公司檔案及文件管理制度

公司檔案及文件管理制度公司檔案及文件管理制度「篇一」第一條檔案的定義與范圍檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各部門(mén)及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第二條檔案管理的原則檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門(mén)除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門(mén)自行保管,以便于及時(shí)利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。第三條檔案管理的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門(mén),設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類(lèi)檔案,做好登記、歸類(lèi)、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;各部門(mén)設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門(mén)資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。第四條歸檔的范圍1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等;3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度);4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)、招投標(biāo)文件等;6.公司的各類(lèi)申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門(mén)的批復(fù);7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料,公司歷年來(lái)的憑證、賬本等;8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類(lèi)載體,如電子文本等);12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。第五條歸檔要求整理辦法:分為文書(shū)檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊(cè))。1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。2.在一個(gè)卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間,系統(tǒng)的排列。3.案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長(zhǎng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:（1）對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;（2）對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存;（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(zhǎng)。4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)《卷內(nèi)備考表》。5.全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔案號(hào),然后逐卷登記,填寫(xiě)《案卷總目錄》。第六條過(guò)程管理屬于公司保管的檔案文件:各部門(mén)資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。第七條檔案銷(xiāo)毀規(guī)定公司檔案文件銷(xiāo)毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員整理出庫(kù)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷(xiāo)毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員一起將需要銷(xiāo)毀的資料列出銷(xiāo)毀清單,由資料所屬部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》進(jìn)行申請(qǐng),報(bào)銷(xiāo)毀資料所屬部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷(xiāo)毀程序,并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷(xiāo)毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷(xiāo)毀清單由公司檔案員留存,以便備查。部門(mén)檔案文件銷(xiāo)毀:部門(mén)形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí),可由本部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》。提出銷(xiāo)毀申請(qǐng),部門(mén)經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷(xiāo)毀程序并簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清單由本部門(mén)資料員留存,以便備查。第八條檔案借閱1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫(xiě)檔案借閱單,逐級(jí)審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫(xiě)檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線(xiàn)等,更不能隨意亂放,以免遺失。4.部門(mén)檔案借閱由資料員填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時(shí)歸還。5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書(shū)需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說(shuō)明。第九條檔案?jìng)浞菀?guī)定公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無(wú)法電子掃描文檔的,必須做好備份。第十條檔案保管1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認(rèn)真驗(yàn)收,填寫(xiě)《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。3.檔案管理員要定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理核對(duì),做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據(jù)。第十一條檔案保密規(guī)定公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。公司檔案及文件管理制度「篇二」一、總則1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上堅(jiān)持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。二、技術(shù)文件的編制1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。具體包括:（1）開(kāi)發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)計(jì)劃書(shū)、檢驗(yàn)要求。（2）開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。（3）產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。（4）產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門(mén)編制，各部門(mén)應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。三、技術(shù)文件的提交1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應(yīng)的目錄。4、對(duì)于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。四、技術(shù)文件的歸檔1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱(chēng)、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。5、用來(lái)存儲(chǔ)歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號(hào)、簽署信息等。6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。五、技術(shù)文件的借閱1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅(jiān)持不具權(quán)限的文件。