析

5.1分公司商品計(jì)劃部負(fù)責(zé)進(jìn)行當(dāng)?shù)匚幕k公用品市場(chǎng)的調(diào)查，每個(gè)月進(jìn)行一次大

規(guī)模調(diào)查，每周進(jìn)行一次抽樣調(diào)查。

5.1.1月度調(diào)查

(1)每月的月底25~31日，分公司商品計(jì)劃部應(yīng)派出兩人以上的調(diào)查小組，開展

區(qū)域市場(chǎng)的商品調(diào)查。

(2)調(diào)查范圍以省為單位，調(diào)查以典型城市為樣板，如山東省要緊調(diào)查青島市、

濟(jì)南市。要緊調(diào)查典型城市里的具有較大規(guī)模的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、文化辦公用品批發(fā)行場(chǎng)，必

要時(shí)，調(diào)查對(duì)象擴(kuò)大為大型超級(jí)市場(chǎng)、小文具店。

(3)使用現(xiàn)場(chǎng)走訪的方法，記錄或者拍攝下來商品信息，使用《商品市場(chǎng)調(diào)查統(tǒng)

計(jì)表》記載調(diào)查結(jié)果。有商品畫冊(cè)、商品目錄的，應(yīng)索取帶回。

(4)調(diào)查應(yīng)延伸至商品的陳列、促銷、售后服務(wù)等。

5.1.2每周抽樣調(diào)查

(1)每周調(diào)查時(shí)間不加以限定。調(diào)查人員不加以限定。

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（2）要緊是調(diào)查一下周邊競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手與批發(fā)市場(chǎng)，新上了何種產(chǎn)品，開展了何種促

銷等。

（3）調(diào)查結(jié)果在向商品計(jì)劃部經(jīng)理匯報(bào)，重要的信息向分公司總經(jīng)理匯報(bào)后，能

夠直接應(yīng)用。

5.2統(tǒng)計(jì)與分析

521調(diào)查回來后，調(diào)查人員應(yīng)補(bǔ)充填制《商品市場(chǎng)調(diào)查統(tǒng)計(jì)表》，關(guān)于統(tǒng)計(jì)表進(jìn)行

匯總。

5.2.2根據(jù)匯總結(jié)果，分析商品的整體價(jià)格趨勢(shì)。

5.2.3關(guān)于單個(gè)商品進(jìn)行價(jià)格的比較、材質(zhì)的比較、檔次的比較。

5.2.4分析調(diào)查對(duì)象的供應(yīng)商支持力度。

5.2.5綜合推斷調(diào)查對(duì)象的商品競(jìng)爭(zhēng)力。

5.2.6商品計(jì)劃部撰寫《月度商品市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告》，經(jīng)商品計(jì)劃部經(jīng)理簽字后，上報(bào)

給總經(jīng)理，向市場(chǎng)部、銷售管理部、客戶服務(wù)中心通報(bào)，并抄送給集團(tuán)產(chǎn)品中心一份。

6商品結(jié)構(gòu)調(diào)整

6.1根據(jù)月度市場(chǎng)調(diào)查與每周市場(chǎng)調(diào)查結(jié)果，分公司商品計(jì)劃部應(yīng)以保持分公司商

品競(jìng)爭(zhēng)力為出發(fā)點(diǎn)，關(guān)于本區(qū)域行銷商品制作調(diào)整方案，上報(bào)總經(jīng)理審批后實(shí)施。

6.1調(diào)整范圍：

6.1.1商品經(jīng)銷范圍是否擴(kuò)大或者縮減。

6.1.2商品的定價(jià)是否要做出改變。

6.1.3商品的結(jié)構(gòu)是否進(jìn)行重新規(guī)劃。

6.1.4商品的定位是否準(zhǔn)確，否則進(jìn)行調(diào)整。

6.1.5是否引進(jìn)新的品種。

6.1.6是否建議制訂專項(xiàng)促銷方案。等。

7直銷目錄制作與使用輔導(dǎo)

