公司現(xiàn)金卡管理制度

公司現(xiàn)金卡管理制度?一、總則（一）目的為加強公司現(xiàn)金卡的管理，規(guī)范現(xiàn)金卡的使用、發(fā)放、充值、掛失、補辦及回收等流程，確?，F(xiàn)金卡使用的安全性、規(guī)范性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及現(xiàn)金卡使用的部門、員工及相關(guān)合作單位。（三）定義1.現(xiàn)金卡：指公司發(fā)行的，可用于在指定范圍內(nèi)進行消費支付的卡片，卡片內(nèi)預(yù)先存儲有一定金額。2.發(fā)卡部門：負責(zé)現(xiàn)金卡的制作、發(fā)放、充值及管理等工作的公司內(nèi)部部門。3.使用部門：現(xiàn)金卡實際使用的部門，包括但不限于各業(yè)務(wù)部門、職能部門等。4.持卡人：持有現(xiàn)金卡并可使用現(xiàn)金卡進行消費的公司員工或合作單位人員。二、現(xiàn)金卡的種類及用途（一）種類1.員工福利卡：主要用于發(fā)放員工福利，如節(jié)日禮品、生日福利、員工活動經(jīng)費等。2.業(yè)務(wù)招待卡：供公司業(yè)務(wù)部門用于招待客戶，包括宴請、禮品購買等相關(guān)費用支出。3.專項用途卡：根據(jù)公司特定業(yè)務(wù)或項目需求設(shè)置的現(xiàn)金卡，如項目經(jīng)費卡、培訓(xùn)費用卡等，?？顚Ｓ?。（二）用途1.現(xiàn)金卡僅限在公司指定的合作商家或場所使用，具體使用范圍在發(fā)卡時予以明確告知。2.員工福利卡不得用于購買與工作無關(guān)的個人消費品。3.業(yè)務(wù)招待卡應(yīng)嚴格按照公司業(yè)務(wù)招待相關(guān)規(guī)定使用，用于與業(yè)務(wù)拓展、客戶關(guān)系維護等直接相關(guān)的活動。4.專項用途卡必須用于規(guī)定的專項業(yè)務(wù)或項目支出，不得挪作他用。三、現(xiàn)金卡的制作與發(fā)放（一）制作1.現(xiàn)金卡由公司指定的合作制卡機構(gòu)制作，卡面應(yīng)包含公司標(biāo)識、卡片名稱、卡號、有效期、使用說明等必要信息。2.發(fā)卡部門應(yīng)提前與制卡機構(gòu)溝通確定制作數(shù)量、樣式、信息內(nèi)容等細節(jié)，并簽訂制作合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。3.制卡機構(gòu)應(yīng)按照合同約定的時間、質(zhì)量要求完成現(xiàn)金卡制作，并將制作好的現(xiàn)金卡及相關(guān)數(shù)據(jù)資料交付給發(fā)卡部門。（二）發(fā)放1.員工福利卡根據(jù)公司制定的福利發(fā)放方案，確定享受福利的員工名單及對應(yīng)的福利金額。發(fā)卡部門按照名單將員工福利卡發(fā)放至員工本人，可通過現(xiàn)場領(lǐng)取、郵寄等方式進行。員工領(lǐng)取福利卡時，需在發(fā)放記錄上簽字確認。2.業(yè)務(wù)招待卡業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫業(yè)務(wù)招待卡申請單，注明招待事由、預(yù)計金額、招待對象等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交至發(fā)卡部門。發(fā)卡部門根據(jù)審批后的申請單制作業(yè)務(wù)招待卡，并發(fā)放給相應(yīng)的業(yè)務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員領(lǐng)取業(yè)務(wù)招待卡時，需在發(fā)放記錄上簽字，并承諾按照公司業(yè)務(wù)招待規(guī)定使用。3.專項用途卡項目負責(zé)人或相關(guān)部門根據(jù)專項業(yè)務(wù)或項目需求，填寫專項用途卡申請單，詳細說明用途、金額等，經(jīng)項目負責(zé)人、部門負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后提交至發(fā)卡部門。發(fā)卡部門按照審批意見制作專項用途卡，并發(fā)放給指定的項目負責(zé)人或相關(guān)人員。領(lǐng)取人領(lǐng)取專項用途卡時，需在發(fā)放記錄上簽字確認，并嚴格按照規(guī)定用途使用。四、現(xiàn)金卡的充值（一）充值申請1.持卡人如需對現(xiàn)金卡進行充值，應(yīng)填寫現(xiàn)金卡充值申請單，注明卡號、充值金額、充值用途等信息。2.充值申請單經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，提交至發(fā)卡部門。（二）充值審批1.發(fā)卡部門收到充值申請單后，對充值金額、用途等進行審核。2.對于員工福利卡充值，如涉及批量充值且金額較大，需經(jīng)財務(wù)部門審核，確保充值資金來源合規(guī)。3.對于業(yè)務(wù)招待卡充值，需嚴格按照業(yè)務(wù)招待費用審批流程進行審批，確保充值金額與業(yè)務(wù)需求相符。4.對于專項用途卡充值，應(yīng)根據(jù)專項業(yè)務(wù)或項目預(yù)算進行審核，確保充值資金在預(yù)算范圍內(nèi)。（三）充值操作1.經(jīng)審批通過的充值申請單交至財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)申請單金額從公司指定賬戶向現(xiàn)金卡賬戶進行充值。2.