公司設(shè)計(jì)章管理制度

公司設(shè)計(jì)章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)計(jì)章的管理，規(guī)范設(shè)計(jì)章的使用流程，確保設(shè)計(jì)章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在涉及設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)活動(dòng)中對(duì)設(shè)計(jì)章的使用與管理。（三）設(shè)計(jì)章定義本制度所指設(shè)計(jì)章是公司用于設(shè)計(jì)文件、圖紙、方案等相關(guān)業(yè)務(wù)資料確認(rèn)的專(zhuān)用印章，具有特定的法律效力和用途。二、設(shè)計(jì)章的刻制與備案（一）刻制申請(qǐng)1.因業(yè)務(wù)需要使用設(shè)計(jì)章的部門(mén)，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)計(jì)章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制設(shè)計(jì)章的原因、使用范圍、預(yù)計(jì)使用頻率等信息。2.《設(shè)計(jì)章刻制申請(qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至公司行政部門(mén)審核。（二）審核批準(zhǔn)1.行政部門(mén)收到《設(shè)計(jì)章刻制申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查申請(qǐng)理由的合理性、使用范圍的必要性以及預(yù)計(jì)使用頻率的準(zhǔn)確性。2.審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和管理規(guī)定，對(duì)設(shè)計(jì)章刻制申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。（三）刻制與備案1.經(jīng)審批同意刻制設(shè)計(jì)章后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.設(shè)計(jì)章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章印模留存?zhèn)浒福⒂≌乱平恢辽暾?qǐng)使用的部門(mén)負(fù)責(zé)人簽收。同時(shí)，在公司印章管理臺(tái)賬中詳細(xì)記錄設(shè)計(jì)章的刻制時(shí)間、啟用時(shí)間、使用部門(mén)、保管人等信息。三、設(shè)計(jì)章的保管（一）保管責(zé)任人1.設(shè)計(jì)章由各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保印章的安全存放與正確使用。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)設(shè)計(jì)章的保管情況負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，定期檢查印章保管情況，確保印章保管安全、規(guī)范。（二）保管要求1.設(shè)計(jì)章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT(mén)的印章保管箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防潮、防火等設(shè)施。2.印章保管人不得將設(shè)計(jì)章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下攜帶印章外出。如因工作需要必須攜帶印章外出，應(yīng)事先填寫(xiě)《設(shè)計(jì)章外出使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上共同攜帶，并采取必要的安全措施。3.印章保管人應(yīng)嚴(yán)格遵守印章保管制度，不得擅自委托他人代管設(shè)計(jì)章。如因特殊原因需要臨時(shí)交接印章保管工作，應(yīng)提前向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并辦理書(shū)面交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)對(duì)印章的數(shù)量、完好情況等進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，并在交接記錄上簽字確認(rèn)。四、設(shè)計(jì)章的使用（一）使用范圍1.設(shè)計(jì)章僅限于在公司內(nèi)部設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、圖紙、方案、報(bào)告等資料上加蓋，用于確認(rèn)設(shè)計(jì)成果、表明公司對(duì)設(shè)計(jì)內(nèi)容的認(rèn)可。2.具體使用范圍包括但不限于：與客戶(hù)簽訂的設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)方案圖紙、設(shè)計(jì)變更單、設(shè)計(jì)成果交付文件等。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用設(shè)計(jì)章的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)計(jì)章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事由、用章文件名稱(chēng)及編號(hào)、用章位置、預(yù)計(jì)用章日期等信息。2.審核：《設(shè)計(jì)章使用申請(qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確保用章事由真實(shí)、合理，用章文件符合公司業(yè)務(wù)要求和管理規(guī)定。對(duì)于涉及重要設(shè)計(jì)項(xiàng)目或金額較大的合同等文件，還需提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行二次審核。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司相關(guān)政策和業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保公司利益不受損害。3.蓋章：經(jīng)審核批準(zhǔn)后，印章保管人按照批準(zhǔn)的用章內(nèi)容和要求，在指定文件的規(guī)定位置加蓋設(shè)計(jì)章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章內(nèi)容完整、可識(shí)別。4.登記：印章使用完畢后，印章保管人應(yīng)及時(shí)在《設(shè)計(jì)章使用登記表》上記錄用章日期、用章文件名稱(chēng)及編號(hào)、用章申請(qǐng)人、蓋章情況等信息，并將《設(shè)計(jì)章使用申請(qǐng)表》和用章文件原件一并存檔保管。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即使用設(shè)計(jì)章，但無(wú)法按照正常流程進(jìn)行申請(qǐng)審批時(shí)，印章保管人應(yīng)及時(shí)與部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，說(shuō)明情況并征得同意后先行蓋章。事后，使用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)在[具體時(shí)長(zhǎng)]內(nèi)補(bǔ)辦申請(qǐng)審批手續(xù)，并將相關(guān)情況詳細(xì)記錄在《設(shè)計(jì)章使用登記表》備注欄中。2.對(duì)于涉及法律糾紛或重大風(fēng)險(xiǎn)的設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)文件，在用章前應(yīng)組織公司法律合規(guī)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)審，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)，避免給公司帶來(lái)潛在風(fēng)險(xiǎn)。五、設(shè)計(jì)章的停用與銷(xiāo)毀（一）停用條件1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、設(shè)計(jì)項(xiàng)目結(jié)束或其他原因，設(shè)計(jì)章不再使用時(shí)，應(yīng)由使用部門(mén)填寫(xiě)《設(shè)計(jì)章停用申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因及預(yù)計(jì)停用日期。2.《設(shè)計(jì)章停用申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司行政部門(mén)審核。（二）審核批準(zhǔn)行政部門(mén)收到《設(shè)計(jì)章停用申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，設(shè)計(jì)章進(jìn)入停用流程。（三）停用處理1.設(shè)計(jì)章停用后，保管人應(yīng)立即將印章封存，并交回公司行政部門(mén)。行政部門(mén)負(fù)責(zé)在公司印章管理臺(tái)賬中注明印章停用日期，并將印章與相關(guān)檔案資料一并妥善保管。2.在印章停用期間，任何部門(mén)或個(gè)人不得擅自使用已停用的設(shè)計(jì)章。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用情況，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（四）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)于長(zhǎng)期不再使用且無(wú)保留價(jià)值的設(shè)計(jì)章，由行政部門(mén)定期清理，并填寫(xiě)《設(shè)計(jì)章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀原因、印章名稱(chēng)、數(shù)量等信息。2.《設(shè)計(jì)章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門(mén)會(huì)同公司審計(jì)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員共同監(jiān)督印章銷(xiāo)毀過(guò)程。銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。3.印章銷(xiāo)毀完成后，參與銷(xiāo)毀的人員應(yīng)在《設(shè)計(jì)章銷(xiāo)毀記錄》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀記錄存檔保管。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)設(shè)計(jì)章的保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、用章登記是否完整等。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)設(shè)計(jì)章使用情況的日常監(jiān)督，確保印章使用符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)糾正，并向公司行政部門(mén)報(bào)告。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用設(shè)計(jì)章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違規(guī)使用設(shè)計(jì)章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任