9《會議管理》課件 第九章

第九章

會議文書的準(zhǔn)備會議通知會議簡報會議工作總結(jié)會議請柬會議邀請書會議紀(jì)要會議通知會議通知的含義會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的文書，是會前會議組織者同與會者之間溝通的重要媒介。規(guī)范而準(zhǔn)確地擬寫會議通知，并及時有效地傳遞會議通知是會前文書工作的重要環(huán)節(jié)，是保障會議順利召開的前提和基礎(chǔ)。這一過程，包含兩部分工作：一是會議召開之前，首先要規(guī)范、準(zhǔn)確地擬寫好會議通知，把會議召開的目的、時間、地點(diǎn)、議題等信息詳盡、準(zhǔn)確地告訴給與會者，讓與會者明白為什么開會、開什么會議管理會、什么時間在哪兒開會，以便與會者作出是否參會的決定，或做好參會前的各項準(zhǔn)備。二是考慮以什么時間以什么方式發(fā)送這份會議通知，并確保發(fā)送到與會者手中，不延誤時間。會議通知擬寫會議通知的基本內(nèi)容包括：稱謂、會議名稱、會議時間、會議地點(diǎn)、出席人員范圍、會議議程、主辦與承辦單位、注意事項、發(fā)文單位署名、日期等。會議通知擬寫（一）公文式會議通知公文式會議通知通常作為召集大型、重要的會議或活動的通知。這類通知內(nèi)容詳盡、條項清晰，格式嚴(yán)格規(guī)范，發(fā)送須按正式文件傳遞渠道和行文程序進(jìn)行。公文式會議通知的結(jié)構(gòu)要素與要求如下。版頭公文式會議通知的版頭同公文版頭相同，一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、分隔線組成。主體公文式會議通知的主體包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文時間和印章組成。會議通知擬寫（一）公文式會議通知（１）標(biāo)題。一般由會議主辦者、會議事由和“通知”組成，按公文標(biāo)題的寫作和要求擬寫。（２）主送機(jī)關(guān)。即是會議通知的受文單位。要求主送機(jī)關(guān)使用單位全稱和規(guī)范簡稱。（３）正文。正文是會議通知的主要內(nèi)容，一般分為三個部分：一是開頭。主要交代開會的目的、意義等。二是主體。內(nèi)容包括會議主題、議題、會議召開的時間與地點(diǎn)、報道時間與地點(diǎn)、參會的條件與要求、食宿與交通等有關(guān)情況。三是結(jié)尾。通常以“特此通知”結(jié)尾。（４）發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文時間和印章。通知正文完成后，主辦單位要署名蓋章。署名時要求發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱用全稱。聯(lián)合發(fā)文時，一般所有會議主辦單位都要蓋章，如有特殊情況需要由會議承辦單位代蓋章時，應(yīng)當(dāng)在會議通知中說明。最后注明時間，公文式會議通知的時間應(yīng)當(dāng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。主體會議通知擬寫（二）書信式會議通知書信式會議通知即以書信格式、要求擬寫的會議通知。結(jié)構(gòu)要素與要求如下：（１）信頭。書信式會議通知使用便函式格式，可直接用單位的信箋紙制作，信頭標(biāo)有紅色醒目的單位名稱。（２）標(biāo)題。一般由會議名稱加會議通知組成。（３）稱謂。書信式會議通知的受文單位如果是單位，就寫明單位名稱；如果是個人的，應(yīng)寫明個人姓名，并冠以“尊敬的×××先生”“尊敬的×××女士”“尊敬的××理事”等。也可冠以統(tǒng)稱，如“各位會員”、“集團(tuán)公司下屬各單位”等。（４）正文。正文的內(nèi)容主要有：開會的目的和意義、會議主題、會議議題、會議召開的時間與地點(diǎn)、報到時間與地點(diǎn)、食宿與交通等有關(guān)情況。