規(guī)范會(huì)議管理制度通知

規(guī)范會(huì)議管理制度通知?一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確公司各類會(huì)議的組織、流程、要求等，使會(huì)議能夠充分發(fā)揮溝通信息、協(xié)調(diào)工作、解決問題、部署任務(wù)等作用，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會(huì)議，包括但不限于公司例會(huì)、部門會(huì)議、專題會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等。（三）會(huì)議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，精簡議程，避免冗長繁瑣，切實(shí)解決實(shí)際問題。2.充分準(zhǔn)備原則：會(huì)前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，明確會(huì)議主題、目的、議程，準(zhǔn)備相關(guān)資料，確保會(huì)議能夠高效進(jìn)行。3.嚴(yán)肅紀(jì)律原則：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)到會(huì)，認(rèn)真聽講，積極發(fā)言，不得隨意遲到、早退、缺席或從事與會(huì)議無關(guān)的事情。二、會(huì)議分類及職責(zé)分工（一）公司例會(huì)1.定義：公司例會(huì)是公司定期召開的綜合性會(huì)議，旨在總結(jié)工作、部署任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)工作等。2.參會(huì)人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人等。3.會(huì)議周期：每周[x]召開一次。4.組織部門：行政部。5.主要職責(zé)行政部負(fù)責(zé)會(huì)議的組織安排，包括確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。提前收集各部門需要匯報(bào)的工作內(nèi)容，并整理成會(huì)議資料。負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要并及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員。主持人（公司領(lǐng)導(dǎo)）主持會(huì)議，引導(dǎo)會(huì)議討論方向，確保會(huì)議按照議程進(jìn)行。對(duì)會(huì)議討論的事項(xiàng)進(jìn)行決策和部署。參會(huì)部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)本部門上周工作進(jìn)展、存在的問題及下周工作計(jì)劃。參與會(huì)議討論，提出工作建議和意見。（二）部門會(huì)議1.定義：部門會(huì)議是各部門自行組織召開的內(nèi)部會(huì)議，用于部門內(nèi)部工作溝通、任務(wù)分配、問題解決等。2.參會(huì)人員：部門全體成員。3.會(huì)議周期：由各部門根據(jù)工作需要自行確定，原則上每周至少召開一次。4.組織部門：各部門。5.主要職責(zé)部門負(fù)責(zé)人確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，并提前通知部門成員。主持會(huì)議，傳達(dá)公司相關(guān)會(huì)議精神和工作要求。安排部門工作任務(wù)，明確工作責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。組織部門成員討論工作中存在的問題，提出解決方案并跟蹤落實(shí)。會(huì)議記錄人：由部門指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要并留存。（三）專題會(huì)議1.定義：專題會(huì)議是針對(duì)公司某一特定工作或問題召開的專門會(huì)議，旨在深入探討、研究解決方案。2.參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題確定相關(guān)部門人員、專家或領(lǐng)導(dǎo)等。3.會(huì)議周期：根據(jù)工作需要適時(shí)召開。4.組織部門：由相關(guān)工作的牽頭部門負(fù)責(zé)組織。5.主要職責(zé)牽頭部門確定會(huì)議主題、目的、議程等，并提前通知參會(huì)人員。負(fù)責(zé)收集與會(huì)議主題相關(guān)的資料，形成會(huì)議討論材料。組織會(huì)議討論，記錄會(huì)議內(nèi)容，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要并發(fā)送給參會(huì)人員。跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。主持人：根據(jù)會(huì)議需要確定，一般由牽頭部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議討論，對(duì)會(huì)議討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和決策。參會(huì)人員認(rèn)真準(zhǔn)備并積極參與會(huì)議討論，提供相關(guān)資料和建議。按照會(huì)議決議落實(shí)工作任務(wù)。（四）項(xiàng)目會(huì)議1.定義：項(xiàng)目會(huì)議是針對(duì)公司項(xiàng)目開展過程中召開的會(huì)議，用于項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤、問題協(xié)調(diào)、資源調(diào)配等。2.參會(huì)人員：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目客戶（如有）等。3.會(huì)議周期：根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和需要適時(shí)召開，一般每周或每兩周召開一次。4.組織部門：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門。5.主要職責(zé)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，并提前通知參會(huì)人員。匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，包括已完成的工作、未完成的工作及存在的問題。協(xié)調(diào)項(xiàng)目資源，解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題。對(duì)項(xiàng)目后續(xù)工作進(jìn)行安排和部署。會(huì)議記錄人：由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要并發(fā)送給參會(huì)人員。參會(huì)人員項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員匯報(bào)各自工作進(jìn)展和遇到的問題。