顧客采購訂單管理制度VIP

顧客采購訂單管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范公司顧客采購訂單的管理流程，確保訂單處理的準確性、及時性和高效性，滿足顧客需求，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司接收的所有顧客采購訂單的管理，包括訂單的接收、評審、下達、執(zhí)行、變更、跟蹤及關閉等環(huán)節(jié)。3.職責分工銷售部門負責顧客采購訂單的接收、初步評審，并及時傳遞給相關部門。與顧客溝通訂單相關事宜，處理顧客反饋和投訴。負責訂單執(zhí)行過程中的協(xié)調工作，確保訂單按時交付。生產部門負責對訂單進行生產評審，評估生產能力和資源需求。根據(jù)訂單要求組織生產，確保產品質量和生產進度。及時反饋生產過程中的問題和異常情況。采購部門負責根據(jù)訂單需求進行采購評審，確定原材料和零部件的采購計劃。選擇合格的供應商，進行采購談判和合同簽訂。跟蹤采購進度，確保原材料和零部件按時供應。質量部門參與訂單評審，提出質量要求和控制措施。負責對原材料、零部件和成品進行檢驗和試驗，確保產品質量符合標準。處理質量問題和不合格品，提出改進措施。物流部門負責根據(jù)訂單安排產品的包裝、運輸和交付。跟蹤物流進度，確保產品安全、及時送達顧客手中。處理物流過程中的問題和異常情況。其他部門各相關部門按照職責分工，配合做好訂單管理的各項工作，確保訂單順利執(zhí)行。二、訂單接收1.訂單渠道顧客通過以下方式向公司下達采購訂單：書面訂單：顧客以紙質形式填寫并加蓋公章或簽字的采購訂單。電子訂單：顧客通過電子郵件、傳真、電子數(shù)據(jù)交換（EDI）等電子方式發(fā)送的采購訂單?？陬^訂單：在緊急情況下，顧客通過電話等口頭方式下達的采購訂單，但事后需及時補簽書面訂單。2.接收要求銷售部門指定專人負責接收顧客采購訂單，并確保訂單信息的完整性和準確性。訂單信息應包括但不限于以下內容：顧客名稱、地址、聯(lián)系方式。訂單編號、訂單日期。產品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格。交貨日期、交貨地點。質量要求、包裝要求。付款方式、結算周期。對于口頭訂單，接收人員應在接到訂單后立即記錄訂單內容，并請顧客在[X]個工作日內補簽書面訂單。銷售部門在收到訂單后，應及時對訂單進行初步審核，檢查訂單信息是否完整、準確，如有疑問或不明確的地方，應及時與顧客溝通確認。三、訂單評審1.評審流程銷售部門在接到顧客采購訂單后，應立即組織相關部門進行訂單評審。評審內容包括但不限于以下方面：訂單要求的產品是否為本公司的經營范圍。公司是否具備滿足訂單要求的生產能力、技術能力和資源條件。原材料、零部件的采購是否有保障。訂單的交貨期是否能夠滿足顧客要求。訂單的價格是否合理，是否符合公司的定價政策。訂單的質量要求是否明確，公司是否能夠達到。訂單的包裝要求是否能夠滿足運輸和儲存要求。各相關部門應在接到評審通知后的[X]個工作日內完成評審工作，并將評審意見反饋給銷售部門。銷售部門根據(jù)各部門的評審意見，綜合評估訂單的可行性和風險，如訂單存在問題或風險，應及時與顧客溝通協(xié)商解決。2.評審結果處理若訂單評審通過，銷售部門應在訂單評審表上簽字確認，并將訂單下達給相關部門執(zhí)行。若訂單評審不通過，銷售部門應及時與顧客溝通，說明原因，并提出解決方案。如顧客同意修改訂單要求，銷售部門應重新組織訂單評審；如顧客不同意修改訂單要求，銷售部門應及時向公司領導匯報，由公司領導決定是否接受訂單。四、訂單下達1.下達方式銷售部門根據(jù)訂單評審結果，將評審通過的訂單以書面形式或電子形式下達給相關部門。訂單下達應明確訂單編號、產品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨日期、交貨地點、質量要求、包裝要求、價格、付款方式等信息。對于需要多部門協(xié)同執(zhí)行的訂單，銷售部門應組織召開訂單協(xié)調會，明確各部門的職責和工作要求。2.下達時間銷售部門應在訂單評審通過后的[X]個工作日內將訂單下達給相關部門。對于緊急訂單，銷售部門應優(yōu)先安排下達，并及時通知相關部門采取緊急措施，確保訂單按時交付。五、訂單執(zhí)行1.生產部門生產部門接到訂單后，應根據(jù)訂單要求制定生產計劃，并組織生產。生產計劃應包括生產進度安排、人員安排、設備安排、原材料和零部件需求計劃等內容。生產部門應按照生產計劃組織生產，確保產品質量和生產進度。在生產過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，應及時反饋給銷售部門和相關部門，并采取措施解決。生產部門應做好生產記錄，包括生產數(shù)量、生產時間、質量檢驗情況等，以便追溯和查詢。2.采購部門采購部門接到訂單后，應根據(jù)訂單需求進行采購評審，確定原材料和零部件的采購計劃。