行政管理專科畢業(yè)論文-實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

i摘要辦公室行政部門作為企事業(yè)單位的綜合性管理部門，其管理工作涉及企事業(yè)單位的方方面面。在新時(shí)代，企事業(yè)單位的發(fā)展離不開(kāi)高效科學(xué)的辦公室行政管理工作，辦公室行政管理對(duì)企事業(yè)單位的健康發(fā)展與經(jīng)濟(jì)效益提高有著一定的推動(dòng)作用。為了滿足新形勢(shì)下的企事業(yè)單位發(fā)展需求，企事業(yè)單位辦公室行政部門需要改變工作思路，擯棄常規(guī)思維，借助不斷改革的行政管理工作，為企事業(yè)單位的發(fā)展灌注新活力，有助于企事業(yè)單位綜合管理水平的提高。企事業(yè)單位辦公室行政部門是連接企事業(yè)單位管理層與職工層的綜合辦事部門，對(duì)于企事業(yè)單位各部門的工作銜接發(fā)揮著重要的作用，因此辦公室行政管理工作的精細(xì)化，能夠提高辦事效率，推動(dòng)企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。本文對(duì)精細(xì)化辦公室管理的理念進(jìn)行了梳理，并提出了如何做好精細(xì)化辦公室管理工作。關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細(xì)化管理；思路；對(duì)策

緒論行政管理部門是企事業(yè)單位的綜合管理部門，在企事業(yè)單位的日常管理中發(fā)揮著重要作用。搞好科學(xué)高效的管理，是現(xiàn)代企事業(yè)單位更好地迎接市場(chǎng)挑戰(zhàn)的必要條件，對(duì)促進(jìn)企事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展、提高經(jīng)濟(jì)效益具有積極作用。適應(yīng)新形勢(shì)的需要，必須繼往開(kāi)來(lái)，摒棄舊觀念，不斷改革和完善綜合治理工作，不斷為企事業(yè)單位的發(fā)展注入新的活力，增強(qiáng)企事業(yè)單位的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的企事業(yè)單位辦公室行政管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)逐漸龐大而繁雜的工作，辦公室改革勢(shì)在必行。辦公室工作效率滯緩的主要原因可以從人的因素、環(huán)境因素和管理因素等方面進(jìn)行討論。目前，對(duì)于辦公室的改革多趨向于精細(xì)化管理，精細(xì)化管理的內(nèi)容包括“五精四細(xì)”，其不僅能使工作人員的工作效率、工作進(jìn)度、工作質(zhì)量等得到提升，還能夠減少過(guò)度消耗，節(jié)省經(jīng)費(fèi)，使企事業(yè)單位現(xiàn)有的人力、物力、財(cái)力等資源得到最大化運(yùn)用。辦公室行政管理的作用分析具備策劃作用與企事業(yè)單位當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)層相比，辦公室當(dāng)中的行政管理人員所能夠接觸到企事業(yè)單位基層的機(jī)會(huì)更多，所以行政管理人員對(duì)企事業(yè)單位當(dāng)中各項(xiàng)信息以及資料的了解和掌握也相對(duì)更為全面一些，從而能夠更好地輔助企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層做出更多更為準(zhǔn)確科學(xué)的決策，進(jìn)而能夠充分發(fā)揮出出謀劃策的作用。不過(guò)這種策劃作用并不是取代領(lǐng)導(dǎo)層而擅自做出某種決定，其主要凸顯在輔助性作用方面，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層做出各項(xiàng)決策提供相應(yīng)的信息以及建議作為參考，進(jìn)而促使企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層做出的各項(xiàng)決策，能夠貼合企事業(yè)單位實(shí)際情況，保證各項(xiàng)決策的適用性以及有效性。具備協(xié)調(diào)作用對(duì)于企事業(yè)單位辦公室行政管理工作來(lái)講，其還呈現(xiàn)出了非常強(qiáng)的協(xié)調(diào)作用。在企事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，通常都需要各個(gè)部門以及各個(gè)人員之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，需要盡量避免各個(gè)部門或者各個(gè)人員之間產(chǎn)生沖突以及矛盾，使其能夠切實(shí)圍繞企事業(yè)單位自身發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)不斷提供自身應(yīng)有的服務(wù)。