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目需求提供支持和配合。項(xiàng)目客戶（如有）提出意見和建議。三、會(huì)議組織與準(zhǔn)備（一）會(huì)議申請(qǐng)1.各部門如需召開會(huì)議，應(yīng)提前填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排等內(nèi)容。2.《會(huì)議申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部（公司例會(huì)由行政部直接安排）。行政部對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通并要求補(bǔ)充或修改。（二）會(huì)議通知1.行政部根據(jù)審核通過的《會(huì)議申請(qǐng)表》，提前[x]個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。會(huì)議通知可采用郵件、即時(shí)通訊工具等方式發(fā)送，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知。2.會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議的基本信息，如會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等，同時(shí)可附上相關(guān)會(huì)議資料（如有）。（三）會(huì)議資料準(zhǔn)備1.主持人：根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的發(fā)言內(nèi)容和決策事項(xiàng)。2.匯報(bào)部門：提前整理好本部門需要匯報(bào)的工作內(nèi)容，形成清晰、準(zhǔn)確的匯報(bào)材料。匯報(bào)材料應(yīng)包括工作進(jìn)展、成果、問題分析及解決方案、下一步工作計(jì)劃等。3.組織部門：對(duì)于需要參會(huì)人員討論的事項(xiàng)，準(zhǔn)備好相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)、案例等，以便參會(huì)人員能夠充分了解情況，進(jìn)行深入討論。會(huì)議資料應(yīng)在會(huì)議前[x]天發(fā)送給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。（四）會(huì)議場地布置1.根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，合理安排會(huì)議場地。會(huì)議場地應(yīng)保持整潔、安靜，具備良好的通風(fēng)、照明條件。2.按照會(huì)議議程擺放桌椅，確保參會(huì)人員座位安排合理，便于交流和討論。3.在會(huì)議場地設(shè)置投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等，確保會(huì)議所需的視聽設(shè)備正常運(yùn)行。同時(shí)，準(zhǔn)備好書寫工具、紙張、茶水等基本用品。四、會(huì)議流程（一）會(huì)議簽到1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場，在會(huì)議簽到表上簽到。簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員的姓名、部門、職務(wù)等信息。2.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前[x]分鐘核對(duì)參會(huì)人員簽到情況，對(duì)于未按時(shí)簽到的人員，及時(shí)通過電話、短信等方式進(jìn)行提醒。（二）會(huì)議開場1.主持人提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場，做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。會(huì)議開始時(shí)，主持人應(yīng)簡要介紹會(huì)議的主題、目的、議程安排及參會(huì)人員等。2.主持人宣布會(huì)議紀(jì)律，要求參會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動(dòng)、交談，確保會(huì)議秩序。（三）會(huì)議議程進(jìn)行1.工作匯報(bào)：按照會(huì)議議程安排，各匯報(bào)部門依次進(jìn)行工作匯報(bào)。匯報(bào)應(yīng)簡潔明了，突出重點(diǎn)，避免冗長和無關(guān)內(nèi)容。匯報(bào)過程中，匯報(bào)人可使用PPT等輔助工具進(jìn)行演示，以便更好地展示工作成果和問題。2.討論交流：參會(huì)人員圍繞匯報(bào)內(nèi)容及會(huì)議主題進(jìn)行討論交流。討論應(yīng)積極活躍，充分發(fā)表各自的意見和建議。主持人應(yīng)引導(dǎo)討論方向，確保討論圍繞主題進(jìn)行，避免出現(xiàn)跑題、爭論不休等情況。對(duì)于討論中出現(xiàn)的分歧和問題，主持人應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，必要時(shí)可請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。3.決策部署：根據(jù)會(huì)議討論結(jié)果，主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作進(jìn)行決策部署。決策應(yīng)明確、具體，包括工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。對(duì)于重要決策，應(yīng)形成會(huì)議決議，記錄在會(huì)議紀(jì)要中。（四）會(huì)議總結(jié)1.會(huì)議接近尾聲時(shí)，主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)?？偨Y(jié)應(yīng)包括會(huì)議討論的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)、決策部署及下一步工作要求等。2.主持人感謝參會(huì)人員的積極參與和配合，并宣布會(huì)議結(jié)束。（五）會(huì)議結(jié)束1.參會(huì)人員有序離開會(huì)議現(xiàn)場。會(huì)議組織者負(fù)責(zé)清理會(huì)議場地，關(guān)閉會(huì)議設(shè)備，整理會(huì)議資料。2.會(huì)議記錄人及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員，并抄送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容、決策部署及工作要求等，確保參會(huì)人員能夠清楚了解會(huì)議精神。五、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假，并安排合適的人員代為參會(huì)。