酒店檔案管理規(guī)定

酒店檔案管理規(guī)定?一、總則（一）目的為加強酒店檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為酒店的經(jīng)營管理提供有力支持，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于酒店各部門及全體員工。（三）檔案定義酒店檔案是指酒店在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、信函、圖紙、照片、視頻等。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門酒店設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)酒店的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善酒店檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理酒店各類檔案，確保檔案的完整、安全和有效利用。3.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、編目、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.對各部門的檔案管理工作進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門的檔案收集、整理和歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)具體的檔案管理事務(wù)。2.各部門應(yīng)按照酒店檔案管理規(guī)定，及時將本部門在工作中形成的各類檔案資料移交至檔案管理部門，并確保檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，如提供必要的協(xié)助、支持和信息等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全與保密，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.積極開展檔案的編目、檢索、統(tǒng)計等工作，為檔案的查詢和利用提供便利。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類：酒店行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、員工培訓(xùn)資料、合同協(xié)議、證照印章等。2.市場營銷類：市場調(diào)研報告、客戶資料、營銷活動方案與總結(jié)、廣告宣傳資料等。3.財務(wù)管理類：財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料、預(yù)算計劃等。4.客房管理類：客房預(yù)訂記錄、入住與退房登記、客房設(shè)施維護(hù)記錄、賓客意見反饋等。5.餐飲管理類：菜單、食品原材料采購記錄、餐飲服務(wù)記錄、客戶投訴處理等。6.工程管理類：工程圖紙、設(shè)備檔案、維修記錄、工程預(yù)算與決算等。7.安全保衛(wèi)類：安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、消防檢查記錄、治安案件處理等。8.其他類：酒店各類榮譽證書、照片、視頻、大事記等具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期收集本部門的檔案資料，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改或丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件保存地點。4.各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）收集時間1.各部門應(yīng)在每月末或每季度末將本部門的檔案資料移交至檔案管理部門。2.對于臨時性或突發(fā)性事件形成的檔案資料，應(yīng)在事件處理完畢后及時收集并移交。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如行政管理類、市場營銷類、財務(wù)管理類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照類別、年度、順序號等進(jìn)行編制。3.編目：對檔案進(jìn)行編目，包括編制檔案目錄、全宗卷等。檔案目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于快速查找和利用檔案。4.裝訂：對于紙張型檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.對于破損、褪色或字跡模糊的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便于檢索和利用。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍已整理好的各類檔案資料均應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔時間1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間將檔案資料移交至檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)在收到檔案資料后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案資料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔流程1.各部門檔案收集責(zé)任人將整理好的檔案資料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份隨檔案資料移交，一份自留。2.檔案管理部門接收檔案資料時，應(yīng)對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核對，并在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門按照檔案整理要求對接收的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步整理和編目，然后將檔案資料放入檔案庫房進(jìn)行保管，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。六、檔案保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映酒店主要職能活動和基本歷史面貌的，對酒店有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如酒店章程、營業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議、年度財務(wù)報告等。2.長期保管的檔案：凡是反映酒店一般工作活動，在較長時間內(nèi)對酒店工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限為[X]年。如一般性的合同協(xié)議、年度工作計劃與總結(jié)、員工培訓(xùn)記錄等。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對酒店工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為[X]年。如臨時性的通知、報表、客戶投訴處理記錄等。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放地點和編號等信息。4.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和可用。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理，并做好記錄。七、檔案利用（一）利用范圍酒店內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案資料。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱檔案資料的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)在借閱期限屆滿時及時收回檔案資料，并檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料時，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案資料。2.查閱、借閱檔案資料應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門。如需帶出，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.外部單位或個人查閱、借閱檔案資料的，應(yīng)嚴(yán)格遵守酒店的保密制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。3.對于經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀1.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行。銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案資料的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。2.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。九、檔案保密（一）保密制度1.酒店全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門或借給無關(guān)人員。3.查閱、借閱檔案資料時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，不得在非規(guī)定地點查閱、借閱檔案資料，不得擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全保密設(shè)備，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.對涉及酒店機密的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并限制訪問權(quán)限。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行清查和盤點，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有丟失、損壞、泄密等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.酒店應(yīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的收集、整理、歸檔、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案信息化管理的要求，對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.檔案管理人員應(yīng)及時更新檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。同時，應(yīng)定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和運行效率。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制酒店建立檔案管理監(jiān)督機制，由檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，包括檔案的分類、編號、編目、裝訂等。3.檔案保管設(shè)備的配備和使用情況，包括檔案庫房的環(huán)境條件、安全保密措施等。4.檔案信息化管理的建設(shè)和運行情況，包括檔案信息管理系統(tǒng)的使用、數(shù)據(jù)維護(hù)等。（三）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.相關(guān)部門應(yīng)按照整改通知的要求，認(rèn)真落實整改措施，及時整改存在