供應部合同管理制度

供應部合同管理制度?一、總則（一）目的為加強供應部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供應部對外簽訂的各類采購合同、供應商合作合同等相關合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同義務。3.風險防范原則：充分識別、評估合同風險，并采取有效措施進行防范和控制。4.統(tǒng)一管理原則：合同管理工作應統(tǒng)一歸口，確保合同管理的規(guī)范性和一致性。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務需求確認供應部各崗位人員根據(jù)公司生產(chǎn)、運營需求，提出采購或合作意向，明確所需物資、服務的規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交付時間等關鍵信息。對重大采購項目或復雜合作事項，應組織相關部門進行需求論證，確保需求的合理性和必要性。2.供應商選擇與評估采購人員通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商名錄。根據(jù)采購項目要求，從名錄中篩選出潛在供應商，向其發(fā)送詢價單或招標邀請等。對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等?？梢圆捎脤嵉乜疾臁⒉殚嗁Y料、參考以往合作記錄等方式進行評估。綜合評估后，選擇合適的供應商，并填寫供應商評估報告。3.合同起草采購人員根據(jù)與供應商溝通的結果及業(yè)務需求，起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、標的、數(shù)量、質量、價格、交付方式、驗收標準、付款方式、違約責任等主要條款。對于格式合同，應優(yōu)先使用公司統(tǒng)一制定的合同模板；對于特殊業(yè)務的合同，可根據(jù)實際情況進行修改完善，但應確保主要條款完整、準確、合法。合同起草過程中，應與法務部門、財務部門等相關部門溝通，確保合同條款符合法律法規(guī)及公司政策要求。4.合同審核采購人員將起草好的合同提交給部門負責人進行初審。部門負責人重點審核合同條款是否符合業(yè)務需求、與供應商的溝通情況是否清晰、風險防范措施是否得當?shù)取３鯇復ㄟ^后，將合同送交法務部門進行法律審核。法務部門主要審查合同的合法性、合規(guī)性，是否存在法律風險，對合同條款提出法律意見。財務部門對合同的付款方式、結算周期、資金安排等財務條款進行審核，確保公司資金安全和財務風險可控。根據(jù)法務部門和財務部門的審核意見，采購人員對合同進行修改完善。如涉及重大修改或分歧，應組織相關部門進行協(xié)商溝通，達成一致意見。5.合同簽訂經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂合同時，應確保簽字蓋章齊全、合同文本清晰可辨。合同簽訂后，采購人員應及時將合同原件交至公司合同管理部門進行編號、歸檔，并留存復印件以便執(zhí)行和跟蹤。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查核實供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關資質證書是否有效，并確保其經(jīng)營范圍涵蓋合同標的業(yè)務。了解供應商的法定代表人或授權代表身份信息，要求其提供授權委托書（如有），并核實授權范圍和期限。2.合同條款明確性合同條款應清晰、準確、完整，避免模糊不清或歧義性表述。對于質量標準、驗收方法、交付時間等關鍵條款，應盡可能細化和量化。明確雙方的權利義務，特別是違約責任條款，應具有可操作性，能夠有效約束雙方行為，保障公司利益。3.合同價格條款合同價格應明確、合理，符合市場行情。對于涉及價格調整的合同，應約定價格調整的條件、方式和時間等。避免簽訂價格含混不清或存在價格陷阱的合同，如"市場價""隨行就市"等表述應盡量避免，如有必要，應明確價格參照的市場標準或價格調整的計算方法。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.建立合同執(zhí)行臺賬采購人員負責建立合同執(zhí)行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、合同編號、供應商名稱、合同標的、數(shù)量、價格、交付時間、付款計劃、實際履行情況等信息。2.進度跟蹤根據(jù)合同約定的交付時間和進度安排，定期跟蹤供應商的履行情況。對于重要合同或關鍵物資采購合同，應加強跟蹤頻率，及時掌握合同執(zhí)行動態(tài)。如發(fā)現(xiàn)供應商可能存在履行困難或延遲交付等情況，應及時與供應商溝通，了解原因，并要求其采取措施解決問題。同時，向部門負責人匯報相關情況，以便及時協(xié)調處理。3.質量跟蹤在供應商交付物資或服務過程中，采購人員應協(xié)同質量檢驗部門對產(chǎn)品質量進行檢驗。按照合同約定的質量標準進行驗收，確保所采購的物資或服務符合要求。如發(fā)現(xiàn)質量問題，應及時通知供應商，要求其采取整改措施。對不合格產(chǎn)品或服務，應按照合同約定進行處理，如退貨、換貨、降價等，并記錄處理過程和結果。（二）合同付款管理1.付款審批采購人員根據(jù)合同執(zhí)行情況，在達到付款節(jié)點前，填寫付款申請單，注明合同編號、供應商名稱、付款金額、付款理由等信息。付款申請單依次提交部門負責人、財務部門負責人、公司分管領導審批。審批人員應嚴格按照合同約定的付款方式、付款條件和審批流程進行審核，確保付款的準確性和合規(guī)性。財務部門根據(jù)審批通過的付款申請單，安排資金支付。2.付款記錄財務部門應做好合同付款記錄，詳細記錄每筆付款的時間、金額、付款方式、對應的合同編號等信息。同時，定期與采購人員核對付款情況，確保付款信息一致。（三）合同變更管理1.變更申請在合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，合同執(zhí)行部門應及時提出變更申請。變更申請應詳細說明變更的事項、原因、對合同履行的影響等。