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽講，做好會(huì)議記錄，不得在會(huì)議期間交頭接耳、玩手機(jī)、看報(bào)紙等與會(huì)議無關(guān)的事情。3.參會(huì)人員應(yīng)積極發(fā)言，表達(dá)自己的真實(shí)意見和建議，但不得打斷他人發(fā)言，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意詆毀。4.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密紀(jì)律，對(duì)于會(huì)議討論的機(jī)密事項(xiàng)、尚未公開的信息等，不得泄露給無關(guān)人員。（二）主持人要求1.主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員情況，做好充分準(zhǔn)備。2.主持人應(yīng)把控會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議按照議程有序進(jìn)行。對(duì)于偏離主題的討論，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)回到正軌。3.主持人應(yīng)鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，營造良好的會(huì)議氛圍，但對(duì)于發(fā)言過于冗長或偏離主題的情況，應(yīng)適當(dāng)進(jìn)行提醒和引導(dǎo)。4.主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議討論的事項(xiàng)進(jìn)行及時(shí)總結(jié)和決策，對(duì)于需要進(jìn)一步研究或協(xié)調(diào)的問題，應(yīng)明確后續(xù)工作安排。（三）會(huì)議記錄要求1.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議討論的主要觀點(diǎn)、決策部署、工作要求等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。2.會(huì)議記錄人可采用手寫記錄或電子記錄的方式，但記錄內(nèi)容應(yīng)及時(shí)整理，形成規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[x]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)主持人審核簽字后生效，作為會(huì)議決策和工作執(zhí)行的依據(jù)。六、會(huì)議紀(jì)要管理（一）會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容1.會(huì)議基本信息：包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。2.會(huì)議議程：記錄會(huì)議的各項(xiàng)議程安排。3.工作匯報(bào)：摘要記錄各部門的工作匯報(bào)內(nèi)容。4.討論交流：記錄會(huì)議討論的主要觀點(diǎn)、意見和建議。5.決策部署：明確會(huì)議達(dá)成的決策事項(xiàng)，包括工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。6.下一步工作要求：對(duì)后續(xù)工作的安排和要求。（二）會(huì)議紀(jì)要的審核與發(fā)布1.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人整理完成后，提交給主持人審核。主持人應(yīng)認(rèn)真審核會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，確保準(zhǔn)確反映會(huì)議精神，對(duì)于存在的問題及時(shí)提出修改意見。2.經(jīng)主持人審核通過的會(huì)議紀(jì)要，由行政部統(tǒng)一編號(hào)，并及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員。同時(shí)，根據(jù)會(huì)議決議涉及的部門和工作內(nèi)容，抄送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要的文件資料進(jìn)行存檔，保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（三）會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤1.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會(huì)議紀(jì)要，按照會(huì)議決議落實(shí)工作任務(wù)。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查本部門工作任務(wù)的執(zhí)行情況，并及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.行政部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。如發(fā)現(xiàn)會(huì)議決議未得到有效執(zhí)行，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并追究責(zé)任部門和責(zé)任人的責(zé)任。七、會(huì)議效果評(píng)估（一）評(píng)估方式1.定期評(píng)估：公司每季度對(duì)各類會(huì)議的召開情況進(jìn)行一次評(píng)估。評(píng)估可采用問卷調(diào)查、面談、查閱會(huì)議記錄等方式進(jìn)行。2.不定期評(píng)估：根據(jù)工作需要，對(duì)某些重要會(huì)議或特定類型的會(huì)議進(jìn)行不定期評(píng)估。評(píng)估方式可靈活多樣，如現(xiàn)場觀察會(huì)議效果、聽取參會(huì)人員反饋等。（二）評(píng)估指標(biāo)1.會(huì)議準(zhǔn)備情況：包括會(huì)議通知是否及時(shí)、準(zhǔn)確，會(huì)議資料是否齊全、準(zhǔn)備充分等。2.會(huì)議組織情況：如會(huì)議時(shí)間控制是否合理，會(huì)議場地安排是否合適，會(huì)議設(shè)備是否正常運(yùn)行等。3.會(huì)議內(nèi)容：會(huì)議主題是否明確，議程安排是否合理，討論是否充分，決策是否明確、可行等。4.會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員是否遵守會(huì)議紀(jì)律，有無遲到、早退、缺席等情況，會(huì)議秩序是否良好。5.會(huì)議效果：會(huì)議是否達(dá)到預(yù)期目的，是否解決了實(shí)際問題，工作任務(wù)是否得到有效部署和落實(shí)等。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)會(huì)議效果評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，針對(duì)存在的問