文件控制程序

9文件控制程序目的控制公司能源管理體系相關的文件和資料，確保各有關場所使用有效的版本，為能源管理體系的有效運行提供可靠的保證。適用范圍適用于能源體系文件和資料的管理與控制。三、職責㈠節(jié)能小組負責能源管理手冊和能源程序文件的控制。㈡辦公室負責公司文件和上級外來文件的控制，其他外來文件由接收部門控制。㈢各單位負責本職能范圍內(nèi)第三層文件的編制和控制。四、工作程序㈠工作流程編制--->批準--->發(fā)布--->實施--->更改--->換版--->評審㈡文件的分類1、能源管理體系文件分為三個層次：⑴能源管理手冊；⑵能源程序文件；⑶第三層文件。2、能源管理手冊是闡述企業(yè)的能源方針、目標，對組織的機構、職責權限以及標準要求進行總體描述的文件。3、能源程序文件是能源管理手冊的支持性文件,是為滿足能源管理體系標準要求所規(guī)定的過程方法。4、第三層文件是程序文件的支持性文件，是除能源管理手冊、能源程序文件以外的其他控制管理作業(yè)文件。5、有關能源法律法規(guī)等外來文件的控制，按《法律、法規(guī)與其它要求獲取和確認及合規(guī)性評價控制程序》執(zhí)行。㈢文件的編制、批準和發(fā)布1、能源管理手冊由環(huán)?？萍贾行呢撠熃M織編制，能源管理負責人審核，最高管理者批準后發(fā)布實施。2、能源程序文件由環(huán)?？萍贾行慕M織有關專業(yè)/單位人員編制，相關部門負責人進行會審，報能源管理負責人批準后發(fā)布實施。3、第三層文件由各單位編寫，經(jīng)單位負責人或分管領導批準后實施。涉及其他部門/單位共用或全礦使用的文件,由礦分管領導審批后發(fā)布實施。4、上級來文由辦公室報分管領導批準后登記、發(fā)放控制；其他外來文件由接收部門領導批準后登記、發(fā)放控制。㈣文件標識、編號和發(fā)放1、受控能源管理手冊、能源程序文件蓋“受控”印章并注發(fā)放號，非受控能源管理手冊、能源程序文件蓋“非受控”印章。第三層文件，列全編號、發(fā)放號、數(shù)量等標識；對外來文件以下發(fā)的最新版本為有效版本。2、文件編號具體按以下執(zhí)行：⑴能源管理手冊的文件編號：XM/NYGLSC—2008A注：XM——XX集團XX煤礦NYGLSC——能源管理手冊2008——年代號A——版本號（用A、B、C、……）⑵能源程序文件的文件編號：XM/NYGLCX—XX注：XM——XX集團XX煤礦NYGLCX——能源管理程序文件XX——程序文件序號⑶第三層文件編號(礦發(fā)文件、外來文件除外)：NYTWJ—SS—##注：NYTWJ——第三層體系文件SS——單位/部門編號##——序號（用01、02、03、……表示）3、能源管理手冊發(fā)放范圍由最高管理者批準，能源程序文件的發(fā)放范圍由能源管理負責人批準，其他文件發(fā)放范圍由各單位領導或分管領導批準。4、能源管理手冊、能源程序文件由環(huán)保科技中心負責標識、編號和發(fā)放；各單位自編第三層文件，由各單位按規(guī)定標識編號和發(fā)放。5、文件的發(fā)放由發(fā)放單位填寫文件發(fā)放登記表，領用單位收到后列入受控文件清單進行受控管理。受控文件清單應有現(xiàn)行有效狀態(tài)欄，版次用“A、B、C……”表示，修改次數(shù)用“0、1、2、3……”表示。㈤文件的更改1、文件需要更改時，應由文件更改部門填寫文件更改申請單，寫明更改前及更改后條款、內(nèi)容，并說明更改理由，文件更改的審批由原審批部門負責，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料。2、在文件出現(xiàn)下列情況時，需更改：⑴能源管理體系職能有變動；⑵內(nèi)部審核和管理評審對能源管理體系提出必要的改進要求；⑶發(fā)現(xiàn)文件有差錯或條文意義不明確；⑷作為文件制定依據(jù)的有關標準、法律、法規(guī)、方針、政策的修改；⑸管理方式、技術方法的更新等其它需更改的原因。3、文件更改的實施，由文件發(fā)放部門下發(fā)文件更改通知單，相關單位接到文件更改通知單后，按通知單要求進行更改，并按更改后內(nèi)容執(zhí)行。㈥文件的會簽程序文件的會簽，由環(huán)?？萍贾行慕M織相關部門以會議的方式會審后簽字。㈦文件的換版和作廢1、文件更改次數(shù)較多，修改版面達到整個文件的1/3時，應進行換版。2、換版時說明換版原因，能源管理負責人審核，最高管理者批準后，組織人員實施換版。3、凡失效或作廢的文件，由原文件發(fā)放單位統(tǒng)一收回銷毀，并填寫文件銷毀申請單。對由于法律或其他原因需作資料參考的作廢文件，應報認證辦公室批準后，并標識清楚，防止失效版本誤用（檔案管理用文件資料按檔案有關規(guī)定執(zhí)行）。作廢的文件，要在清單中注明作廢日期。㈧文件的管理1、各單位應建立專門的能源管理體系文件櫥，并設資料管理員管理本單位使用的文件。2、各單位資料管理員具體負責文件的領用、發(fā)放、借閱、更改，并檢查本單位所使用文件的有效性情況。3、電子版本的受控文件應進行標識、編號登記管理；4、需臨時借閱文件的人員，要辦理文件借閱手續(xù)，按期歸還。5、當文件丟失時，文件使用人必須作出說明，經(jīng)負責人批準，補發(fā)新文件并做好記錄。6、當文件損壞，嚴重影響使用時，文件使用人到文件發(fā)放單位交回破舊文件，經(jīng)負責人批準，換發(fā)新文件并做好記錄。7、文件需復印時，必須由負責文件控制的發(fā)放單位負責人批準方可復印。8、管理手冊、程序文件被批準后，文件原稿由環(huán)?？萍贾行慕y(tǒng)一歸檔。㈨文件的評審1、內(nèi)部審核前環(huán)?？萍贾行募跋嚓P部門內(nèi)審員首先對體系文件進行評審，并提出修改意見，以確保文件的適用性。2、在管理評審時，由各部門根據(jù)實際情況提交體系文件的修改意見,對體系文件進行評審,確保文件適用性和充分性。3、各專業(yè)、部門（單位）使用的文件，由專業(yè)領導、單位負責人負責評審，確保文件的適用性。4、如出現(xiàn)特殊情況時隨時對文件進行評審，以評價體系文件