商務(wù)會議禮儀64課件

商務(wù)會議禮儀會議

會議是為實(shí)現(xiàn)一定的目的，由主辦或主持單位組織的，由不同層次和不同數(shù)量的人們參加的一種事務(wù)性活動(dòng)。會議成為商務(wù)活動(dòng)的有機(jī)組成部分之一。會議的類型

業(yè)務(wù)型會議

群體型會議

社交型會議

3

行政型會議

124商務(wù)會議活動(dòng)的基本要素1、會議人員2、會議名稱3、會議議題4、會議時(shí)間5、會議地點(diǎn)6、會議方式7、會議結(jié)果

1、會議人員(1)會議主體是指主要策劃、組織會議的人員。[微型案例]會議主體成員2005年9月在北京人民大會堂舉行的“中國企業(yè)兵法高峰論壇”，主辦單位是《財(cái)富》雜志，承辦單位是中國策劃協(xié)會中國孫子兵法研究院，支持單位為中央軍委、中央黨校、軍事科學(xué)院、國務(wù)院發(fā)展研究中心等，協(xié)辦單位有北京亞太商盟咨詢有限公司、北京中聯(lián)智創(chuàng)文化發(fā)展有限公司等，合作單位是中央電視臺經(jīng)濟(jì)頻道（CCTV2）、中央電視臺國防時(shí)空（CCTV7）。

(2)會議客體，即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員和旁聽成員。(3)其他與會議有關(guān)的人員包括：主持人、會議秘書人員和會議服務(wù)人員等。1、會議人員2、會議名稱

會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位以及會議的時(shí)間、屆次、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模等。微型案例：會議名稱

“湖北黃崗師范學(xué)院召開校企合作研討會”只顯示了內(nèi)容和性質(zhì)；

“可口可樂（中國）飲料有限公司2017年銷售會議”則顯示了單位、時(shí)間和性質(zhì)；

“深圳開發(fā)科技股份有限公司第十七次（2018年度）股東大會”則顯示了單位、時(shí)間、屆次、范圍、規(guī)模、性質(zhì)和參加對象。3、會議議題

商務(wù)會議的議題是根據(jù)會議目的來確定并付諸會議討論或解決的具體商務(wù)問題，是商務(wù)會議活動(dòng)的必備要素。舉行會議首先要明確為什么而“議”和“議”什么。微型案例：會議議題

8月23日方正集團(tuán)在京召開了主題為“方正軟件的全球定位”的第二屆方正國際合作伙伴會議，整個(gè)會議就圍繞“方正集團(tuán)如何尋求發(fā)展之路”而開展。2016年“亞太總裁峰會”的會議議題主要是“繁榮亞太，創(chuàng)新為本”，與會嘉賓圍繞高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)、生產(chǎn)服務(wù)業(yè)、新能源業(yè)、制造業(yè)等當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展動(dòng)態(tài)、發(fā)展思路及創(chuàng)新理念等話題進(jìn)行討論。

4、會議時(shí)間

會議時(shí)間是指商務(wù)會議的召開時(shí)間和會期兩方面。會議的召開時(shí)間，指的是會議什么時(shí)候開始和結(jié)束的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。會期通常是指會議期間聚會活動(dòng)一次以上的會議，從開始到結(jié)束之間所需要的時(shí)間段。會議可短可長，少則幾分鐘、十幾分鐘，多則數(shù)小時(shí)，幾天，甚至十幾天。5、會議地點(diǎn)

會議地點(diǎn)是指商務(wù)會議召開的舉辦地，也可指舉行會議活動(dòng)的場所。為了使會議取得預(yù)期效果，應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)和規(guī)模，來綜合考慮會場的大小，交通情況，環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素。案例：沃爾瑪首次全球董事會在中國召開

據(jù)報(bào)道，沃爾瑪百貨有限公司首次全球董事會會議是在中國深圳召開的。沃爾瑪百貨有限公司董事長羅伯特.沃爾頓說：“之所以把首次全球董事會放在中國開，是因?yàn)橹袊鴮ξ譅柆斢兄p重意義。首先，多年來我們一直依賴中國為我們提供優(yōu)質(zhì)商品。此外，我們從1996年起開始在中國開設(shè)零售分店。我覺得董事會成員應(yīng)該親自到這些店來看看，了解中國這個(gè)市場對沃爾瑪?shù)膬r(jià)值及重要意義。6、會議方式

