小面額管理制度

小面額管理制度?一、總則（一）目的為加強公司小面額貨幣（以下簡稱"小面額"，指1元及以下面額貨幣，包括1元、5角、1角、5分、2分、1分等，在本制度中如無特殊說明，均指人民幣小面額貨幣）的管理，規(guī)范小面額貨幣的收兌、保管、使用、調運等工作流程，確保公司日常經營活動中現(xiàn)金收付的準確性和便利性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司等所有涉及現(xiàn)金收付業(yè)務的部門和崗位。（三）管理原則1.準確性原則：確保小面額貨幣收付的金額準確無誤，避免出現(xiàn)長款、短款等情況。2.安全性原則：保障小面額貨幣在收兌、保管、使用和調運過程中的安全，防止丟失、被盜、損壞等風險。3.及時性原則：及時滿足公司經營活動中對小面額貨幣的需求，避免因小面額貨幣短缺影響業(yè)務正常開展。4.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家有關現(xiàn)金管理的法律法規(guī)和相關金融政策，依法依規(guī)進行小面額貨幣的管理。二、職責分工（一）財務部門1.負責制定和完善小面額貨幣管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)一管理公司的小面額貨幣儲備，根據各部門的需求進行合理調配。3.定期對小面額貨幣的庫存進行盤點，確保賬實相符。4.負責與銀行等金融機構溝通協(xié)調小面額貨幣的收兌、調運等業(yè)務。5.對公司各部門小面額貨幣的使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（二）業(yè)務部門1.根據日常經營活動的需要，及時向財務部門申請小面額貨幣。2.在辦理現(xiàn)金收付業(yè)務時，嚴格按照小面額貨幣管理制度的規(guī)定進行操作，確保小面額貨幣的正確使用和收付準確。3.負責本部門小面額貨幣的保管和安全，定期將多余的小面額貨幣交回財務部門。（三）出納崗位1.具體辦理小面額貨幣的收付業(yè)務，確保收付金額準確、手續(xù)完備。2.負責小面額貨幣的日常清點和保管，保證庫存小面額貨幣的安全和完整。3.根據業(yè)務需要，及時向財務部門報告小面額貨幣的庫存情況，申請補充或上繳多余的小面額貨幣。三、小面額貨幣的收兌（一）收兌渠道1.銀行收兌：定期與合作銀行聯(lián)系，按照銀行規(guī)定的時間和流程，將公司業(yè)務活動中收到的小面額貨幣繳存銀行，辦理收兌手續(xù)。銀行收兌應選擇信譽良好、服務質量高的金融機構，確保收兌工作的順利進行。2.直接收兌客戶：在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，對于少量來自客戶的小面額貨幣，可直接進行收兌。收兌時應仔細辨別貨幣真?zhèn)危_保收兌的貨幣真實有效。對于可疑貨幣，應按照相關規(guī)定進行處理，如拒絕收兌并及時報告當?shù)毓矙C關。（二）收兌流程1.清點：出納在收到小面額貨幣后，應立即進行清點。清點時要按照面額、版別進行分類，逐張（枚）清點數(shù)量，確保金額準確。清點過程中如發(fā)現(xiàn)假幣、殘損幣等不符合收兌標準的貨幣，應單獨存放并做好記錄。2.記錄：對收兌的小面額貨幣進行詳細記錄，包括收兌日期、來源、面額、數(shù)量、金額等信息。記錄應準確、清晰，以便日后查詢和核對。3.繳存銀行：將清點無誤的小面額貨幣按照銀行要求進行整理、封裝，填寫繳存憑證，及時繳存銀行。繳存銀行時應注意與銀行工作人員當面交接，確?？铐棸踩徒唤邮掷m(xù)完備。四、小面額貨幣的保管（一）保管地點1.公司應設置專門的小面額貨幣保管庫或保險柜，用于存放小面額貨幣。保管庫或保險柜應具備良好的防盜、防火、防潮、防蟲等安全設施，確保小面額貨幣的安全。2.保管地點應選擇在公司內部安全、通風良好的區(qū)域，避免與易燃、易爆、腐蝕性等物品混放。（二）保管方式1.分類存放：小面額貨幣應按照面額、版別進行分類存放，不同面額的貨幣應分別放置在不同的鈔箱或抽屜內，便于清點和管理。2.雙人保管：小面額貨幣保管庫或保險柜的鑰匙和密碼應由兩人分別保管，實行雙人雙鎖制度。開啟保管庫或保險柜時，必須兩人同時在場，確保保管庫或保險柜的安全。3.定期盤點：財務部門應定期對小面額貨幣的庫存進行盤點，至少每月一次。盤點時要確保賬實相符，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并進行處理。盤點記錄應詳細、準確，包括盤點日期、庫存金額、實際盤點金額、差異情況及原因分析等信息。五、小面額貨幣的使用（一）使用范圍1.