文件控制程序

9文件控制程序目的控制公司能源管理體系相關(guān)的文件和資料，確保各有關(guān)場(chǎng)所使用有效的版本，為能源管理體系的有效運(yùn)行提供可靠的保證。適用范圍適用于能源體系文件和資料的管理與控制。三、職責(zé)㈠節(jié)能小組負(fù)責(zé)能源管理手冊(cè)和能源程序文件的控制。㈡辦公室負(fù)責(zé)公司文件和上級(jí)外來文件的控制，其他外來文件由接收部門控制。㈢各單位負(fù)責(zé)本職能范圍內(nèi)第三層文件的編制和控制。四、工作程序㈠工作流程編制--->批準(zhǔn)--->發(fā)布--->實(shí)施--->更改--->換版--->評(píng)審㈡文件的分類1、能源管理體系文件分為三個(gè)層次：⑴能源管理手冊(cè)；⑵能源程序文件；⑶第三層文件。2、能源管理手冊(cè)是闡述企業(yè)的能源方針、目標(biāo)，對(duì)組織的機(jī)構(gòu)、職責(zé)權(quán)限以及標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行總體描述的文件。3、能源程序文件是能源管理手冊(cè)的支持性文件,是為滿足能源管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求所規(guī)定的過程方法。4、第三層文件是程序文件的支持性文件，是除能源管理手冊(cè)、能源程序文件以外的其他控制管理作業(yè)文件。5、有關(guān)能源法律法規(guī)等外來文件的控制，按《法律、法規(guī)與其它要求獲取和確認(rèn)及合規(guī)性評(píng)價(jià)控制程序》執(zhí)行。㈢文件的編制、批準(zhǔn)和發(fā)布1、能源管理手冊(cè)由環(huán)保科技中心負(fù)責(zé)組織編制，能源管理負(fù)責(zé)人審核，最高管理者批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。2、能源程序文件由環(huán)?？萍贾行慕M織有關(guān)專業(yè)/單位人員編制，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)審，報(bào)能源管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。3、第三層文件由各單位編寫，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。涉及其他部門/單位共用或全礦使用的文件,由礦分管領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布實(shí)施。4、上級(jí)來文由辦公室報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后登記、發(fā)放控制；其他外來文件由接收部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后登記、發(fā)放控制。㈣文件標(biāo)識(shí)、編號(hào)和發(fā)放1、受控能源管理手冊(cè)、能源程序文件蓋“受控”印章并注發(fā)放號(hào)，非受控能源管理手冊(cè)、能源程序文件蓋“非受控”印章。第三層文件，列全編號(hào)、發(fā)放號(hào)、數(shù)量等標(biāo)識(shí)；對(duì)外來文件以下發(fā)的最新版本為有效版本。2、文件編號(hào)具體按以下執(zhí)行：⑴能源管理手冊(cè)的文件編號(hào)：XM/NYGLSC—2008A注：XM——XX集團(tuán)XX煤礦NYGLSC——能源管理手冊(cè)2008——年代號(hào)A——版本號(hào)（用A、B、C、……）⑵能源程序文件的文件編號(hào)：XM/NYGLCX—XX注：XM——XX集團(tuán)XX煤礦NYGLCX——能源管理程序文件XX——程序文件序號(hào)⑶第三層文件編號(hào)(礦發(fā)文件、外來文件除外)：NYTWJ—SS—##注：NYTWJ——第三層體系文件SS——單位/部門編號(hào)##——序號(hào)（用01、02、03、……表示）3、能源管理手冊(cè)發(fā)放范圍由最高管理者批準(zhǔn)，能源程序文件的發(fā)放范圍由能源管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，其他文件發(fā)放范圍由各單位領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4、能源管理手冊(cè)、能源程序文件由環(huán)?？萍贾行呢?fù)責(zé)標(biāo)識(shí)、編號(hào)和發(fā)放；各單位自編第三層文件，由各單位按規(guī)定標(biāo)識(shí)編號(hào)和發(fā)放。