企事業(yè)單位辦公室行政管理工作便能夠?qū)Υ税l(fā)揮出強(qiáng)有力的協(xié)調(diào)作用，其能夠通過(guò)對(duì)不同部門的任務(wù)以及職責(zé)的有效分析，利用行政管理手段對(duì)各個(gè)部門之間的關(guān)系進(jìn)行調(diào)節(jié)以及及時(shí)作出有效溝通，進(jìn)而為企事業(yè)單位健康穩(wěn)定的運(yùn)行發(fā)展提供一份保障。具備整理管理作用企事業(yè)單位辦公室行政管理工作還能夠在企事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮出整理以及管理作用，且屬于企事業(yè)單位各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)條件。例如：企事業(yè)單位在實(shí)際運(yùn)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中所涉及到的各種檔案資料等，便需要相關(guān)行政管理人員來(lái)進(jìn)行詳細(xì)的分類以及整理。除此之外，企事業(yè)單位在開(kāi)展各種會(huì)議的過(guò)程中，也需要相關(guān)行政管理人員的有效參與，同時(shí)結(jié)合會(huì)議開(kāi)展的實(shí)際需求，來(lái)對(duì)會(huì)議流程作出科學(xué)合理的設(shè)置，并且對(duì)出席會(huì)議的相關(guān)人員作出相應(yīng)的服務(wù)以及管理，從而促使企事業(yè)單位的各種會(huì)議能夠順利有序地開(kāi)展下去。企事業(yè)單位辦公室行政管理存在的問(wèn)題行政辦公制度不夠完善任何企事業(yè)單位當(dāng)中的各個(gè)部門都必須要有相應(yīng)的規(guī)章制度，才能夠保證各個(gè)部門的工作得以順利高效地開(kāi)展，從而更好地為企事業(yè)單位做出服務(wù)。而管理制度的合理性以及完整性則是保證辦公室行政管理工作順利開(kāi)展的一個(gè)重要條件。從現(xiàn)狀來(lái)看，部分企事業(yè)單位在實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中較為缺乏一個(gè)完整的行政辦公制度，這使得辦公室行政管理工作的實(shí)際質(zhì)量以及效率都不高。甚至部分企事業(yè)單位并沒(méi)有結(jié)合辦公室行政管理工作的性質(zhì)來(lái)制定一個(gè)有別于其他部門的規(guī)章制度，所施行的制度也和其他部門大同小異，缺乏良好的針對(duì)性，同時(shí)實(shí)用性以及操作性都不夠強(qiáng)，這對(duì)企事業(yè)單位辦公室行政管理工作的高效開(kāi)展產(chǎn)生了極為不利的影響。各部門之間的協(xié)同性相對(duì)較差對(duì)于企事業(yè)單位辦公室行政管理工作來(lái)講，其實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中需要企事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門以及各個(gè)工作人員積極有效的配合、溝通以及合作才可以順利高效的完成，所以企事業(yè)單位辦公室行政管理工作并不是一個(gè)人以及一個(gè)部門能夠獨(dú)立完成的。從現(xiàn)狀來(lái)看，很多企事業(yè)單位在實(shí)際開(kāi)展行政管理工作的過(guò)程中，存在部分職工以及部門缺乏較為良好的協(xié)作能力，難以開(kāi)展有效的交流和溝通，更缺乏較為良好的合作意識(shí)，在工作過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，往往容易出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，這使得辦公室行政管理工作質(zhì)量以及效率難以得到有效提升，從而促使企事業(yè)單位的管理成本在一定程度上不斷增加。相關(guān)工作人員自身綜合素質(zhì)相對(duì)較低從現(xiàn)狀來(lái)看，在部分企事業(yè)單位當(dāng)中，存在相關(guān)行政管理人員綜合素質(zhì)偏低的問(wèn)題，難以勝任企事業(yè)單位辦公室行政管理這份工作。由于辦公室工作存在著一定的特殊性，所以很容易導(dǎo)致一些工作在出現(xiàn)問(wèn)題后沒(méi)有具體的責(zé)任人可以進(jìn)行追究，這便導(dǎo)致在此類問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，企事業(yè)單位辦公室行政管理人員難以及時(shí)有效地對(duì)相應(yīng)問(wèn)題進(jìn)行解決，同時(shí)由于部分職工綜合素質(zhì)相對(duì)較低，缺乏較為良好的責(zé)任感以及主人翁意識(shí)，所以在面對(duì)這種沒(méi)有明確責(zé)任的問(wèn)題時(shí)，往往也容易抱著不夠積極的心態(tài)來(lái)進(jìn)行處理，最終的結(jié)果便是問(wèn)題解決的不夠徹底，逐漸形成問(wèn)題堆積，進(jìn)而引發(fā)更多更大的問(wèn)題產(chǎn)生，這對(duì)企事業(yè)單位的正常運(yùn)行產(chǎn)生了極為不利的影響。