《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理規(guī)范》

ICS01.140.20

CCSA14

GBC

廣西物品編碼與標(biāo)準(zhǔn)化促進(jìn)會(huì)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)

T/GBCXXXX—2024

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理規(guī)范

Specificationfortechnicalarchivesmanagementofinspectionand

testinginstitutions

（征求意見稿）

在提交反饋意見時(shí)，請(qǐng)將您知道的相關(guān)專利連同支持性文件一并附上。

2024-XX-XX發(fā)布2024-XX-XX實(shí)施

廣西物品編碼與標(biāo)準(zhǔn)化促進(jìn)會(huì)??發(fā)布

T/GBCXXXX—2024

1范圍

本文件界定了檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的術(shù)語(yǔ)和定義，規(guī)定了技術(shù)檔案管理的基本要求、檔案歸檔、

檔案整理、檔案保管與鑒定、檔案借閱、評(píng)價(jià)與改進(jìn)的內(nèi)容。

本文件適用于檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)技術(shù)檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T12全宗卷規(guī)范

DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

RB/T214檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案technicalarchivesofinspectionandtestinginstitutions

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的具有證明、查考和利用價(jià)值并歸檔保存的文件材料。

4基本要求

4.1檔案管理應(yīng)符合RB/T214和DA/T12的要求。

4.2應(yīng)設(shè)置相對(duì)獨(dú)立的檔案管理區(qū)（檔案庫(kù)房），并配備防護(hù)設(shè)備和采取管理措施維護(hù)檔案的完整與

安全。

4.3應(yīng)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的集中統(tǒng)一管理，并對(duì)檔案中記載的信息負(fù)有保密

責(zé)任。

4.4應(yīng)分類整理檔案材料，并確保其真實(shí)有效、完整、安全、可用。

5檔案歸檔

5.1歸檔范圍

包括直接記載和反映檢驗(yàn)檢測(cè)工作和活動(dòng)產(chǎn)生的文件、記錄和數(shù)據(jù)等，詳見附錄A。

5.2歸檔要求

5.2.1需從真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面確保檢驗(yàn)檢

測(cè)檔案管理的質(zhì)量。

5.2.2歸檔的紙質(zhì)檔案材料應(yīng)當(dāng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、標(biāo)識(shí)完整、手續(xù)完備。

5.2.3歸檔的電子檔案（含電子數(shù)據(jù)）應(yīng)按照GB/T18894、DA/T38有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.2.4歸檔的電子檔案應(yīng)當(dāng)和紙質(zhì)檔案保持一致，并與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案建立檢索關(guān)系。

5.3歸檔時(shí)間

可根據(jù)實(shí)際情況和工作需要，定期匯總整理檔案，宜以每月、每季度或每半年為周期，最長(zhǎng)不超過(guò)

1年。

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T/GBCXXXX—2024

5.4歸檔份數(shù)

5.4.1紙質(zhì)文件歸檔1份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

5.4.2電子文件可采用在線或離線方式歸檔，至少儲(chǔ)存?zhèn)浞?套。

5.5歸檔清單

所有歸檔材料收集、整理完畢后，由檔案管理人員填寫文件材料歸檔移交清單（見附錄B），經(jīng)質(zhì)

量負(fù)責(zé)人審核驗(yàn)收、清點(diǎn)無(wú)誤后入庫(kù)存檔。

6檔案整理

6.1基本要求

6.1.1應(yīng)遵循檔案材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)檔案材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷成套系統(tǒng)。

6.1.2根據(jù)不同內(nèi)容性質(zhì)選擇“年度—問(wèn)題”“年度—區(qū)域—項(xiàng)目”“年度—行業(yè)—機(jī)構(gòu)—項(xiàng)目”進(jìn)

行組卷。

6.1.3跨年度的文件材料在文件辦結(jié)年度歸檔。

6.2卷內(nèi)排序

6.2.1按產(chǎn)生時(shí)間或重要程度排序，具體排序如下：

——文字在前、圖樣在后；

——正文在前，附件在后；

——正本在前，定稿（包括重要文件的歷次修改稿）在后；

——不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；

——中文文本在前，外文文本在后。

6.2.2檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)類文件材料按“項(xiàng)目—時(shí)間”或“時(shí)間—項(xiàng)目”排序。

6.2.3卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，并依次編寫件號(hào)及頁(yè)號(hào)，編寫要求如下：

——裝訂的案卷卷內(nèi)文件材料均在有效書寫內(nèi)容頁(yè)面的右下角編寫頁(yè)號(hào)；

——雙面書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編號(hào)，頁(yè)號(hào)均從1開始；

