代保管物資管理制度

代保管物資管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司代保管物資的管理，規(guī)范代保管物資的出入庫(kù)、存儲(chǔ)、盤(pán)點(diǎn)等操作流程，確保代保管物資的安全、完整，提高物資使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有代保管物資的管理，包括但不限于客戶寄存物資、供應(yīng)商暫存物資、合作項(xiàng)目代管物資等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保代保管物資在存儲(chǔ)期間的安全，防止物資損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。2.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行代保管物資的出入庫(kù)、存儲(chǔ)、盤(pán)點(diǎn)等操作，保證操作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及人員在代保管物資管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.信息準(zhǔn)確原則：及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄代保管物資的相關(guān)信息，確保賬物相符。二、管理職責(zé)（一）物資管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定代保管物資的存儲(chǔ)方案，合理安排存儲(chǔ)場(chǎng)地和倉(cāng)位。2.辦理代保管物資的出入庫(kù)手續(xù)，確保出入庫(kù)物資的數(shù)量、質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。3.定期對(duì)代保管物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理物資管理中存在的問(wèn)題。4.建立代保管物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)、存儲(chǔ)、盤(pán)點(diǎn)等情況。（二）物資使用部門(mén)1.根據(jù)實(shí)際需要，提前向物資管理部門(mén)提出代保管物資的使用申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)用的代保管物資進(jìn)行妥善保管和使用，確保物資的安全和有效利用。3.在使用完畢后，及時(shí)將代保管物資歸還物資管理部門(mén)，并辦理相關(guān)歸還手續(xù)。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)代保管物資的價(jià)值進(jìn)行核算，確保賬實(shí)相符。2.監(jiān)督代保管物資的出入庫(kù)及使用情況，對(duì)不符合規(guī)定的操作及時(shí)提出整改意見(jiàn)。3.協(xié)助物資管理部門(mén)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)工作，對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審核。（四）審計(jì)部門(mén)1.定期對(duì)代保管物資的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況和物資管理的合規(guī)性。2.對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、代保管物資的入庫(kù)管理（一）物資交接1.代保管物資到達(dá)公司后，物資管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與物資交付方進(jìn)行交接。交接時(shí)，雙方應(yīng)核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并在交接清單上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于貴重物資、易損物資或有特殊要求的物資，交接時(shí)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的檢查和測(cè)試，確保物資符合要求。（二）入庫(kù)手續(xù)辦理1.物資管理部門(mén)根據(jù)交接清單，對(duì)代保管物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，入庫(kù)單應(yīng)包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期、存放倉(cāng)位等信息。2.入庫(kù)單應(yīng)由物資管理部門(mén)、物資使用部門(mén)及物資交付方簽字確認(rèn)，作為物資入庫(kù)的依據(jù)。物資管理部門(mén)應(yīng)將入庫(kù)單及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)，以便進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）入庫(kù)物資的存儲(chǔ)1.物資管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、特點(diǎn)和存儲(chǔ)要求，選擇合適的存儲(chǔ)場(chǎng)地和倉(cāng)位進(jìn)行存放。對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行專(zhuān)門(mén)存儲(chǔ)。2.物資應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)做好防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等措施，確保物資的安全存儲(chǔ)。四、代保管物資的保管管理（一）日常巡查1.物資管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)代保管物資進(jìn)行巡查，檢查物資的存儲(chǔ)狀態(tài)、數(shù)量變化、質(zhì)量情況等。巡查周期應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)和重要程度確定，一般每周至少巡查一次。2.巡查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、丟失、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）溫濕度控制對(duì)于對(duì)溫濕度有要求的代保管物資，物資管理部門(mén)應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)存儲(chǔ)環(huán)境的溫濕度情況。如溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施，確保物資存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.物資管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)代保管物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期一般為每月一次。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)采用實(shí)地盤(pán)點(diǎn)的方法，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行逐一核對(duì)。