7.1直銷目錄的制作

7.1.1分公司商品計(jì)劃部務(wù)必在制作《直銷商品目錄》過程中發(fā)揮要緊角色。目錄

的制作，由優(yōu)迪本部牽頭，集團(tuán)產(chǎn)品中心、集團(tuán)企劃部參與成立目錄制作組，同各分公

司商品計(jì)劃部協(xié)作完成?！吨变N商品目錄》通常為半年出版一次，條件成熟后，一個(gè)季

度出版一次。

7.1.2商品計(jì)劃部跟蹤《直銷商品目錄》的使用情況，將增減商品輸入Excel格式的

《直銷商品目錄建議增減表》，到討論時(shí)，遞交給目錄制作組。

7.1.3會(huì)同分公司總經(jīng)理、銷售管理部經(jīng)理、客戶服務(wù)中心經(jīng)理一起，審核目錄制

作組提供的產(chǎn)品目錄草案，提出修正性意見。

7.1.4關(guān)于個(gè)性化商品，應(yīng)配合進(jìn)行產(chǎn)品的拍照，按照要求傳遞給設(shè)計(jì)部門。

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7.2直銷目錄的使用輔導(dǎo)

7.2.1商品計(jì)劃部收集各類資訊，準(zhǔn)備接納分公司銷售部門的咨詢。資訊從集團(tuán)產(chǎn)

品中心、供應(yīng)商、網(wǎng)絡(luò)、宣傳資料上收集。

7.2.2屬于商品計(jì)劃部自己開發(fā)的區(qū)域性商品，商品計(jì)劃部在傷食之前務(wù)必制作、

下發(fā)《標(biāo)準(zhǔn)商品知識(shí)教材》，發(fā)放給銷售部門。

7.2.3自己不能提供咨詢的，向集團(tuán)商品計(jì)劃部索取資源。

7.2.4跟蹤銷售部門，指導(dǎo)其正確推廣《直銷商品目錄》刊載的商品。必要時(shí)，會(huì)

同銷售人員共同擬訂針對(duì)客戶的專業(yè)方案。

8供應(yīng)商開發(fā)管理與區(qū)域性商品采購(gòu)

本章節(jié)所描述的供應(yīng)商是指區(qū)域性商品的供應(yīng)商。公共商品的供應(yīng)商為集團(tuán)產(chǎn)品中

心。

8.1分公司采購(gòu)目錄

商品計(jì)劃部按照分公司市場(chǎng)需求，編制《分公司商品采購(gòu)目錄》。采購(gòu)目錄按照優(yōu)

辿系統(tǒng)一編碼，分類管理.《分公司商品采購(gòu)目錄》由商品計(jì)劃部每周更新一次。

8.2供應(yīng)商開發(fā)

8.2.1根據(jù)《分公司商品采購(gòu)目錄》，尋找3家以上有實(shí)力的供應(yīng)商作為合作對(duì)象。

要求符合下列條件：

(1)具有合法經(jīng)營(yíng)資格。

(2)有可靠的信譽(yù)。

(3)能滿足公司的商品需求。

(4)愿意同公司月結(jié)，最好能夠月結(jié)+30天。

8.2.2商品計(jì)劃部采購(gòu)助理根據(jù)上述要素關(guān)于供應(yīng)商進(jìn)行全方位的考察，填寫《供

應(yīng)商檔案》，由商品計(jì)劃部經(jīng)理核實(shí)，分公司總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批后的供應(yīng)商即為

分公司法定供應(yīng)商。

8.2.3不管現(xiàn)有供應(yīng)商合作質(zhì)量如何，商品計(jì)劃部都要定期從市場(chǎng)上尋覓新的供應(yīng)

商，作為后備資源。

8.2.4建立供需關(guān)系的供應(yīng)商應(yīng)該簽署《采購(gòu)合同書》。

8.3供應(yīng)商管理

8.3.1《供應(yīng)商檔案》由分公司財(cái)務(wù)部保管。有新的資料，應(yīng)該馬上更新該供應(yīng)商檔

案。

8.3.2采購(gòu)助理不斷跟蹤在合作的供應(yīng)商供貨情況，包含：

(1)供貨的及時(shí)性。

(2)供貨質(zhì)量。

(3)供貨的滿足程度。

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(4)價(jià)格是否公道。

(5)售后服務(wù)情況。

將其表現(xiàn)記入供應(yīng)商資信檔案。

833關(guān)于經(jīng)常缺貨、經(jīng)常出現(xiàn)質(zhì)量問題、不能及時(shí)供貨、價(jià)格偏高、售后服務(wù)拖

拉等情況的供應(yīng)商，采購(gòu)助理提出淘汰申請(qǐng)，上報(bào)經(jīng)理審批。經(jīng)理調(diào)查核實(shí)確實(shí)如此的，

終止與該供應(yīng)商的合作，更換新的供應(yīng)商。

834采購(gòu)助理應(yīng)向供應(yīng)商索要配套贈(zèng)品，關(guān)于交易量較大的供應(yīng)商索要公司活動(dòng)

