酒店共享中心管理制度

酒店共享中心管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范酒店共享中心的運(yùn)營管理，提高工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，確保酒店各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店共享中心全體工作人員，包括但不限于財(cái)務(wù)核算、人力資源支持、采購管理、信息技術(shù)維護(hù)等相關(guān)崗位。（三）基本原則1.高效協(xié)作原則：各崗位之間應(yīng)緊密配合，優(yōu)化工作流程，減少溝通成本，提高整體工作效率。2.質(zhì)量至上原則：確保各項(xiàng)工作準(zhǔn)確無誤，提供高質(zhì)量的服務(wù)，滿足酒店內(nèi)外部客戶的需求。3.合規(guī)運(yùn)營原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、酒店內(nèi)部規(guī)定以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展工作。4.持續(xù)改進(jìn)原則：不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，持續(xù)優(yōu)化共享中心的管理模式和工作方法。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)酒店共享中心設(shè)立經(jīng)理崗位，下轄財(cái)務(wù)核算組、人力資源支持組、采購管理組、信息技術(shù)維護(hù)組等。（二）職責(zé)分工1.共享中心經(jīng)理全面負(fù)責(zé)共享中心的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)共享中心與酒店其他部門之間的工作關(guān)系，確保信息暢通和工作協(xié)同。監(jiān)督各項(xiàng)工作的執(zhí)行情況，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題，對工作結(jié)果進(jìn)行審核和評估。負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和人員培訓(xùn)，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.財(cái)務(wù)核算組負(fù)責(zé)酒店各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的核算、賬務(wù)處理和報(bào)表編制。審核各類費(fèi)用報(bào)銷、付款申請等財(cái)務(wù)單據(jù)，確保財(cái)務(wù)支出的合理性和合規(guī)性。進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為酒店管理層提供財(cái)務(wù)決策支持。協(xié)助完成稅務(wù)申報(bào)、年度審計(jì)等工作。3.人力資源支持組負(fù)責(zé)酒店員工的招聘、入職、離職等手續(xù)辦理。維護(hù)員工人事檔案，記錄員工基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況等。核算員工工資、獎(jiǎng)金、福利等薪酬項(xiàng)目，確保薪酬發(fā)放的準(zhǔn)確及時(shí)。協(xié)助組織員工培訓(xùn)、績效考核等人力資源管理工作。4.采購管理組根據(jù)酒店各部門需求，制定采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保采購物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，核對數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。管理采購成本，進(jìn)行市場調(diào)研，尋找性價(jià)比高的采購渠道。5.信息技術(shù)維護(hù)組負(fù)責(zé)酒店共享中心相關(guān)信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。處理信息系統(tǒng)的故障和問題，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和優(yōu)化。保障網(wǎng)絡(luò)安全，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)業(yè)務(wù)需求，進(jìn)行信息系統(tǒng)的升級和功能優(yōu)化。三、財(cái)務(wù)核算管理（一）賬務(wù)處理流程1.原始憑證收集：各部門將業(yè)務(wù)發(fā)生的原始憑證及時(shí)傳遞至共享中心財(cái)務(wù)核算組。2.憑證審核：財(cái)務(wù)人員對原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核，不符合要求的憑證退回相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。3.賬務(wù)錄入：審核通過的原始憑證錄入財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，生成記賬憑證。4.憑證復(fù)核：另一名財(cái)務(wù)人員對記賬憑證進(jìn)行復(fù)核，確保賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性。5.記賬結(jié)賬：復(fù)核無誤后，進(jìn)行記賬操作，并按照規(guī)定的會(huì)計(jì)期間進(jìn)行結(jié)賬。6.報(bào)表編制：根據(jù)賬務(wù)數(shù)據(jù)編制各類財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。（二）費(fèi)用報(bào)銷管理1.