長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷方案優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1長沙麗鼎文化傳播有限公司概括........................................1

1.1公司簡介......................................................1

1.2公司組織架構圖................................................1

2長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷方案現(xiàn)狀............................2

2.1公司費用報銷審批流程..........................................2

2.2公司費用報銷基本類型..........................................2

3長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷方案存在的問題......................2

3.1費用報銷制度不完善............................................2

3.2報銷內容不實或不合理..........................................3

3.3部分財務人員業(yè)務水平低........................................3

3.4會計信息化進程不完善..........................................3

4長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷方案的優(yōu)化設計......................3

4.1制定完善的報銷制度............................................3

4.2嚴格管控費用報銷..............................................5

4.3提高財務人員及報銷人員整體素質................................6

4.3.1提高公司人員責任意識.....................................6

4.3.2加強財務人員業(yè)務培訓.....................................6

4.4采用先進財務信息系統(tǒng)..........................................7

5長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷方案優(yōu)化設計總結....................7

參考資料.............................................................8

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長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷方案優(yōu)化設計

1長沙麗鼎文化傳播有限公司概括

1.1公司簡介

長沙麗鼎文化傳播有限公司成立于2016年12月30日，法定代表人為彭菲。

該公司是一家從事科技推廣和應用服務業(yè)為主的公司，經(jīng)營范圍包括文化活動

的組織與策劃；互聯(lián)網(wǎng)信息技術咨詢；移動互聯(lián)網(wǎng)研發(fā)和維護；電子產(chǎn)品、辦

公用品、文化用品、工藝品的銷售；通訊設備及配套設備的批發(fā)。

表1-1公司基本概況表

公司名稱長沙麗鼎文化傳播有限公司

注冊資本20萬元所屬行業(yè)科技推廣和應用服務業(yè)

成立日期2016/12/30公司類型有限責任公司

最終控制人彭菲

登記地址湖南省長沙市芙蓉區(qū)定王臺街道五一西路

1.2公司組織架構圖

財務部

行政部

副經(jīng)理

總經(jīng)理營銷部

副經(jīng)理采購部

物流管理部

人力資源部

圖1-1長沙麗鼎文化傳播有限公司組織架構圖

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生產(chǎn)部

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2長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷方案現(xiàn)狀

2.1公司費用報銷審批流程

報銷人填部門經(jīng)理財務部總經(jīng)理審批出納付款

寫報銷單審核簽字復核（金額較大）并簽字

圖2-1長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷流程圖

2.2公司費用報銷基本類型

長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷主要由銷售活動產(chǎn)生，包括差旅費、

業(yè)務招待費、職工福利費、會務費用、辦公費及其他有關費用，如表2-1所示

表2-1長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷類型表

核算科目摘要業(yè)務情形

差旅費差旅費員工出差食宿費等

業(yè)務招待費業(yè)務招待費招待客戶發(fā)生的各項費用

職工福利費部門聚餐、加班費員工活動聚餐、加班聚餐等

會務費用會議費公司召開會議的相關費用

辦公費辦公費辦公用品購置、空調費等

3長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷方案存在的問題

3.1費用報銷制度不完善

長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷制度存在不足，雖然公司制定了費用

報銷的相關管理方法，但在具體的報銷過程中難免存在一些漏洞。一方面，公

司的費用報銷流程不清晰，報銷人員在費用報銷時對一些簽字手續(xù)不了解，使

得已發(fā)生的費用不能及時登記入賬，導致報銷效率低下，影響公司的內部資金

管理；另一方面，原始單據(jù)審核不規(guī)范，單位財務責任不到位，日常監(jiān)管乏力。

在這樣的情況下，公司的費用報銷制度不能穩(wěn)定的維持下去，使得賬面與實際

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之間產(chǎn)生差異。并且由于工作人員監(jiān)督不到位，不能采取有效的措施來解決問