采購計劃應包括采購數(shù)量、采購時間、供應商選擇等內容。采購部門應選擇合格的供應商，進行采購談判和合同簽訂。在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商無法按時供應原材料或零部件，應及時與供應商溝通協(xié)商解決，并通知生產部門調整生產計劃。采購部門應跟蹤采購進度，確保原材料和零部件按時供應。對于采購過程中出現(xiàn)的問題和異常情況，應及時反饋給銷售部門和相關部門，并采取措施解決。采購部門應做好采購記錄，包括采購訂單、采購合同、采購發(fā)票、到貨記錄等，以便追溯和查詢。3.質量部門質量部門應參與訂單評審，提出質量要求和控制措施。在原材料、零部件到貨后，質量部門應按照檢驗標準進行檢驗和試驗，確保原材料和零部件的質量符合要求。在生產過程中，質量部門應加強質量控制，對產品進行抽檢和巡檢，及時發(fā)現(xiàn)和解決質量問題。對于成品，質量部門應按照檢驗標準進行最終檢驗和試驗，確保產品質量符合訂單要求和相關標準。質量部門應做好質量記錄，包括檢驗報告、試驗報告、不合格品記錄等，以便追溯和查詢。4.物流部門物流部門應根據(jù)訂單安排產品的包裝、運輸和交付。包裝應符合訂單要求和運輸要求，確保產品在運輸過程中不受損壞。物流部門應選擇合適的運輸方式和運輸公司，確保產品安全、及時送達顧客手中。在運輸過程中，物流部門應跟蹤物流進度，及時反饋物流信息。如發(fā)現(xiàn)物流問題或異常情況，應及時與銷售部門和相關部門溝通協(xié)商解決。物流部門應做好物流記錄，包括發(fā)貨清單、運輸合同、物流跟蹤記錄等，以便追溯和查詢。六、訂單變更1.變更提出顧客或公司內部各部門均可提出訂單變更申請。變更申請應包括變更原因、變更內容、變更時間等信息。變更申請應以書面形式或電子形式提交給銷售部門。2.變更評審銷售部門接到訂單變更申請后，應立即組織相關部門進行變更評審。評審內容包括但不限于以下方面：變更對產品質量、生產進度、交貨期、成本等方面的影響。公司是否具備滿足變更要求的生產能力、技術能力和資源條件。原材料、零部件的采購是否需要調整。訂單價格是否需要調整。各相關部門應在接到評審通知后的[X]個工作日內完成評審工作，并將評審意見反饋給銷售部門。銷售部門根據(jù)各部門的評審意見，綜合評估訂單變更的可行性和風險，如變更存在問題或風險，應及時與顧客溝通協(xié)商解決。3.變更處理若訂單變更評審通過，銷售部門應在訂單變更評審表上簽字確認，并將變更通知下達給相關部門執(zhí)行。相關部門應按照變更通知的要求，及時調整生產計劃、采購計劃、質量控制措施等，并做好記錄。若訂單變更評審不通過，銷售部門應及時與顧客溝通，說明原因，并提出解決方案。如顧客同意修改變更要求，銷售部門應重新組織訂單變更評審；如顧客不同意修改變更要求，銷售部門應及時向公司領導匯報，由公司領導決定是否接受變更。七、訂單跟蹤1.跟蹤方式銷售部門負責對訂單執(zhí)行情況進行跟蹤，及時了解訂單的生產進度、質量情況、物流進度等信息。銷售部門可通過以下方式進行訂單跟蹤：定期召開訂單協(xié)調會，各部門匯報訂單執(zhí)行情況。建立訂單跟蹤臺賬，記錄訂單執(zhí)行過程中的各項信息。與生產部門、采購部門、質量部門、物流部門等相關部門保持密切溝通，及時了解訂單執(zhí)行情況。定期向顧客反饋訂單執(zhí)行情況，解答顧客疑問，處理顧客投訴。2.異常處理在訂單跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行出現(xiàn)異常情況，銷售部門應及時通知相關部門進行處理。異常情況包括但不限于以下方面：生產進度延遲。產品質量問題。原材料、零部件供應不足。物流運輸延誤。顧客變更訂單要求。相關部門接到異常通知后，應立即采取措施進行處理，并及時向銷售部門反饋處理結果。銷售部門應根據(jù)異常處理情況，及時調整訂單跟蹤計劃，確保訂單按時交付。八、訂單關閉1.關閉條件訂單產品全部交付給顧客，且顧客對產品質量、數(shù)量、交貨期等方面無異議，訂單即為關閉。對于有售后服務要求的訂單，在售后服務期結束后，訂單方可關閉。2.關閉流程銷售部門在確認訂單產品全部交付且顧客無異議后，應填寫訂單關閉申請表，并提交給相關部門審核。相關部門審核通過后，銷售部門應在訂單管理系統(tǒng)中關閉訂單，并將訂單關閉情況通知相關部門。訂單關閉后，各相關部門應做好訂單資料的整理和歸檔工作，以便日后查詢和追溯。九、訂單檔案管理1.檔案內容訂單檔案應包括以下內容：顧客采購訂單原件（書面訂單或電子訂單）。訂單評審表及評審意見。訂單下達通知。生產計劃、采購計劃、質量控制措施等相關文件。訂單執(zhí)行過程中的各項記錄，如生產記錄、采購記錄、質量檢驗記錄、物流記錄等。訂單變更申請及變更評審表、變更通知。訂單跟蹤記錄及異常處理記錄。訂單關閉申請表及相關審核文件。與訂單相關的其他文件和資料。2.檔案保存訂單檔案由銷售部