采購人員負責填寫合同變更申請單，經(jīng)部門負責人審核后提交給供應商協(xié)商。2.供應商協(xié)商采購人員與供應商就合同變更事項進行協(xié)商，達成一致意見后，雙方簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、生效時間、對原合同條款的調整等，并作為原合同的補充文件。在協(xié)商過程中，應注意評估變更對公司成本、交付時間、質量等方面的影響，確保變更后的合同條款對公司有利。3.內(nèi)部審批合同變更協(xié)議簽訂后，采購人員將其提交至公司合同管理部門進行編號、歸檔，并按照合同簽訂流程進行內(nèi)部審批。審批通過后，合同管理部門將變更協(xié)議副本分發(fā)給相關部門，以便執(zhí)行。（四）合同終止管理1.終止條件合同在以下情況下可以終止：合同雙方按照合同約定全面履行完畢各自的義務。合同因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因無法履行，雙方協(xié)商一致解除合同。一方嚴重違反合同約定，另一方根據(jù)合同約定或法律規(guī)定行使解除權解除合同。2.終止流程當合同滿足終止條件時，合同執(zhí)行部門應及時通知對方，并提出合同終止申請。申請應說明合同終止的原因、時間等信息。采購人員負責與供應商協(xié)商合同終止事宜，如涉及結算、清理等事項，應明確雙方的責任和義務。協(xié)商一致后，簽訂合同終止協(xié)議。合同終止協(xié)議簽訂后，采購人員將其提交至公司合同管理部門進行編號、歸檔，并按照相關規(guī)定辦理合同終止后的后續(xù)事項，如資產(chǎn)清理、款項結算等。四、合同風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別供應部應定期組織合同風險識別工作，全面梳理合同簽訂、履行過程中可能存在的風險。風險識別應涵蓋市場風險、信用風險、法律風險、質量風險、價格風險等多個方面。收集合同履行過程中的相關數(shù)據(jù)和案例，分析潛在風險因素，如供應商經(jīng)營狀況變化、法律法規(guī)調整、市場價格波動等。2.風險評估根據(jù)風險識別結果，對各類風險進行評估。評估指標可包括風險發(fā)生的可能性、影響程度等。采用定性與定量相結合的方法，對風險進行等級劃分，如高風險、中風險、低風險。對于高風險事項，應重點關注并制定應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對關注市場動態(tài)，加強市場調研，及時掌握行業(yè)價格走勢、供求關系變化等信息。在合同中合理約定價格調整條款，如根據(jù)市場價格指數(shù)、原材料價格波動等因素調整合同價格，以降低市場價格波動對公司成本的影響。與多家供應商建立合作關系，分散采購渠道，降低因單一供應商問題導致的供應中斷風險。2.信用風險應對加強供應商信用管理，定期對供應商進行信用評估和跟蹤。建立供應商信用檔案，記錄其信用狀況、合同履行情況等信息。在合同中約定嚴格的違約責任條款，對于供應商的違約行為進行約束。如供應商出現(xiàn)逾期交付、質量問題等違約情況，應按照合同約定扣除相應款項或追究其法律責任。對于信用狀況不佳的供應商，應謹慎簽訂合同或采取必要的風險防范措施，如要求提供擔保、增加預付款比例等。3.法律風險應對加強法務人員與供應部的溝通協(xié)作，在合同起草、審核過程中充分聽取法務意見，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。定期組織合同管理人員和采購人員進行法律法規(guī)培訓，提高法律意識和風險防范能力。對于重大合同或法律關系復雜的合同，可聘請專業(yè)律師進行法律咨詢和審查，確保合同的合法性和有效性。4.質量風險應對在合同中明確質量標準和驗收方法，要求供應商提供質量保證文件。加強對采購物資或服務的質量檢驗，嚴格按照合同約定的驗收標準進行驗收。對于關鍵物資，可增加抽檢頻率或進行駐廠監(jiān)造。如發(fā)現(xiàn)質量問題，及時與供應商溝通解決，并要求其承擔相應的質量責任，如更換產(chǎn)品、賠償損失等。五、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.采購人員在合同簽訂后，應及時將合同原件、合同變更協(xié)議、終止協(xié)議、往來函件、驗收報告、付款憑證等相關資料收集齊全。2.對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、供應商名稱等進行編號和歸檔。確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和管理。（二）檔案保管與查閱1.合同檔案應指定專人負責保管，保管人員應具備一定的檔案管理知識和技能，確保檔案的安全存放。2.建立合同檔案查閱制度，明確查閱權限和流程。因工作需要查閱合同檔案的人員，應填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責人或公司相關領導審批后，方可查閱。3.查閱檔案時，應在檔案保管人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并做好查閱記錄。（三）檔案銷毀1.對于已履行完畢且超過保管期限的合同檔案，由檔案保管人員提出銷毀申請，填寫合同檔案銷毀清單。2.經(jīng)公司檔案管理部門審核、公司分管領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程中，應指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止信息泄露。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對供應部合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和法律法規(guī)要求，合同檔案管理是否規(guī)范等。2.公司設立合同管理投訴舉報渠道，接受員工和其他相關方對合同管理過程中違規(guī)行為的投訴舉報。對投訴舉報事項進行及時調查處理，并將處理結果反饋