財務(wù)部門完成充值操作后，應(yīng)及時將充值記錄反饋給發(fā)卡部門，發(fā)卡部門更新持卡人現(xiàn)金卡余額信息。五、現(xiàn)金卡的使用（一）消費流程1.持卡人在指定合作商家或場所消費時，應(yīng)出示現(xiàn)金卡，由商家通過專用讀卡設(shè)備讀取卡片信息并確認消費金額。2.商家根據(jù)消費金額在現(xiàn)金卡余額中扣除相應(yīng)款項，并打印消費憑證，消費憑證上應(yīng)包含消費時間、消費金額、消費商家名稱等信息。3.持卡人應(yīng)仔細核對消費憑證信息，如有疑問應(yīng)及時與商家溝通解決。（二）使用規(guī)范1.持卡人應(yīng)妥善保管現(xiàn)金卡，不得出租、出借、轉(zhuǎn)讓現(xiàn)金卡給他人使用。2.現(xiàn)金卡消費時，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得超范圍消費。3.業(yè)務(wù)招待卡消費應(yīng)遵循公司業(yè)務(wù)招待審批流程，消費后應(yīng)及時取得合規(guī)發(fā)票，并按照公司財務(wù)報銷制度進行報銷。4.專項用途卡消費應(yīng)嚴格控制在規(guī)定的專項業(yè)務(wù)或項目預(yù)算范圍內(nèi)，確保?？顚Ｓ?。六、現(xiàn)金卡的掛失與補辦（一）掛失1.持卡人發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金卡丟失或被盜后，應(yīng)立即撥打公司指定的掛失電話或通過公司內(nèi)部系統(tǒng)提交掛失申請。2.掛失申請應(yīng)注明卡號、持卡人姓名、掛失原因等信息。3.發(fā)卡部門收到掛失申請后，應(yīng)立即對現(xiàn)金卡進行掛失處理，凍結(jié)卡片賬戶，防止卡片繼續(xù)被盜用。（二）補辦1.掛失成功后，持卡人如需補辦現(xiàn)金卡，應(yīng)填寫現(xiàn)金卡補辦申請單，注明卡號、掛失時間、補辦原因等信息。2.補辦申請單經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，提交至發(fā)卡部門。3.發(fā)卡部門根據(jù)補辦申請單為持卡人補辦現(xiàn)金卡，并將新卡發(fā)放給持卡人。持卡人領(lǐng)取新卡時，需在發(fā)放記錄上簽字確認。4.補辦新卡后，原現(xiàn)金卡內(nèi)的余額將自動轉(zhuǎn)入新卡賬戶。七、現(xiàn)金卡的回收（一）回收情形1.員工離職時，所在部門應(yīng)負責(zé)收回該員工持有的所有現(xiàn)金卡，并交至發(fā)卡部門。2.業(yè)務(wù)招待卡使用完畢后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時將卡片交回發(fā)卡部門。3.專項用途卡項目結(jié)束后，項目負責(zé)人應(yīng)將剩余金額的卡片交回發(fā)卡部門，如有結(jié)余資金應(yīng)按照公司財務(wù)規(guī)定進行處理。（二）回收處理1.發(fā)卡部門收到回收的現(xiàn)金卡后，應(yīng)進行核對，確認卡片狀態(tài)及余額信息。2.對于余額為零的卡片，進行注銷處理；對于仍有余額的卡片，按照充值流程進行充值操作或根據(jù)公司規(guī)定進行其他處理。八、現(xiàn)金卡的賬務(wù)管理（一）財務(wù)核算1.財務(wù)部門應(yīng)建立現(xiàn)金卡專項財務(wù)賬目，對現(xiàn)金卡的發(fā)行、充值、消費、回收等業(yè)務(wù)進行詳細記錄。2.現(xiàn)金卡的充值金額應(yīng)計入公司相應(yīng)的費用科目或?qū)ｍ椯Y金賬戶，消費金額根據(jù)用途分別計入不同的成本費用項目。3.財務(wù)部門應(yīng)定期與發(fā)卡部門核對現(xiàn)金卡賬目，確保賬目一致。（二）報表編制1.財務(wù)部門每月應(yīng)編制現(xiàn)金卡業(yè)務(wù)報表，內(nèi)容包括現(xiàn)金卡發(fā)行數(shù)量、充值金額、消費金額、余額情況、使用部門及用途分布等。2.現(xiàn)金卡業(yè)務(wù)報表應(yīng)及時報送公司管理層及相關(guān)部門，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對現(xiàn)金卡的管理情況進行審計，檢查現(xiàn)金卡的制作、發(fā)放、充值、使用、回收等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.審計部門應(yīng)重點關(guān)注現(xiàn)金卡使用的合規(guī)性、資金安全性以及賬目準(zhǔn)確性等方面，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查1.發(fā)卡部門應(yīng)定期對現(xiàn)金卡的使用情況進行檢查，包括消費記錄的核對、卡片狀態(tài)的檢查等，確?，F(xiàn)金卡使用規(guī)范。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對現(xiàn)金卡充值、消費等財務(wù)數(shù)據(jù)的監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并進行處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用現(xiàn)金卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、取消現(xiàn)金卡使用資格等。2.如發(fā)現(xiàn)持卡人有欺詐、貪污