2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過(guò)獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。3、對(duì)于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。六、職責(zé)追究各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過(guò)處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。公司檔案及文件管理制度「篇三」第一章：總則一、為了加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情景，特制訂本制度。二、本制度適用于公司所有成員并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定。三、切合公司實(shí)際，根據(jù)不一樣的制度資料編寫(xiě)相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開(kāi)展。四、辦公室人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé)，簡(jiǎn)化辦理流程，做到每周有計(jì)劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。第二章：職責(zé)范圍一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開(kāi)展辦公室的各項(xiàng)工作。二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫(xiě)、一般性文書(shū)的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。三、負(fù)責(zé)公司文書(shū)管理、圖書(shū)管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開(kāi)展。四、協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的行政關(guān)系，為各部門(mén)工作開(kāi)展供給相應(yīng)的服務(wù)。五、負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來(lái)客接待和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作。六、收集各部門(mén)反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時(shí)做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。七、協(xié)助其他部門(mén)工作，完成上級(jí)交代的其他工作，如:名片印制、收發(fā)傳真等。第三章：工作規(guī)范一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語(yǔ)規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。二、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開(kāi)展工作。第四章：辦公室事務(wù)管理一、文書(shū)管理制度文件是文書(shū)的重要組成部分，文件是各部門(mén)根據(jù)自我的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書(shū)。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書(shū)特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書(shū)基礎(chǔ)上構(gòu)成的，檔案是文書(shū)的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書(shū)、檔案統(tǒng)歸于文書(shū)管理，并對(duì)文書(shū)管理制度做以下規(guī)定。(一)文件管理制度第一條：管理要點(diǎn)1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì)；正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、資料等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無(wú)歧義。4、根據(jù)文件屬性、類(lèi)別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條：制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情景進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、按時(shí)間、資料、部門(mén)、名稱(chēng)等資料分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。第三條：文件管理流程設(shè)計(jì)1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀3、借閱流程:提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀(二)文書(shū)管理制度第一條：管理要點(diǎn)1、為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文書(shū)管理范圍包括:一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(shū)(學(xué)習(xí)資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào))、宣傳資料、各類(lèi)應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料。3、除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必須標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳，文本資料可根據(jù)文書(shū)具體資料進(jìn)行調(diào)整。4、根據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理，堅(jiān)持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條：制度規(guī)范1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū)，張貼公示學(xué)習(xí)。2、按照文書(shū)管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》，所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書(shū)，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。4、按時(shí)間、資料等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。5、根據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀；須上級(jí)審批同意，方可銷(xiāo)毀。6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一職責(zé)人，若發(fā)現(xiàn)文書(shū)丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門(mén)報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。第三條：流程設(shè)計(jì)起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀(三)檔案管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè)，及時(shí)分類(lèi)、整理、修改、傳遞文書(shū)資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。2、檔案管理范圍:公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、根據(jù)文書(shū)整理和文件整理編號(hào)，對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。第二條：制度規(guī)范1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。2、所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書(shū)材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對(duì)照編目，列出清單。4、各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核經(jīng)過(guò)后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，異常是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。第三條：流程設(shè)計(jì)根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退二、辦公用品管理制度第一條：管理要點(diǎn)1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)儉辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無(wú)私自挪用現(xiàn)象。