通常以“特此通知”結(jié)尾。（５）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署名要求發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱用全稱，聯(lián)合發(fā)文時一般所有主辦單位要蓋章，也可由會議承辦單位代蓋章。（６）成文時間。注明發(fā)文的年月日。（７）尾部。如有需要，可在通知尾部注明聯(lián)系人與聯(lián)系方式、交通線路和回執(zhí)。會議通知擬寫（三）備忘錄式會議通知備忘錄式會議通知通常用作單位內(nèi)部召開事務(wù)性會議以及例會時使用。備忘錄式會議通知內(nèi)容簡單，格式單一，結(jié)構(gòu)要素包括：標(biāo)題、稱謂和正文。備忘錄式會議通知一般以“會議通知”直接作標(biāo)題，稱謂直接寫受文單位或人員名稱，正文部分交代清楚會議名稱、哪些人參會、開會的時間和地點(diǎn)即可。會議通知擬寫（四）請柬式會議通知請柬式會議通知主要用于不相隸屬的單位或個人之間，是為通知會議專門制作的一種具有禮儀性質(zhì)的文書。采用請柬式會議通知邀請與會者，能體現(xiàn)舉辦者的鄭重態(tài)度和對被邀請者的禮貌。所以，一般開幕典禮、簽字儀式、新產(chǎn)品發(fā)布會等儀式類會議均使用這種會議通知。邀請的與會人員一般也多為上級領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)專家權(quán)威、兄弟單位、社會名流等。請柬式會議通知要求簡潔明了，一般只把受邀人、會議內(nèi)容、具體時間和地點(diǎn)等要素寫清楚即可。選用請柬，可自行設(shè)計制作，也可選用市場上出售的制式請柬。無論選用哪種，都應(yīng)當(dāng)注意措詞儒雅，語氣謙恭，格式符合規(guī)范。會議通知擬寫（五）邀請函式會議通知邀請函式會議通知與請柬式會議通知相同，都是一方邀請另一方參加會議的具有禮儀性質(zhì)的會議通知。邀請函式會議通知與請柬式會議通知不同的是，邀請函式會議通知除了要寫明邀請對方參加會議這些主體信息外，還要向被邀請者交代邀請他（她）做什么事等。書寫格式同于信函體會議通知。（六）公告式會議通知公告式會議通知是那些參會人員不確定或參會人員較分散的會議常使用的通知形式。這些會議通知，一般刊登在相關(guān)的報刊上或固定的網(wǎng)站上，以便更大范圍使公眾知曉，具有廣而告之的作用。公告式會議通知的結(jié)構(gòu)要素除不需主送機(jī)關(guān)或稱謂外，其他與信函式會議通知相同。會議通知的傳遞傳遞02書面?zhèn)鬟f01口頭傳遞會議通知發(fā)出的時間不能太早，也不能太晚。太早，參會者較難做出參會安排，容易被擱置而錯過開會時間；太晚，則讓參會者準(zhǔn)備不足，或倉促赴會，或不得已取消參會的決定。一般而言，小型會議的正式會議通知應(yīng)在會前一周到兩周時間發(fā)出；大中型會議有時需要發(fā)兩次通知，一次預(yù)通知，一次正式通知，預(yù)通知有些提前半年就發(fā)出了，正式會議通知則應(yīng)在會前四周到六周前后發(fā)出。（一）會議通知的傳遞方式（二）會議通知傳遞的時間會議通知的傳遞（１）要做好傳遞記錄。為了避免漏發(fā)、錯發(fā)和重發(fā)。發(fā)送會議通知時，一定要做好發(fā)送記錄，并認(rèn)真檢查收信人姓名、地址等信息，逐一核對，以防出錯。（２）重要會議通知發(fā)出后，一定要通過電話、電子郵件等形式，逐一落實(shí)參會情況。（３）中大型會議須發(fā)會議預(yù)通知與會議正式通知兩種。會議預(yù)通知預(yù)告會議的大致情況，以便與會者提前做準(zhǔn)備，安排自己的工作和時間。正式會議通知則詳細(xì)具體通知會議的有關(guān)事項。（三）會議通知傳遞的注意事項（４）要通過收取回執(zhí)、電話落實(shí)、電子郵件跟蹤等多種途徑和方式獲取與會人員的赴會信息，以確保會議通知及時有效地發(fā)送到與會者手中。