贊助，間接降低采購(gòu)成本。索要時(shí)務(wù)必兩個(gè)人在場(chǎng)并進(jìn)行登記，否則視為向供應(yīng)商索賄

行為。

8.4計(jì)劃采購(gòu)與零星采購(gòu)

8.4.1計(jì)劃采購(gòu)

采購(gòu)計(jì)劃一周制訂一次。商品計(jì)劃部檢討庫(kù)存情況，在每周六填寫《采購(gòu)清單》，

由部門經(jīng)理審核，分公司總經(jīng)理審批。周一提交給供應(yīng)商訂貨。

8.4.2零星采購(gòu)

(1)在遇到下列情況時(shí)，能夠進(jìn)行零星采購(gòu)：

A、當(dāng)沒有建立該類型物資正式供應(yīng)商時(shí)。

B、沒有能納入采購(gòu)t-劃的臨時(shí)采購(gòu)項(xiàng)目。

C、客戶強(qiáng)烈要求采購(gòu)的特殊商品；等。

(2)遇到需要請(qǐng)款時(shí)，由采購(gòu)助理提出申請(qǐng)，經(jīng)理審核，分公司總經(jīng)理審批，從

財(cái)務(wù)部借款。分公司總經(jīng)理有1000元以內(nèi)的采購(gòu)借款審批權(quán)，超出1000的部分由本部

總經(jīng)理或者集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。

(3)零星采購(gòu)不得高出每月總采購(gòu)量的8%。

8.5采購(gòu)競(jìng)價(jià)

8.5.1詢價(jià)

每一筆物資的采購(gòu)，都務(wù)必進(jìn)行詢價(jià)，詢問3家以上的報(bào)價(jià)。

8.5.2競(jìng)價(jià)

商品計(jì)劃部掌握3家以上的報(bào)價(jià)，要求三方再次壓價(jià)，直至3家分別推出至低價(jià)。

競(jìng)價(jià)方略：告訴A,B比你的報(bào)價(jià)低xx元，或者者告訴C,A已經(jīng)告訴我這件商品

的進(jìn)價(jià)是xx元，你們的報(bào)價(jià)太高了，或者者以長(zhǎng)期合作為誘惑條件，等等，擠壓采購(gòu)水

分。

8.5.3價(jià)格異議處理

在進(jìn)行大宗采購(gòu)時(shí)，如采購(gòu)助理來不及一筆一筆詢價(jià)，事后發(fā)現(xiàn)同期銷售同一規(guī)格

的產(chǎn)品報(bào)價(jià)更低時(shí)，有權(quán)要求供應(yīng)商給予按照合理的價(jià)格結(jié)算。

8.6庫(kù)存管理

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8.6.1分公司采購(gòu)系統(tǒng)是分公司SAP系統(tǒng)的一部分。采購(gòu)助理隨時(shí)能夠進(jìn)行庫(kù)存訪

問。在每筆采購(gòu)訂單下單之前，務(wù)必查詢庫(kù)存情況。

8.6.2庫(kù)存不得超過上月庫(kù)存量的20%。發(fā)現(xiàn)已經(jīng)超量?jī)?chǔ)存的，應(yīng)停止采購(gòu)。

8.7退貨流程

8.7.1當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)，應(yīng)進(jìn)行退貨處理：

（1）因質(zhì)量問題，或者因規(guī)格錯(cuò)誤。

（2）出現(xiàn)訂貨過多，倉(cāng)庫(kù)出現(xiàn)積壓。

（3）因經(jīng)營(yíng)范圍更換導(dǎo)致該商品不能夠再銷售（在保質(zhì)期內(nèi)，要求采購(gòu)助理在供

應(yīng)商談判時(shí)就要明確）。等。

8.8信用管理流程

8.8.1供應(yīng)商帳期管理

關(guān)于定期結(jié)算的客戶，采購(gòu)助理應(yīng)要求其履行約定，在約定的時(shí)間內(nèi)結(jié)款。

采購(gòu)助理應(yīng)告知供應(yīng)商分公司的結(jié)款流程，以免誤解。采購(gòu)助理列出應(yīng)付款時(shí)間表,

整理各類單據(jù)，按照流程規(guī)定審批，并約定財(cái)務(wù)部準(zhǔn)備付款日期與供應(yīng)商前來結(jié)款日期。

8.8.2采購(gòu)貨款結(jié)款

由采購(gòu)助理整理單據(jù)，與財(cái)務(wù)部確定，在每月某日統(tǒng)一結(jié)款。分別需要分公司總經(jīng)

