合同協(xié)議書收納怎么寫的

合同協(xié)議書收納怎么寫的

合同協(xié)議書收納條款一、收納主體與責(zé)任1.負(fù)責(zé)方：由[具體負(fù)責(zé)收納合同協(xié)議書的部門/人員名稱]承擔(dān)合同協(xié)議書的收納工作。該部門/人員需具備良好的文件管理能力和保密意識(shí)，確保合同的妥善收納與保管。2.職責(zé)范圍：負(fù)責(zé)收集公司內(nèi)部各部門簽訂的所有合同協(xié)議書原件及相關(guān)附件；對(duì)合同進(jìn)行初步審核，檢查合同內(nèi)容完整性、簽字蓋章等手續(xù)是否齊全；按照規(guī)定的分類方法和存儲(chǔ)方式對(duì)合同進(jìn)行收納保存。二、收納分類方法1.按業(yè)務(wù)類型分類：將合同協(xié)議書分為銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等不同類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)細(xì)分，例如銷售合同可分為國(guó)內(nèi)銷售合同、國(guó)際銷售合同；采購(gòu)合同可分為原材料采購(gòu)合同、設(shè)備采購(gòu)合同等。2.按簽訂時(shí)間分類：在每個(gè)業(yè)務(wù)類型分類下，按照合同簽訂的年份和月份進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分。以方便快速查找不同時(shí)期簽訂的合同。三、收納存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)版收納：將每份合同協(xié)議書及附件整理齊全后，裝入專門的檔案袋，并在檔案袋封面注明合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、業(yè)務(wù)類型等關(guān)鍵信息。檔案袋按照分類順序存放在檔案柜中，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放的合同類別范圍。2.電子版收納：對(duì)每份合同協(xié)議書進(jìn)行電子掃描，生成清晰的電子文檔，存儲(chǔ)格式為[具體格式，如PDF]。電子文檔以合同編號(hào)命名，并按照紙質(zhì)版的分類方式建立電子文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，建立電子索引目錄，方便快速檢索電子合同。電子存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，以防數(shù)據(jù)丟失。四、查閱與借閱規(guī)定1.查閱流程：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同協(xié)議書時(shí)，需填寫《合同查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、合同名稱或編號(hào)、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到收納部門進(jìn)行查閱。查閱應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將合同帶出查閱區(qū)域。2.借閱流程：若因工作需要借閱合同協(xié)議書，借閱人需填寫《合同借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到收納部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人必須妥善保管所借合同，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或涂改合同內(nèi)容。歸還時(shí)，收納部門應(yīng)檢查合同的完整性和完好性。五、保密措施1.接觸合同協(xié)議書的所有人員必須嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)合同內(nèi)容及相關(guān)信息予以保密。未經(jīng)授權(quán)，不得向任何第三方透露合同的任何信息。2.收納場(chǎng)所應(yīng)具備安全防護(hù)措施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等。限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入收納區(qū)域，確保合同的安全。對(duì)于電子存儲(chǔ)的合同數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密措施，防止數(shù)據(jù)泄露。六、定期盤點(diǎn)與清理1.定期盤點(diǎn)：收納部門應(yīng)定期（每[X]月/季度）對(duì)合同協(xié)議書進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)紙質(zhì)版和電子版合同的數(shù)量、完整性和存儲(chǔ)狀態(tài)。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，記錄盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況。2.清理原則：對(duì)于已經(jīng)履行完畢且超過(guò)保存期限（一般為[X]年）的合同協(xié)議書，經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，可進(jìn)行