會議紀(jì)要一、會議紀(jì)要的含義與特點(diǎn)特點(diǎn)會議紀(jì)要是簡明扼要地記載和傳達(dá)會議主要精神、會議事項和決定的文書。會議紀(jì)要中的“紀(jì)”是綜合整理、概括提煉的意思；“要”是要點(diǎn)的意思。就是說，會議紀(jì)要是綜合整理和概括提煉會議要點(diǎn)的文書。紀(jì)實(shí)性會議紀(jì)要是會務(wù)工作人員根據(jù)會議宗旨，在會議記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析、概括、提煉形成的。必須如實(shí)反映會議情況，忠實(shí)會議的內(nèi)容。紀(jì)實(shí)性是撰寫會議紀(jì)要的基本原則。提要性會議紀(jì)要是對會議記錄、會議相關(guān)文件以及會議簡報進(jìn)行綜合整理和概括提煉形成的要點(diǎn)，具有鮮明的提要性。邏輯性會議紀(jì)要要點(diǎn)的提煉和編排要合乎邏輯，重點(diǎn)突出，條理清晰，還要有整體感。格式的獨(dú)特性會議紀(jì)要有規(guī)定的版式，雖被列入公文文種之列，但版式不同于任何一種公文，主要表現(xiàn)在：會議紀(jì)要的行文方向多向，不受任何行文方向限制；文體格式獨(dú)具，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由“會議名稱＋會議紀(jì)要”組成，不同于任何一種公文格式。表述主體的獨(dú)特性由于會議反映的是與會人員的集體意志，常以“會議”作為表述主體，比如“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“會議希望”等，這對反映與會人員的集體意志起到很好的概括作用。二、會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別會議紀(jì)要突出了會議成果，概括了會議主要精神。會議紀(jì)要記載會議的全部情況和全面精神，議而不決的事項、與會議主要精神關(guān)系不大的討論發(fā)言以及會議的詳細(xì)過程等，均不作為會議紀(jì)要的內(nèi)容。會議記錄則不同，它必須盡可能地記錄會議所有情況和全部議題、議程，不能錯記、漏記會議的任何情況。會議紀(jì)要是法定公文，會議記錄則是會議的原始材料；會議紀(jì)要一般要行文或在報刊、網(wǎng)絡(luò)發(fā)表，而會議記錄一般是不公開的內(nèi)部資料。會議紀(jì)要雖然是在會議記錄和其他會議材料基礎(chǔ)上綜合而成的，但執(zhí)筆人要寫好會議紀(jì)要，還應(yīng)做到：了解領(lǐng)導(dǎo)召開會議的意圖、會議的宗旨、要解決的主要問題以及會議的議定事項和未議定事項等。要熟悉會議的全過程，認(rèn)真閱讀、分析材料，經(jīng)過思考、歸納，提煉出要寫的主要精神和主要內(nèi)容，然后按照輕重、主次、點(diǎn)面的順序開始寫作。只有如此，才能寫出好的會議紀(jì)要。會議記錄則沒有太多要求。會議紀(jì)要內(nèi)容具有選擇性，結(jié)構(gòu)具有完整性、邏輯性和條理性，語言要準(zhǔn)確、簡潔、平實(shí)、莊重、得體；而會議記錄則沒有這些講究，只要記清楚記全面即可。三、會議紀(jì)要擬寫123會議紀(jì)要的標(biāo)題一般由會議名稱和文種組成。（一）標(biāo)題前言通常采用概述的方式簡明扼要地介紹會議的基本情況，包括召開會議的時間、地點(diǎn)、召集單位、會議名稱、主持人、參加會議的單位和人員、人數(shù)、會議主要議題、成果收獲等，然后用過渡句引出下文。主體主體是會議紀(jì)要的核心部分。一般按主次排列內(nèi)容，內(nèi)容包括會議的主要精神、議定事項、會議達(dá)成的共識、主要觀點(diǎn)和爭論情況以及會后對貫徹落實(shí)會議精神的要求等。（二）正文結(jié)尾會議紀(jì)要的結(jié)尾通常是強(qiáng)調(diào)會議召開的意義，號召或希望大家認(rèn)真貫徹執(zhí)行會議精神。