會計實務：論報銷憑證失真與財務報銷制度缺陷

論報銷憑證失真與財務報銷制度缺陷[摘要]本文在分析財務報銷憑證失真的表現(xiàn)及其成因的基礎上，探討了財務報銷憑證失真與財務報銷制度缺陷之間的關系，并提出了相應的對策與建議。

[關鍵詞]財務報銷憑證；財務報銷制度；失真；缺陷

財務報銷是會計核算工作的關鍵環(huán)節(jié)，而當前財務報銷憑證失真又是一種普遍現(xiàn)象，那么，財務報銷憑證失真的根源何在，又與財務報銷制度有何關系，這些問題值得我們思考與研究。

一、財務報銷憑證失真的表現(xiàn)及原因分析

財務報銷憑證失真，指的是由于報銷憑證不規(guī)范、填寫不正確或憑證造假(人為地捏造報銷事實、篡改報銷數(shù)據(jù)或制造假憑證單據(jù))等導致用于報銷的會計信息與經(jīng)濟事實不符，致使會計信息喪失真實性。財務報銷憑證失真無疑將嚴重擾亂單位的財務管理工作，造成巨大的經(jīng)濟損失。因此有必要深究其根源。

(一)財務報銷憑證失真的表現(xiàn)

第一，財務報銷憑證不完整。主要表現(xiàn)在報銷憑證填寫得不完整，填寫人未按照相關規(guī)定，按順序、逐欄、全聯(lián)一次性填寫套寫報銷憑證，漏填、少填、不填的現(xiàn)象屢見不鮮。在筆者的工作過程中。就經(jīng)常發(fā)現(xiàn)某些員工上交的報銷憑證票據(jù)填寫相當隨意，日期欄、開票人欄、收款人欄、客戶名稱欄經(jīng)常留空或略寫。如收款人欄只填姓而省略了人名；項目內(nèi)容、單位、數(shù)量等往往不填或少填；填寫金額時，字跡模糊、未同時填寫大小寫金額或大小寫金額不符等。財務報銷憑證不完整對報銷會計信息的準確性帶來了消極影響。

第二，財務報銷憑證不真實。主要表現(xiàn)在報銷憑證上所填寫的經(jīng)濟業(yè)務項目與實際發(fā)生的項目內(nèi)容不相符合。某些人將按規(guī)定的個人自費項目在開具票據(jù)時篡改為合法的報銷項目(例如，將手機、化妝品等個人開銷項目列為單位辦公用品、差旅費、招待費等)，移花接木，通過欺騙的手段報銷列支。例如，2003年轟動一時的大同市第五人民醫(yī)院汽車案就是財務報銷憑證不真實所釀成的惡果。在這一案件中院長的專職司機王某通過上述手段鉆醫(yī)院財務的空子，短短兩年間，一輛主要在本地行駛的轎車居然支出“維修”車輛費496700元、車輛“燃油”費59613.3元、餐飲招待費111353元，財務報銷憑證不真實所造成的危害可見一斑(見《山西市場導報》(2003年12月9日A3版)《大同市第五人民醫(yī)院“汽車案”考驗制度還是考驗良心》)。

第三，財務報銷憑證不合法。主要是利用過期作廢的發(fā)票、假發(fā)票及收費收據(jù)等進行報銷。雖然我國對假票據(jù)的打擊力度不斷加大。但是在短時間無法消滅票據(jù)制假造假的現(xiàn)象，僅在制售假發(fā)票案高發(fā)的地區(qū)臺州市，近兩年制售假發(fā)票和虛開增值稅發(fā)票共立案398起、涉案金額達1328.81億元，可見打擊票據(jù)制假造假任重而道遠。這些不合法票據(jù)的流入，擾亂了正常的財務秩序，為不法分子編造各類名目的報銷款項提供了便利，助長了報銷作假的歪風邪氣。不但使單位(企業(yè))蒙受巨大經(jīng)濟損失。同時也使國家財政與稅收遭受嚴重損失。

