郵件禮儀學(xué)習(xí)資料

內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外塑形象——

職場(chǎng)禮儀與素養(yǎng)提升培訓(xùn)

—郵件禮儀禮儀素養(yǎng)培訓(xùn)系列Contents禮儀的概念與核心儀表禮儀儀態(tài)禮儀介紹、名片、問(wèn)候禮儀郵件禮儀會(huì)議和電話(huà)禮儀坐車(chē)和出差禮儀123456703040506071316Page目錄電子禮儀的基本介紹寫(xiě)電子郵件的禮儀

電子郵件的管理

案例分析電子郵件的基本介紹

@電子郵件，又稱(chēng)電子函件或電子信函，它是利用電子計(jì)算機(jī)所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。

@目前的職場(chǎng)中，電子郵件已經(jīng)是人們經(jīng)常使用的一種交流方式，在商界中更加是得到了越來(lái)越廣泛的使用。在職場(chǎng)中很多時(shí)候匯報(bào)工作都是通過(guò)電子郵件的方式進(jìn)行。

@學(xué)會(huì)職場(chǎng)中的電子郵件禮儀可以幫助我們減少無(wú)用電子郵件的數(shù)量，促進(jìn)交流和合作，提高工作的效率。面對(duì)面交流

文如其人得體的電子郵件禮儀代表著職業(yè)人良好的專(zhuān)業(yè)形象電子郵件的特點(diǎn)

@成本低

@速度快

@易復(fù)制—易存儲(chǔ)，易轉(zhuǎn)發(fā)

@依賴(lài)網(wǎng)絡(luò)

@信息保真率高重要事件即使口頭溝通，也需郵件確認(rèn)。郵件載體——網(wǎng)頁(yè)版@使用任意一臺(tái)電腦，打開(kāi)網(wǎng)頁(yè)即可登錄。@瀏覽網(wǎng)頁(yè)查找資料時(shí)，易被誤關(guān)。@功能較少。@必須處于聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)就能瀏覽舊有文件。

客戶(hù)端

@首次使用需設(shè)置，換一臺(tái)電腦使用需重新設(shè)置。

@無(wú)需處于聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)就能瀏覽舊有文件。

@功能較多。（日程管理，和office的組件集合等）主要的郵件客戶(hù)端有:OutlookFoxmail目錄電子禮儀的基本介紹寫(xiě)電子郵件的禮儀

電子郵件的管理

案例分析關(guān)于“收件人”與“抄送”：收信人地址的填寫(xiě)方式有主要兩種：“收件人”，“抄送”。@“收件人”地址應(yīng)該是直接收信人。

@“抄送”地址應(yīng)該是間接收件人。他們只想?yún)⒖家幌锣]件，或者發(fā)信人覺(jué)得有必要知會(huì)他們。

收件人與抄送5/6/2025容易犯的錯(cuò)誤：@易犯錯(cuò)誤一：寫(xiě)郵件時(shí)把通訊錄的所有聯(lián)系人都作為每一封郵件的收信人或收件人羅列過(guò)多。

√正確做法：只發(fā)給和郵件內(nèi)容有關(guān)系的人。@易犯錯(cuò)誤一：寫(xiě)郵件時(shí)無(wú)視“抄送”的存在，將所有需收到郵件的人全羅列為“收件人”。

√正確做法：慎重選擇使用“收件人”、“抄送”功能。

發(fā)多人的郵件在操作之前一定要慎重考慮所采用的操作方式是否妥當(dāng)。一旦發(fā)出，“覆水難收”。如何選擇收件人和抄送？1、申請(qǐng)、審批、匯報(bào)、請(qǐng)示、通知、工作安排、工作指導(dǎo)類(lèi)郵件：

收件人為直接收件人，需由收件人進(jìn)行答復(fù)或執(zhí)行。

可抄送與此事件相關(guān)的人員，如需配合執(zhí)行的、對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)以及其他需知曉的情況等。2、除非得到上級(jí)同意，永遠(yuǎn)不要越級(jí)匯報(bào)。越級(jí)郵件需抄送直接領(lǐng)導(dǎo)。

3、跨部門(mén)溝通

抄送對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)的意義：尋求支持、感謝配合。

抄送自己領(lǐng)導(dǎo)的意義：協(xié)調(diào)支持、報(bào)告進(jìn)度。發(fā)郵件時(shí)：向高于自己級(jí)別的人員—郵件需抄送自己的領(lǐng)導(dǎo)。

向同級(jí)別人員—重要郵件需抄送對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)與自己的領(lǐng)導(dǎo)。

向低于自己級(jí)別人員—重要郵件需抄送對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)。關(guān)于“答復(fù)”與“全部答復(fù)”@“回復(fù)”僅回復(fù)給發(fā)件人一個(gè)人。“誰(shuí)發(fā)給我，我就給誰(shuí)回復(fù)”。

@“全部回復(fù)”發(fā)送給發(fā)件人，以及所有收件人和抄送人。@這并不是說(shuō)不能使用“全部答復(fù)”，而是應(yīng)該謹(jǐn)用。

