酒店防疫倉(cāng)庫(kù)管理制度

酒店防疫倉(cāng)庫(kù)管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)酒店防疫倉(cāng)庫(kù)管理，確保防疫物資的安全存儲(chǔ)、合理使用和有效調(diào)配，保障酒店運(yùn)營(yíng)期間的防疫工作順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店防疫倉(cāng)庫(kù)的所有物資管理活動(dòng)，包括物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)。3.管理原則安全第一原則：確保防疫物資的存儲(chǔ)安全，防止物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。分類管理原則：根據(jù)防疫物資的種類、用途、特性等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。先進(jìn)先出原則：按照物資的入庫(kù)時(shí)間先后順序進(jìn)行發(fā)放，保證物資的時(shí)效性。賬物相符原則：建立完善的物資賬目，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保物資的賬目與實(shí)際庫(kù)存相符。二、組織與職責(zé)1.防疫倉(cāng)庫(kù)管理小組成立以酒店總經(jīng)理為組長(zhǎng)，財(cái)務(wù)總監(jiān)、行政總監(jiān)、采購(gòu)經(jīng)理、倉(cāng)庫(kù)主管等為成員的防疫倉(cāng)庫(kù)管理小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)防疫倉(cāng)庫(kù)的各項(xiàng)管理工作，制定防疫物資采購(gòu)計(jì)劃，審核物資發(fā)放申請(qǐng)，監(jiān)督倉(cāng)庫(kù)管理工作的執(zhí)行情況等。2.各部門職責(zé)采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)防疫物資的采購(gòu)工作，根據(jù)酒店需求和庫(kù)存情況，及時(shí)采購(gòu)所需物資，并確保物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。倉(cāng)庫(kù)主管：負(fù)責(zé)防疫倉(cāng)庫(kù)的日常管理工作，包括物資的驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤點(diǎn)等，確保物資的安全存儲(chǔ)和正確使用，定期向上級(jí)匯報(bào)倉(cāng)庫(kù)物資情況。使用部門：根據(jù)本部門的實(shí)際需求，提前提交物資領(lǐng)用申請(qǐng)，經(jīng)審批后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物資，并合理使用物資，做好使用記錄。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)防疫物資采購(gòu)資金的審核與支付，建立物資采購(gòu)臺(tái)賬，定期對(duì)物資采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，監(jiān)督物資的使用情況。三、物資采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃制定倉(cāng)庫(kù)主管每月末根據(jù)酒店防疫物資的庫(kù)存情況、使用量以及未來(lái)一段時(shí)間的防疫工作需求預(yù)測(cè)，編制次月防疫物資采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)防疫倉(cāng)庫(kù)管理小組審核。防疫倉(cāng)庫(kù)管理小組結(jié)合酒店實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況和市場(chǎng)供應(yīng)狀況，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性和準(zhǔn)確性。2.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、資質(zhì)齊全、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為防疫物資的供應(yīng)渠道。對(duì)新的供應(yīng)商，采購(gòu)部門需進(jìn)行實(shí)地考察和資質(zhì)審核，了解其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量控制、售后服務(wù)等情況，建立供應(yīng)商檔案。3.采購(gòu)流程采購(gòu)部門根據(jù)審核通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等要求。供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時(shí)將發(fā)貨信息反饋給采購(gòu)部門。采購(gòu)部門跟蹤物資的到貨情況，提前通知倉(cāng)庫(kù)主管做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。四、物資驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備倉(cāng)庫(kù)主管在物資到貨前，應(yīng)安排好驗(yàn)收?qǐng)龅睾腿藛T，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和設(shè)備，如計(jì)量器具、檢測(cè)儀器等，并熟悉物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.數(shù)量驗(yàn)收物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收人員首先對(duì)物資的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單上的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，查明原因并記錄。3.質(zhì)量驗(yàn)收按照防疫物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，對(duì)物資的外觀、性能、質(zhì)量證明文件等進(jìn)行檢查。對(duì)于有質(zhì)量要求的物資，如口罩、防護(hù)服、消毒液等，必要時(shí)可進(jìn)行抽樣送檢，確保物資質(zhì)量符合要求。對(duì)驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫《防疫物資驗(yàn)收單》；對(duì)驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，嚴(yán)禁不合格物資入庫(kù)。五、物資存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)布局規(guī)劃根據(jù)防疫物資的種類、特性和存儲(chǔ)要求，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)布局，設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如口罩存儲(chǔ)區(qū)、防護(hù)服存儲(chǔ)區(qū)、消毒用品存儲(chǔ)區(qū)、防護(hù)設(shè)備存儲(chǔ)區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥清潔，溫度、濕度應(yīng)符合各類物資的存儲(chǔ)要求。