防疫督查印章管理制度

防疫督查印章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司防疫督查印章的管理，確保印章使用的安全性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，保障公司各項防疫工作的順利開展，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在防疫督查工作中涉及印章使用的相關(guān)活動。（三）印章種類1.防疫督查專用章：用于公司防疫督查工作中涉及的各類文件、報表、通知、證明等的蓋章確認(rèn)。2.部門防疫督查章：各部門根據(jù)防疫工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后設(shè)立的用于本部門防疫相關(guān)文件、資料蓋章的印章。二、印章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.防疫督查專用章由公司行政部門根據(jù)防疫工作實際需求提出申請，經(jīng)公司管理層審批后，統(tǒng)一委托具有資質(zhì)的印章制作單位刻制。2.部門防疫督查章由各部門填寫《部門防疫督查章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章用途、樣式等信息，報公司行政部門審核，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一安排刻制。（二）啟用1.新刻制的防疫督查印章，由行政部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并在《印章啟用登記表》上詳細(xì)登記印章名稱、啟用日期、發(fā)放部門、保管人等信息。2.印章啟用前，行政部門應(yīng)將印章的印模留存一份備案，并通知相關(guān)部門及人員印章已啟用。（三）廢止1.因防疫工作結(jié)束、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要廢止防疫督查印章時，由使用部門填寫《印章廢止申請表》，說明廢止原因，報公司行政部門審核。2.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)將廢止的印章收回，并在《印章廢止登記表》上進(jìn)行登記。3.廢止的印章應(yīng)及時銷毀，銷毀過程需有專人監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀時間、地點、參與人員等信息。三、印章的保管（一）保管原則1.防疫督查印章應(yīng)指定專人保管，確保印章安全存放，防止丟失、被盜用或濫用。2.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章管理制度。（二）保管職責(zé)1.防疫督查專用章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)保管防疫督查專用章，確保印章存放安全。嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的印章使用流程進(jìn)行蓋章操作，不得擅自使用印章。對每次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括使用日期、文件名稱、文號、用印部門、用印人等信息，并定期將登記情況報行政部門備案。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或遺失等情況，應(yīng)立即向行政部門報告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。2.部門防疫督查章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)保管本部門防疫督查章，按照本制度及部門內(nèi)部規(guī)定使用印章。建立部門印章使用登記臺賬，詳細(xì)記錄印章使用情況，并定期向行政部門報送使用情況匯總表。妥善保管印章使用過程中涉及的各類文件、資料，以備查閱。發(fā)現(xiàn)印章異常情況時，及時向部門負(fù)責(zé)人和行政部門報告。（三）保管地點1.防疫督查專用章應(yīng)存放在公司行政部門指定的安全保險柜內(nèi)。2.部門防疫督查章應(yīng)存放在各部門指定的安全地點，原則上應(yīng)存放在有鎖的文件柜或保險柜中。四、印章的使用（一）使用流程1.填寫用印申請單凡需使用防疫督查印章的部門或個人，應(yīng)填寫《防疫督查印章用印申請單》，詳細(xì)注明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)、用印日期等信息。申請單需經(jīng)用印部門負(fù)責(zé)人審核簽字，涉及重要事項或金額較大的文件，還需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.提交申請單將填寫完整并經(jīng)審核簽字的用印申請單提交給印章保管人。3.印章保管人審核印章保管人對用印申請單進(jìn)行審核，檢查申請事項是否符合防疫工作要求，審批手續(xù)是否齊全。如申請事項不符合規(guī)定或?qū)徟掷m(xù)不全，印章保管人有權(quán)拒絕用印，并說明理由。4.蓋章操作經(jīng)審核無誤后，印章保管人在用印申請單上加蓋相應(yīng)的防疫督查印章，并在用印登記臺賬上記錄用印情況。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正，蓋印位置準(zhǔn)確無誤。5.文件留存用印后的文件、資料由用印人負(fù)責(zé)留存歸檔，確保文件的完整性和可追溯性。（二）使用范圍1.防疫督查專用章使用范圍公司防疫督查工作中形成的各類文件、報表、通知、通報等。與政府部門、合作伙伴等就防疫工作往來的公函、協(xié)議等文件。員工防疫相關(guān)的證明材料，如健康證明、行程證明等。2.部門防疫督查章使用范圍本部門內(nèi)部防疫工作中涉及的文件、通知、報表等。與其他部門就防疫工作溝通協(xié)調(diào)的文件。經(jīng)公司批準(zhǔn)的本部門防疫相關(guān)的專項工作文件。（三）禁止使用情況1.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得在空白紙張、表格、合同等文件上加蓋防疫督查印章。2.涉及個人經(jīng)濟(jì)擔(dān)保、借貸等與公司防疫工作無關(guān)的事項，不得使用防疫督查印章。3.嚴(yán)禁將防疫督查印章外借他人使用，如因特殊情況確需外借，必須經(jīng)公司管理層書面批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。五、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司行政部門定期對防疫督查印章的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、登記臺賬是否完整準(zhǔn)確等。2.檢查頻率為每月至少一次，并形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（二）不定期抽查1.公司管理層及行政部門可根據(jù)工作需要，不定期對防疫督查印章的使用情況進(jìn)行抽查。2.抽查方式包括查閱用印申請單、登記臺賬、文件資料等，必要時可向相關(guān)人員進(jìn)行詢問核實。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用防疫督查印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.情節(jié)較輕的，給予批評教育、責(zé)令改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對直接責(zé)任人給予警告、罰款、降職降薪等處分；如因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、印章的信息化管理（一）印章信息錄入1.公司建立防疫督查印章信息化管理系統(tǒng)，將印章的基本信息（包括印章名稱、樣式、啟用日期、保管人等）錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)印章信息的集中管理和共享。2.每次印章使用后，保管人應(yīng)及時將用印申請單、用印登記臺賬等相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際使用情況一致。（二）權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)印章使用的職責(zé)和權(quán)限，在信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限。2.例如，行政部門負(fù)責(zé)人可查詢、統(tǒng)計印章使用情況；保管人可進(jìn)行日常的蓋章操作和登記；審批人可對用印申請進(jìn)行在線審批等。（三）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對印章信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置訪問密碼、防火墻等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和非