檔案管理制度編寫指導(dǎo)文本

檔案管理制度編寫指導(dǎo)文本?一、總則1.目的為加強(qiáng)本單位檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位各部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。3.基本原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本單位檔案管理工作。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。對各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)。定期對檔案進(jìn)行清查，確保檔案的安全與完整。三、檔案的收集1.收集范圍本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。上級(jí)機(jī)關(guān)、外單位發(fā)來的與本單位有關(guān)的重要文件。本單位與外單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保材料的及時(shí)、完整。收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，符合檔案整理的要求。對重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門。四、檔案的整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法按照檔案的門類、年度、保管期限等進(jìn)行分類。對每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。裝訂成冊，填寫案卷封面，編制案卷目錄。五、檔案的保管1.保管條件檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案存放按照檔案的分類、編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。3.檔案清查定期對檔案進(jìn)行清查，核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定程序由檔案管理部門會(huì)同有關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組提出鑒定意見，編制檔案銷毀清冊。經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行檔案銷毀。3.銷毀要求檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保銷毀徹底。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。七、檔案的統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。2.統(tǒng)計(jì)方法定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，上報(bào)有關(guān)部門。八、檔案的利用1.利用范圍本單位工作人員因工作需要，可查閱、借閱檔案。外單位因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.利用手續(xù)查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱內(nèi)容、目的等。借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，限期歸還。查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全與完整。九、電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理各部門應(yīng)及時(shí)將電子文件收集齊全，并按照檔案整理的要求進(jìn)行整理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子檔案的保管建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案的利用利用電子檔案應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，確保其合法、合規(guī)使用。對電子檔案的利用