公司在日常經營活動中涉及現(xiàn)金收付的業(yè)務，如銷售收款、采購付款、費用報銷等，可根據實際需要使用小面額貨幣。2.在進行現(xiàn)金找零時，應優(yōu)先使用小面額貨幣，以提高小面額貨幣的周轉效率。（二）使用流程1.申請：業(yè)務部門因業(yè)務需要使用小面額貨幣時，應提前向財務部門提交小面額貨幣使用申請。申請內容應包括申請日期、申請部門、用途、金額、預計使用時間等信息。2.審批：財務部門收到申請后，應根據庫存情況進行審批。如庫存充足，應及時批準申請；如庫存不足，應告知申請部門并協(xié)調解決。審批通過后，財務部門應在申請單上簽字確認，并安排出納辦理發(fā)放手續(xù)。3.發(fā)放：出納根據審批后的申請單，從小面額貨幣保管庫或保險柜中取出相應金額的小面額貨幣，發(fā)放給申請部門。發(fā)放時應填寫發(fā)放記錄，包括發(fā)放日期、發(fā)放部門、金額、領用人等信息，并由領用人簽字確認。4.使用：業(yè)務部門在使用小面額貨幣時，應嚴格按照規(guī)定的用途使用，確保小面額貨幣的正確使用。在辦理現(xiàn)金收付業(yè)務時，應仔細清點小面額貨幣的數(shù)量和金額，確保收付準確無誤。如發(fā)現(xiàn)小面額貨幣存在質量問題或其他異常情況，應及時與財務部門聯(lián)系。5.交回：業(yè)務部門在完成業(yè)務活動后，應及時將多余的小面額貨幣交回財務部門。交回時，出納應再次進行清點，確保金額準確，并填寫交回記錄，包括交回日期、交回部門、金額等信息，由交回人簽字確認。六、小面額貨幣的調運（一）調運原則1.確保調運過程的安全，防止小面額貨幣在調運途中丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。2.合理安排調運時間和方式，盡量減少對公司正常經營活動的影響。3.調運過程應嚴格遵守國家有關現(xiàn)金管理的法律法規(guī)和相關金融政策，確保調運行為合法合規(guī)。（二）調運流程1.申請：財務部門根據公司業(yè)務需求和小面額貨幣庫存情況，如需進行調運，應提前向合作銀行提交調運申請。申請內容應包括調運日期、調運金額、調運面額、調運方式等信息。2.審批：銀行收到調運申請后，應進行審核。審核通過后，銀行會與財務部門協(xié)商確定調運時間、地點和方式等具體事宜。3.準備：財務部門根據與銀行協(xié)商確定的調運方案，做好調運前的準備工作。如安排專人負責調運、準備調運所需的包裝材料、整理調運的小面額貨幣等。4.調運：調運時應安排專人押送，押送人員應具備一定的安全防范意識和應急處理能力。押送過程中要確保小面額貨幣的安全，嚴格遵守交通規(guī)則和相關規(guī)定。到達調運地點后，押送人員應與銀行工作人員進行當面交接，確保調運手續(xù)完備、款項安全。5.記錄：對小面額貨幣的調運過程進行詳細記錄，包括調運日期、調運金額、調運面額、調運方式、押送人員、交接情況等信息。記錄應準確、清晰，以便日后查詢和核對。七、監(jiān)督檢查（一）內部監(jiān)督1.財務部門應定期對公司各部門小面額貨幣的收兌、保管、使用、調運等情況進行內部檢查，確保各項工作符合小面額貨幣管理制度的規(guī)定。2.檢查內容包括小面額貨幣的庫存情況、收付記錄、使用流程、保管安全等方面。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.接受銀行等金融機構的監(jiān)督檢查，配合銀行做好小面額貨幣的相關管理工作。2.主動接受人民銀行等監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，及時了解和掌握國家有關現(xiàn)金管理的政策法規(guī)變化，確保公司小面額貨幣管理工作合法合規(guī)。八、罰則（一）違反規(guī)定的情形1.未按照本制度規(guī)定進行小面額貨幣的收兌、保管、使用、調運等操作，導致出現(xiàn)差錯或風險的。2.私自挪用、截留、坐支小面額貨幣的。3.因保管不善，造成小面額貨幣丟失、被盜、損壞等損失的。4.拒絕接受財務部門或其他相關部門監(jiān)督檢查，或對監(jiān)督檢查結果拒不整改的。（二）處罰措施1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、扣發(fā)績效獎金、降職、辭退等。2.因違反本制度規(guī)定給公司造成經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。3.對于違反法律法規(guī)的行為，公司將依法追究責任人的法律責任。九、附則（一）解釋權