理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。

8.9采購(gòu)稽核

8.9.1分公司總經(jīng)理應(yīng)定期檢查商品計(jì)劃部的供應(yīng)商管理、采購(gòu)的實(shí)物與金額的相

符程度、庫(kù)存與調(diào)撥手續(xù)、市場(chǎng)物價(jià)、供應(yīng)商訪問等，來監(jiān)懺采購(gòu)的廉潔。

8.9.2分公司財(cái)務(wù)部應(yīng)關(guān)于采購(gòu)帳務(wù)認(rèn)真核查，杜絕財(cái)務(wù)漏洞。每月非公共商品采

購(gòu)量超過50萬的，財(cái)務(wù)部可設(shè)置物價(jià)專員編制，專門進(jìn)行價(jià)格稽核。

8.9.3集團(tuán)內(nèi)控部有權(quán)隨時(shí)抽查分公司采購(gòu)的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

9公共商品采購(gòu)、物流與索賠

9.1《直銷商品目錄》所刊載商品，一律由集團(tuán)產(chǎn)品中心提供。集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)

部專門有專人負(fù)責(zé)對(duì)口分公司。

9.2分公司常規(guī)訂貨操作流程規(guī)定如下：

9.2.1分公司訂貨每半個(gè)月集中操作一次。日常補(bǔ)貨作為補(bǔ)充。

922分公司商品計(jì)劃部負(fù)責(zé)人填制《xx分公司目錄商品訂貨清單》，填寫清晰訂貨

編碼、品名、規(guī)格、顏色、數(shù)量等必要信息。

9.2.3找分公司總經(jīng)理（或者指定人員）審批，在清單上簽署電子簽名。通過審批

后，分公司商品計(jì)劃部制作《xx分公司目錄商品訂貨清單》的電子郵件，按照集團(tuán)產(chǎn)品

中心要求的格式填寫正文，并將審批后的《xx分公司目錄商品訂貨清單》一并附上，發(fā)

給集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部。

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集團(tuán)產(chǎn)品中心將默認(rèn)分公司商品計(jì)劃部經(jīng)理提交的電子郵件及附件具有法律效力。

9.2.4集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部對(duì)口人員接收電子郵件，下載《xx分公司目錄商品訂貨

清單》。參照SAP系統(tǒng)，查驗(yàn)是否有庫(kù)存，與集團(tuán)產(chǎn)品中心確認(rèn)是否決定不做某個(gè)商品。

假如查驗(yàn)是沒有，立即與分公司聯(lián)系。由分公司商品計(jì)劃部決定是否延期，或者者是否

替換。

9.3分公司特殊訂貨操作流程如下：

特殊訂貨是指沒有上《直銷商品目錄》、且沒有事先通知集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部備貨、

需要特殊訂購(gòu)的商品。

9.3.1分公司商品計(jì)劃部同集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部對(duì)口人員聯(lián)系，確認(rèn)可否訂某項(xiàng)商

品O

9.3.2集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部尋求產(chǎn)品中心各項(xiàng)目部支持，一起尋找產(chǎn)品或者供應(yīng)商。

假如沒有資源，回復(fù)分公司替換其他產(chǎn)品。

9.3.3假如確認(rèn)能夠訂，集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部對(duì)口人員知會(huì)分公司，分公司按照本

程序常規(guī)訂貨流程訂貨。

9.4退貨管理

9.4.1新設(shè)立半年內(nèi)的分公司，同意退貨占當(dāng)批訂貨總額的15%。滿半年以上的分

公司，退貨限額為當(dāng)批次的8%。退貨費(fèi)用自己承擔(dān)。因分公司造成的有殘缺的商品不

給退貨。

9.4.2退貨前，分公司應(yīng)考慮該批商品能否按照出貨價(jià)做促銷，或者與其他商品捆

綁銷售。實(shí)在無法消化的方能夠考慮退回總部。

9.4.3退貨流程為：

(1)分公司商品計(jì)劃部填寫《退貨申請(qǐng)單》，分公司總經(jīng)理審核。

(2)商品計(jì)劃部將《退貨申請(qǐng)單》用電子郵件發(fā)給集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部對(duì)口負(fù)責(zé)

人。

(3)商務(wù)部審核退貨是否符合本規(guī)程的要求，假如不符合規(guī)定，則通過電子郵件

告知。

(4)商務(wù)部將《退貨申請(qǐng)單》打印成文本，上報(bào)產(chǎn)品中心總監(jiān)審批。商務(wù)部將審

批結(jié)果通過電子郵件告知分公司，確認(rèn)給予退貨。

9.5計(jì)劃庫(kù)存管理

951分公司商品計(jì)劃部負(fù)責(zé)本公司的計(jì)劃補(bǔ)貨工作。每月的1()日往常，分公司商

品計(jì)劃部整理制作《X月單品銷售分析表》，預(yù)測(cè)本月的商品需求，制作《X月商品補(bǔ)貨

計(jì)劃》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，發(fā)電子郵件給集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部對(duì)口負(fù)責(zé)人。制作計(jì)劃的