——不裝訂的案卷，以件為單位編寫頁(yè)號(hào)，已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫頁(yè)號(hào)，應(yīng)逐件在每份

文件的首頁(yè)上方空白處加蓋檔號(hào)章。

6.3目錄

6.3.1每個(gè)案卷應(yīng)編寫案卷目錄、卷內(nèi)目錄，并填寫卷內(nèi)備考表，且均不編寫頁(yè)號(hào)，案卷編目式樣見

附錄C。

6.3.2在編制檔案目錄時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄，以便檢索。其中，著錄

項(xiàng)一般包括：

——題名與責(zé)任者項(xiàng)

——稿本與文種項(xiàng)；

——密級(jí)與保管期限項(xiàng)；

——時(shí)間項(xiàng)；

——載體類型及形態(tài)項(xiàng)；

——技術(shù)參數(shù)項(xiàng)；

——附注與提要項(xiàng)；

——排檢與編號(hào)項(xiàng)等。

6.4檔案編號(hào)

6.4.1檔案編號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)（或分類號(hào)）、案卷號(hào)構(gòu)成，參考附錄D。

7檔案保管、鑒定與銷毀

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7.1檔案保管

7.1.1保管期限不少于6年，有相關(guān)規(guī)定的，服從行業(yè)要求。

7.1.2涉密檔案的保管見《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》。

7.2檔案鑒定

7.2.1應(yīng)成立鑒定工作小組，定期對(duì)保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)保管期限和密級(jí)需調(diào)整的案卷，進(jìn)行調(diào)

整。鑒定工作小組宜由技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、采樣負(fù)責(zé)人、分析負(fù)責(zé)人、檔案管理員

組成。

7.2.2經(jīng)鑒定工作小組鑒定無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制鑒定工作報(bào)告并建立檔案銷毀清冊(cè)，一式兩份，

一份送辦公室備案，一份由檔案管理員永久保存。

7.3檔案銷毀

7.3.1待銷毀檔案應(yīng)由檔案管理員確認(rèn)，鑒定工作小組成員均簽字后，方可銷毀。

7.3.2由檔案管理員實(shí)施銷毀工作，技術(shù)負(fù)責(zé)人及質(zhì)量負(fù)責(zé)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字。

7.3.3未履行鑒定和審批手續(xù)的檔案，嚴(yán)禁銷毀。

7.3.4涉密檔案的銷毀見《國(guó)家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

8檔案借閱

應(yīng)建立檔案的借閱、保管等制度，查閱、借閱、復(fù)制檔案應(yīng)履行檔案借閱歸還手續(xù)，檔案利用者借

閱涉密檔案應(yīng)按照密級(jí)履行相應(yīng)借閱手續(xù)，并對(duì)所借檔案負(fù)安全保密責(zé)任，確保檔案安全。

9評(píng)價(jià)與改進(jìn)

應(yīng)制定評(píng)價(jià)與改進(jìn)方案，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題，查找原因，

采取糾正和預(yù)防措施，及時(shí)改進(jìn)。

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附錄A

（資料性）

文件材料歸檔范圍

文件材料歸檔范圍見表A.1。

表A.1文件材料歸檔范圍

序號(hào)歸檔范圍詳細(xì)內(nèi)容

1檢驗(yàn)檢測(cè)工作方案、規(guī)劃(計(jì)劃)、總結(jié)-

檢驗(yàn)檢測(cè)質(zhì)量保證的要求、計(jì)劃和考核情

2-

況

2.1質(zhì)量管理計(jì)劃、工作要點(diǎn)、總結(jié)-

質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、技術(shù)記錄、質(zhì)量記錄、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)

2.2質(zhì)量管理體系文件材料程

受控文件清單、文件變更、發(fā)放、回收記錄

質(zhì)量管理體系評(píng)審、復(fù)評(píng)審、擴(kuò)項(xiàng)評(píng)審材實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定及計(jì)量認(rèn)證評(píng)審計(jì)劃、申請(qǐng)材料、評(píng)審報(bào)告及相關(guān)

2.3

料記錄表、證書和證書附表等

檢驗(yàn)檢測(cè)質(zhì)量管理技術(shù)調(diào)查材料

檢驗(yàn)檢測(cè)人員上崗證考核及管理材料

檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)技能比賽、演練、活動(dòng)等材料

檢驗(yàn)檢測(cè)非標(biāo)準(zhǔn)方法和技術(shù)規(guī)范(規(guī)定)等文件材料

質(zhì)量體系內(nèi)審材料(內(nèi)審計(jì)劃、會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、內(nèi)審檢查記