3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫(kù)等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原則。4、辦公用品的采購(gòu)，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性?xún)r(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開(kāi)支。第二條：制度規(guī)范1、公司辦公用品的采購(gòu)、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫(kù)登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。2、辦公用品購(gòu)置應(yīng)遵循以下程序:每月27號(hào)之前各部門(mén)將所需辦公用品報(bào)至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門(mén)的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫(kù)存和用量，做出采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部簽字后方可采購(gòu)。對(duì)急用品的采購(gòu)，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)。3、根據(jù)物品所屬類(lèi)別，對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫(kù)登記，注明名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫(kù)時(shí)間等，做到賬物相符。4、各部門(mén)申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情景急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補(bǔ)填。5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。8、管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)查，核實(shí)庫(kù)存，保證出入庫(kù)等量。第三條管理流程設(shè)計(jì)編制《需求計(jì)劃表》審批采購(gòu)入庫(kù)登記發(fā)放編制需求計(jì)劃統(tǒng)計(jì)申購(gòu)情景月末清算匯總出庫(kù)登記三、圖書(shū)管理制度第一條：管理要點(diǎn)1、為了讓大家有一個(gè)良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范圖書(shū)管理工作。2、圖書(shū)管理人員嚴(yán)格按照制度中規(guī)定準(zhǔn)時(shí)到崗，服務(wù)到位，保證借還流程有序進(jìn)行。3、根據(jù)圖書(shū)類(lèi)別，對(duì)圖書(shū)進(jìn)行編號(hào)，并制作目錄卡以備員工查閱。第二條：制度規(guī)范1、各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際工作需要，申請(qǐng)申購(gòu)圖書(shū)。2、按照各部門(mén)的實(shí)際需求申購(gòu)圖書(shū)，辦公室每季度負(fù)責(zé)采購(gòu)圖書(shū)1-2次。3、對(duì)所有圖書(shū)進(jìn)行分類(lèi)整理，貼上類(lèi)別標(biāo)簽并編號(hào)登記，注明購(gòu)進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項(xiàng)目。4、按照規(guī)定時(shí)間借閱圖書(shū)、歸還圖書(shū)；借閱期滿(mǎn)，未按時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書(shū)者，按照規(guī)定進(jìn)行懲處。5、借書(shū)人員妥善保管好圖書(shū)，不得在書(shū)中圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)、涂寫(xiě)，如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書(shū)，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖書(shū)者全額賠償。6、圖書(shū)管理員定期對(duì)圖書(shū)進(jìn)行清點(diǎn)，如遇圖書(shū)丟失，查明原因，報(bào)部門(mén)主管，按指示行事。第三條：管理流程設(shè)計(jì)1、申購(gòu)流程:填寫(xiě)申購(gòu)單→審批→采購(gòu)→圖書(shū)入庫(kù)登記2、借還流程:查閱圖書(shū)目錄卡→填寫(xiě)借閱單→圖書(shū)卡簽字→圖書(shū)借閱→續(xù)借圖書(shū)，再次填寫(xiě)圖書(shū)借閱單四、會(huì)議管理制度第一條：管理要點(diǎn)1、為了提高會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動(dòng)本事，進(jìn)而規(guī)范會(huì)議管理。2、根據(jù)公司實(shí)際及具體的情景，確定會(huì)議召開(kāi)的必要性。3、清楚會(huì)議召開(kāi)目的，合理安排時(shí)間，做到少而精，講究高效原則。4、會(huì)議負(fù)責(zé)人有效的控制會(huì)議，明確會(huì)議召開(kāi)與否的界限；提高會(huì)議主持人控制會(huì)議進(jìn)程的本事與水平，保證會(huì)議實(shí)效。5、按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會(huì)議管理，參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，并遵守會(huì)議紀(jì)律。6、會(huì)議組織者審時(shí)度勢(shì)，明確會(huì)議要點(diǎn)，做好一切準(zhǔn)備工作。第二條：制度規(guī)范1、收集會(huì)議議題，根據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料，擬定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。2、會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開(kāi)并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù)，行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄。3、行政專(zhuān)員根據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項(xiàng)，及時(shí)整理好會(huì)議記要或者會(huì)議決議，打印并張貼。4、按照時(shí)間排列，將所有會(huì)議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。5、會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書(shū)管理制度規(guī)定執(zhí)行。第三條：管理流程設(shè)計(jì)會(huì)前:確定議題、會(huì)上所需資料準(zhǔn)備、通知→會(huì)中:積極參與，做好會(huì)議記錄→會(huì)后:整理會(huì)議記錄→張貼→歸檔整理五、清潔衛(wèi)生管理制度第一條：管理要點(diǎn)1、為了營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，樹(shù)立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進(jìn)行。2、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項(xiàng)目，并到達(dá)相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。3、辦公室管理人員為第一職責(zé)人，管理所有清潔項(xiàng)目并不定時(shí)對(duì)衛(wèi)生進(jìn)行堅(jiān)持與維護(hù)。第二條：制度規(guī)范1、清潔區(qū)域包括:辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會(huì)議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查工作。3、清潔衛(wèi)生實(shí)行衛(wèi)生職責(zé)制，辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時(shí)做好所有的清潔，監(jiān)督者及時(shí)做好相應(yīng)的督察。4、由辦公室管理員不定時(shí)對(duì)清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù)，保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。5、值日生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好所有清潔項(xiàng)目，填寫(xiě)《清潔衛(wèi)生值日表》，監(jiān)督員認(rèn)真核實(shí)，并填寫(xiě)《清潔衛(wèi)生監(jiān)督表》。6、未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。