即為了提高會議效率，實(shí)現(xiàn)商務(wù)目的而采取的各種形式或手段?，F(xiàn)在隨著電訊媒體的廣泛運(yùn)用，有些企業(yè)已采用“虛擬實(shí)境會議”，也就是“視頻會議”，還有有線電視，衛(wèi)星傳訊等手段，使得企業(yè)在開會方式上面臨空前的發(fā)展。7、會議結(jié)果

即會議結(jié)束時(shí)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的情況。會議結(jié)果可能會與預(yù)想的目標(biāo)一致，也可能與預(yù)想目標(biāo)有一定的差距。會議最好能達(dá)到會前預(yù)設(shè)的目標(biāo)，如果不能，會議也要求至少要有會議結(jié)果，即使只是一個(gè)初步的決議或達(dá)成初步協(xié)議。通常以會議決議的形式記載下來，可以歸檔保存，也可以直接傳達(dá)。會議前1、約請客人商務(wù)會議一般需要約請客人，弄清楚約請客人的姓名、公司名稱、主營業(yè)務(wù)、客人的職務(wù)和會議的目的。任何約請必須明確時(shí)間、地點(diǎn)和會議對象，要通過一定方式給予確認(rèn)，重要的客人必須親自面請，并送交請柬備忘。會議前2、商定流程商務(wù)會議主辦方應(yīng)當(dāng)與受約方進(jìn)行充分的協(xié)商，充分尊重對方意愿，在不損害基本原則的基礎(chǔ)上，盡可能就會議流程達(dá)成一致，并形成文本加以確認(rèn)。所有會議流程形成的文本必須在與會代表報(bào)到時(shí)一并提供。會議前3、落實(shí)會場商務(wù)會議要確定好會議時(shí)間，包括開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間和每個(gè)流程所需要的時(shí)間段；要確定好會議的形式，在現(xiàn)場辦公會、座談會、觀摩會、報(bào)告會、調(diào)查會、電話會等形式中確定；要根據(jù)會場交通便捷、會場客量和環(huán)境與設(shè)備是否合適等因素落實(shí)會場。微型案例

某采購商招標(biāo)一批計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品，約請200余家計(jì)算機(jī)軟件供應(yīng)商，供應(yīng)商應(yīng)約來到某地采購商選定的賓館后，發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信號很差，客商不便上網(wǎng)查詢信息，引起客商極大的不滿。提示：落實(shí)會場的同時(shí)必須注意相關(guān)配套設(shè)施與條件。會議前4、安排座次并列式：主要賓主并列而坐，如果雙方都面對正門，具體要求是以右為上。即客人坐在主人的右邊。其他隨員各從兩旁，以右為上是一種國際慣例。相對式：賓主相對而坐，以正門為準(zhǔn)，基本要求遠(yuǎn)為上，離門遠(yuǎn)的為地位高者；一進(jìn)門的右手為上座，通常安排客方。會議中1、迎候致詞商務(wù)會議時(shí)，主人提前到達(dá)，并在大樓正門口或者接見廳，會見室門口迎候。迎候人員為公司負(fù)責(zé)人和接待負(fù)責(zé)人。會議中，主賓雙方均可致詞，一般是主人先致歡迎詞，然后由客人致答謝詞。微型案例

應(yīng)邀到甲公司參加商務(wù)會議的8位客人陸續(xù)到達(dá)公司，公司總經(jīng)理在進(jìn)入公司所在城市的高速公路出口等候，每接到一位客人就轉(zhuǎn)給隨從人員帶到公司，8位客人深受感動(dòng)，商務(wù)會議取得了前所未有的成功。提示：迎候表明了一種尊重，一種盛情和一種嚴(yán)謹(jǐn)，這是最好的商業(yè)合作伙伴具備的優(yōu)秀品質(zhì)。會議中2、控制節(jié)奏商務(wù)會議要注意控制會議節(jié)奏，圍繞會議目的穩(wěn)步推進(jìn)，會議主持人要注意對會議的引導(dǎo)，防止會議跑題。微型案例

