《涉外秘書導(dǎo)論》課件

第一章

涉外秘書概說(shuō)

第一節(jié)

什么是秘書一、國(guó)外秘書的定義（一）西方國(guó)家秘書的含義

1、指一種職位或職業(yè)（Job）； 2、指具有這種職位、從事此一職業(yè)的職員（Officer）或人員（Person）； 3、指一種官員（Officer）。

（二）國(guó)際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)所下定義

國(guó)際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)（TheProfessionalSecretariesAssociation[International]）:

“秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒(méi)有上司過(guò)問(wèn)的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定?！倍⑽覈?guó)秘書的定義（一）我國(guó)古代“秘書”一詞的含義 1、指宮禁中的秘藏之書

如《晉書·荀勖傳》：“得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰次之,以為中經(jīng),列在秘書?！薄稘h書·劉向傳》:“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書?！薄逗鬂h書·蘇竟傳》：“與國(guó)師公從事出入，校定秘書?！?、指讖緯圖錄等類書

《說(shuō)文》：“秘書說(shuō)曰：日月為易。”段玉裁注：“秘書，謂諱書。”《后漢書·鄭玄傳》：“時(shí)睹秘書緯術(shù)之奧。”3、指官名

東漢桓帝時(shí)創(chuàng)設(shè)秘書監(jiān)一職4、官署名稱

如晉設(shè)秘書寺，南朝梁時(shí)改稱秘書省，清設(shè)秘書院（二）我國(guó)現(xiàn)代對(duì)秘書定義的爭(zhēng)論廣義的秘書可稱為秘書人員，是指：無(wú)論是否具有秘書職務(wù)，但實(shí)際上從事著秘書業(yè)務(wù)的辦公室工作人員，如處理文書、檔案、調(diào)研、信息、協(xié)調(diào)、督查、信訪等工作人員、機(jī)要人員等。

狹義的秘書指在領(lǐng)導(dǎo)身邊，輔助領(lǐng)導(dǎo)，溝通上下左右和內(nèi)外聯(lián)系、掌管文書、處理信息和日常事務(wù)的重要助手，是具有秘書職務(wù)的專門管理人員。三、我國(guó)秘書的分類（一）按服務(wù)對(duì)象劃分

１、公務(wù)秘書

２、私人秘書三、我國(guó)秘書的分類（一）按服務(wù)對(duì)象劃分

１、公務(wù)秘書

２、私人秘書（二）按所在系統(tǒng)劃分1、行政秘書2、行業(yè)秘書（三）按職責(zé)劃分

1、文字秘書 2、機(jī)要秘書 3、公關(guān)秘書 4、董事會(huì)秘書 5、事務(wù)秘書一何

第二節(jié)什么是涉外秘書

為涉外秘書一、

涉外秘書的定義

涉外秘書是指在我國(guó)“三資”企業(yè)、外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)、我國(guó)涉外單位、部門等供職的秘書，是改革開放后產(chǎn)生的新型的、外向型的秘書。她（他）們掌握一門以上外語(yǔ)、能操作辦公自動(dòng)化設(shè)備、懂經(jīng)濟(jì)、懂法律、掌握秘書工作理論和技能，了解中外文化差異,具有國(guó)際視野,是輔助上司實(shí)施管理的智力型的專門人才.二、涉外秘書的稱呼

涉外秘書可譯成

Foreignrelatedsecretary。

在單位內(nèi)一般被稱為秘書，也有稱行政助理(administrativeassistant)、行政秘書(administrativesecertary)

在外商獨(dú)資企業(yè)中，涉外秘書常被稱為:

privatesecretary

受公司人事部門委派，去某一上司手下工作，接受該上司的直接指揮，而服務(wù)于和服從于公司的整體利益，即某一上司的專職秘書，其酬金由公司支付。privatesecretarytothegeneralmanager三、涉外秘書的分類

1,根據(jù)所在單位性質(zhì)分類

“三資”企業(yè)秘書獨(dú)資企業(yè)已占70%以上

是涉外秘書的代表群體

外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)秘書層次、招聘要求、待遇最高的群體。但人數(shù)最少。

國(guó)內(nèi)涉外單位\部門秘書職業(yè)最為穩(wěn)定。

民營(yíng)企業(yè)秘書協(xié)助雇主處理涉外事務(wù)、對(duì)雇主負(fù)責(zé)、由雇主支付勞動(dòng)報(bào)酬。

私人涉外秘書

2,根據(jù)基本職責(zé)、地位分類

1、秘書seniorsecretary或privatesecretary

輔助上司處理全面事務(wù)的重要助手.

2、文員juniorsecretary或clerk以打印文件、收發(fā)信函、保管檔案為主要職責(zé)的人員.