原則是在上月度銷售量的基礎(chǔ)上乘以1.2倍。

9.5.2集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部及各項(xiàng)目部關(guān)于需求進(jìn)行分析，確定具體的補(bǔ)貨計(jì)劃。

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通常情況下，計(jì)劃庫(kù)存務(wù)必能夠滿足商品目錄冊(cè)刊載商品的正常供應(yīng)，但應(yīng)操縱在1.2

倍的額度以內(nèi)，防止出現(xiàn)積壓。

9.6物流及索賠

9.6.1分公司與總部往來通過外部物流公司進(jìn)行。通常情況下，物流公司由集團(tuán)產(chǎn)

品中心指定。分公司有更低價(jià)格的服務(wù)商，能夠考慮給自己指定服務(wù)商，但由化帶來的

提貨費(fèi)用、送貨費(fèi)用自行承擔(dān)，索賠責(zé)任也由自己承擔(dān)。

9.6.2分公司收貨時(shí)，能夠現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)的就現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)。如不能現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)，則在雙聯(lián)回

執(zhí)上加蓋“細(xì)數(shù)未點(diǎn)，品質(zhì)待驗(yàn)'’的收貨專用章，作為追溯數(shù)量、品質(zhì)差異的根據(jù)。在簽

署合作協(xié)議時(shí)，應(yīng)將本條記入。(附：印章模版)

9.6.3參照回執(zhí)單，經(jīng)檢驗(yàn)出現(xiàn)數(shù)量、品質(zhì)問題的，分公司首先分析差異與損壞原

因，與集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部聯(lián)系，將差異、缺失情況填寫《收貨差異統(tǒng)計(jì)表》或者《商

品損壞清單》傳給商務(wù)部進(jìn)行審核、整理。

9.6.4屬于差異的，由商務(wù)部核對(duì)出貨單據(jù)，如屬因此漏發(fā)或者者錯(cuò)發(fā)，則更正重

新發(fā)貨。

9.6.5如屬于損壞的，商務(wù)部將單交與集團(tuán)產(chǎn)品中心項(xiàng)目部，確認(rèn)是否由因此商品

質(zhì)量只是關(guān)而引起的損壞，假如系商品質(zhì)量引起的，則向上游供應(yīng)商提出索賠。如系運(yùn)

輸過程所引起的，則向物流供應(yīng)商提出索賠。索賠的價(jià)值應(yīng)等同于原貨物的銷售價(jià)值。

9.6.6分公司現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)與索賠流程：

(1)在卸貨時(shí)確認(rèn)貨物的完好性，與物流公司人員共同確認(rèn)下車時(shí)貨物外箱完整。

(2)分公司能夠來得及的，盡量現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)外箱有損壞的情況，應(yīng)即時(shí)要

求物流公司開寫證明，并向其索賠。

(3)公司在收貨時(shí)如發(fā)現(xiàn)外籍無損，但是內(nèi)箱貨物損壞的明顯是貨物本身品質(zhì)的,

可退回總部換貨或者退貨協(xié)商解決。

9.7對(duì)帳與請(qǐng)款

9.7.1對(duì)帳

每月2日前，集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部，與各分公司商品計(jì)劃部核對(duì)當(dāng)月單筆訂單金額,

填制《月度訂貨情況統(tǒng)計(jì)表》，統(tǒng)計(jì)所有的訂貨數(shù)據(jù)。累計(jì)訂貨數(shù)據(jù)，交優(yōu)迪本部財(cái)務(wù)

部發(fā)《對(duì)帳單》與分公司財(cái)務(wù)部門對(duì)帳。分公司商品計(jì)劃部、財(cái)務(wù)部應(yīng)接納外部供應(yīng)商

的對(duì)帳請(qǐng)求。

9.7.2請(qǐng)款

每月的10日前，分公司商品計(jì)劃部整理出《目錄商品付款明細(xì)》，交給財(cái)務(wù)部審核，

分公司總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)部使用電匯的方式匯入優(yōu)迪本部財(cái)務(wù)部指定的帳戶上。特殊關(guān)

系需要延緩的，需要報(bào)請(qǐng)本部總經(jīng)理審批。

10商品定