商務(wù)會議進(jìn)行過程中，甲乙雙方就一個(gè)合作細(xì)節(jié)產(chǎn)生了嚴(yán)重分歧，會議一下子陷入僵局，這時(shí)主持人迅速轉(zhuǎn)換話題，先就一個(gè)雙方均感興趣的問題進(jìn)行交流，氣氛又活躍起來。會議得以有節(jié)奏地推進(jìn)。

提示：商務(wù)會議一定要控制節(jié)奏，但是控制節(jié)奏又不能采取過激的方式，只能采取藝術(shù)方法妥善解決。會議中3、會中休息長時(shí)間的商務(wù)會議會使人疲乏，影響會議效果，會議主持人應(yīng)掌握會議節(jié)奏，注意會中適當(dāng)休息。休息時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立特定的吸煙區(qū)，以自助方式提供甜點(diǎn)，水果和飲料等，休息場所還可以播放一些舒緩的音樂放松心情。微型案例

商務(wù)會議會中休息期，秘書小王憋不住想抽煙，又不好意思自己一個(gè)人抽，于是，給在場的客商每人敬了一支，并親自點(diǎn)上火，一時(shí)間，會場煙霧繚繞，烏煙瘴氣，辦公室文主任只得馬上打開換氣扇，開門，開窗通風(fēng)透氣。

提示：休息的方式一定要注意，不能有悖于社會公德。會議中4、贈禮合影（1）贈禮。參加商務(wù)會議的雙方致辭后，可以互贈禮品。（2）合影。安排合影位次，主客居中，主人的右側(cè)為上，主要會議人員事先寫好姓名，貼在座椅上。會議后1、回收文件商務(wù)會議結(jié)束后，對于在會議過程中討論的各種文本，因?yàn)槭遣欢ǜ?，流散出去必然產(chǎn)生與正式文本相互矛盾的不良后果，因此，一定要注意及時(shí)，逐份回收討論文本。微型案例

為了回收商務(wù)會議討論文本，秘書小劉設(shè)計(jì)了一個(gè)控制辦法，所有討論文本的每一頁全部標(biāo)示“未定稿討論使用”，文件回收效果顯著。提示：回收文件是會后議題的重要內(nèi)容，也是保守商業(yè)秘密的需要。會議后2、禮送客人商務(wù)會議結(jié)束后，如果沒有商務(wù)宴請，主人應(yīng)將客人送至門口或車前，握手道別，目送客人離去后才可退室內(nèi)。微型案例

顧總經(jīng)理應(yīng)邀參加甲公司的商務(wù)會議，參加會議期間，顧總經(jīng)理不幸染病，會議結(jié)束時(shí)都沒有痊愈，甲公司老總安排秘書將顧總經(jīng)理直接送回家中，顧總經(jīng)理深受感動(dòng)。提示：每一位客人都要禮送，要根據(jù)每一位客人的實(shí)際情況有效禮送。會議后3、印發(fā)紀(jì)要商務(wù)會議結(jié)束后，一定要及時(shí)印發(fā)會議紀(jì)要。會議紀(jì)要語言簡潔，要圍繞商務(wù)會議取得的成果敘寫，對會議明確的合作意向要明確到合作期限，合作當(dāng)事人和各方的權(quán)利義務(wù)等，紀(jì)要完成后要提交會議各方簽字生效。微型案例

甲乙兩個(gè)公司達(dá)成了一個(gè)合作意向，甲公司秘書迅速擬寫了一份會議紀(jì)要，經(jīng)過甲公司老總簽署后馬上進(jìn)行了印發(fā)，乙公司老總知悉后十分生氣，終止了與甲公司的合作。提示：商務(wù)會議的紀(jì)要必須各方同意，否則缺乏效力、影響實(shí)施。會議后4、致函答謝商務(wù)會議結(jié)束后，作為訓(xùn)練有素的接待人員，應(yīng)當(dāng)以公司的名義，對每一位參與商務(wù)活動(dòng)的人員及時(shí)致函表示謝意，并對會議召開期間的不足表示歉意。致函由老總簽發(fā)，印制精美，并附有公司標(biāo)識，這樣可以展現(xiàn)公司對商務(wù)會議的慎重態(tài)度。微型案例