(二)財務報銷憑證失真的原因分析

導致財務報銷憑證失真現(xiàn)象的原因是多種多樣的，歸納起來有以下幾個方面：第一，某些經(jīng)辦人、法人、主管部門、個人等被經(jīng)濟利益所驅使，鉆財務管理漏洞，利用原始報銷憑證大做文章，編造虛假憑證以達到偷稅漏稅、行賄受賄、損公肥私等不可告人的目的。第二，原始憑證的設計、印刷、使用期限并未統(tǒng)一，其管理上存在漏洞，再加上原始報銷憑證制假、造假現(xiàn)象嚴重，給財務人員的監(jiān)管帶來了很大困難，使不法分子有機可乘。第三，單位財務內(nèi)部控制制度不健全。特別是會計核算的基礎工作不規(guī)范，且很多制度與措施沒有得到貫徹落實，這就往往為財務報銷憑證失真提供了滋生的條件。第四，會計人員的業(yè)務素質及職業(yè)道德欠佳，不是根據(jù)相關規(guī)定對原始憑證進行審核與處理，而是認條子、買人情。第五，會計監(jiān)督缺位，特別是對原始憑證的監(jiān)控不力，給憑證的失真制造了間隙和機會。

二、財務報銷憑證失真反映出財務報銷制度存在缺陷

透過表象不難看出，財務報銷憑證失真的根源與實質事實上是財務報銷制度存在缺陷。這是因為：

(一)財務報銷管理機制不合理

財務報銷管理機制的不合理，首先表現(xiàn)在會計信息責任保證系統(tǒng)沒有建立起來。會計信息責任保證系統(tǒng)包括法人代表責任保證系統(tǒng)、總會計師責任保證系統(tǒng)、會計人員責任保證系統(tǒng)、注冊會計師責任保證系統(tǒng)和社會職能部門保證系統(tǒng)。應該說會計信息責任保證系統(tǒng)缺位在客觀上為財務報銷憑證失真提供了機會。正是由于責任的不明，從而在一定程度上引發(fā)處理票據(jù)滯后、憑證收集不全、信息分類混亂等現(xiàn)象出現(xiàn)，導致會計工作的混亂。其次，會計人員管理體制不合理。會計人員是會計信息的主要提供者，對財務報銷原始憑證管理負有不可推卸的責任。雖然我國賦予了會計工作人員監(jiān)督本單位經(jīng)濟活動的職責。但是其工資、職稱等與個人經(jīng)濟生活息息相關的要素掌握在單位負責人的手中，這就使會計工作人員在工作中處于兩難境地。不少人因為害怕得罪單位負責人影響工作與生活。對負責人的決策惟命是從，不得已放棄了其監(jiān)督責任，這就極大地削弱了會計人員的獨立性，也嚴重擾亂了正常的會計工作秩序。

(二)財務報銷審核機制不完善

在現(xiàn)階段，負責人或“一支筆”簽字是我國現(xiàn)行報銷制度的一項主要內(nèi)控制度，單位的原始支出憑證大都需要由單位領導或分管財務的領導簽批，再由財會人員進行審核、付賬和記賬等。然而，相關負責人或領導簽審的原始票據(jù)不一定是正確的，無論是有意還是無意，當他們在票據(jù)審批中出現(xiàn)失誤時，這種高度集中的簽批權限就會給財會工作帶來消極影響，甚至造成巨額經(jīng)濟損失。筆者相信不少財務人員都曾遭遇這樣的尷尬：例如，經(jīng)過相關領導審批的原始憑證被會計人員判為不符合規(guī)定，若不將票據(jù)退回原持有人會違反有關會計規(guī)定，若將票據(jù)退回原票據(jù)持有人。持有人往往會對“領導已經(jīng)審批通過，但財務審批通不過”這一情況表示不理解，嚴重時甚至會與會計人員發(fā)生口角或沖突?？梢?，現(xiàn)行的財務報銷審核制度存在的弊端不容忽視。審核程序不科學、審核細節(jié)不明確、審核過程不嚴格等嚴重問題，直接導致報銷憑證失真，造成嚴重后果。前述大同市第五人民醫(yī)院汽車案就是一個典型的案例。