錄表、內(nèi)審報(bào)告、不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施記錄)

質(zhì)量體系管理評(píng)審材料(評(píng)審計(jì)劃、會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、評(píng)審記

錄、評(píng)審報(bào)告、不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施記錄)

客戶滿意度和檢驗(yàn)檢測(cè)質(zhì)量問(wèn)題調(diào)查、投訴及處理情況記錄

檢驗(yàn)檢測(cè)工作偏離的例外許可申請(qǐng)、批準(zhǔn)記錄

2.4檢驗(yàn)檢測(cè)質(zhì)量控制技術(shù)管理文件材料質(zhì)量管理抽測(cè)方案、質(zhì)量管理監(jiān)督檢查記錄、質(zhì)量分析統(tǒng)計(jì)表、原

始記錄檢查記錄表、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、監(jiān)測(cè)分析質(zhì)量外控抽查登記

表、現(xiàn)場(chǎng)采樣準(zhǔn)備情況檢查表、現(xiàn)場(chǎng)采樣檢查表、實(shí)驗(yàn)室分析人員

檢查記錄表、樣品固定劑情況檢查表、抽測(cè)報(bào)告等材料

能力驗(yàn)證、實(shí)驗(yàn)室比對(duì)、考核、標(biāo)準(zhǔn)樣品定值(實(shí)驗(yàn)室分析中)等材

料

能力確認(rèn)和新方法驗(yàn)證、證實(shí)材料(新方法確認(rèn)申請(qǐng)表、新方法確認(rèn)

任務(wù)書、新標(biāo)準(zhǔn)方法應(yīng)用確認(rèn)表、標(biāo)準(zhǔn)變更監(jiān)測(cè)方法確認(rèn)表、非標(biāo)

準(zhǔn)方法審批記錄、方法確認(rèn)報(bào)告)

分析樣品的登記、編號(hào)、存貯、發(fā)放、留存等記錄

標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、試劑耗材的驗(yàn)收、檢驗(yàn)(核查)、配制、領(lǐng)用記錄，有害

廢棄物處理登記表等

供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商信息及評(píng)價(jià)表

任務(wù)書、合同書、合同評(píng)審記錄、方案報(bào)告審核記錄表、檢驗(yàn)檢測(cè)

報(bào)告更改申請(qǐng)表、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告與數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)檢測(cè)方案、現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)

3檢驗(yàn)檢測(cè)項(xiàng)目文件材料檢測(cè)記錄、樣品交接單、實(shí)驗(yàn)室分析原始記錄、分包協(xié)議、分包方

監(jiān)測(cè)報(bào)告及相關(guān)電子文檔

點(diǎn)位基礎(chǔ)信息及點(diǎn)位優(yōu)化調(diào)整、論證、發(fā)布等管理材料

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T/GBCXXXX—2024

表A.1文件材料歸檔范圍（續(xù)）

序號(hào)歸檔范圍詳細(xì)內(nèi)容

4檢驗(yàn)檢測(cè)管理文件材料-

4.1檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)、人員、裝備、能力等相關(guān)信息庫(kù)-

4.2檢驗(yàn)檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方案及落實(shí)情況材料-

各類能力建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)方案、實(shí)施及驗(yàn)收材料

調(diào)研、考察材料；購(gòu)買設(shè)備的申請(qǐng)、批復(fù)文件

招投標(biāo)文件與合同書

4.3檢驗(yàn)檢測(cè)能力建設(shè)文件材料

投標(biāo)文件(中標(biāo))

購(gòu)置合同、協(xié)議

洽談?dòng)涗?、紀(jì)要、備忘錄、來(lái)往函件及商檢材料

5檢驗(yàn)檢測(cè)業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)文件材料-

5.1系統(tǒng)開發(fā)、更新、升級(jí)改造等技術(shù)資料材料-

5.2系統(tǒng)備份-

5.3系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)等管理材料-

5.4系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理材料-

6其他應(yīng)歸檔材料-

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T/GBCXXXX—2024

附錄B

（資料性）

文件材料歸檔移交清單

文件材料歸檔移交清單見表B.1。

表B.1文件材料歸檔移交清單

案卷名稱：

序號(hào)文件材料名稱文件編號(hào)文件日期責(zé)任者頁(yè)數(shù)備注

檔案管理員：審核人：

日期：年月日日期：年月日

7

T