題，無法確定有關人員的責任。

3.2報銷內容不實或不合理

在公司費用報銷的過程中，部分員工存在僥幸心理，利用漏洞騙取公司報

銷費。一方面，員工通過編制虛假業(yè)務開具假發(fā)票或私費公報等來套取公司資

金，從中獲取利益，例如公司員工將個人的交通費和用餐費等以公司業(yè)務的名

義報銷；另一方面，員工招待客戶時，夸大費用開支，導致超出報銷限額，加

重公司的資金負擔。這些情況的發(fā)生就會導致公司的報銷制度被破壞，報銷內

容出現(xiàn)不實或不合理。

3.3部分財務人員業(yè)務水平低

在公司經(jīng)營過程中，公司對財務人員的培訓不到位，沒有及時進行會計知

識的更新，導致公司財務人員的綜合能力水平不一。一些新入門的員工對公司

的業(yè)務流程不熟悉，在進行費用報銷時由于缺乏較強的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，

往往會出現(xiàn)各式各樣的問題。例如不能判斷報銷發(fā)票是否屬實，憑證填寫是否

合規(guī)等，就會導致信息辨別失誤，使得票據(jù)在報銷過程中存在人為漏洞。同時

部分財務人員對待工作敷衍了事，沒有嚴格按照費用報銷制度審核票據(jù)，從而

影響公司的費用報銷審核工作質量，導致公司面臨經(jīng)濟損失，阻礙公司的發(fā)展。

3.4會計信息化進程不完善

在信息化不斷發(fā)展的當下，采用傳統(tǒng)的費用報銷方式已經(jīng)很難滿足公司的

運營。前期引入的會計電算化程序核算范圍小，存在部分缺陷，且辦公效率不

高，在處理現(xiàn)有的經(jīng)濟業(yè)務活動時有著一定難度，不利于公司未來的發(fā)展。同

時整理報銷單據(jù)、填制發(fā)票、審核和付款等方面流程依舊繁瑣，給公司的人力、

物力帶來了不少的消耗。

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4.1制定完善的報銷制度

公司財務人員在審核需要報銷的費用時，應著重審查原始憑證的內容，判

斷是否真實且合理，記賬憑證所附原始單據(jù)是否完整以及填寫是否正確。再由

各會計和各部門領導審核簽字后，方可報銷。其次，完善公司的費用報銷制度，

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加強票據(jù)監(jiān)督制度，明確各個崗位的職責范圍，嚴格管控報銷發(fā)票的傳遞和審

核。為了保證更新后的費用報銷制度不偏離公司實際，在調整費用報銷制度時，

相關人員應根據(jù)原有制度存在的缺陷，并結合各部門的情況，共同商討改進措

施，經(jīng)上級部門審批同意后即可生效。公司應在費用報銷制度更新完成后組織

全體人員進行培訓，著重講解調整部分或重要事項。另外，要求財務人員在報

銷過程中嚴格把關，申請人自覺報銷合規(guī)票據(jù)。

員工填寫費財務會計部門經(jīng)理

用報銷單審核審核

無

有

未通過財務會分管副總

計復核審批

通過

超支

財務總是否符合做出相應處

監(jiān)審核特殊情況否罰并退回

是

金額較大說明情況

>2000到責任人

是否

總經(jīng)理出納

審核付款

圖4-1長沙麗鼎文化傳播有限公司費用報銷流程圖

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表4-1報銷流程的審批及有關職責

職務目的職責

部門經(jīng)理證明業(yè)務屬實

財務會計審核發(fā)票、金額、預算

財務總監(jiān)了解資金流向

總經(jīng)理/副總審批同意資金支出

出納復核確認付款

4.2嚴格管控費用報銷

在日常費用報銷中，公司會計人員要嚴格審核報銷人需要報銷的費用，確

保報銷信息的真實性，對憑證發(fā)生的時間、報銷費用的具體分類、采用的支付

方式等細節(jié)進行比較嚴格的控制和比較。例如，在公司員工差旅費報銷開始時，

差旅費報銷單上的具體日期應當需要更嚴格地審查，確保出差申請的日期與報

銷單上的日期完全一致。并且要讓員工出具住宿時的費用清單，往返機票的行

程單等等，將這樣一些原始單據(jù)核查清楚。另外，可以要求報銷方出具一份詳

細的出租車費用出行表，對來回乘車時間點進行審查，通過這個來證實報銷人

員所說的行程明細是否屬實。員工招待客戶時，為確保報銷是合理的，應具體

到用餐的費用，并需要核對參會人員的名單、辦卡登記、用餐具體時間地點等，

確保餐費是因公開支。對于部分人員報銷會議費時，需要了解會議開辦的具體

地點和時間，到會人數(shù)，入住酒店以及入住人數(shù)的相關信息，核對好詳細情況。

對于采購的辦公用品，要核對購物清單，辦公設備的發(fā)放清單以及單價是否合

理以及等等，以確保辦公用品報銷的一致性。其次，發(fā)現(xiàn)虛假費用報銷時，最

好進行進一步調查和后續(xù)信息管理，追根溯源，避免疑似虛報等異?，F(xiàn)象的發(fā)