除此之外，由于企事業(yè)單位辦公室行政管理人員的綜合素質(zhì)相對(duì)較低，導(dǎo)致其缺乏較為良好的精細(xì)化管理意識(shí)，這使得在各種辦公室制度以及規(guī)定進(jìn)行制定的過(guò)程中，難以具體全面地考慮相應(yīng)的完善內(nèi)容，更難以細(xì)致客觀地分析和統(tǒng)計(jì)出目前行政管理工作存在的問(wèn)題以及不足之處，進(jìn)而對(duì)精細(xì)化管理的實(shí)施產(chǎn)生了不利影響。企事業(yè)單位辦公室行政管理精細(xì)化的思路進(jìn)行管理科目的細(xì)化與量化長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的辦公管理一直是模糊管理。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)和管理者的“個(gè)人發(fā)揮”，無(wú)法保證管理的有效性和連續(xù)性。要實(shí)現(xiàn)有效的辦公管理，必須改變這種模糊管理模式，真正實(shí)現(xiàn)辦公管理精細(xì)化、精細(xì)化、量化的工作模式。所謂精細(xì)化，就是將一項(xiàng)工作或任務(wù)按照一定的邏輯細(xì)分為若干部分，有利于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的統(tǒng)籌考慮，掌握每一部分和細(xì)節(jié)。特別是對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化和分解，有利于工作流程的建立和完善，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的時(shí)間控制，提高工作管理水平。量化是對(duì)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的工作量進(jìn)行度量，從而將任務(wù)安排轉(zhuǎn)化為工作的量化安排，提高工作效率。引入流程化與標(biāo)準(zhǔn)化理念在行政辦公管理中，流程也有著廣泛的應(yīng)用。應(yīng)用過(guò)程的概念就是學(xué)習(xí)對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行分解，然后根據(jù)工作任務(wù)的自然發(fā)展階段實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的順序連接。標(biāo)準(zhǔn)化是在辦公室行政工作過(guò)程管理的基礎(chǔ)上，對(duì)管理工作進(jìn)行合理梳理，建立各項(xiàng)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，如如何做好、在多大程度上高質(zhì)量地完成工作、在多大時(shí)間內(nèi)合格或優(yōu)秀地完成工作等。引入流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的理念是提高辦公管理效率的保證。強(qiáng)化協(xié)同化與經(jīng)濟(jì)化的意識(shí)辦公室的行政工作不能一個(gè)人完成，只能通過(guò)各部門、各環(huán)節(jié)、各成員的配合才能實(shí)現(xiàn)。以文件簽署為例，從接收到處理再到歸檔，文件的傳遞需要經(jīng)過(guò)多個(gè)環(huán)節(jié)。沒(méi)有相互的合作，這項(xiàng)工作很難完成。因此，我們必須樹(shù)立協(xié)作意識(shí)。同時(shí)，我們要有經(jīng)濟(jì)意識(shí)，以最少的消耗獲得盡可能多的產(chǎn)出。企事業(yè)單位辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策辦公室管理的科學(xué)化、精細(xì)化不僅體現(xiàn)在工作方式的轉(zhuǎn)變上，也體現(xiàn)在管理理念的轉(zhuǎn)變上。這就要求管理者不斷提高自身素質(zhì)，根據(jù)自身要求改進(jìn)和創(chuàng)新工作模式，實(shí)現(xiàn)辦公管理的科學(xué)化和精細(xì)化。加強(qiáng)辦公室文化建設(shè)通常，經(jīng)驗(yàn)豐富的領(lǐng)導(dǎo)者了解下屬的風(fēng)格和特點(diǎn)，知道他們最容易出現(xiàn)問(wèn)題的地方。當(dāng)前的管理應(yīng)提倡“放大抓小”的理念，即從細(xì)節(jié)上體現(xiàn)管理效果更有利于提高效率。“放大”是指管理層負(fù)責(zé)人應(yīng)發(fā)布所有下屬職工職責(zé)范圍內(nèi)的所有事項(xiàng)。例如，業(yè)務(wù)部在業(yè)務(wù)政策的指導(dǎo)下，如何開(kāi)展市場(chǎng)業(yè)務(wù)工作、談判、市場(chǎng)推廣和宣傳，需要高層管理人員和基層管理人員共同討論，讓他們自由發(fā)揮，做好監(jiān)督檢查工作。采用制度化管理方式“無(wú)規(guī)矩，不成方圓”。