某集團(tuán)股份公司財(cái)務(wù)部票證與印件管理辦法

某集團(tuán)股份公司財(cái)務(wù)部票證與印件管理辦法?一、總則（一）目的為加強(qiáng)某集團(tuán)股份公司財(cái)務(wù)部票證與印件的管理，規(guī)范操作流程，確保財(cái)務(wù)信息安全與準(zhǔn)確，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于某集團(tuán)股份公司財(cái)務(wù)部各類(lèi)票證的購(gòu)買(mǎi)、保管、使用、核銷(xiāo)以及印件的制作、保管、使用等相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)章制度，確保票證與印件管理合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障票證與印件的安全，防止丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。3.職責(zé)明確原則：明確各崗位在票證與印件管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.規(guī)范操作原則：制定標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，確保各項(xiàng)管理活動(dòng)有序進(jìn)行。二、票證管理（一）票證種類(lèi)財(cái)務(wù)部涉及的票證主要包括但不限于發(fā)票（增值稅專(zhuān)用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票等）、收據(jù)、支票、匯票、本票等。（二）票證購(gòu)買(mǎi)1.申請(qǐng)流程各業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)票證購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)表，注明所需票證的種類(lèi)、數(shù)量等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部。2.審批環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)部相關(guān)崗位人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)業(yè)務(wù)需求的合理性。審核通過(guò)后，報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批。財(cái)務(wù)經(jīng)理審批同意后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)到稅務(wù)機(jī)關(guān)或其他指定機(jī)構(gòu)購(gòu)買(mǎi)票證。3.購(gòu)買(mǎi)記錄購(gòu)買(mǎi)票證時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄購(gòu)買(mǎi)日期、票證種類(lèi)、數(shù)量、起止號(hào)碼、購(gòu)買(mǎi)金額等信息。購(gòu)買(mǎi)記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)和核對(duì)。（三）票證保管1.專(zhuān)用庫(kù)房財(cái)務(wù)部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的票證保管庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。2.分類(lèi)存放票證應(yīng)按照種類(lèi)、號(hào)碼段等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。不同種類(lèi)的票證應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。3.專(zhuān)人負(fù)責(zé)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)票證的保管工作，保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和安全意識(shí)。保管人員應(yīng)定期對(duì)票證進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（四）票證使用1.開(kāi)具規(guī)定發(fā)票等票證的開(kāi)具應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。開(kāi)具票證時(shí)，應(yīng)確保填寫(xiě)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，包括客戶(hù)名稱(chēng)、項(xiàng)目名稱(chēng)、金額、稅率等信息。票證的開(kāi)具應(yīng)使用規(guī)定的開(kāi)票軟件或工具，確保字跡清晰、印章齊全。2.領(lǐng)用登記內(nèi)部人員因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用票證時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)票證領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、票證種類(lèi)、數(shù)量、起止號(hào)碼等信息。領(lǐng)用登記表經(jīng)領(lǐng)用人簽字確認(rèn)后，由保管人員留存。3.使用監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)票證的使用情況進(jìn)行檢查，監(jiān)督票證的開(kāi)具是否合規(guī)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)糾正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。（五）票證核銷(xiāo)1.定期核對(duì)每月末，保管人員應(yīng)對(duì)已使用的票證進(jìn)行核對(duì)，統(tǒng)計(jì)已開(kāi)具票證的金額、數(shù)量等信息。將核對(duì)結(jié)果與財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行比對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.核銷(xiāo)流程核對(duì)無(wú)誤后，填寫(xiě)票證核銷(xiāo)申請(qǐng)表，注明已使用票證的起止號(hào)碼、開(kāi)具金額、核銷(xiāo)日期等信息。申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后，進(jìn)行票證的核銷(xiāo)處理。核銷(xiāo)后的票證應(yīng)妥善保管，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門(mén)檢查。三、印件管理（一）印件種類(lèi)財(cái)務(wù)部涉及的印件主要包括財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、法人章等各類(lèi)印章，以及財(cái)務(wù)文件、報(bào)表、合同等復(fù)印件。（二）印章制作1.申請(qǐng)流程因業(yè)務(wù)需要新刻印章時(shí)，由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)印章制作申請(qǐng)表，注明印章名稱(chēng)、用途等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部。2.審批環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)部相關(guān)崗位人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)印章制作的必要性。審核通過(guò)后，報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司法定代表人同意后，由指定的印章制作機(jī)構(gòu)按照規(guī)定制作印章。3.備案登記印章制作完成后，應(yīng)及時(shí)到公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行備案登記。備案登記信息應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)。（三）印章保管1.專(zhuān)人專(zhuān)柜各類(lèi)印章應(yīng)指定專(zhuān)人保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。印章應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜或保管箱中，實(shí)行專(zhuān)柜保管。2.使用登記印章使用時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)印章使用登記表，注明使用日期、印章名稱(chēng)、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息。登記表經(jīng)使用人、保管人簽字確認(rèn)后，由保管人留存。3.定期盤(pán)點(diǎn)保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保印章安全。如發(fā)現(xiàn)印章丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（四）印章使用1.審批權(quán)限嚴(yán)格規(guī)定印章的使用審批權(quán)限，不同印章的使用應(yīng)按照相應(yīng)的審批流程進(jìn)行。例如，財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的使用需經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，重大事項(xiàng)還需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.使用范圍明確印章的使用范圍，確保印章僅用于規(guī)定的業(yè)務(wù)事項(xiàng)。嚴(yán)禁印章用于與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的活動(dòng)。3.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印印章使用時(shí)，保管人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)印，確保印章正確加蓋在規(guī)定位置。蓋章后，應(yīng)對(duì)蓋章的文件進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容與蓋章事項(xiàng)相符。（五）印件管理1.復(fù)印件制作制作財(cái)務(wù)文件、報(bào)表、合同等印件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)印件制作申請(qǐng)表，注明制作內(nèi)容、用途等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部相關(guān)崗位人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)制作需求的合理性。審核通過(guò)后，由專(zhuān)人按照規(guī)定進(jìn)行印件制作。2.登記存檔印件制作完成后，應(yīng)進(jìn)行登記，注明印件名稱(chēng)、制作日期、份數(shù)、發(fā)放對(duì)象等信息。印件應(yīng)按照類(lèi)別進(jìn)行存檔，便于查閱和管理。3.保密要求涉及公司機(jī)密的印件應(yīng)嚴(yán)格保密，限制查閱范圍。印件的借閱應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，確保印件安全。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)部票證與印件管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查管理制度的執(zhí)行情況、操作流程的合規(guī)性等。（二）定期自查財(cái)務(wù)部應(yīng)定期組織對(duì)票證與印件管理進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行整改。（三）問(wèn)題處理對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)分析原因，采取有效措施進(jìn)行處理。對(duì)違反規(guī)定的責(zé)任人，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、附則（一）解釋權(quán)本辦法由某