生。最后，對公司人員進行宣傳教育工作，制定公平、嚴格的規(guī)章制度，提高

公司員工的積極性和參與性，進行有效的監(jiān)督和落實費用報銷。

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表4-2各環(huán)節(jié)責任界定

責任界定給公司造成損失的未給公司造成損失的

經(jīng)辦人或部門，申請支付的金額計經(jīng)辦人承擔70%的損失，審經(jīng)辦人、審核人、復核

算錯誤，而審核、復核環(huán)節(jié)均需要核人承擔120%的損失，復核人按7：2：1承擔支付

承擔對金額的復核責任的，一旦出人承擔10%項目金額的罰款

現(xiàn)支付錯誤的。

經(jīng)辦人或部門，申請支付的金額計經(jīng)辦人承擔80%的損失，本經(jīng)辦人、審核人、復核

算正確，但不符合真實性，而審核、部門負責人的審核承擔10%人按8：1：1承擔支付

復核環(huán)節(jié)均需要承擔對真實性的復的損失，復核人承擔10%項目金額的罰款

核責任的，一旦出現(xiàn)支付錯誤的。

4.3提高財務人員及報銷人員整體素質

4.3.1提高公司人員責任意識

公司要保證員工盡職盡責，首先，應該加強員工責任意識教育，不斷提高

工作自覺性，讓其認識到崗位的重要，從而避免報銷過程中出現(xiàn)的人為漏洞。

公司可以從財務人員和報銷人員兩個方面共同入手，財務人員在進行費用報銷

時，應摒棄惰性思維，嚴格履行報銷程序；報銷人員應嚴格執(zhí)行公司的規(guī)章制

度，不要存在僥幸心理。其次，完善責任監(jiān)管機制，增強報銷制度保障性。只

有落實員工責任制，才能確立責任導向。最后，提高員工的歸屬感，增強價值

認同度，讓財務人員及報銷人員自覺主動的從公司的角度出發(fā)。

4.3.2加強財務人員業(yè)務培訓

公司應增強財務人員業(yè)務素質的培訓，充分利用現(xiàn)有資源，開展相關方面

的定期培訓和考查，進一步提高公司財務人員的工作技能和專業(yè)素養(yǎng)。通過采

取線上學習線下講解的培訓方式，完善培訓體系。對于線上培訓，公司可以考

慮購買一些有價值的網(wǎng)絡課程等。另外，調整公司的財務報銷制度，將一些報

銷注意事項，或會計行業(yè)相關法律法規(guī)的調整等，發(fā)放到學習群，要求會計人

員借助空閑時間自學。線下培訓期間，公司可定期組織財務人員培訓會，進行

費用報銷等相關制度的學習。由公司內部的財務人員定期講解應當需要著重關

注的地方，幫助他們了解費用報銷制度的具體條款和內容，逐步形成“互助互

促”。特別是發(fā)生概率較大的商務招待費、差旅費等常見報銷業(yè)務，應當從取得

原始單據(jù)的時間、辦理業(yè)務的時間、報銷流程等方面進行重點講解，以及應當

需要多加注意的環(huán)節(jié)。同時，鼓勵員工積極參與公司組織以外的專業(yè)培訓，不

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斷提高業(yè)務操作能力。

4.4采用先進財務信息系統(tǒng)

針對傳統(tǒng)報銷模式下存在的固有風險，公司應當引入先進財務信息系統(tǒng)，

進一步完善費用報銷管理體系。通過引進財務信息系統(tǒng)，可以減輕報銷流程的

復雜性，提高財務人員的工作效率和質量。其次，管理人員可以通過系統(tǒng)更直

觀了解業(yè)務進程，從發(fā)票的傳遞、填報、審核到查詢等一系列流程，杜絕了費

用報銷中的“人情化”操作，為公司的運營帶來了極大的便利。

規(guī)范票據(jù)明確職責資金動態(tài)

格式權限監(jiān)管