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，物資管理部門(mén)應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及原因分析等。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整和處理。（四）物資維護(hù)1.物資管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)物資的特點(diǎn)和維護(hù)要求，定期對(duì)代保管物資進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保物資的性能和質(zhì)量良好。2.對(duì)于需要定期校驗(yàn)、檢測(cè)的物資，物資管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)安排相關(guān)工作，確保物資在有效期內(nèi)使用。五、代保管物資的出庫(kù)管理（一）出庫(kù)申請(qǐng)物資使用部門(mén)如需使用代保管物資，應(yīng)提前向物資管理部門(mén)提交出庫(kù)申請(qǐng)。出庫(kù)申請(qǐng)應(yīng)包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（二）出庫(kù)審批物資管理部門(mén)收到出庫(kù)申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)的合理性、物資庫(kù)存情況等。審核通過(guò)后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，物資管理部門(mén)方可辦理出庫(kù)手續(xù)。（三）出庫(kù)手續(xù)辦理1.物資管理部門(mén)根據(jù)審批后的出庫(kù)申請(qǐng)，開(kāi)具出庫(kù)單。出庫(kù)單應(yīng)包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、出庫(kù)日期、領(lǐng)用部門(mén)等信息。2.物資使用部門(mén)憑出庫(kù)單到物資管理部門(mén)領(lǐng)取代保管物資。領(lǐng)取時(shí)，雙方應(yīng)在出庫(kù)單上簽字確認(rèn)。物資管理部門(mén)應(yīng)將出庫(kù)單及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)，以便進(jìn)行賬務(wù)處理。（四）出庫(kù)物資的核對(duì)物資使用部門(mén)在領(lǐng)取代保管物資時(shí)，應(yīng)對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行核對(duì)，確保領(lǐng)取的物資與出庫(kù)單一致。如發(fā)現(xiàn)不符，應(yīng)及時(shí)與物資管理部門(mén)溝通解決。六、特殊情況處理（一）物資損壞或丟失1.如代保管物資在存儲(chǔ)或使用過(guò)程中發(fā)生損壞或丟失，物資管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。2.屬于人為原因造成的損壞或丟失，應(yīng)由責(zé)任人照價(jià)賠償；屬于不可抗力等非人為原因造成的，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。（二）物資變質(zhì)或過(guò)期1.如發(fā)現(xiàn)代保管物資有變質(zhì)或過(guò)期情況，物資管理部門(mén)應(yīng)立即停止使用，并對(duì)變質(zhì)或過(guò)期物資進(jìn)行隔離存放。2.物資管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于變質(zhì)或過(guò)期物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如報(bào)廢、銷(xiāo)毀等。（三）緊急調(diào)用在特殊情況下，如公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，可對(duì)代保管物資進(jìn)行緊急調(diào)用。緊急調(diào)用時(shí)，物資使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)緊急調(diào)用申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，物資管理部門(mén)方可辦理出庫(kù)手續(xù)。緊急調(diào)用后，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。七、信息管理（一）臺(tái)賬建立物資管理部門(mén)應(yīng)建立代保管物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)、存儲(chǔ)、盤(pán)點(diǎn)等情況。臺(tái)賬應(yīng)包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期、存放倉(cāng)位、出庫(kù)日期、領(lǐng)用部門(mén)等信息。（二）數(shù)據(jù)更新物資管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新代保管物資臺(tái)賬，確保賬物相符。每次物資出入庫(kù)后，應(yīng)在臺(tái)賬上及時(shí)記錄相關(guān)信息；每月盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)和調(diào)整。（三）報(bào)表編制物資管理部門(mén)應(yīng)定期編制代保管物資報(bào)表，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)物資管理情況。報(bào)表內(nèi)容應(yīng)包括物資庫(kù)存數(shù)量、出入庫(kù)情況、盤(pán)點(diǎn)結(jié)果等。報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送，數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、真實(shí)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)代保管物資的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況和物資管理的合規(guī)性。物資管理部門(mén)應(yīng)積極配合審計(jì)工作，提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督如涉及與外部機(jī)構(gòu)合作的代保管物資管理，應(yīng)接受外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。物資管理部門(mén)應(yīng)按照合作協(xié)議的要求，做好相關(guān)工作，確保物資管理符合外部機(jī)構(gòu)的規(guī)定。（三）問(wèn)題整改對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。整改措施應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、整改期限等。整改完成后，應(yīng)將整改情況報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)物資管理部門(mén)應(yīng)定期組織代保管物資管理相關(guān)培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平和管理能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括物資管理流程、操作規(guī)范、安全知識(shí)等。