XX大型集團公司物料編碼申請流程V1.0（試行）

物料編碼申請流程版本：1.0（試行）流程名稱物料編碼申請流程一級流程XXX文件編號二級流程XXX版本號V1.0（試行）三級流程NA前端流程NA四級流程NA后端流程NA目的規(guī)范化、標準化公司物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，為后續(xù)采購管理IT化打下基礎(chǔ)，提高采購效率。適用范圍原則上適用于集團總部及分子公司的所有新物料編碼生成。對于分子公司已有編碼規(guī)則的情況，請與總部XX管理中心運營管理部溝通后使用。角色定義角色職責(zé)承擔(dān)部門及崗位編碼申請人編碼申請發(fā)起人，對編碼唯一性、編碼屬性規(guī)范性負責(zé)。主要分工原則如下：公司設(shè)計的物料，由技術(shù)部門人員申請編碼；新增替代或采購尋源新物料，由采購部門人員申請編碼；項目需要的新增物料/增補物料，由項目技術(shù)人員或指派人員申請；行政辦公類物料，由行政部門人員申請編碼；其它未指定的場景，由使用部門申請編碼。采購需求申請部門人員技術(shù)部門人員采購部門人員編碼管理員指導(dǎo)、審核編碼申請的必要性和規(guī)范性，并分配物料編碼（有IT工具的情況使用工具生成）。對編碼唯一性、編碼屬性規(guī)范性負責(zé)?？偛縓X管理中心設(shè)置一位編碼管理員成熟項目可設(shè)置一位全職或兼職編碼管理員申請部門負責(zé)人審核申請人提交編碼申請必要性、資料填寫規(guī)范性申請人所在部門的負責(zé)人采購部門負責(zé)人審核申請人提交編碼申請必要性、資料填寫規(guī)范性總部：各招采組負責(zé)人分子公司：采購部負責(zé)人流程圖流程步驟說明序號活動名稱活動描述角色內(nèi)控點輸入輸出IT01申請物料編碼申請人員創(chuàng)建“物料編碼申請流程”，根據(jù)《物料編碼規(guī)則》中的分類信息，正確選擇/填寫《編碼申請單》。1）申請物料編碼時，必須正確填寫物料信息：申請理由、所屬類別、物料名稱、型號規(guī)格、品牌/生產(chǎn)廠家、器件資料等信息；2）若申請物料有替代料，則要把替代關(guān)系和替代料的物料編碼描述清楚；3）申請人需要在系統(tǒng)中查詢相似物料進行重復(fù)物料檢查，避免重復(fù)申請編碼。4）附上必要的說明文件，如物料規(guī)格書、產(chǎn)品說明書。編碼申請人編碼申請必要性和規(guī)范性-編碼申請申請單-02審批核對申請信息的正確性及完整性，如果填寫錯誤或不完整，退回申請人重新填寫。編碼管理員編碼信息填寫規(guī)范性。編碼申請申請單編碼申請申請單-03審批審核每項物料的所有信息，確保申請的必要性及規(guī)范性，物料編碼申請?zhí)顚懖灰?guī)范或沒有必要申請，退回提交人。申請部門負責(zé)人編碼申請必要性和規(guī)范性編碼申請申請單編碼申請申請單-04審批審核每項物料的所有信息，確保申請的必要性及規(guī)范性，物料編碼申請?zhí)顚懖灰?guī)范或沒有必要申請，退回提交人。采購部門負責(zé)人編碼申請必要性和規(guī)范性編碼申請申請單編碼申請申請單-05分配物料編碼（以下操作，在有IT工具情況下通過工具自動識別、生成編碼）根據(jù)《編碼規(guī)則》中的分類和編碼生成規(guī)則分配唯一物料編碼，通知申請人，并把編碼導(dǎo)入系統(tǒng)。注意：1）同類物料中間不允許有斷號，如有斷號，后續(xù)分配時需要優(yōu)先使用斷號；2）必須充分查詢、核對系統(tǒng)編碼/已有編碼，確保沒有重復(fù)編碼。編碼管理員編碼唯一性編碼申請申請單物料編碼OA06接收物料編碼接收新分配的物料編碼編碼申請人NA物料編碼--表單《編碼申請單》，在有IT工具情況下通過工具自動生成表單。名