酒店檔案管理規(guī)定

酒店檔案管理規(guī)定?一、總則（一）目的為加強酒店檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為酒店的經(jīng)營管理提供有力支持，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于酒店各部門及全體員工。（三）檔案定義酒店檔案是指酒店在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、信函、圖紙、照片、視頻等。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門酒店設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導酒店的檔案管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善酒店檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理酒店各類檔案，確保檔案的完整、安全和有效利用。3.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、編目、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.對各部門的檔案管理工作進行培訓、指導和檢查。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門的檔案收集、整理和歸檔工作，并指定專人負責具體的檔案管理事務。2.各部門應按照酒店檔案管理規(guī)定，及時將本部門在工作中形成的各類檔案資料移交至檔案管理部門，并確保檔案資料的真實、完整、準確。3.各部門應積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，如提供必要的協(xié)助、支持和信息等。（三）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全與保密，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.積極開展檔案的編目、檢索、統(tǒng)計等工作，為檔案的查詢和利用提供便利。4.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類：酒店行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、員工培訓資料、合同協(xié)議、證照印章等。2.市場營銷類：市場調(diào)研報告、客戶資料、營銷活動方案與總結(jié)、廣告宣傳資料等。3.財務管理類：財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料、預算計劃等。4.客房管理類：客房預訂記錄、入住與退房登記、客房設施維護記錄、賓客意見反饋等。5.餐飲管理類：菜單、食品原材料采購記錄、餐飲服務記錄、客戶投訴處理等。6.工程管理類：工程圖紙、設備檔案、維修記錄、工程預算與決算等。7.安全保衛(wèi)類：安全管理制度、應急預案、消防檢查記錄、治安案件處理等。8.其他類：酒店各類榮譽證書、照片、視頻、大事記等具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，定期收集本部門的檔案資料，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案資料應真實、準確、清晰，不得偽造、篡改或丟失。3.對于重要的檔案資料，應進行原件收集；如無法收集原件，應收集與原件核對無誤的復印件，并注明原件保存地點。4.各部門在工作中形成的電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和保存，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）收集時間1.各部門應在每月末或每季度末將本部門的檔案資料移交至檔案管理部門。2.對于臨時性或突發(fā)性事件形成的檔案資料，應在事件處理完畢后及時收集并移交。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如行政管理類、市場營銷類、財務管理類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)則，如按照類別、年度、順序號等進行編制。3.編目：對檔案進行編目，包括編制檔案目錄、全宗卷等。檔案目錄應包含檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于快速查找和利用檔案。4.裝訂：對于紙張型檔案，應進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得對文件內(nèi)容進行裁剪或損壞。（三）整理要求1.檔案整理應做到分類科學、編號規(guī)范、編目準確、裝訂整齊。2.對于破損、褪色或字跡模糊的檔案資料，應進行修復或復制，確保檔案的可讀性和完整性。3.電子文件應按照相關規(guī)定進行分類整理，并建立相應的索引目錄，以便于檢索和利用。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍已整理好的各類檔案資料均應及時歸檔。（二）歸檔時間1.各部門應按照規(guī)定的時間將檔案資料移交至檔案管理部門，檔案管理部門應在收到檔案資料后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案資料，應在活動結(jié)束或項目完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔流程1.各部門檔案收集責任人將整理好的檔案資料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份隨檔案資料移交，一份自留。2.檔案管理部門接收檔案資料時，應對檔案資料的完整性、準確性進行核對，并在《檔案移交清單》上簽字確認。3.檔案管理部門按照檔案整理要求對接收的檔案資料進行進一步整理和編目，然后將檔案資料放入檔案庫房進行保管，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息。六、檔案保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映酒店主要職能活動和基本歷史面貌的，對酒店有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如酒店章程、營業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議、年度財務報告等。2.長期保管的檔案：凡是反映酒店一般工作活動，在較長時間內(nèi)對酒店工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限為[X]年。如一般性的合同協(xié)議、年度工作計劃與總結(jié)、員工培訓記錄等。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對酒店工作有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。保管期限為[X]年。如臨時性的通知、報表、客戶投訴處理記錄等。（二）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案應按照類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。同時，應建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放地點和編號等信息。4.對于電子檔案，應進行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。同時，應定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的安全和可用。5.檔案管理人員應定期對檔案進行清查和盤點，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理，并做好記錄。七、檔案利用（一）利用范圍酒店內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案資料。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱檔案資料的，應按照相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工因工作需要查閱檔案資料的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案資料的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應在借閱期限屆滿時及時收回檔案資料，并檢查檔案資料的完整性和準確性。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料時，應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案資料。2.查閱、借閱檔案資料應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門。如需帶出，應按照相關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.外部單位或個人查閱、借閱檔案資料的，應嚴格遵守酒店的保密制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。如需復制檔案資料，應按照相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。3.對于經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)酒店分管領導批準后，方可進行銷毀。（二）銷毀1.檔案銷毀工作應指定專人負責，嚴格按照審批意見進行。銷毀檔案時，應確保檔案資料的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。2.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。3.檔案銷毀記錄應長期保存，以備查閱。九、檔案保密（一）保密制度1.酒店全體員工應嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。2.檔案管理人員應妥善保管檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門或借給無關人員。3.查閱、借閱檔案資料時，應嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行，不得在非規(guī)定地點查閱、借閱檔案資料，不得擅自擴大查閱、借閱范圍。（二）保密措施1.檔案庫房應安裝必要的安全保密設備，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無關人員進入。2.對涉及酒店機密的檔案資料，應進行加密存儲，并限制訪問權(quán)限。3.檔案管理人員應定期對檔案資料進行清查和盤點，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有丟失、損壞、泄密等情況，應及時報告并采取相應的措施。十、檔案信息化管理（一）信息化建設1.酒店應建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案的收集、整理、歸檔、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能。2.檔案管理部門應按照檔案信息化管理的要求，對檔案資料進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（二）數(shù)據(jù)維護1.檔案管理人員應定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.檔案管理人員應及時更新檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保檔案信息的準確、完整。同時，應定期對系統(tǒng)進行維護和升級，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和運行效率。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制酒店建立檔案管理監(jiān)督機制，由檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行檢查和指導，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性，包括檔案的分類、編號、編目、裝訂等。3.檔案保管設備的配備和使用情況，包括檔案庫房的環(huán)境條件、安全保密措施等。4.檔案信息化管理的建設和運行情況，包括檔案信息管理系統(tǒng)的使用、數(shù)據(jù)維護等。（三）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時向相關部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.相關部門應按照整改通知的要求，認真落實整改措施，及時整改存在