平陽印章使用管理制度

平陽印章使用管理制度一、總則1.目的為加強平陽印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于平陽公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)、子公司等所有使用公司印章的單位和個人。3.印章種類本制度所指印章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章、部門章等各類具有法律效力或代表公司對外行使職權(quán)的印章。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要提出印章刻制申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息。申請經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由行政部門按照國家有關(guān)規(guī)定選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章實物、印模樣本等資料進行登記備案，并將印章移交指定的保管人員。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門應(yīng)發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用日期、使用范圍、保管要求等事項。印章保管人員應(yīng)在收到印章后，對印章的外觀、規(guī)格、材質(zhì)等進行仔細核對，確認(rèn)無誤后在《印章保管登記表》上簽字確認(rèn)，并注明接收日期。印章啟用后，原相關(guān)印章同時廢止，行政部門應(yīng)及時收回廢止印章，并進行妥善保管或銷毀處理。三、印章的保管1.保管原則公司印章實行專人保管制度，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章使用規(guī)定，不得擅自將印章交予他人使用。2.保管職責(zé)公司公章、法定代表人章等重要印章由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；合同專用章由合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；財務(wù)專用章由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；業(yè)務(wù)專用章、部門章等由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。印章保管人員應(yīng)建立印章保管臺賬，詳細記錄印章的名稱、規(guī)格、啟用時間、保管人、使用情況等信息，并定期進行核對和更新。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章存放設(shè)施，確保印章存放環(huán)境安全、整潔，防止印章受潮、生銹或損壞。3.保管要求印章保管人員應(yīng)將印章存放在專門的保險柜或安全箱內(nèi)，并設(shè)置密碼或鑰匙進行加密保管。密碼或鑰匙應(yīng)嚴(yán)格保密，不得告知他人。印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章交接的時間、名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息，并由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。交接完成后，原保管人員應(yīng)將印章存放設(shè)施的密碼或鑰匙等相關(guān)信息告知新保管人員，并協(xié)助新保管人員熟悉印章保管要求和使用流程。四、印章的使用1.使用原則公司印章的使用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、謹(jǐn)慎、審批的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序進行使用，確保印章使用的真實性、有效性和合法性。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印章。如因工作需要確需在空白紙張上加蓋印章的，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在使用后及時收回留存聯(lián)進行核對和備案。2.使用范圍公司公章主要用于以公司名義對外發(fā)布的各類公文、函件、證明、合同協(xié)議、授權(quán)委托書等重要文件；法定代表人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的簽字確認(rèn)；合同專用章主要用于簽訂各類合同協(xié)議；財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)收支、稅務(wù)申報、銀行結(jié)算等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)；業(yè)務(wù)專用章主要用于公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件簽署、業(yè)務(wù)往來等；部門章主要用于本部門內(nèi)部的文件流轉(zhuǎn)、工作聯(lián)系等。3.使用流程申請：使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細注明印章名稱、使用日期、使用事項、文件名稱及編號、份數(shù)、擬用印位置等信息，并由申請部門負(fù)責(zé)人或申請人簽字確認(rèn)。審批：《印章使用申請表》應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行逐級審批。一般事項由申請部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項或涉及金額較大的事項需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項或涉及公司核心利益的事項必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請事項的真實性、合法性和必要性，簽署明確的審批意見。用?。河≌卤９苋藛T在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)對申請事項及審批意見進行再次核對，確認(rèn)無誤后，在指定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上詳細記錄印章使用的日期、事項、文件名稱及編號、份數(shù)、用印人等信息。用印時應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋在錯誤位置。登記備案：印章使用完成后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請表》、相關(guān)文件資料等進行整理歸檔，并定期將印章使用情況進行匯總統(tǒng)計，報行政部門備案。五、印章的停用與銷毀1.停用情形因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍變化等原因，原印章不再使用的；印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)使用的；根據(jù)公司規(guī)定或工作需要，其他應(yīng)當(dāng)停用印章的情形。2.停用程序印章保管人員在發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)及時填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因，并報行政部門審核。行政部門審核通過后，發(fā)布印章停用通知，明確印章停用日期，并要求各部門及時清理涉及該印章的文件資料和業(yè)務(wù)往來。印章保管人員應(yīng)在收到印章停用通知后，將停用印章及時收回，并妥善保管。3.銷毀程序?qū)τ谕Ｓ玫挠≌?，行政部門應(yīng)定期進行清理盤點，根據(jù)印章的性質(zhì)和重要程度，確定銷毀方式。一般情況下，公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印章應(yīng)采用粉碎、熔毀等物理方式進行銷毀；業(yè)務(wù)專用章、部門章等可采用焚燒等方式進行銷毀。銷毀印章時，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀方式等信息，并報公司法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。銷毀過程應(yīng)進行全程錄像或拍照記錄，確保銷毀過程可追溯。銷毀完成后，由行政部門負(fù)責(zé)人、印章保管人員及監(jiān)銷人員在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄存檔備案。六、印章使用的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督職責(zé)行政部門負(fù)責(zé)對公司印章的使用情況進行定期監(jiān)督檢查，確保印章使用符合本制度規(guī)定。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對財務(wù)專用章的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保財務(wù)收支等業(yè)務(wù)的印章使用規(guī)范、安全。審計部門負(fù)責(zé)對公司印章的使用情況進行不定期審計，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.檢查內(nèi)容印章保管情況，包括印章存放設(shè)施是否安全、印章保管人員是否符合規(guī)定等；印章使用審批情況，包括《印章使用申請表》的填寫是否完整、審批流程是否合規(guī)等；印章使用登記情況，包括《印章使用登記表》的記錄是否準(zhǔn)確、完整等；印章停用與銷毀情況，包括印章停用通知的發(fā)布、銷毀程序的執(zhí)行等是否符合規(guī)定。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。七、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實