第三節(jié)涉外秘書與機(jī)關(guān)秘書的區(qū)別

一、管理目標(biāo)的不同秘書工作是管理工作的一部分。涉外秘書的主體是“三資”企業(yè)秘書。涉外秘書從事的輔助性管理工作，

屬于企業(yè)管理的范疇。

機(jī)關(guān)秘書從事的輔助管理工作，

屬于行政管理的范疇。

二、服務(wù)對(duì)象和隸屬關(guān)系的區(qū)別（一）國(guó)內(nèi)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位秘書的隸屬關(guān)系

被編制于辦公室內(nèi);受辦公室主任指揮;為整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)群體服務(wù).

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┃單位領(lǐng)導(dǎo)┃┗━┳━━┛┏━━━━━━━╋━━━━━━┓┏━━┻━┓

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┏━┻━━┓┃職能部門┃

┃辦公室┃

┃基層單位┃┗━━━━┛

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（二）涉外秘書的隸屬關(guān)系

1、外商獨(dú)資企業(yè)秘書的隸屬關(guān)系-------“一對(duì)一”

Generalmanager（總經(jīng)理）

┣━━━━Privatesecretary（秘書）Director（總監(jiān)）

┣━━━━Privatesecretary（秘書）

Manager（經(jīng)理）┣━━━━Privatesecretaryorclerk（秘書、文員）

Supervisor（主管）

┣━━━━Privatesecretaryorclerk（秘書、文員）2、合資企業(yè)秘書的隸屬關(guān)系

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┃總經(jīng)理┃

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┣━━━┫總經(jīng)理辦公室┃

┃

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┃第一副總經(jīng)理┃

┃副總經(jīng)理┃

┃總工程師┃

┃總會(huì)計(jì)師┃

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┃銷售部┃

┃質(zhì)量檢查部┃

┃工程部┃

┃財(cái)部務(wù)┃

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┗━━━┛3。國(guó)內(nèi)涉外單位秘書的隸屬關(guān)系大體和國(guó)內(nèi)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位秘書的隸屬關(guān)系相同，即：他們被編制于辦公室內(nèi);受辦公室主任指揮;為整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)群體服務(wù).

三、工作范圍的差別涉外秘書的職責(zé)可歸納為“處理事務(wù)，綜合服務(wù)”。

機(jī)關(guān)秘書的職責(zé)可歸納為“處理事務(wù)，輔助決策”。四、各項(xiàng)業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)不同辦文辦會(huì)辦事五、任職資格、職級(jí)待遇不同第一，涉外秘書是一種相對(duì)獨(dú)立的職業(yè)，任職者大多受過(guò)專門訓(xùn)練。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)秘書，大多未受過(guò)專門訓(xùn)練，由領(lǐng)導(dǎo)從本單位、本部門人員中選用，往往作為干部的培養(yǎng)對(duì)象。第二，涉外秘書以女性為多，機(jī)關(guān)秘書大部分為男性。第三，流動(dòng)性較大。

第四，通曉英語(yǔ)等一門或數(shù)門外語(yǔ)。第五，具有商務(wù)、外貿(mào)、法律、國(guó)際慣例等知識(shí)。第六，了解中外文化的差異。第七，善于搞公共關(guān)系。

第八，涉外秘書的職級(jí)董事會(huì)秘書

總經(jīng)理秘書

總經(jīng)理辦公室秘書

經(jīng)理秘書

經(jīng)理辦公室秘書總經(jīng)理-------12級(jí)秘書-------9級(jí)經(jīng)理-------9級(jí)秘書-------7級(jí)主管-------7級(jí)文員-------5級(jí)六、涉外秘書同國(guó)外秘書的比較日本的秘書可劃分為“日本型”和“歐美型”兩大類。日本型秘書，指日本國(guó)內(nèi)以傳統(tǒng)方式工作的秘書。“歐美型”秘書，指日本國(guó)內(nèi)具備歐美國(guó)家秘書一般特性的秘書.

涉外秘書類似“歐美型”秘書,是國(guó)際化的中國(guó)秘書.是中國(guó)秘書的國(guó)際化.

