展會(huì)管理規(guī)定

展會(huì)管理規(guī)定一、總則明確公司參展標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，掌握國內(nèi)外的大型專業(yè)展會(huì)的行情，持續(xù)改進(jìn)和完善公司展會(huì)的組織、開展和管理工作。二、適用范圍本制度適用于展會(huì)的組織、信息收集和參展的程序管理。綜合辦行政管理員為展會(huì)統(tǒng)一負(fù)責(zé)人，原展會(huì)負(fù)責(zé)人趙業(yè)水與劉建開應(yīng)與綜合辦行政管理員進(jìn)行工作交接，并負(fù)責(zé)給綜合辦行政管理員提供之前參加過的展會(huì)相關(guān)資料。三、展會(huì)操作規(guī)程（一）國內(nèi)展會(huì)參展操作規(guī)程第一步：收集資料。收集與本公司業(yè)務(wù)相關(guān)的專業(yè)展會(huì)信息，并與展會(huì)組委會(huì)取得聯(lián)系，向其索要參展指南以及參展注意事項(xiàng)；第二步：確展。經(jīng)公司研究后確認(rèn)參展及參展人員，籌備參展計(jì)劃及人員分工；第三步：簽訂合同。與展會(huì)組委會(huì)聯(lián)系、洽談合同簽訂事宜，合同簽訂后，催促對(duì)方盡快確認(rèn)展位；第四步：簽訂廣告合同。與展會(huì)組委會(huì)聯(lián)系，確定本次會(huì)議的廣告代理商，如需廣告宣傳，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，與其聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜；第五步：辦理參展商證、參觀證。攤位確認(rèn)后，向組委會(huì)詢問參展商證和參觀證辦理的有關(guān)事項(xiàng)，確定參觀人數(shù)后，酌情辦理參觀人員的證件；第六步：預(yù)訂房間。展位確認(rèn)后，盡快預(yù)訂房間，房間盡量訂在展區(qū)附近或交通便利、價(jià)格適中的酒店，做到既節(jié)省費(fèi)用又方便與客戶洽談；第七步：展會(huì)籌備。在展前的籌備時(shí)間內(nèi)，參展人員按展會(huì)方案分工實(shí)施完成；第八步：展前動(dòng)員。展前要求召開參展會(huì)議，以確保參展過程中萬無一失；第九步：參展總結(jié)。將各人匯報(bào)附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；第十步：存檔。將所有展會(huì)的資料匯總裝訂成冊(cè)，經(jīng)董事長審批后存檔，要求在電腦和檔案櫥中各保存一份；第十一步：落實(shí)政策補(bǔ)貼。根據(jù)國家、省、市相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，積極申報(bào)各項(xiàng)扶持政策。（二）國外展會(huì)參展操作規(guī)程第一步：收集資料。通過因特網(wǎng)和各類信息刊物收集與本公司相關(guān)的專業(yè)展覽會(huì)，特別是國際專業(yè)展覽會(huì)；與展會(huì)的組委會(huì)或中國承辦方聯(lián)系，向其索要參展指南及注意事項(xiàng)；第二步：確展。經(jīng)公司研究后確認(rèn)參展及參展人員，籌備參展計(jì)劃及人員分工；第三步：簽訂合同。與展會(huì)主辦單位或組展方聯(lián)系洽談簽訂合同事宜，合同簽訂后，催促主辦單位或組展方盡快確認(rèn)展位；第四步：簽訂廣告合同。與展會(huì)組委會(huì)聯(lián)系，確定本次會(huì)議的廣告代理商，如需廣告宣傳，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，與其聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜；第五步：展會(huì)籌備。在展前的籌備時(shí)間內(nèi)，各人按展會(huì)方案的分工實(shí)施完成；特別注意如參展形式為特裝展的，應(yīng)做好展臺(tái)的設(shè)計(jì)、搭建工作；第六步：簽證辦理。攤位確認(rèn)后，向主辦機(jī)構(gòu)詢問簽證的有關(guān)事項(xiàng)，督促參展人員辦理護(hù)照，要求對(duì)方寄發(fā)邀請(qǐng)函，隨后安排辦理簽證；該項(xiàng)事宜由組展方統(tǒng)一辦理的，應(yīng)積極配合提供相關(guān)證件；第八步：預(yù)訂房間及往返機(jī)票。展位確認(rèn)后，應(yīng)盡快預(yù)訂往返機(jī)報(bào)道，以擴(kuò)大知曉度。④目標(biāo)客戶的邀請(qǐng)參展前應(yīng)邀請(qǐng)潛在客戶、原有客戶、目標(biāo)客戶前來參加。⑤展品及模型的運(yùn)輸和保管各種資料及展品及模型應(yīng)在展前3個(gè)月列出明細(xì)清單并制定運(yùn)輸方案，綜合辦專人負(fù)責(zé)，展后應(yīng)對(duì)展品進(jìn)行核對(duì)，對(duì)損壞、丟失等情況進(jìn)行匯報(bào)。（五）參展人員根據(jù)展會(huì)的規(guī)模，應(yīng)配備相應(yīng)的參展人員，并做明確的職責(zé)分配和展前培訓(xùn)。