4正文結(jié)構(gòu)有三種：1.摘要法。就是按照會上發(fā)言的順序，摘錄主要發(fā)言人的主要觀點(diǎn)和內(nèi)容。引述發(fā)言時，要具體寫出發(fā)言人的姓名、職位和單位，以反映會議的真實(shí)性。這類主體寫法適用于座談會、學(xué)術(shù)研討會等會議。2.分項法。就是將會議主要內(nèi)容分項撰寫，以體現(xiàn)會議內(nèi)容的層次感和條理性。這類主體寫法使文章層次分明，要點(diǎn)突出，同時也充分體現(xiàn)會議紀(jì)要反映與會者集體意志的特點(diǎn)。這種寫法適用于辦公會紀(jì)要、常務(wù)會議紀(jì)要、董事會紀(jì)要等。3.歸納法。就是將會議上研究討論的內(nèi)容運(yùn)用歸納法，分條列項或以小標(biāo)題把歸納的問題分成若干部分，綜合反映會議內(nèi)容的主體寫法。這種寫法適合規(guī)模較大、內(nèi)容復(fù)雜的會議，需要寫作者具有較強(qiáng)的綜合能力。三、會議紀(jì)要擬寫123（三）標(biāo)注會議出席、請假和列席人員名單（四）署名、成文時間與印章4會議工作總結(jié)一、會議工作總結(jié)的含義與作用會議結(jié)束后，會務(wù)工作人員要及時做好會議的總結(jié)工作。會議工作總結(jié)是對會議進(jìn)行系統(tǒng)回顧和認(rèn)真分析，檢查實(shí)施情況，歸納經(jīng)驗教訓(xùn)，總結(jié)規(guī)律性認(rèn)識，并把它條理化、系統(tǒng)化的會議文書。會議工作總結(jié)是推動會議管理工作進(jìn)步的重要環(huán)節(jié)。會議工作總結(jié)是尋找會務(wù)工作規(guī)律的重要手段。會議工作總結(jié)是培養(yǎng)、提高工作能力的重要途徑。一個人的工作能力是指他承擔(dān)某項工作，執(zhí)行某項業(yè)務(wù)、任務(wù)的能力。具體表現(xiàn)在兩方面：一是專業(yè)知識水平;二是解決、處理實(shí)際問題的能力。實(shí)踐中二者相得益彰。運(yùn)用會議管理知識處理問題的能力不是天生的，只有通過實(shí)踐才能培養(yǎng)起來，因此，做好會議總結(jié)是提高辦會能力的重要手段。二、會議工作總結(jié)擬寫0102030405標(biāo)題前言主體結(jié)尾落款會議工作總結(jié)標(biāo)題的寫法主要有兩種，一種是由單位名稱＋會議名稱＋文種組成。另一種是在正標(biāo)題下附副標(biāo)題。前言是會議工作總結(jié)起始的段落。其作用在于用簡練的文字概括交代總結(jié)的問題；或說明所要總結(jié)的問題、時間、地點(diǎn)、背景、事情的大致經(jīng)過；或?qū)⒖偨Y(jié)的主要經(jīng)驗、成績與效果等作概括提示；或?qū)h的過程、基本情況、突出成績作簡潔的介紹。主體應(yīng)敘述會議工作的過程、做法、體會、經(jīng)驗、教訓(xùn)，并且要作理論的概括，總結(jié)出規(guī)律性的東西。主體部分的基本內(nèi)容就是要寫出會議工作的做法和體會、成績和缺點(diǎn)、經(jīng)驗和教訓(xùn)。會議工作總結(jié)最后要針對存在的問題提出改進(jìn)措施和今后努力的方向。這部分要精練、簡潔。會議工作總結(jié)的落款要寫明總結(jié)的單位名稱或會議名稱，署名下方署上總結(jié)完成的時間。如果標(biāo)題中已經(jīng)出現(xiàn)總結(jié)單位的名稱，落款時就只需署上時間。前言寫作的目的在于讓讀者對總結(jié)全貌有概括的了解，為閱讀、理解全篇打下基礎(chǔ)。寫作前言力求簡潔，開宗明義。主體成績和經(jīng)驗寫出成績和經(jīng)驗是會議工作總結(jié)的中心和重點(diǎn)，是正文的關(guān)鍵內(nèi)容所在。寫法一般有兩種：一種是寫出做法、成績之后再寫經(jīng)驗。即表述成績、做法之后從分析成功的原因、主客觀條件中得出經(jīng)驗教訓(xùn)。