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：明確各類費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，如差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，員工應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷流程：員工填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上相關(guān)原始憑證，提交部門負(fù)責(zé)人審批；部門負(fù)責(zé)人審核通過后，交共享中心財(cái)務(wù)核算組審核；財(cái)務(wù)審核無誤后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；最后由財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)銷支付。3.報(bào)銷時(shí)限：規(guī)定員工費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)限，逾期未報(bào)銷的原則上不予受理。（三）資金管理1.資金預(yù)算：根據(jù)酒店經(jīng)營計(jì)劃，編制年度、季度和月度資金預(yù)算，合理安排資金收支。2.資金支付：嚴(yán)格按照資金審批流程進(jìn)行資金支付，確保資金安全。3.銀行賬戶管理：規(guī)范銀行賬戶的開立、使用和銷戶手續(xù)，定期核對銀行賬目。四、人力資源支持管理（一）招聘管理1.招聘需求分析：與酒店各部門溝通，了解人員需求情況，制定招聘計(jì)劃。2.招聘渠道選擇：通過酒店官網(wǎng)、招聘網(wǎng)站、社交媒體、人才市場等多種渠道發(fā)布招聘信息。3.簡歷篩選：對收到的簡歷進(jìn)行篩選，確定符合條件的候選人。4.面試安排：組織候選人面試，包括初面、復(fù)面等環(huán)節(jié)，評估候選人的綜合素質(zhì)和崗位匹配度。5.錄用決策：根據(jù)面試結(jié)果，確定錄用人員，發(fā)放錄用通知，并辦理入職手續(xù)。（二）培訓(xùn)管理1.培訓(xùn)需求調(diào)查：定期開展培訓(xùn)需求調(diào)查，了解員工培訓(xùn)需求和崗位技能提升要求。2.培訓(xùn)計(jì)劃制定：根據(jù)培訓(xùn)需求，制定年度、季度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等。3.培訓(xùn)實(shí)施：組織開展各類培訓(xùn)課程，包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等。4.培訓(xùn)效果評估：通過考試、實(shí)際操作、問卷調(diào)查等方式對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，及時(shí)反饋培訓(xùn)效果，為后續(xù)培訓(xùn)改進(jìn)提供依據(jù)。（三）績效考核管理1.績效指標(biāo)設(shè)定：根據(jù)酒店戰(zhàn)略目標(biāo)和各崗位工作職責(zé)，設(shè)定關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）和工作目標(biāo)設(shè)定（GS）。2.績效評估周期：確定月度、季度或年度績效評估周期。3.績效評估實(shí)施：員工進(jìn)行自評，上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行評估，必要時(shí)可進(jìn)行同事互評。4.績效反饋與溝通：上級領(lǐng)導(dǎo)與員工進(jìn)行績效反饋面談，肯定成績，指出不足，共同制定改進(jìn)計(jì)劃。5.績效結(jié)果應(yīng)用：將績效結(jié)果與員工薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。五、采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.需求收集：每月定期收集酒店各部門的物資需求信息，包括辦公用品、食品飲料、客房用品、工程物資等。2.庫存分析：結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，分析各類物資的庫存水平，確定采購數(shù)量。3.采購計(jì)劃編制：根據(jù)需求和庫存情況，編制月度采購計(jì)劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間等。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選：建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核、實(shí)地考察等，篩選出合格的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估：定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略。3.合作協(xié)議簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）采購執(zhí)行1.采購訂單下達(dá)：根據(jù)采購計(jì)劃，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資的詳細(xì)要求和交貨時(shí)間。2.采購跟蹤：跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.到貨驗(yàn)收：物資到貨后，組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收，核對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。4.付款結(jié)算：驗(yàn)收合格后，按照采購合同約定進(jìn)行付款結(jié)算。六、信息技術(shù)維護(hù)管理（一）系統(tǒng)日常維護(hù)1.服務(wù)器維護(hù)：定期檢查服務(wù)器硬件運(yùn)行狀態(tài)，進(jìn)行系統(tǒng)日志分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。2.