為了真正有效地保證精細(xì)化管理方案成為現(xiàn)實(shí)并取得既定效果，有必要制定激勵(lì)約束制度。摩托羅拉早在30年前就建立了流程管理體系，不僅形成了內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，而且體現(xiàn)了公司的經(jīng)營(yíng)原則。本控制標(biāo)準(zhǔn)對(duì)涉及銷售、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、薪酬、融資、制造、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等業(yè)務(wù)流程作了詳細(xì)規(guī)定。在實(shí)施精細(xì)化管理之前，應(yīng)梳理出一套完整、系統(tǒng)、詳細(xì)的規(guī)章制度體系，作為精細(xì)化管理按規(guī)定辦事的依據(jù)。企事業(yè)單位為了生存和發(fā)展的需要，制定了本系統(tǒng)的、專業(yè)的統(tǒng)一規(guī)章制度，要求職工按照與企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、管理有關(guān)的規(guī)范和規(guī)則行事和工作。沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的企事業(yè)單位管理體制，企事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略就不可能實(shí)現(xiàn)。全面提高職工的素質(zhì)精細(xì)化管理的實(shí)施對(duì)職工的心理、技能和知識(shí)提出了更高的要求。事實(shí)上，精細(xì)化管理的實(shí)質(zhì)是對(duì)職工更專業(yè)的要求，通過(guò)提高專業(yè)素質(zhì)和技能，將職工的工作要求固化到每個(gè)人的工作習(xí)慣中。因此，要真正實(shí)現(xiàn)管理的精細(xì)化，必須培養(yǎng)大批合格的專業(yè)人才，通過(guò)人才的專業(yè)化，實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程的專業(yè)化、精細(xì)化、規(guī)范化。企事業(yè)單位要注重細(xì)節(jié)管理。實(shí)施細(xì)節(jié)管理并不困難，但很難一如既往地堅(jiān)持細(xì)節(jié)管理。在辦公室每月制定的月度工作計(jì)劃中，可在月初根據(jù)計(jì)劃對(duì)辦公室領(lǐng)域的工作進(jìn)行量化和精細(xì)分解，明確各階段的負(fù)責(zé)人和任務(wù)，使工作成果和完成情況一目了然。深化精細(xì)化管理理念創(chuàng)新存在于細(xì)節(jié)之中，細(xì)節(jié)是創(chuàng)新的源泉。細(xì)節(jié)的價(jià)值在于實(shí)施精細(xì)化管理的過(guò)程。最重要的是要有標(biāo)準(zhǔn)化與創(chuàng)新相結(jié)合的意識(shí)。規(guī)范方法是基本的、不可或缺的條件、要求和手段。創(chuàng)新的方法和技能是在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上發(fā)展的要求和手段。規(guī)范是“精致”的體現(xiàn)，是創(chuàng)新的方向和動(dòng)力?！熬?xì)”領(lǐng)域?qū)⒐芾淼臉?biāo)準(zhǔn)化和創(chuàng)新結(jié)合起來(lái)，引領(lǐng)企事業(yè)單位走向成功。許多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者在追求創(chuàng)新時(shí)，無(wú)論是技術(shù)創(chuàng)新還是管理創(chuàng)新，都習(xí)慣于追求完美，卻很少有“從細(xì)節(jié)中看到精神”的關(guān)懷和耐心。相反，成功企事業(yè)單位家海爾集團(tuán)總裁張瑞敏在談到創(chuàng)新時(shí)表示：“創(chuàng)新不等于高科技，創(chuàng)新存在于企事業(yè)單位的每個(gè)細(xì)節(jié)?！苯Y(jié)束語(yǔ)綜上所述，辦公室管理中存在著管理目標(biāo)不明確、管理方法不科學(xué)、管理人員職業(yè)素質(zhì)不高等問(wèn)題，需要尋找有效對(duì)策，加強(qiáng)辦公室管理的精細(xì)化，細(xì)化和量化工作流程；完善管理制度，提高管理者的管理意識(shí)，注重職工職業(yè)素質(zhì)的提高。精細(xì)化的辦公管理系統(tǒng)不僅是提高整個(gè)管理效率的最佳手段，而且可以通過(guò)降低管理成本獲得更高的效益。同時(shí)，在全辦公室建立一套完善、科學(xué)的規(guī)章制度管理體系，通過(guò)合理化、精細(xì)化、科學(xué)化，把精細(xì)化意識(shí)落實(shí)到每一位職工身上，為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

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