業(yè)務(wù)素質(zhì)要求遠(yuǎn)高于國(guó)內(nèi)傳統(tǒng)秘書.含金量高.【思考題】1。涉外秘書的定義是什么？2。privatesecretary指什么？3。涉外秘書有哪些分類？4。簡(jiǎn)述涉外秘書和機(jī)關(guān)秘書的區(qū)別。5。如何理解涉外秘書是外向型、復(fù)合型的秘書？第二章

涉外秘書的發(fā)展及前景

第一節(jié)涉外秘書的產(chǎn)生和發(fā)展

一、涉外秘書的產(chǎn)生

二、涉外秘書的發(fā)展（一）八十年代的第一次發(fā)展高潮（二）九十年代的第二次發(fā)展高潮（三）方興未艾的第三次發(fā)展高潮

三。涉外秘書教育事業(yè)的發(fā)展

（一）涉外秘書專業(yè)的產(chǎn)生（二）涉外秘書專業(yè)的曲折發(fā)展（三）涉外秘書專業(yè)新階段四。對(duì)涉外秘書的學(xué)術(shù)研究第三節(jié)

涉外秘書的發(fā)展趨勢(shì)

一.社會(huì)大量需要涉外秘書（一）外資企業(yè)和辦事處持續(xù)增加

40多萬(wàn)家,吸引外資6000億美元,吸納了一千多萬(wàn)人就業(yè).富士康

(二）民營(yíng)企業(yè)和私人秘書需求量增加.

（三）國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的需要.

(四)涉外秘書需不斷補(bǔ)充.二.大批青年應(yīng)聘涉外秘書職位

（一）收入較高

底薪較高;

四金隨之而高;一年發(fā)放14---16個(gè)月工資;年終獎(jiǎng)金;休假旅游;工作餐等福利

;教育基金;

（二）層次較高 1、地位重要 2、接觸上層 3、高管本土化 4、選用職業(yè)經(jīng)理人（professionalmanagers）

（三）技能較高

（四）效率較高大學(xué)畢業(yè)生選擇去外資企業(yè)的超過(guò)50%；最期望的職位依次是：經(jīng)理助理、秘書、技術(shù)員、業(yè)務(wù)員、文員、辦事員、翻譯.《解放日?qǐng)?bào)》報(bào)道，2012年上海人才市場(chǎng)招聘、應(yīng)聘最熱門的職業(yè)是文員。三,涉外秘書前景光明第一、改革開放奠定了發(fā)展基礎(chǔ)；第二、經(jīng)濟(jì)仍將強(qiáng)勁發(fā)展；第三、從社會(huì)需求來(lái)看大量需要，大批青年應(yīng)聘

第四、從日本的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看秘書行業(yè)將持續(xù)發(fā)展，前景光明，是常青的職業(yè).

第三節(jié)涉外秘書性別年齡趨向

一、涉外秘書的女性化二、涉外秘書女性化的內(nèi)因性情溫和、擅于處理人際關(guān)系；耐心、細(xì)致、條理性強(qiáng)

記憶力強(qiáng)；具有打字天賦；

天性謹(jǐn)慎、便于保密；現(xiàn)代知識(shí)女性擇業(yè)觀的體現(xiàn)；生理特點(diǎn)適合室內(nèi)秘書工作。女性心理、生理特征吻合秘書工作要求

，是自然地社會(huì)分工。

三、擯棄對(duì)女秘書的曲解是女性自立自尊自強(qiáng)的職業(yè)

肖乾《旅英七載》

《內(nèi)羅畢戰(zhàn)略》

“NOmeantsNO”（不就是不）原則

安妮·喬普里安

一個(gè)工作環(huán)境中，既有男性陽(yáng)剛之美，又有女性溫柔賢淑之美，才是正常的。四、男性涉外秘書（一）男性涉外秘書的現(xiàn)狀（二）男性涉外秘書的優(yōu)勢(shì)（三）男性涉外秘書在增加五、涉外秘書的年齡趨向目前涉外秘書是年輕人為主體的職業(yè)。其原因有五方面。【思考題】1。改革開放政策和涉外秘書有何關(guān)系？2。簡(jiǎn)述涉外秘書教育事業(yè)的發(fā)展3。涉外秘書的前景如何，為什么？4。涉外秘書女性居多的原因是什么？5。涉外秘書為何年輕人居多？

第三章

涉外秘書工作的整體功能

第一節(jié)涉外秘書的作用

一、樞紐作用

1、從組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)論：

貫通上下、聯(lián)系左右、顧及內(nèi)外，正處于事物之間相互聯(lián)系的中心點(diǎn)上，起著樞紐作用。

┏━━━━┓┏━━━━┓┏━━━━┓┃上級(jí)機(jī)關(guān)┃┃決策層┃┃政府部門┃┗━━━━┛┗━┳━━┛┗━━━━┛┃┏━━━━┓┏━┻━━┓┏━━━━┓┃職能部門┣━━━┫秘書┣━━┫職能部門┃┗━━━━┛┗━┳━━┛┗━━━━┛┃┏━━━━┓┏━┻━━┓┏━━━━┓┃客戶┃┃執(zhí)行層┃┃協(xié)作單位┃

