2025版項目合同報銷單管理規(guī)范

2025版項目合同報銷單管理規(guī)范第一章總則第一條目的為規(guī)范公司項目合同報銷單的管理流程，明確職責分工，提高財務核算的準確性和效率，確保資金使用的合規(guī)性，特制定本規(guī)范。第二條適用范圍本規(guī)范適用于公司所有項目合同相關的報銷單管理活動，包括但不限于費用申請、審批、支付及檔案管理等環(huán)節(jié)。凡涉及項目合同報銷單的人員均應遵守本規(guī)范。第三條基本原則合規(guī)性原則：所有報銷行為必須符合國家法律法規(guī)及公司的財務管理制度。真實性原則：報銷單據(jù)必須真實、完整，不得弄虛作假。及時性原則：報銷申請應及時提交，避免延誤影響項目進度。規(guī)范性原則：報銷流程應嚴格按照本規(guī)范執(zhí)行，確保操作統(tǒng)一化和標準化。第二章管理職責第四條項目組職責負責收集、整理與項目相關的所有費用憑證，并確保其真實性和完整性。填寫報銷單據(jù)，提供必要的說明材料，提交至財務部進行審核。配合財務部門完成對報銷單據(jù)的復核工作，及時補充缺失資料。第五條財務部職責負責審核項目組提交的報銷單據(jù)，確保其符合公司財務管理制度和本規(guī)范的要求。對不符合規(guī)定的報銷單據(jù)提出修改意見，并退回項目組進行完善。完成報銷金額的核算工作，并按程序進行資金支付。第六條審批人職責負責對報銷事項的真實性、合理性和合規(guī)性進行審查。在授權(quán)范圍內(nèi)簽署審批意見，確保報銷流程的順利進行。第三章報銷單填寫與提交第七條報銷單填寫要求報銷單必須使用公司統(tǒng)一制定的格式，不得擅自修改或添加內(nèi)容。填寫時應字跡清晰、內(nèi)容完整，避免涂改或遺漏重要信息。所有金額需以阿拉伯數(shù)字填寫，并明確標注幣種（如人民幣）。報銷項目應分類列明，包括但不限于差旅費、會議費、材料采購費等。第八條報銷單提交要求項目組應在費用發(fā)生后個工作日內(nèi)完成報銷單的填寫并提交至財務部。提交時需附帶所有相關憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、合同復印件等。報銷單及附件應按順序整理，并在左上角標注“報銷”字樣。第四章報銷審核與審批第九條初審流程財務部收到報銷單后，應在個工作日內(nèi)完成初審工作。初審內(nèi)容包括：報銷單填寫是否規(guī)范、附件是否齊全、金額計算是否準確等。對于不符合要求的報銷單，財務部應一次性告知項目組需補充或修改的內(nèi)容。第十條復核流程復核由財務部負責人或指定人員負責，重點檢查報銷事項的真實性與合理性。復核過程中發(fā)現(xiàn)的問題應記錄并反饋至相關責任人。第十一條審批流程報銷單經(jīng)初審和復核后，需提交至項目負責人進行審批。金額超過元的報銷事項還需提交至公司總經(jīng)理或分管領導審批。審批人應在收到報銷單后個工作日內(nèi)完成簽署。第五章報銷支付與對賬第十二條資金支付財務部在收到最終審批通過的報銷單后，應在個工作日內(nèi)完成款項支付。支付方式應嚴格按照公司財務規(guī)定執(zhí)行，優(yōu)先采用銀行轉(zhuǎn)賬等非現(xiàn)金方式。第十三條對賬管理項目組應定期與財務部核對已報銷費用，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)差異，應及時查明原因并進行調(diào)整。第六章報銷檔案管理第十四條檔案分類與編號所有報銷單及附件均需歸檔保存，按項目編號和時間順序分類整理。每份檔案應標注唯一編號，并建立電子目錄以便查詢。第十五條檔案保管期限報銷檔案的保管期限為年，到期后按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀或移交。第十六條檔案查閱權(quán)限檔案查閱需經(jīng)財務部負責人批準，并在登記簿上記錄查閱人、時間及用途。外單位人員查閱檔案時，需提供書面申請并由相關領導審批。第七章違規(guī)處理第十七條違規(guī)行為虛報、冒領、挪用項目資金的行為視為嚴重違規(guī)。報銷單填寫不規(guī)范或附件不全導致審核延誤的，將追究相關人員責任。第十八條處罰措施對于違反本規(guī)范的行為，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處理。涉及違法犯罪的，依法移送司法機關處理。第八章附則第十九條解釋權(quán)本規(guī)范由公司財務部負責解釋和修訂。第二十條生效日期本規(guī)范自年