企業(yè)結(jié)算卡管理制度

企業(yè)結(jié)算卡管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)結(jié)算卡的管理，提高資金結(jié)算效率，保障資金安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)工作人員使用企業(yè)結(jié)算卡進行資金結(jié)算的活動。（三）基本原則1.安全原則：確保結(jié)算卡信息及資金安全，防止泄露和被盜用。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和操作規(guī)范使用結(jié)算卡。3.效率原則：提高資金結(jié)算效率，滿足公司業(yè)務(wù)開展的需要。二、結(jié)算卡的申請與開戶（一）申請主體公司財務(wù)部根據(jù)業(yè)務(wù)需要，確定結(jié)算卡的申請主體，一般為涉及資金收付較為頻繁的部門或崗位。（二）申請流程1.提出申請：申請部門或崗位填寫《企業(yè)結(jié)算卡申請表》，詳細(xì)說明申請結(jié)算卡的用途、預(yù)計使用頻率等信息，并提交至財務(wù)部。2.審核：財務(wù)部對申請表進行審核，核實申請理由的合理性、必要性，以及申請人的資格和權(quán)限。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)財務(wù)部的審核意見進行審批，審批通過后，財務(wù)部負(fù)責(zé)辦理結(jié)算卡的開戶手續(xù)。（三）開戶銀行選擇1.合作銀行：公司根據(jù)業(yè)務(wù)往來、服務(wù)質(zhì)量、費用等因素，選擇與公司合作的銀行作為結(jié)算卡的開戶銀行。2.綜合評估：對各合作銀行進行綜合評估，包括銀行信譽、網(wǎng)絡(luò)覆蓋、結(jié)算流程、手續(xù)費標(biāo)準(zhǔn)等，選擇最適合公司業(yè)務(wù)需求的銀行。（四）開戶資料準(zhǔn)備1.基本資料：按照開戶銀行要求，準(zhǔn)備公司營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證等基本資料。2.授權(quán)資料：如需授權(quán)他人辦理結(jié)算卡相關(guān)業(yè)務(wù)，還需提供法定代表人授權(quán)書、被授權(quán)人身份證等資料。三、結(jié)算卡的使用與管理（一）使用范圍1.支付結(jié)算：用于公司日常經(jīng)營活動中的各類款項支付，如采購貨款、勞務(wù)費用、辦公費用等。2.資金歸集：可根據(jù)公司資金管理需要，將下屬分支機構(gòu)或項目的資金歸集到公司總部結(jié)算賬戶。（二）使用權(quán)限1.持卡人權(quán)限：持卡人按照公司授權(quán)的業(yè)務(wù)范圍和額度使用結(jié)算卡，不得超出權(quán)限進行操作。2.審批流程：對于金額較大或特殊的資金支付，需按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，審批通過后方可使用結(jié)算卡支付。（三）密碼管理1.初始密碼設(shè)置：結(jié)算卡開戶后，持卡人應(yīng)及時修改初始密碼，設(shè)置強度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符。2.密碼保管：持卡人要妥善保管結(jié)算卡密碼，不得將密碼告知他人。如發(fā)現(xiàn)密碼泄露，應(yīng)立即掛失并重新設(shè)置密碼。（四）結(jié)算卡保管1.專人保管：結(jié)算卡由持卡人負(fù)責(zé)保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如有特殊情況需要他人代刷結(jié)算卡，必須經(jīng)過持卡人書面授權(quán)，并明確代刷事項和責(zé)任。2.安全存放：持卡人應(yīng)將結(jié)算卡存放在安全可靠的地方，避免丟失或被盜。如結(jié)算卡不慎丟失，應(yīng)立即掛失，防止資金損失。（五）交易記錄與核對1.交易記錄查詢：持卡人應(yīng)定期查詢結(jié)算卡交易記錄，核對每筆交易的真實性和準(zhǔn)確性。2.賬目核對：財務(wù)部負(fù)責(zé)定期與銀行進行賬目核對，確保公司銀行賬戶余額與結(jié)算卡交易記錄一致。如發(fā)現(xiàn)異常交易，應(yīng)及時與銀行溝通核實，并采取相應(yīng)措施。四、結(jié)算卡的掛失與解掛（一）掛失情形1.丟失掛失：結(jié)算卡遺失后，持卡人應(yīng)立即通過電話、網(wǎng)上銀行或前往銀行柜臺等方式辦理掛失手續(xù)。2.