另一種是寫做法、成績的同時寫出經(jīng)驗，寓經(jīng)驗于做法之中。也有的寫法是在成績之后用“心得體會”的方式來介紹經(jīng)驗，這實(shí)際屬于前一種寫法。存在的問題和教訓(xùn)會議工作總結(jié)以肯定成績、總結(jié)正面經(jīng)驗為主，但在看到成績的同時也要看到存在的問題。在成績與經(jīng)驗之后要寫出存在的問題和教訓(xùn)。這部分的寫法有兩種：一是概述，即概括地講，如采取并列句形式或一貫到底的句式概括；二是細(xì)述，即分條列項具體列出存在問題，一一表述。寫存在的問題與教訓(xùn)要中肯、恰當(dāng)、實(shí)事求是。會議簡報一、會議簡報的含義會議簡報是反映會議有關(guān)重要內(nèi)容、籌備和進(jìn)展情況及與會者意見和建議的一種簡短的、有一定新聞性質(zhì)的會議文書。會議簡報作為迅速反映會議動態(tài)的信息載體，也是會議主辦方了解會議情況、掌握會議動態(tài)的重要渠道。會議簡報可以使用多種名稱。會議簡報分為綜合簡報和進(jìn)程簡報兩種。綜合簡報是在會議后期發(fā)送，整個會議編一期的簡報。進(jìn)程簡報是編發(fā)多期簡報。一般重大的、時間較長的會議都編發(fā)進(jìn)程簡報，即每個會議小階段編發(fā)一期，有時天天編發(fā)，以供與會者閱讀、互通情報、交流思想和經(jīng)驗，把會開好。二、會議簡報的特點(diǎn)123會議簡報的新聞性體現(xiàn)在真、新、快、簡四個方面?！罢妗笔莾?nèi)容真實(shí)?！靶隆敝竷?nèi)容的新鮮感?！翱臁笔菆蟮赖难杆偌皶r?！昂啞笔嵌绦【贰Ｐ侣勑詴h簡報一期可以只有一篇報道，但更多情況下，一期簡報要將若干篇報道集結(jié)在一起發(fā)表，形成集束式結(jié)構(gòu)。這樣結(jié)構(gòu)的好處是有點(diǎn)有面、相輔相成，加大信息量，避免內(nèi)容單薄。集束性規(guī)范性會議簡報要按照簡報的規(guī)范格式編寫，要由報頭、目錄、編者按、報道正文、報尾等部分組成，不能標(biāo)新立異。三、會議簡報的結(jié)構(gòu)內(nèi)容和擬寫123會議簡報的報頭類似公文的“紅頭”，一般也是套紅印刷，但又有一些不同。首頁間隔橫線以上稱為報頭，由簡報名稱、期數(shù)、編發(fā)單位、日期、保密提示等項目組成。簡報名稱用大號字套紅印刷。期數(shù)位于簡報名稱下方正中，加括號。編發(fā)單位一般是“××大會秘書處”或“××?xí)h組委會”，位于期數(shù)下面、間隔橫線上方左側(cè)。日期位于編發(fā)機(jī)關(guān)右側(cè)。如屬保密會議，需要保密，則在首頁報頭左上角標(biāo)明密級或“內(nèi)部刊物”字樣。確有必要，還可在首頁報頭右上角印上份號。間隔橫線一般為紅色。1.報頭三、會議簡報的結(jié)構(gòu)內(nèi)容和擬寫123報頭以下、報尾以上部分都屬于報體。報體包括：目錄集束式的簡報需要編排目錄。由于會議簡報內(nèi)容單純，容易查找，目錄一般不需要標(biāo)序碼和頁碼，只需將編者按、各篇標(biāo)題排列出來即可，為避免混淆，可在每項前加星號標(biāo)志。標(biāo)題簡報的標(biāo)題跟新聞的標(biāo)題類似，可分為單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種類型。單標(biāo)題是將報道的核心事實(shí)或主要意義概括為一句話作為標(biāo)題。雙標(biāo)題是主標(biāo)題加副標(biāo)題。主標(biāo)題概括會議主題，副標(biāo)題具體說明什么單位舉辦的什么會議。2.報體三、會議簡報的結(jié)構(gòu)內(nèi)容和擬寫123報頭以下、報尾以上部分都屬于報體。報體包括：導(dǎo)語或編者按報道式會議簡報的導(dǎo)語，是以簡短的文字，準(zhǔn)確概括簡報內(nèi)容，說明報道的宗旨，引導(dǎo)讀者閱讀全文。導(dǎo)語寫作總的要求是“開門見山”，一開始就切入基本事實(shí)或核心問題，給人明確的印象。