人員主要包括：展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目助理、專業(yè)技術(shù)人員，參展前2個(gè)月由國際項(xiàng)目部提報(bào)并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。1）參展人員的職責(zé)展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理：了解市場和廣告需求；監(jiān)督展位的制作和設(shè)計(jì)方案；保證布展時(shí)模型和文件的及時(shí)到場；保證展期提供充足的材料和宣傳品，確保公司形象反映在展會(huì)上；負(fù)責(zé)資料和宣傳品的分發(fā)管理并解答提問；負(fù)責(zé)展品的清點(diǎn)和匯總；負(fù)責(zé)信息的收集、匯總和整理；負(fù)責(zé)參展人員的管理；撰寫展會(huì)總結(jié)報(bào)告。專業(yè)技術(shù)人員：必須是經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員，對(duì)產(chǎn)品和技術(shù)細(xì)節(jié)非常了解，在參觀客戶的要求下進(jìn)行產(chǎn)品演示，或預(yù)先安排演示；對(duì)客戶提出的技術(shù)問題進(jìn)行回答；撰寫信息收集和產(chǎn)品反饋報(bào)告。項(xiàng)目助理：主動(dòng)問訊駐足的參觀者，并對(duì)公司和產(chǎn)品的概況進(jìn)行介紹；將參觀者引導(dǎo)給項(xiàng)目經(jīng)理或?qū)I(yè)技術(shù)人員；分發(fā)宣傳品和紀(jì)念品；指導(dǎo)客人填寫信息和聯(lián)絡(luò)表格；恭送問詢者離開，負(fù)責(zé)展會(huì)客商來訪登記表的填寫、整理及展會(huì)客戶信息匯總表的匯總；會(huì)后負(fù)責(zé)撰寫展會(huì)總結(jié)。2）人員規(guī)范和培訓(xùn)全體參展人員要求統(tǒng)一著裝；佩戴名卡；態(tài)度親切主動(dòng)，舉止合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；對(duì)參展的必要事項(xiàng)、信息和規(guī)范應(yīng)該做事前培訓(xùn)，由負(fù)責(zé)展會(huì)所在國的市場部負(fù)責(zé)。3）參展人員培訓(xùn)內(nèi)容參展意義、目的和理念，展覽必要常識(shí)（當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗禮節(jié)、展會(huì)性質(zhì)、目標(biāo)客戶鎖定等）；行為、規(guī)范和禮儀；職責(zé)分配和合作溝通；活動(dòng)時(shí)間表；產(chǎn)品知識(shí)及常規(guī)問題的統(tǒng)一回答；信息的收集。（六）展會(huì)的總結(jié)展會(huì)結(jié)束后應(yīng)該對(duì)參展的效果進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)。必須指出，展覽的效果，尤其是潛在影響力不易測定，因此，對(duì)展覽的實(shí)效分析不宜作不切實(shí)際的要求。1）效果分析包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對(duì)銷售的促進(jìn)效果、客戶對(duì)該次展覽的印象等等。2）信息收集信息收集應(yīng)作為展會(huì)活動(dòng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。信息內(nèi)容包括：行業(yè)信息、產(chǎn)品發(fā)展動(dòng)態(tài)、新技術(shù)、競爭對(duì)手信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢和建議、展示設(shè)計(jì)趨勢(shì)和改進(jìn)等等；可考慮安排專門的信息收集人員，不參與展臺(tái)展示活動(dòng)以起到身份隱蔽作用，主要負(fù)責(zé)收集其他競爭對(duì)手信息。3）總結(jié)報(bào)告展會(huì)總結(jié)報(bào)告應(yīng)在參展后10個(gè)工作日內(nèi)由展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理提交綜合辦主任，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會(huì)評(píng)價(jià)、改進(jìn)建議等；展會(huì)結(jié)束10個(gè)工作日內(nèi)，展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)按財(cái)務(wù)規(guī)定報(bào)銷完畢所有展會(huì)財(cái)務(wù)支出。4）資料存檔所有參展人員于展會(huì)結(jié)束10個(gè)工作日內(nèi)，遞交展會(huì)總結(jié)，同時(shí)將所有整理的客戶名單，所有影像資料整理轉(zhuǎn)交綜合辦存檔；綜合辦行政管理員將所有展會(huì)的