被盜掛失：發(fā)現(xiàn)結(jié)算卡被盜刷或存在被盜用風(fēng)險時，持卡人應(yīng)及時掛失。3.密碼泄露掛失：因密碼泄露可能導(dǎo)致資金安全受到威脅時，持卡人應(yīng)掛失結(jié)算卡并重新設(shè)置密碼。（二）掛失流程1.電話掛失：持卡人撥打開戶銀行客服電話，提供結(jié)算卡卡號、持卡人身份信息等，申請掛失。客服人員受理掛失后，會告知掛失受理編號。2.網(wǎng)上銀行掛失：持卡人登錄開戶銀行網(wǎng)上銀行，按照系統(tǒng)提示進行掛失操作。3.柜臺掛失：持卡人持本人有效身份證件前往開戶銀行柜臺，填寫掛失申請表，辦理掛失手續(xù)。（三）解掛流程1.掛失撤銷申請：持卡人找回結(jié)算卡或確認(rèn)風(fēng)險已消除后，如需解掛，應(yīng)填寫《結(jié)算卡解掛申請表》，說明解掛原因，并提交至財務(wù)部。2.審核：財務(wù)部對解掛申請表進行審核，核實解掛申請的真實性和必要性。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)財務(wù)部的審核意見進行審批，審批通過后，財務(wù)部負(fù)責(zé)聯(lián)系開戶銀行辦理解掛手續(xù)。五、結(jié)算卡的銷戶（一）銷戶情形1.業(yè)務(wù)終止：結(jié)算卡對應(yīng)的業(yè)務(wù)已經(jīng)終止，不再需要使用結(jié)算卡進行資金結(jié)算。2.賬戶清理：公司根據(jù)資金管理需要，對部分結(jié)算卡進行清理銷戶。（二）銷戶流程1.提出申請：使用部門或崗位填寫《企業(yè)結(jié)算卡銷戶申請表》，說明銷戶原因，并提交至財務(wù)部。2.余額核對：財務(wù)部核對結(jié)算卡賬戶余額，確保賬戶余額為零或已進行妥善處理。3.交易核對：與銀行核對結(jié)算卡近期交易記錄，確保無未結(jié)清的交易。4.審批：財務(wù)部審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.銷戶辦理：公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部負(fù)責(zé)聯(lián)系開戶銀行辦理銷戶手續(xù)。六、結(jié)算卡費用管理（一）費用種類1.年費：開戶銀行按照規(guī)定收取的結(jié)算卡年費。2.手續(xù)費：包括交易手續(xù)費、轉(zhuǎn)賬手續(xù)費、取現(xiàn)手續(xù)費等。3.其他費用：如賬戶管理費、短信通知費等。（二）費用標(biāo)準(zhǔn)1.銀行標(biāo)準(zhǔn)：開戶銀行根據(jù)自身收費政策制定結(jié)算卡各項費用標(biāo)準(zhǔn)。2.公司協(xié)商：財務(wù)部與開戶銀行就費用標(biāo)準(zhǔn)進行協(xié)商，爭取最優(yōu)惠的收費政策。（三）費用支付1.定期支付：對于年費、賬戶管理費等定期產(chǎn)生的費用，財務(wù)部按照與銀行約定的時間進行支付。2.實時扣收：交易手續(xù)費、取現(xiàn)手續(xù)費等在發(fā)生交易時由銀行實時扣收。（四）費用核算與報銷1.費用核算：財務(wù)部負(fù)責(zé)對結(jié)算卡費用進行核算，確保費用記錄準(zhǔn)確無誤。2.報銷流程：結(jié)算卡費用報銷按照公司財務(wù)報銷制度執(zhí)行，持卡人填寫費用報銷單，附上相關(guān)交易憑證，經(jīng)審批后到財務(wù)部報銷。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：財務(wù)部定期對結(jié)算卡的使用情況、交易記錄、賬戶余額等進行檢查，確保結(jié)算卡管理規(guī)范。2.不定期抽查：公司內(nèi)部審計部門不定期對結(jié)算卡管理情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）銀行監(jiān)督1.銀行對賬：財務(wù)部與開戶銀行定期進行賬目核對，及時發(fā)現(xiàn)和解決可能存在的問題。2.銀行反饋：關(guān)注開戶銀行提供的結(jié)算卡相關(guān)信息和風(fēng)險提示，及時采取措施防范風(fēng)險。（三）違規(guī)處理1.警告與糾正：對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用結(jié)算卡的行為，給予警告并責(zé)令立即糾正。2.經(jīng)濟處罰：對因違規(guī)操作給公司造成經(jīng)濟損失的，追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟責(zé)任，要求其賠償相應(yīng)損失。