2.報體導(dǎo)語可根據(jù)主題需要，采用敘述式、描寫式、提問式、結(jié)論式的寫法。（1）敘述式。是用概括敘述的方法介紹簡報的主要內(nèi)容。（2）描寫式。是把簡報里的主要事實(shí)或某個有意義的側(cè)面加以形象的描寫，以引起讀者的閱讀興趣。（3）提問式。是把簡報反映的主要問題用設(shè)問的形式提出來，以引起讀者的思考。（4）結(jié)論式。是先將結(jié)論用一兩句話點(diǎn)出來，然后主體部分再作必要的解釋和說明。轉(zhuǎn)發(fā)式會議簡報的導(dǎo)語一般就是編者按。是介紹簡報信息來源、本期重點(diǎn)稿件的意義和價值、征稿通知、征求意見等表明辦報單位主張和意圖的文字。編者按不可過長，短則三五行，長則半頁。一般有三種寫法：說明性按語、提示性按語、批示性按語。三、會議簡報的結(jié)構(gòu)內(nèi)容和擬寫123報頭以下、報尾以上部分都屬于報體。報體包括：主體主體是簡報的主要部分，可以只有一篇報道，也可以有多篇報道。其任務(wù)是用典型的、富有說服力的材料把導(dǎo)語的內(nèi)容具體化，用材料說明觀點(diǎn)。寫好主體是編好簡報的關(guān)鍵。主體的內(nèi)容，或是反映具體的情況，或是介紹具體的做法，或是敘述取得的成績和經(jīng)驗，或是指出存在的問題，或是幾項兼有，要視具體情況而定，沒有固定的模式。主體的機(jī)構(gòu)有“縱式”和“橫式”兩種。縱式結(jié)構(gòu)按事件發(fā)生、發(fā)展的時間順序來安排材料，橫式結(jié)構(gòu)按事理分類的順序安排材料。如果內(nèi)容比較豐富，各層可加小標(biāo)題。2.報體結(jié)尾簡報要不要結(jié)尾，因內(nèi)容而定。內(nèi)容單一，篇幅短小的，可以不單寫結(jié)尾，主體部分話說完就結(jié)束，干凈利落。內(nèi)容復(fù)雜的，可以對全文作一個小結(jié)，以加深讀者印象。有些連續(xù)性的簡報，為了引起人們關(guān)注事態(tài)發(fā)展，可用交代性話語作為結(jié)束。三、會議簡報的結(jié)構(gòu)內(nèi)容和擬寫123報尾在簡報末頁，用間隔橫線與報體相隔。報尾內(nèi)容比較簡單，只需寫明簡報發(fā)送單位和印發(fā)份數(shù)即可。發(fā)送單位一般有“報”、“送”、“發(fā)”的區(qū)別?！皥蟆笔侵笀笊霞墕挝唬弧八汀笔侵杆屯壔虿幌嚯`屬單位；“發(fā)”是指發(fā)往下級單位。發(fā)送單位寫在左側(cè)，印發(fā)份數(shù)寫在右側(cè)。3.報尾會議請柬一、會議請柬的含義會議請柬是為邀請有關(guān)團(tuán)體或個人參加會議而制發(fā)的一種禮儀文書。通過制發(fā)請柬，一方面表示對受邀方的尊重，另一方面也顯示出活動主辦者對活動的重視程度。隨著現(xiàn)代社會交際活動的日益多樣化，請柬的類型、樣式和功能也越來越多樣。有的請柬附帶入場券，有的請柬本身就具有入場券或入會憑證的作用。二、會議請柬的結(jié)構(gòu)與寫法封面會議請柬的封面可直接寫“請柬”或“請?zhí)?。必要時，還可在“請柬”前注明會議名稱。請柬的封面要特別注重美觀，文字多用彩色的藝術(shù)字，并配以相應(yīng)的圖案。有些請柬是為本次會議專門設(shè)計的，封面印有會議的會徽或相關(guān)圖案，非常講究藝術(shù)性。封面封里封里封里部分由稱謂、正文、結(jié)尾、落款、附言幾部分組成。1.稱謂封里部分的第一項內(nèi)容就是稱謂?？身敻駥懯苎降膯挝幻Q或個人名稱。個人名稱后要配以職務(wù)、職稱。2.正文正文部分主要交代活動的內(nèi)容、具體時間和地點(diǎn)。一般以“茲定于”、“謹(jǐn)定于”開頭。3.結(jié)尾正文后，緊接著以“敬請屆時參加”、“請屆時光臨”、“恭候光臨”作為結(jié)語。文尾還要寫上“此致”、“敬禮”等祝頌詞。4.落款結(jié)尾后，在右下方寫明邀請單位的名稱并加蓋公章，或簽署會議名稱，或簽署個人名稱。另起一