5/6/2025郵件標(biāo)題關(guān)于郵件標(biāo)題：

@不要空標(biāo)題

@標(biāo)題要簡(jiǎn)短

@標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性

@一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

@可適當(dāng)用標(biāo)識(shí)重要狀態(tài)，但是注意不要每封郵件都是“重要性高”5/6/2025稱(chēng)呼關(guān)于“稱(chēng)呼”@恰當(dāng)?shù)姆Q(chēng)呼：是禮貌也是對(duì)收件人明確的提醒。@稱(chēng)呼職務(wù)。@如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”“x女士”稱(chēng)呼。@不熟悉和級(jí)別高于自己的不宜稱(chēng)呼其英文名、稱(chēng)呼不帶職位稱(chēng)呼全名、略去姓稱(chēng)呼。@在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼“大家”“ALL”。5/6/2025開(kāi)頭和結(jié)尾關(guān)于“開(kāi)頭”和“結(jié)尾”：@“禮多人不怪”。@開(kāi)頭最好問(wèn)候一下，說(shuō)“你好”“大家好”“早上好”“HI”等。@Email結(jié)尾最好要有結(jié)束語(yǔ)，如“謝謝”、“謝謝收閱”、“順祝工作順利”“BestRegards”等。5/6/2025郵件正文郵件內(nèi)容的注意點(diǎn)：@不要濫用符號(hào)和標(biāo)點(diǎn)。（?。。。〡重點(diǎn)內(nèi)容可標(biāo)識(shí)，忌濫用顏色、字體。（33原則）@盡量不要出現(xiàn)錯(cuò)別字。（專(zhuān)業(yè)X態(tài)度X）@分段、重點(diǎn)突出。@郵件正文要簡(jiǎn)潔，不可長(zhǎng)篇大論。5/6/2025郵件內(nèi)容的注意點(diǎn)—縮略語(yǔ)@縮略語(yǔ)在電子郵件中代替全稱(chēng)。@建議使用常見(jiàn)的英文縮略語(yǔ)，不要使用太生僻的，否則會(huì)把對(duì)方搞糊涂。@如“FYI”（Foryourinformation，僅供參考）或“BTW”（Bytheway，順便說(shuō)說(shuō)）。5/6/2025附件關(guān)于附件：

@控制附件大小

@多個(gè)文件進(jìn)行壓縮，文件包發(fā)送

@避免發(fā)送嫌疑文件

@使用通用/標(biāo)準(zhǔn)/兼容格式

@使用有意義的文件名稱(chēng)@正文提示5/6/2025簽名關(guān)于簽名：@為了便于身份確認(rèn)以及聯(lián)系，郵件最好帶上簽名。注意：郵件代發(fā)問(wèn)題，要簽上自己的名字5/6/2025目錄電子禮儀的基本介紹寫(xiě)電子郵件的禮儀

電子郵件的管理

案例分析關(guān)于隱私電子郵件沒(méi)有隱私可言！信息安全

@不要發(fā)送或轉(zhuǎn)寄包含損害名譽(yù)的、誹謗的、攻擊性的、種族主義的、淫穢語(yǔ)言、含有病毒的電子郵件。

@不要使用郵件討論機(jī)密信息，轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)謹(jǐn)慎衡量?jī)?nèi)容可以轉(zhuǎn)發(fā)。

@重要郵件要及時(shí)拷貝保存，垃圾郵件要及時(shí)清除。有些來(lái)歷不明的郵件可能攜帶病毒，最好不要打開(kāi)，應(yīng)直接刪除。郵件的管理關(guān)于郵件的管理：回郵件遵循2-24小時(shí)法則：即重要郵件在2小時(shí)內(nèi)回復(fù)，為節(jié)約時(shí)間，有效的進(jìn)行時(shí)間管理，一般郵件可集中處理，但也最好不要超過(guò)24小時(shí)。

@

及時(shí)回郵件彰顯職業(yè)化。@定期查看新郵件，并注意及時(shí)回復(fù)。@涉及較難處理的問(wèn)題時(shí)，可先回復(fù)郵件已收到，之后另發(fā)郵件予以具體回復(fù)。5/6/2025郵件的管理

@不要用公司信箱發(fā)私人信件

@控制你的情緒

@謹(jǐn)慎、客觀、職業(yè)

@多站在對(duì)方角度考慮

@發(fā)件時(shí)，留給對(duì)方回應(yīng)的時(shí)間

@不要回復(fù)垃圾郵件

@不要忽視電話(huà)和當(dāng)面溝通目錄電子禮儀的基本介紹寫(xiě)電子郵件的禮儀

電子郵件的管理

案例分析案例分析一1、吃飯，私事，不適合在工作中談及。2、“XX都特別好”這種表?yè)P(yáng)同時(shí)在批評(píng)其他人，不適合。3、X哥X姐這種稱(chēng)呼最好別用。4、“欣慰”的用法。5、輸入法造成的錯(cuò)字。6、整體行文偏隨意，不夠職業(yè)。7、兩件事最好兩封郵件?！咐治龆?、沒(méi)有主題。2、事情來(lái)由說(shuō)的不夠清楚。3、跨部門(mén)溝通的注意事項(xiàng)。4、簽名過(guò)于簡(jiǎn)單。5、時(shí)間節(jié)點(diǎn)?！咐治鋈?、無(wú)正文描述。2、附件文件名。3、按需修改主題……案例分析四1、附件太多。2、審批郵件最好單獨(dú)發(fā)。3、主題未顯示審批4、稱(chēng)呼5、顏文字符號(hào)很突兀。6、沒(méi)有問(wèn)候?！咐治鑫?、主題的描述差