第三條：流程設(shè)計(jì)安排清潔排班→完成清潔項(xiàng)目→填值日表→監(jiān)督檢查→填寫(xiě)監(jiān)督表→辦公室人員執(zhí)行維護(hù)→發(fā)現(xiàn)問(wèn)題→執(zhí)行處理六、日常事務(wù)管理(一)接待管理第一條來(lái)客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù)公司的良好形象，對(duì)接待工作做具體的要求。第二條以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自我要求，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條接待人員問(wèn)清來(lái)者意圖，引領(lǐng)其見(jiàn)所需見(jiàn)的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。第四條流程設(shè)計(jì):接待來(lái)訪人員→詢(xún)問(wèn)來(lái)意，需要找的人→通知被訪者→引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔(二)報(bào)刊收發(fā)整理第一條辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要，訂閱報(bào)刊，做出計(jì)劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。第二條辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報(bào)紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報(bào)紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。第三條任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。第四條：報(bào)紙每周更換一次，所有報(bào)紙每季度處理一次。第五條：流程設(shè)計(jì):收發(fā)報(bào)刊→整理→放置資料架→定期清理(三)后勤管理第一條：為了認(rèn)真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)員工的進(jìn)取性和主動(dòng)性，根據(jù)實(shí)際嚴(yán)格制度。第二條：后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。第三條：辦公室人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護(hù)，及時(shí)提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。第四條：根據(jù)外出工作人員情景，及時(shí)督促其按時(shí)填寫(xiě)外出工作時(shí)間登記，如實(shí)填寫(xiě)時(shí)間及外出事由。第五條：辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)，每?jī)芍苓M(jìn)行一次考勤匯總統(tǒng)計(jì)，月末根據(jù)外出工作時(shí)間登記進(jìn)行總的考勤匯總。第六條：流程設(shè)計(jì):監(jiān)督→如實(shí)審核→匯總登記→報(bào)表(四)文化宣傳管理第一條：負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文化活動(dòng)的宣傳和落實(shí)工作，同時(shí)負(fù)責(zé)公司外部的宣傳維護(hù)工作。第二條：根據(jù)需要，及時(shí)收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。第三條：關(guān)注國(guó)家政策法規(guī)，及時(shí)記錄政策動(dòng)向，制作簡(jiǎn)報(bào)以供學(xué)習(xí)。第四條：收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識(shí)面，附上簽閱單進(jìn)行進(jìn)度跟蹤。第五條：流程設(shè)計(jì):獲取信息來(lái)源→修改整理→張貼→學(xué)習(xí)→存檔(五)其他事務(wù)第一條：名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。第二條：負(fù)責(zé)公司文書(shū)的打印復(fù)印工作。第三條：負(fù)責(zé)樹(shù)木花卉的養(yǎng)護(hù)工作。第四條：協(xié)助其他部門(mén)工作，完成上級(jí)交代的其他任務(wù)。七、附則第一條：本制度由行政辦公室制定，解釋權(quán)歸辦公室。第二條：本辦法由總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施，修改時(shí)亦同。公司檔案及文件管理制度「篇四」1.目的為規(guī)范本公司文件分類(lèi)、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門(mén)的文件管理工作。2.職責(zé)2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。2.2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的管理工作。2.3部門(mén)主管負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門(mén)對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。2.4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。3.文件種類(lèi)3.1上行文:請(qǐng)示，報(bào)告，計(jì)劃，總結(jié)；3.2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào)，制度，規(guī)定；3.3平行文:信函，會(huì)議紀(jì)要。4.文件格式4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類(lèi)別之一。4.2秘密等級(jí)和緊急程度，用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。4.3收文單位。是指用來(lái)處理或答復(fù)文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問(wèn)題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:4.5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字，放在居中位置；4.6正文統(tǒng)一使用四號(hào)或小四宋體字，與主送單位等堅(jiān)持一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說(shuō)明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專(zhuān)行空兩格注明"附件."字樣；如果附件較多，還須編上序號(hào)；文件無(wú)附件的，無(wú)須注明；4.8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書(shū)信中具名的位置；如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣；落款字體與正文相同。4.9日期:4.9.1一般應(yīng)寫(xiě)發(fā)文日期；4.9.2制度或會(huì)議經(jīng)過(guò)的文件應(yīng)寫(xiě)經(jīng)過(guò)的日期；4.9.3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期；5.文號(hào)5.1根據(jù)文件類(lèi)別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)；具體文號(hào)編制規(guī)則見(jiàn)附件。5.2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理；5.3發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。6.用印6.1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。6.2文件打印校對(duì)完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。7.文件管理7.1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé)，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是地?cái)M寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě)；7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。7.5發(fā)放。由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫(xiě)《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理。7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門(mén)人員進(jìn)行保管。7.9歸檔。各部門(mén)定期將本部門(mén)已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。公司檔案及文件管理制度「篇五」第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。第三條歸檔制度1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考