展會管理規(guī)范

四川省數(shù)字證書認(rèn)證管理中心參展管理規(guī)范一、總則為了規(guī)范公司參展操作流程，確保參展效果,通過參展提升公司的知名度,持續(xù)改進(jìn)和完善公司展會的組織、參展和管理工作,特制定本規(guī)范。二、適用范圍本規(guī)范適用于展會的組織、信息收集和參展的程序管理。市場策劃部為參展工作的牽頭部門，總經(jīng)辦為最高決策機(jī)構(gòu)。三、展會操作規(guī)程（一）參展操作規(guī)程第一步：收集資料。市場策劃部負(fù)責(zé)收集與本公司業(yè)務(wù)相關(guān)的專業(yè)展會信息，并與展會組委會取得聯(lián)系，向其索要參展指南以及參展注意事項；第二步：確展。市場策劃部對展會資料評估后，以報告形式報戰(zhàn)略總監(jiān)，確定參展計劃。第三步:籌備。確定參展后,市場策劃部確定展會負(fù)責(zé)人，制定參展計劃、選擇展位及人員分工；第四步：簽訂合同。商務(wù)公關(guān)部與展會組委會聯(lián)系、洽談合同簽訂事宜；第五步：簽訂廣告合同。如需廣告宣傳，與展會組委會聯(lián)系，經(jīng)戰(zhàn)略總監(jiān)批準(zhǔn)同意后，與其聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜；第六步：辦理參展商證、參觀證。展位確認(rèn)后，市場策劃部向組委會詢問參展商證和參觀證辦理的有關(guān)事項，確定參觀人數(shù)后，酌情辦理參觀人員的證件；第七步：預(yù)訂房間。展位確認(rèn)后，如需預(yù)訂房間，市場策劃部負(fù)責(zé)預(yù)定，房間盡量訂在展區(qū)附近或交通便利、價格適中的酒店，做到既節(jié)省費用又方便與客戶洽談；第八步：展會籌備。在展前的籌備時間內(nèi)，參展人員按展會方案分工實施完成；第九步：展前動員。展前要求召開參展會議，以確保參展過程中萬無一失；第十步：參展總結(jié)。參展結(jié)束后，參展人員均需撰寫匯報材料，展會負(fù)責(zé)人將各人匯報材料歸納，整理并撰寫參展報告，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；第十一步：存檔。按照公司的檔案工作要求完成存檔；第十二步：落實政策補(bǔ)貼。商務(wù)公關(guān)部根據(jù)國家、省、市相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，積極申報各項扶持政策。四、展會管理實施細(xì)則（一）參展目的企業(yè)形象和品牌推廣、產(chǎn)品展示、市場宣傳和信息收集。（二）參展原則1）參加展會應(yīng)本著嚴(yán)謹(jǐn)、經(jīng)濟(jì)、實效、符合市場戰(zhàn)略的原則，避免盲目、沖動及鋪張浪費的參展行為；2）參展前應(yīng)認(rèn)真了解展會信息，仔細(xì)閱讀參展商手冊，并做好真實性調(diào)查等風(fēng)險防范工作；3）參加展會應(yīng)做詳細(xì)周密的策劃，包括展位的選擇、布置方案、廣告的發(fā)布、目標(biāo)客戶的邀請等；4）除布展工作外，應(yīng)強(qiáng)調(diào)參展人員的作用，做好明確的職責(zé)分工和展前培訓(xùn)，展示公司團(tuán)結(jié)、專業(yè)的良好形象；5）展會應(yīng)與市場拓展緊密集合，展會后應(yīng)及時、積極跟進(jìn)，做好后續(xù)宣傳和客戶開發(fā)工作；6）展會結(jié)束后應(yīng)做效果分析并提交總結(jié)報告，積累參展活動經(jīng)驗。態(tài)度親切主動，舉止合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；對參展的必要事項、信息和規(guī)范應(yīng)該做事前培訓(xùn)，由展會負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。3）參展人員培訓(xùn)內(nèi)容參展意義、目的和理念，展覽必要常識（當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗禮節(jié)、展會性質(zhì)、目標(biāo)客戶等）；行為、規(guī)范和禮儀；職責(zé)分配和合作溝通；參展期間活動時間表；產(chǎn)品知識及常規(guī)問題的回答話術(shù)；信息的收集、整理。（六）展會的總結(jié)展會結(jié)束后應(yīng)該對參展的效果進(jìn)行總結(jié)和評價。1）效果分析包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對銷售的促進(jìn)效果、對企業(yè)形象的展示效果、客戶對該次展覽的印象等等。2）信息收集信息收集應(yīng)作為展會活動的一項重要內(nèi)容。信息內(nèi)容包括：行業(yè)信息、產(chǎn)品發(fā)展動態(tài)、新技術(shù)、競爭對手信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢和建議、其他展場展示等；3）總結(jié)報告展會總結(jié)報告應(yīng)在參展后5個工作日內(nèi)由展會負(fù)責(zé)人提交戰(zhàn)略總監(jiān)，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會評價、改進(jìn)建議等；展會結(jié)束5個工作日內(nèi)，展會負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)按財務(wù)規(guī)定報銷完畢所有展會財務(wù)支出。4）資料存檔所有參展人員于展會結(jié)束5個工作日內(nèi)，遞交展會總結(jié)，同時將所有整理的客戶名單轉(zhuǎn)交