┗━━━━┛┗━━━━┛

┗━━━━┛2、從信息傳播環(huán)節(jié)觀察：處于單位信息的集散點(diǎn)。3、從秘書活動(dòng)的形態(tài)觀察：

處于認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)踐的中介點(diǎn)。二、綜合作用

由于涉外秘書處于組織貫通上下、聯(lián)系左右，顧及內(nèi)外的樞紐地位，她是為完成組織的總?cè)蝿?wù)、達(dá)到總目標(biāo)而服務(wù)，從總體上考慮問(wèn)題，所以，具有綜合作用。三、協(xié)調(diào)作用

涉外秘書在職責(zé)范圍之內(nèi)，或者在上司授權(quán)之下，化解矛盾、溝通信息，調(diào)整和改善組織內(nèi)部、組織和外界、人際之間的關(guān)系，促使組織的各項(xiàng)工作趨向同步化、和諧化，以完成總?cè)蝿?wù)。四、窗口作用

秘書的形象、工作態(tài)度、風(fēng)格、效率反映出領(lǐng)導(dǎo)部門、組織的素質(zhì)，決定著它們的形象，是它們的代表，起著窗口作用。這就要求涉外秘書時(shí)時(shí)注意自身的形象，以個(gè)體形象來(lái)塑造組織形象，讓內(nèi)外公眾愿意接近、親近領(lǐng)導(dǎo)部門和組織。

第二節(jié)涉外秘書的職業(yè)特性

一、輔助性（一）輔助性的含義涉外秘書是上司的輔助人員，她承擔(dān)的是上司領(lǐng)導(dǎo)工作中的輔助工作，一般來(lái)說(shuō)，她上無(wú)決策之權(quán)，下無(wú)執(zhí)行之權(quán)，只對(duì)上司起輔助作用。（二）輔助性的體現(xiàn)

涉外秘書的輔助性是通過(guò)對(duì)上司多方面的輔助來(lái)體現(xiàn)的，如：

１、精力輔助

２、智力輔助二、服務(wù)性（一）為上司服務(wù)（二）為下屬部門服務(wù)（三）為員工服務(wù)（四）為外部公眾服務(wù)三、被動(dòng)性涉外秘書總是受命圍繞上司的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)而工作，客觀上具有被動(dòng)性。

但是，在具體操作上，即如何將上司交辦的事項(xiàng)辦好，卻可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從被動(dòng)中爭(zhēng)主動(dòng)。四、隱匿性（一）隱匿性的含義涉外秘書工作的隱匿性是指：涉外秘書的勞動(dòng)融匯于上司的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)之中，其勞動(dòng)成果表現(xiàn)于上司領(lǐng)導(dǎo)工作的成果中，而非直接顯示出來(lái)。（二）隱匿性的客觀存在（三）隱匿性的意義秘書具有隱匿性這一特性，要求秘書必須牢記：要甘居幕后，埋頭工作，謙虛謹(jǐn)慎，不求聞達(dá)。五、涉外性涉外性也就是國(guó)際化，是涉外秘書獨(dú)有的特性，也是涉外秘書區(qū)別于其他種類秘書的標(biāo)志性特征。

第三節(jié)涉外秘書的職責(zé)

一、涉外秘書的職責(zé)二、涉外秘書工作的要求（一）掌握政策（二）準(zhǔn)確無(wú)誤（三）迅速高效（四）保守秘密【思考題】1。涉外秘書有哪些職業(yè)特性？2。什么是輔助性？3。涉外秘書有哪些作用？4。涉外秘書的主要職責(zé)范圍是什么？5。涉外秘書工作的基本要求是什么？

第四章

涉外秘書的職場(chǎng)環(huán)境

第一節(jié)“三資”企業(yè)的管理模式

一、董事會(huì)制度董事會(huì)是企業(yè)的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，董事長(zhǎng)是企業(yè)的法人代表。二、“三資”企業(yè)管理權(quán)的歸屬（一）雙方共管型

由各方母公司分別派人參與企業(yè)管理，由董事會(huì)決策及協(xié)調(diào)各方利益。（二）一方為主型

由一方經(jīng)營(yíng)管理，另一方退居二線。（三）委托第三方型

即雙方母公司都不派人參與經(jīng)營(yíng)管理，由董事會(huì)出面，從外部聘請(qǐng)總經(jīng)理。（四）一方承包、租賃型三、“三資”企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)

1、綜合型2、直線型3、直線職能型4、矩陣式結(jié)構(gòu)四、“三資”企業(yè)的管理風(fēng)格

（一）美國(guó)式的管理

1、以“法”治廠2、強(qiáng)調(diào)個(gè)人價(jià)值（二）日本式的管理1、紀(jì)律嚴(yán)明2、讓員工以公司為家

五、“三資”企業(yè)的管理特點(diǎn)

（一）精干高效1、機(jī)構(gòu)精干2、人員高效（二）政令暢通

（三）制度嚴(yán)明

（四）唯才是用

（五）博采眾長(zhǎng)

第