(三)財務報銷監(jiān)督機制不健全

《中華人民共和國會計法》確立了內(nèi)部會計監(jiān)督、國家監(jiān)督、社會監(jiān)督三位一體的會計監(jiān)督體系。但是，在實際工作當中，單位內(nèi)部監(jiān)督、國家監(jiān)督、社會監(jiān)督這三者之間往往缺乏協(xié)調(diào)和配合，難以形成有效的監(jiān)督合力。其中，以單位內(nèi)部會計監(jiān)督對財務報銷工作的影響力最大，目前財務部門和會計人員在很大程度上監(jiān)督職責的履行僅僅是滿足于“完全遵從領導的決策、執(zhí)行領導的決定”，從“監(jiān)督者”的角色變成了“出納員”的角色。例如。當前一些醫(yī)院的經(jīng)營者因為片面強調(diào)經(jīng)營活動。其財務行為與我國相關的會計法律、法規(guī)相抵觸時(如擅自偽造虛假原始報銷憑證等)，醫(yī)院財務部門或主管出于經(jīng)濟目的往往會對此類違法、違規(guī)行為聽之任之，“睜一只眼閉一只限”，更勿論依法監(jiān)督了。

三、完善財務報錯制度的對策與建議

針對當前財務報銷制度的缺陷，筆者認為，現(xiàn)階段進一步完善財務報銷制度應該重點把握以下幾點：

(一)改革會計人員管理體制，實行委派制

以此提高會計人員的獨立性，引導其運用會計手段加強會計監(jiān)督，增強其抵制、控制不合理開支的能力與信心。以醫(yī)院財務管理為例，可以由政府財政部門或主管部門單獨或共同向醫(yī)院委派財會負責人或主管會計，實行財務總監(jiān)及會計人員委派制。同時將會計人員的工作調(diào)動、職稱評定、聘用任免、工資晉升、獎金發(fā)放等人事管理集中于上級主管部門。

(二)建立會計信息責任保證系統(tǒng)，明確各方的責任與義務，強化法人代表治理機構的會計責任

應明確單位責任人為該單位會計行為責任主體，分清單位責任人與會計人員對會計工作及會計資料應負起的責任，以責任風險促相關責任人知法守法。強化單位負責人的第一責任人意識。嚴格依法處理并追究責任人的責任，對涉及違法犯罪行為的要及時移交司法部門處理。

(三)完善財務報銷審核機制

實行“先審后報”，由會計對原始憑證的真實性、合法性和完整性進行技術型審核，由具有報銷審批權的相關負責人或領導決定和簽審原始憑證是否能夠報銷，兩者缺一不可。建議先由會計做好技術審核后再將原始憑證遞交相關領導或負責人簽審。另外，對財務報銷過程中的每一個環(huán)節(jié)、每一道手續(xù)都要進行認真審核、嚴格把關。確保會計信息的真實性。

(四)健全財務報銷監(jiān)督機制

在單位內(nèi)部會計監(jiān)督層面，通過制度建設，使單位負責人(領導)、部門負責人、財會人員實現(xiàn)各負其責、相互制約。充分發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督的日常與全過程控制作用。在國家監(jiān)督層面，由政府財政部門加大會計管理力度，理順財政監(jiān)督、稅務監(jiān)督、審計監(jiān)督、金融監(jiān)督等各經(jīng)濟監(jiān)督之間的關系，形成強大的監(jiān)督合力。在社會監(jiān)督層面，則重點發(fā)揮社會中介機構(如會計事務所)的作用，提高注冊會計師的審計質量。并加強對注冊會計師的法律責任監(jiān)督。從而使單位內(nèi)部會計監(jiān)督、國家監(jiān)督、社會監(jiān)督三者有機結合，形成整體合力，構筑廣闊的監(jiān)督網(wǎng)，確保財務報銷工作的順利開展。

(五)建立動態(tài)的報銷管理制度

報銷管理制度具有一定的穩(wěn)定性，在某時間段內(nèi)不宜變更，但是這并不意味著它就是一成不變的。當外部條件產(chǎn)生變化時，應該針對財務管理中出現(xiàn)的新情況、新問題、新形勢進行研究，并及時調(diào)整那些已經(jīng)不適應時代發(fā)展和單位實際需要的規(guī)章制度與控制措施，使報銷管理制度得以與時俱進，確保其有效性和可操作性。

總之，建立健全財務報銷制度作為徹底消滅當前財務報銷憑證失真現(xiàn)象的有效途徑。我們應該遵循穩(wěn)定性和動態(tài)性相結臺的原則。重點突出其實用性和可操作性