5、文件的發(fā)放由發(fā)放單位填寫文件發(fā)放登記表，領(lǐng)用單位收到后列入受控文件清單進(jìn)行受控管理。受控文件清單應(yīng)有現(xiàn)行有效狀態(tài)欄，版次用“A、B、C……”表示，修改次數(shù)用“0、1、2、3……”表示。㈤文件的更改1、文件需要更改時(shí)，應(yīng)由文件更改部門填寫文件更改申請(qǐng)單，寫明更改前及更改后條款、內(nèi)容，并說明更改理由，文件更改的審批由原審批部門負(fù)責(zé)，若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。2、在文件出現(xiàn)下列情況時(shí)，需更改：⑴能源管理體系職能有變動(dòng)；⑵內(nèi)部審核和管理評(píng)審對(duì)能源管理體系提出必要的改進(jìn)要求；⑶發(fā)現(xiàn)文件有差錯(cuò)或條文意義不明確；⑷作為文件制定依據(jù)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)、方針、政策的修改；⑸管理方式、技術(shù)方法的更新等其它需更改的原因。3、文件更改的實(shí)施，由文件發(fā)放部門下發(fā)文件更改通知單，相關(guān)單位接到文件更改通知單后，按通知單要求進(jìn)行更改，并按更改后內(nèi)容執(zhí)行。㈥文件的會(huì)簽程序文件的會(huì)簽，由環(huán)保科技中心組織相關(guān)部門以會(huì)議的方式會(huì)審后簽字。㈦文件的換版和作廢1、文件更改次數(shù)較多，修改版面達(dá)到整個(gè)文件的1/3時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版。2、換版時(shí)說明換版原因，能源管理負(fù)責(zé)人審核，最高管理者批準(zhǔn)后，組織人員實(shí)施換版。3、凡失效或作廢的文件，由原文件發(fā)放單位統(tǒng)一收回銷毀，并填寫文件銷毀申請(qǐng)單。對(duì)由于法律或其他原因需作資料參考的作廢文件，應(yīng)報(bào)認(rèn)證辦公室批準(zhǔn)后，并標(biāo)識(shí)清楚，防止失效版本誤用（檔案管理用文件資料按檔案有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。作廢的文件，要在清單中注明作廢日期。㈧文件的管理1、各單位應(yīng)建立專門的能源管理體系文件櫥，并設(shè)資料管理員管理本單位使用的文件。2、各單位資料管理員具體負(fù)責(zé)文件的領(lǐng)用、發(fā)放、借閱、更改，并檢查本單位所使用文件的有效性情況。3、電子版本的受控文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)、編號(hào)登記管理；4、需臨時(shí)借閱文件的人員，要辦理文件借閱手續(xù)，按期歸還。5、當(dāng)文件丟失時(shí)，文件使用人必須作出說明，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，補(bǔ)發(fā)新文件并做好記錄。6、當(dāng)文件損壞，嚴(yán)重影響使用時(shí)，文件使用人到文件發(fā)放單位交回破舊文件，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，換發(fā)新文件并做好記錄。7、文件需復(fù)印時(shí)，必須由負(fù)責(zé)文件控制的發(fā)放單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可復(fù)印。8、管理手冊(cè)、程序文件被批準(zhǔn)后，文件原稿由環(huán)?？萍贾行慕y(tǒng)一歸檔。㈨文件的評(píng)審1、內(nèi)部審核前環(huán)保科技中心及相關(guān)部門內(nèi)審員首先對(duì)體系文件進(jìn)行評(píng)審，并提出修改意見，以確保文件的適用性。2、在管理評(píng)審時(shí)，由各部門根據(jù)實(shí)際情況提交體系文件的修改意見,對(duì)體系文件進(jìn)行評(píng)審,確保文件適用性和充分性。3、各專業(yè)、部門（單位）使用的文件，由專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)評(píng)審，確保文件的適用性。4、如出現(xiàn)特殊情況時(shí)隨時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，以評(píng)價(jià)體系文件