網(wǎng)絡(luò)維護(hù)：保障酒店內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行，檢查網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、線路等，處理網(wǎng)絡(luò)故障。3.軟件維護(hù)：對酒店使用的各類信息系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)更新、權(quán)限管理等。（二）故障處理1.故障監(jiān)測：通過監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)測信息系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)故障報(bào)警。2.故障響應(yīng)：接到故障通知后，迅速響應(yīng)，判斷故障類型和影響范圍。3.故障排除：采取有效的技術(shù)措施進(jìn)行故障排除，盡快恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行。4.故障記錄與分析：對故障發(fā)生的原因、處理過程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，分析故障產(chǎn)生的根源，提出改進(jìn)措施。（三）信息安全管理1.安全策略制定：制定信息安全管理制度和安全策略，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認(rèn)證等方面。2.安全防護(hù)措施：部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全防護(hù)措施，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.用戶權(quán)限管理：嚴(yán)格控制用戶對信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，定期進(jìn)行權(quán)限審計(jì)。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。七、工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件分類：將共享中心的文件分為管理制度、業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、采購合同等類別。2.文件編號(hào)：為每類文件編制唯一的編號(hào)，便于文件的標(biāo)識(shí)和查詢。3.文件存儲(chǔ)：建立電子文件和紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)體系，確保文件的安全保管和方便查閱。4.文件借閱：嚴(yán)格文件借閱手續(xù)，登記借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，確保文件及時(shí)歸還。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議計(jì)劃：每月制定共享中心會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題等。2.會(huì)議組織：提前通知參會(huì)人員會(huì)議相關(guān)信息，準(zhǔn)備會(huì)議資料，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.會(huì)議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。4.會(huì)議跟進(jìn)：對會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)工作得到有效落實(shí)。（三）溝通協(xié)調(diào)1.內(nèi)部溝通：建立共享中心內(nèi)部溝通機(jī)制，通過即時(shí)通訊工具、電子郵件、面對面溝通等方式，及時(shí)交流工作信息。2.跨部門溝通：與酒店其他部門保持密切溝通，定期召開溝通協(xié)調(diào)會(huì)議，解決工作中出現(xiàn)的問題，確保工作協(xié)同推進(jìn)。3.外部溝通：與供應(yīng)商、合作伙伴、政府部門等外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行有效溝通，維護(hù)良好的合作關(guān)系。八、員工行為規(guī)范（一）職業(yè)道德1.誠實(shí)守信：員工應(yīng)誠實(shí)守信，遵守法律法規(guī)和酒店規(guī)章制度，不得弄虛作假。2.敬業(yè)愛崗：熱愛本職工作，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，積極主動(dòng)完成工作任務(wù)。3.廉潔奉公：嚴(yán)禁利用職務(wù)之便謀取私利，不得接受供應(yīng)商或客戶的賄賂、回扣等。（二）工作紀(jì)律1.考勤制度：嚴(yán)格遵守酒店考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.工作時(shí)間規(guī)定：在工作時(shí)間內(nèi)，不得從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、瀏覽無關(guān)網(wǎng)站等。3.請假制度：按照酒店請假流程辦理請假手續(xù)，提前安排好工作交接。（三）行為舉止1.禮貌待人：對待同事、客戶和訪客應(yīng)禮貌熱情，使用文明用語。2.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：樹立團(tuán)隊(duì)意識(shí)，積極與同事協(xié)作配合，共同完成工作任務(wù)。3.形象儀表：保持良好的形象儀表，著裝整潔得體，符合酒店職業(yè)形象要求。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.日常檢查：共享中心經(jīng)理定期對各崗位工作進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.工作審計(jì)：定期開展財(cái)務(wù)審計(jì)、采購審計(jì)、人力資源審計(jì)等工作，對工作流程和制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）員工考核1.