甲公司召開的商務(wù)會議因?yàn)榭蜕烫啵貢谥潞鹬x時(shí)，誤裝了兩份答謝函，產(chǎn)生了很不好的影響，給客商留下了工作馬虎的不良印象。

提示：禮儀工作無小事，商務(wù)會議應(yīng)當(dāng)與其他會議一樣，力爭做到完美無缺。新聞發(fā)布會----發(fā)布會的準(zhǔn)備時(shí)機(jī)的選擇

一是確定新聞的價(jià)值，二是應(yīng)確認(rèn)新聞發(fā)表緊迫性的最佳時(shí)機(jī)。人員的安排

主持人應(yīng)由主辦單位的公關(guān)部長、辦公室主任或秘書長擔(dān)任。新聞發(fā)言人由本單位的主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任，精選一批負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場工作的禮儀接待人員。記者的邀請

與會者應(yīng)是與特定事件相關(guān)的新聞界人士和相關(guān)公眾代表。發(fā)布會的準(zhǔn)備

會場的布置

發(fā)布會現(xiàn)場應(yīng)交通便利，條件舒適，大小合適。在會議召開前認(rèn)真進(jìn)行會場布置，適用于小型會議的桌子最好用圓型的。大型會議應(yīng)設(shè)主席臺席位，記者席位，來賓席位等。材料的準(zhǔn)備

一是發(fā)言提綱。二是問答提綱。三是報(bào)道提綱。四是形象化視聽材料。2、發(fā)布會進(jìn)行過程上的禮儀

搞好會議簽到

嚴(yán)格遵守程序

注意相互配合態(tài)度真誠主動(dòng)3、發(fā)布會的善后事宜一，要了解新聞界的反應(yīng)。二，要整理保存會議資料。三，要酌情采取補(bǔ)救措施。贊助會禮儀

商界通常所積極贊助的項(xiàng)目，大致有以下十類:一是公益事業(yè)。二是慈善事業(yè)。三是教育事業(yè)。四是科研活動(dòng)。五是專著出版。六是醫(yī)療衛(wèi)生。七是文化活動(dòng)。八是展覽畫廊。九是體育運(yùn)動(dòng)。十是娛樂休閑。依據(jù)贊助物所劃分的贊助的類型：現(xiàn)金、實(shí)物、義賣、義工。場地的布置

贊助會的整體風(fēng)格是莊嚴(yán)而神圣的。人員的選擇

贊助單位、受贊助者雙方的主要負(fù)責(zé)人及員工代表，政府代表，社區(qū)代表，群眾代表以及新聞界人士。會議的議程

一是宣布會議開始。二是奏國歌，三是贊助單位正式實(shí)施贊助。四是雙方代表分別發(fā)言。五是來賓代表發(fā)言。茶話會禮儀中座次的安排

一是環(huán)繞式。不設(shè)立主席臺，把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場后自由就坐。

二是散座式。散座式排位，常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會者根據(jù)個(gè)人要求而隨意安置。

三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。

四是主席式。在茶話會上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐，并且按照常規(guī)就座。茶話會禮儀中座次的安排晚會禮儀

1、事先精心安排好節(jié)目。根據(jù)來賓的性質(zhì)、身份、風(fēng)俗習(xí)慣、雙方的相互關(guān)系，本地的傳統(tǒng)文化和實(shí)際能力擬定，應(yīng)以具有本地特色的音樂、歌曲、戲劇、舞蹈為主。2、印制專門的節(jié)目單，人手一份，對每個(gè)節(jié)目略加介紹。3、來賓座位的安排要便于安全保衛(wèi)，在正規(guī)的劇場內(nèi)觀看文藝演出，通常最好的座位在第七至九排的中間。

晚會禮儀4、演出前，接待人員要在門口迎候，并專門設(shè)立休息廳，主人與來賓共同步入劇場，其他觀眾應(yīng)起立鼓掌歡迎。5、演出結(jié)束時(shí)，主人與來賓要一同上臺，向演員獻(xiàn)花、見面、合影，來賓退場后，觀眾才離開。慶典禮儀

包括開幕式、閉幕式、開工、竣工、奠基、交接儀式等。確定人員時(shí)要考慮周到，避免疏漏，提前以請柬、電話形式通知被邀請人員。