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)條件要求的物資，如易燃易爆的消毒酒精等，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)專柜，并采取相應(yīng)的防火、防爆、防潮等措施。2.物資存放方式物資應(yīng)分類存放，遵循先進(jìn)先出的原則，按照物資的入庫(kù)時(shí)間順序依次擺放。同類物資應(yīng)集中存放，便于查找和管理。對(duì)于易受潮、易變質(zhì)的物資，如一次性醫(yī)用手套、防護(hù)面罩等，應(yīng)采用密封包裝，并放置在干燥通風(fēng)的貨架上；對(duì)于易燃易爆的物資，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)，遠(yuǎn)離火源和熱源。3.庫(kù)存盤點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)主管每月組織一次全面的庫(kù)存盤點(diǎn)工作，確保賬物相符。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)逐一對(duì)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)，并記錄實(shí)際庫(kù)存情況。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，屬于盤點(diǎn)誤差的，應(yīng)調(diào)整賬目；屬于物資損壞、丟失、被盜等情況的，應(yīng)填寫《防疫物資盤盈盤虧報(bào)告表》，上報(bào)防疫倉(cāng)庫(kù)管理小組審批后進(jìn)行處理。根據(jù)庫(kù)存盤點(diǎn)結(jié)果，分析物資的庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、消耗情況等，為采購(gòu)計(jì)劃的制定提供參考依據(jù)，合理控制庫(kù)存水平。六、物資發(fā)放管理1.發(fā)放原則堅(jiān)持按需發(fā)放的原則，使用部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《防疫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，報(bào)防疫倉(cāng)庫(kù)管理小組審批。防疫倉(cāng)庫(kù)管理小組根據(jù)物資庫(kù)存情況和審批意見，對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合要求的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并通知倉(cāng)庫(kù)主管發(fā)放物資。2.發(fā)放流程倉(cāng)庫(kù)主管根據(jù)審批后的《防疫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，按照先進(jìn)先出的原則，準(zhǔn)備好所需物資，并與領(lǐng)用人員進(jìn)行核對(duì)。領(lǐng)用人員在《防疫物資發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)后，領(lǐng)取物資。倉(cāng)庫(kù)主管應(yīng)及時(shí)更新物資庫(kù)存臺(tái)賬，記錄物資的發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要臨時(shí)領(lǐng)用防疫物資，領(lǐng)用部門可先電話向防疫倉(cāng)庫(kù)管理小組報(bào)告，經(jīng)同意后可先領(lǐng)用物資，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)。對(duì)于超計(jì)劃領(lǐng)用或非本部門使用的防疫物資，倉(cāng)庫(kù)主管有權(quán)拒絕發(fā)放，并及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。七、物資報(bào)廢與回收管理1.報(bào)廢管理對(duì)于過(guò)期、損壞、變質(zhì)等無(wú)法使用的防疫物資，倉(cāng)庫(kù)主管應(yīng)及時(shí)清理，并填寫《防疫物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等，報(bào)防疫倉(cāng)庫(kù)管理小組審批。防疫倉(cāng)庫(kù)管理小組審核通過(guò)后，倉(cāng)庫(kù)主管按照相關(guān)規(guī)定對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行處理，如銷毀、回收等，并做好記錄。對(duì)于有環(huán)保要求的報(bào)廢物資，應(yīng)按照環(huán)保部門的規(guī)定進(jìn)行處理，防止對(duì)環(huán)境造成污染。2.回收管理對(duì)于可回收利用的防疫物資，如用過(guò)的防護(hù)手套、口罩等，應(yīng)進(jìn)行分類存放，并定期交由有資質(zhì)的回收單位進(jìn)行回收處理。在回收過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，包括回收時(shí)間、回收單位、回收物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確?；厥展ぷ鞯目勺匪菪?。八、物資信息化管理1.建立物資管理系統(tǒng)利用信息化技術(shù)建立酒店防疫物資管理系統(tǒng)，對(duì)物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤點(diǎn)、報(bào)廢等全過(guò)程進(jìn)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)物資信息的實(shí)時(shí)查詢、統(tǒng)計(jì)分析和動(dòng)態(tài)監(jiān)控。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)倉(cāng)庫(kù)主管應(yīng)及時(shí)將物資的出入庫(kù)信息、庫(kù)存情況等錄入物資管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)中的物資數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和管理，如更新供應(yīng)商信息、調(diào)整物資價(jià)格等。3.數(shù)據(jù)分析與利用通過(guò)物資管理系統(tǒng)生成各類報(bào)表和分析圖表，如物資采購(gòu)報(bào)表、庫(kù)存報(bào)表、物資消耗分析報(bào)表等，為防疫倉(cāng)庫(kù)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。分析物資的使用趨勢(shì)、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)物資管理中存在的問題，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督防疫倉(cāng)庫(kù)管理小組定期對(duì)防疫倉(cāng)庫(kù)的管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，物資賬目與實(shí)際庫(kù)存的相符情況，倉(cāng)庫(kù)安全管理情況等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反本制度的行為，按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.外部審計(jì)酒店財(cái)務(wù)部門定期對(duì)防疫物資的采購(gòu)、使用和庫(kù)存情況進(jìn)行審計(jì)，確保物資采購(gòu)資金的合理使用和物資管理的規(guī)范有